ご対応のお願い: Hangouts Chat の記録保持(リティゲーション ホールド)と保持の設定

Hangouts Chat と Hangouts Meet は、ハングアウトの次世代バージョンです。G Suite の従来のハングアウトは、年内に Hangouts Chat と Hangouts Meet に置き換わる予定です。

Vault 管理者はこの移行の準備を行う必要があります。

従来のハングアウトのメッセージには、メールの記録保持(リティゲーション ホールド)や保持ルールが適用されています。これは、従来のハングアウトのメッセージが Gmail のメール メッセージと同じシステムに保存されるためです。一方、Hangouts Chat のチャット メッセージは別のシステムに保存され、Vault で専用の記録保持や保持ルールが適用されます。

移行にともない、従来のハングアウトのチャット メッセージはメールの記録保持や保持ルールでは保護されなくなり、Hangouts Chat の記録保持と保持ルールが、従来のハングアウトと Hangouts Chat の両方のチャット メッセージに適用されるようになります。

従来のハングアウトと Hangouts Chat は 2 つの異なるデータセットで構成されているため、Vault 管理者が案件に関するすべてのチャット メッセージを探す際は、メールと Hangouts Chat の両方を検索する必要があります。なお、1 対 1 のダイレクト メッセージは、従来のハングアウトと Hangouts Chat で同期されます。このようなメッセージは、メールでも Hangouts Chat でも検索可能です。

移行のタイムライン

フェーズ 1: Vault で準備する - 2019 年 1 月から 2019 年 4 月 16 日

メールに記録保持または保持ルールを 1 つ以上設定しているドメインの場合、Hangouts Chat のすべてのダイレクト メッセージを無期限に保持する新しいカスタム保持ルールが自動的に作成されます。これは、移行の次の段階の開始時に、従来のハングアウトのメッセージを保護するためです。

重要: チャット メッセージが無期限に保持されないようにするために、Vault 管理者は次のことを行う必要があります。

  1. 新しい Hangouts Chat の保持ルールを作成する。
  2. 既存のメール記録保持で引き続きチャット メッセージを保持する必要がある場合は、該当するメール記録保持を Hangouts Chat にコピーする。
  3. 自動作成されたカスタムルールを削除する。

​詳しくは、手順をご覧ください。

フェーズ 2: Vault の統合と早期移行 - 2019 年 4 月 16 日から 2019 年後半

  • 従来のハングアウトのチャット メッセージは、メールの記録保持や保持ルールでは保護されなくなります。Hangouts Chat と従来のハングアウトのメッセージはすべて、Hangouts Chat の記録保持と保持ルールによって保護されます。
  • Hangouts Chat は、従来のハングアウトを有効にしている組織内のすべてのユーザーに対して有効になります。つまり、従来のハングアウトをご利用中であれば、chat.google.com で Chat を使用したり、モバイル デバイスやパソコン用の Chat アプリをインストールしたりすることもできます。​
  • 従来のハングアウトはこれまでどおりご利用いただくことができ、Gmail、モバイル、Chrome 拡張機能でのチャットが可能です。
  • 組織の Hangouts Chat への移行を早期に開始したい場合、G Suite 管理者は Accelerated Transition Program にお申し込みいただけます。

フェーズ 3: 全ユーザーが移行可能 - 2019 年後半

  • 新しい設定では、G Suite 管理者が従来のハングアウトを Google 管理コンソールで無効にすることができるようになります。
  • 外部チャットと Gmail の統合の一般提供が開始され、音声通話とビデオ通話の質が改善されます。

フェーズ 4: 全ユーザーの移行が必要 - 2019 年終盤以降

  • 従来のハングアウトを使用している残りすべての G Suite ユーザーは Hangouts Chat に移行され、従来のハングアウト インターフェースを使用できなくなります。

