Exportar los datos de Vault de una organización

Con Vault, las organizaciones pueden controlar durante cuánto tiempo conserva Google los datos de usuario de algunos servicios principales de G Suite.

En Vault, los datos de los usuarios se conservan en función de las retenciones y las reglas de conservación que haya seleccionado la organización, incluso aquellos que los usuarios han enviado a la papelera y han eliminado definitivamente vaciándola.

Dejar de utilizar G Suite

Si tu organización decide dejar de utilizar los productos de Google, un administrador de G Suite puede exportar datos de usuario con la herramienta de exportación de datos. De esta forma, se generan los datos que necesitarán los usuarios de tu organización cuando migren a otro proveedor.

Ten en cuenta que la herramienta de exportación de datos no incluye los datos eliminados por el usuario que se conservan en Vault. Estos datos eliminados, que solo se conservan debido a las retenciones y las reglas de conservación, los debe exportar con Vault un administrador.

Exportar mensajes de Gmail

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Correo como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Selecciona Cuentas específicas como método de búsqueda. Puedes introducir hasta 100 cuentas de usuario.
  6. En el campo Términos, introduce el operador de búsqueda label: ^deleted para limitar la búsqueda a los mensajes eliminados por los usuarios.
  7. Selecciona Excluir borradores.
  8. Haz clic en Buscar.
  9. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Selecciona PST o mbox. También tienes la opción de incluir el contenido de los mensajes en modo confidencial que haya en la exportación.
  10. Haz clic en Iniciar la exportación.
  11. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.

Exportar datos de Drive

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Drive como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Selecciona Cuentas específicas como método de búsqueda:
    1. Introduce hasta 25 usuarios de Vault.
    2. No marques la casilla Incluir resultados de las unidades compartidas.
  6. Haz clic en Buscar.
  7. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Decide si incluir la información de nivel de acceso de los usuarios que tengan acceso indirecto a los archivos.
  8. Haz clic en Iniciar la exportación.
  9. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.
Exportar datos de unidades compartidas
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Drive como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Elige unidades compartidas como método de búsqueda:
    1. Haz clic en Buscar unidades compartidas e introduce la cuenta de usuario de un miembro de la unidad compartida que estés buscando.
    2. Haz clic en la unidad compartida que corresponda.
    3. Puedes buscar hasta 25 unidades compartidas.
  6. Haz clic en Buscar.
  7. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Decide si incluir la información de nivel de acceso de los usuarios que tengan acceso indirecto a los archivos.
  8. Haz clic en Iniciar la exportación.
  9. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.

Exportar datos de Grupos

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Grupos como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Introduce uno o varios grupos separados por comas. Puedes introducir hasta 50 grupos. Para poder hacer la búsqueda, tienes que especificar como mínimo un grupo.
  6. En el campo Términos, introduce el operador de búsqueda label: ^deleted para limitar la búsqueda a los mensajes eliminados por los usuarios.
  7. Haz clic en Buscar.
  8. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Selecciona PST o mbox. También tienes la opción de incluir el contenido de los mensajes en modo confidencial que haya en la exportación.
  9. Haz clic en Iniciar la exportación.
  10. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.

Exportar datos de Hangouts Chat

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Hangouts Chat como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Elige un método de búsqueda:
    • Usuarios: permite incluir hasta 100 cuentas de usuario.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una con unidades organizativas secundarias, también se buscará en todas ellas. Las unidades organizativas en las que busques deben tener menos de 100 miembros.
  6. No marques la casilla Incluir resultados de las salas.
  7. Haz clic en Buscar.
  8. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Selecciona PST o mbox.
  9. Haz clic en Iniciar la exportación.
  10. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.

Exportar datos de salas de Hangouts Chat

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  3. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Hangouts Chat como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Selecciona Todos los datos como fuente.
  5. Selecciona Salas como método de búsqueda:
    1. Introduce un miembro de la sala que estás buscando y, a continuación, haz clic en la sala que corresponda.
  6. Marca la casilla Incluir resultados de las salas. Vault solo busca en una sala si alguna de las cuentas que se están examinando ha enviado mensajes en ella.
  7. Haz clic en Buscar.
  8. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar resultados.
    1. Da un nombre a la exportación.
    2. Elige una región de datos.
    3. Selecciona PST o mbox. 
  9. Haz clic en Iniciar la exportación.
  10. Consulta el apartado Descargar datos de Vault para ver los pasos que debes seguir a continuación.
Descargar datos de Vault

El proceso de exportación puede tardar varias horas cuando se descarga una gran cantidad de datos. Si una tarea de exportación lleva 24 horas ejecutándose, Vault la detiene y muestra el mensaje La exportación solo incluye parte de los resultados. Puedes descargar los mensajes y archivos que Vault ha podido recuperar hasta ese momento, así como un archivo CSV donde se indican las cuentas que aún no se han exportado.

Haz clic en Continuar con la exportación para reanudar la tarea y asigna un nombre nuevo al archivo de exportación. Vault recopilará más mensajes y archivos durante otras 24 horas. Puedes seguir con una tarea de exportación tantas veces como sea necesario para obtener todos los mensajes y archivos que coincidan con tu consulta.

  1. Cuando la exportación finalice, debajo de su nombre, haz clic en Ver los X archivos completados. Si la exportación se ha completado, pero este enlace no se muestra, actualiza la página.
  2. Para descargar un archivo, haz clic en el botón Descargar situado junto a él.
Nota: Los archivos de exportaciones están disponibles durante 15 días. Una vez transcurrido ese tiempo, se eliminan automáticamente.

Para obtener más información sobre qué se incluye en las exportaciones de Vault, consulta el artículo Cómo funcionan las exportaciones de Vault.

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