Ação necessária: crie retenções e guardas de documentos para o Hangouts Chat

O Hangouts Chat e o Hangouts Meet são a próxima geração do Hangouts. No ano que vem, eles substituirão a versão original (Hangouts clássico) no G Suite.

Os administradores do Vault precisam modificar configurações para esta transição.

As mensagens do Hangouts clássico com o histórico ativado estão sujeitas às guardas de documentos e às regras de retenção do Gmail. Isso ocorre porque elas são armazenadas no mesmo sistema que armazena as mensagens do Gmail. O Hangouts Chat usa um sistema separado para armazenar mensagens de bate-papo e tem guardas de documentos e regras de retenção específicas no Vault.

Como parte desta transição, as guardas de documentos e regras de retenção do Gmail deixarão de proteger as mensagens de bate-papo no Hangouts clássico. As guardas de documentos e as regras de retenção do Chat protegerão as mensagens de bate-papo no Hangouts clássico e no Hangouts Chat.

Como o Hangouts clássico e o Hangouts Chat são dois conjuntos de dados separados, os administradores do Vault podem pesquisar e-mails e bate-papos do Gmail e do Hangouts Chat para encontrar todas as mensagens de bate-papo relacionadas a um caso. As mensagens diretas individuais são sincronizadas entre o Hangouts clássico e o Hangouts Chat. Você pode pesquisá-las no Gmail ou no Hangouts Chat.

Cronograma da transição

Fase 1: preparação do Vault (de janeiro até o final de 2019)

Em qualquer domínio que tenha pelo menos uma regra de retenção ou guarda de documentos do Gmail, o Google criará automaticamente uma regra de retenção personalizada que preservará todas as mensagens diretas no Hangouts Chat por tempo indeterminado. Essa regra protegerá suas mensagens no Hangouts clássico no próximo estágio da transição.

Importante: para evitar a retenção excessiva de mensagens de bate-papo, um administrador do Vault precisa seguir as instruções abaixo. 

  1. Crie novas regras de retenção do Hangouts Chat.
  2. Se você precisar das guardas de documentos do Gmail para preservar as mensagens de bate-papo, copie-as para o Hangouts Chat.
  3. Exclua a regra personalizada que o Google criou automaticamente.

Clique aqui para ver instruções detalhadas.

Fase 2: consolidação do Vault e transição inicial (de 16 de abril de 2019 até a primeira metade de 2020)

  • As guardas de documentos e as regras de retenção do Gmail não protegerão mais as mensagens no Hangouts clássico. Todas as mensagens do Chat e do Hangouts clássico serão protegidas por guardas de documentos e regras de retenção do Hangouts Chat.
  • Um administrador do G Suite poderá se candidatar ao Programa de Transição Acelerada se sua organização quiser iniciar a migração para o Hangouts Chat antes da data prevista.

Fase 3: qualquer pessoa pode fazer a transição (primeiro semestre de 2020)

  • Uma nova configuração permitirá que os administradores do G Suite desativem o Hangouts clássico no Google Admin Console.
  • A integração de bate-papos externos com o Gmail será lançada para todos os clientes, e haverá melhorias nas chamadas de voz e nas videochamadas.

Fase 4: todos precisam fazer a transição (final de 2020)

  • Todos os usuários do Hangouts clássico serão movidos para o Hangouts Chat, e os do G Suite não poderão usar as interfaces do usuário do Hangouts clássico.

Fazer as mudanças antes da transição do bate-papo

Para garantir que o Vault continue atendendo aos requisitos de retenção e e-discovery da sua organização, os administradores do produto precisam fazer o seguinte:

  1. Avalie as regras de retenção do Gmail em vigor e determine a estratégia adequada para reter mensagens no Hangouts clássico e no Hangouts Chat.
  2. Peça para um administrador do G Suite fazer o seguinte:
    • Confirmar que o Gmail está ativado para todos os usuários do Hangouts clássico. As mensagens do Hangouts clássico são armazenadas no mesmo sistema que armazena as mensagens do Gmail. O Vault não pode aplicar guardas de documentos e regras de retenção às mensagens do Hangouts clássico enviadas ou recebidas por contas em que o Gmail está desativado. Não é possível recuperar as mensagens do Hangouts clássico enviadas antes da ativação do Gmail.
    • (Opcional) Ativar o histórico do Hangouts Chat. As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicadas às salas e às mensagens diretas enviadas com o histórico ativado. Um administrador do G Suite pode controlar se o histórico está ativado ou desativado nas mensagens diretas ou permitir que os usuários decidam. Os administradores e os usuários não podem desativar o histórico em uma sala.
  3. Crie regras de retenção conforme necessário para atender às necessidades identificadas na etapa 1.
  4. Crie guardas de documentos no Gmail e no Hangouts Chat se você precisar preservar as mensagens de bate-papo enquanto essa transição estiver em andamento.
  5. Saiba como criar guardas de documentos para o Hangouts Chat e entenda como elas diferem das guardas de documentos do Gmail. Por exemplo, não é possível criar guardas de documentos para o Hangouts Chat com base em termos de pesquisa ou períodos.
  6. Identifique as guardas de documentos do Gmail que precisam ser recriadas para o Hangouts Chat.
  7. Depois que você definir as regras de retenção e as guardas de documentos do Hangouts Chat, remova a regra de retenção por tempo indeterminado que pode estar modificando suas regras.
  8. Informe essa alteração aos outros usuários do Vault. Por exemplo, as pessoas que usam o Vault para pesquisar mensagens talvez precisem pesquisar no Gmail e no Hangouts Chat para encontrar todas as mensagens de bate-papo relacionadas a um caso.

1. Definir as regras de retenção para o Hangouts Chat

Para evitar a retenção excessiva de mensagens de bate-papo, conclua as etapas a seguir antes de 16 de abril de 2019.

Expandir tudo Recolher tudo Analisar as políticas de retenção do Gmail na sua organização

Faça o seguinte antes da transição da sua organização para o Hangouts Chat:

  • Analise as políticas de retenção do Gmail da sua organização e determine quais regras devem continuar sendo aplicadas às mensagens de bate-papo após a transição para o Hangouts Chat.
  • Entenda as principais diferenças entre a retenção do Gmail e a retenção do Hangouts Chat. Por exemplo, não é possível criar regras de retenção para o Hangouts Chat com base em termos de pesquisa.
  • Fale com as pessoas apropriadas na sua organização, que podem determinar quais regras são necessárias para reter as mensagens no Hangouts Chat adequadamente.
Criar a regra de retenção padrão para o Hangouts Chat
  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar a regra: Hangouts Chat.
  5. Escolha uma entidade.
    • Clique em Unidade organizacional e escolha uma unidade no menu suspenso. A regra só é aplicável às mensagens diretas que incluem um membro da unidade organizacional (e não às salas).
    • Clique em Todas as salas para criar uma regra aplicável a todas as salas no domínio (e não às mensagens diretas).
  6. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas.
    • Escolha Indefinidamente para reter as mensagens cobertas por essa regra de forma permanente. Clique em "Salvar" para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.

    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente.

  7. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que elimine todas as mensagens. O Vault pedirá que você confirme que compreende os efeitos dessa regra de retenção. Marque as caixas e clique em "Confirmar" para criar a regra.
Criar regras de retenção personalizadas para o Hangouts Chat
  1. Faça login no Vault.
  2. Abra uma regra de retenção do Gmail que inclua as mensagens do Hangouts clássico.
  3. Em uma nova janela do navegador, clique em Retenção > Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar a regra: Hangouts Chat.
  5. Aplique a regra às mensagens diretas de uma unidade organizacional ou às mensagens a todas as salas da sua organização.
  6. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas.
    • Escolha Indefinidamente para reter as mensagens cobertas por essa regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  7. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua todas as mensagens. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

2. Copiar guardas de documentos do Gmail para o Hangouts Chat

Você tem várias opções para copiar as guardas de retenção do Gmail para o Hangouts Chat. Esse processo precisa ser concluído antes de 16 de abril de 2019.

Expandir tudo Recolher tudo Usar o Vault para copiar manualmente uma única guarda de documentos do Gmail para o Hangouts Chat
  1. Faça login no Vault.
  2. Abra um caso que inclua uma guarda de documentos do Gmail aplicável às mensagens do Hangouts clássico. 
  3. Clique em uma guarda de documentos e depois em Editar retenção para ver os detalhes.
  4. Abra o mesmo caso em outra janela do navegador.
  5. Clique em Criar retenção.
  6. (Sugestão) Use o mesmo nome da guarda de documentos do Gmail atual e acrescente "_hangoutschat" no fim.
  7. Escolha o tipo de retenção: Hangouts Chat.
  8. Use a seta para baixo se você quiser aplicar a retenção a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira.
    1. Contas: digite os endereços de e-mail das contas sujeitas à guarda de documentos.
    2. Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.

    O Vault não permite condições adicionais, como Data de envio e Termos de pesquisa, nas guardas de documentos no Hangouts Chat.

  9. (Opcional) Marque a caixa para incluir as conversas das salas.
  10. Clique em Salvar para criar a retenção.

Repita estas etapas em todas as guardas de documentos do Gmail aplicáveis ao Hangouts clássico.

Usar o Vault para copiar várias guardas de documentos do Gmail para o Hangouts Chat
  1. Faça login no Vault.
  2. Analise sua lista de casos. O Vault usa um ícone de aviso para destacar casos que talvez precisem ser copiados. 
  3. Marque as caixas dos casos que você quer copiar. O Vault copia até 20 guardas de documentos de uma só vez.
  4.  Clique em Copiar guardas de documentos para o Hangouts Chat.
  5. (Opcional) Marque a caixa para incluir as conversas das salas.
  6. Marque a caixa para confirmar que você compreende as principais diferenças entre a retenção do Gmail e a do Hangouts Chat.
Usar APIs para copiar várias guardas de documentos do Gmail para o Hangouts Chat

Um desenvolvedor pode usar as APIs do Vault para ler as guardas de documentos do Gmail e criar guardas de documentos duplicadas para o Hangouts Chat. O processo básico é o seguinte:

  1. O desenvolvedor aciona um comando que gera uma lista de todas as guardas de documentos do Gmail.
  2. O desenvolvedor analisa a lista com os administradores do Vault para decidir:
    • como lidar com as guardas de documentos do Gmail que incluem períodos ou termos de pesquisa;
    • se as novas guardas de documentos devem incluir as conversas nas salas. 
  3. O desenvolvedor cria dois novos arquivos que contêm listas com as guardas de documentos a serem criadas no Hangouts Chat: um para as guardas de documentos que incluem as conversas nas salas e outro para as que não incluem essas conversas.
  4. O desenvolvedor aciona comandos que fazem o upload dos arquivos para o Google e geram as guardas de documentos adequadas no Hangouts Chat.

3. Remover a regra de retenção personalizada criada pelo Google

Depois que sua organização tiver concluído as tarefas nas duas seções anteriores, é seguro remover a regra de retenção personalizada que o Vault criou automaticamente em março:

  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Procure uma regra personalizada que retenha os bate-papos do Hangouts Chat por tempo indeterminado.
  4. Marque a caixa ao lado dessa regra e clique em Excluir.
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