移行の前に行うこと

Vault で引き続き組織の保持ルールと電子情報開示の要件を満たすために、Vault 管理者は次のことを行う必要があります。

  1. 既存のメールの保持ルールを評価して、従来のハングアウトと Hangouts Chat のメッセージを保持するための適切な戦略を決定します。
  2. G Suite 管理者に次の作業を依頼します。
    • 従来のハングアウトの全ユーザーに対して Gmail がオンになっていることを確認する。従来のハングアウトのメッセージは、Gmail のメールと同じシステムに保存されます。Vault の記録保持と保持ルールは、Gmail がオフになっているアカウントで送受信された従来のハングアウト メッセージには適用できません。Gmail がオンになる前に送信された従来のハングアウトのメッセージは復元できません。
    • (省略可)Hangouts Chat の履歴をオンにする。記録保持と保持ルールは、チャットルームと、履歴がオンの状態で送信された DM にのみ適用されます。G Suite 管理者は DM の履歴のオンとオフを指定できるほか、ユーザーが指定できるようにすることも可能です。管理者やユーザーがチャットルームの履歴をオフにすることはできません。
  3. 必要に応じて、手順 1 で示した要件に沿って保持ルールを作成します。
  4. 移行作業中もチャット メッセージを保持する必要がある場合は、メールと Hangouts Chat の両方の記録保持を新たに作成します。
  5. Hangouts Chat の記録保持を作成する方法を参照し、メールの記録保持と異なる点を確認します。たとえば、検索キーワードや日付範囲に基づいて Hangouts Chat の記録保持を作成することはできません。
  6. 既存のメール記録保持のうち、Hangouts Chat 用に再作成する必要があるものを特定します。
  7. Hangouts Chat 用の保持ルールと記録保持を設定した場合は、無期限の保持ルールを削除します(設定したルールが無期限の保持ルールによって上書きされる可能性があるため)。
  8. この変更について他の Vault ユーザーに説明します。たとえば、ある案件に関するすべてのチャット メッセージを Vault で探す際は、メールHangouts Chat の両方を検索する必要があります。

1. Hangouts Chat の保持ルールを設定する

チャット メッセージが無期限に保持されないようにするには、次の手順を 2019 年 4 月 16 日までに完了する必要があります。

すべて展開 すべて折りたたむ 組織のメール保持ポリシーを確認する

Hangouts Chat に移行する前に、次のことを行う必要があります。

  • 組織のメールの保持ポリシーを確認し、Hangouts Chat への移行後もチャット メッセージに引き続き適用する必要があるルールを決定します。
  • メールの保持Hangouts Chat の保持の主な違いを確認します。たとえば、検索キーワードに基づく Hangouts Chat の保持ルールを作成することはできません。
  • Hangouts Chat のメッセージを適切に保持するために必要なルールを決定できる組織内の適切な担当者と相談してください。
Hangouts Chat のデフォルトの保持ルールを設定する
  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([Hangouts Chat])。
  5. エンティティを選択します。
    • [組織部門] をクリックし、プルダウン メニューから組織部門を選択すると、その組織部門のメンバーを含むダイレクト メッセージ(チャットルームではない)にのみ、このルールが適用されます。
    • [すべてのチャットルーム] をクリックすると、ドメイン内のすべてのチャットルーム(ダイレクト メッセージではない)に適用されるルールが作成されます。
  6. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールが適用されるメッセージが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。

    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。

  7. [保存] をクリックすると、影響を受けるすべてのメッセージを削除する保持ルールが作成されます。この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
Hangouts Chat のカスタム保持ルールを設定する
  1. Vault にログインします。
  2. 従来のハングアウトのメッセージを対象とするメールの保持ルールを開きます。
  3. 新しいブラウザ ウィンドウで、[保持] > [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([Hangouts Chat])。
  5. 組織部門とのダイレクト メッセージ、または組織内のすべてのチャットルーム内のメッセージのどちらにルールを適用するかを選択します。
  6. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールが適用されるメッセージが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
  7. [保存] をクリックすると、すべてのメッセージを削除する保持ルールが作成されます。この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

2. メール記録保持を Hangouts Chat にコピーする

メール記録保持を Hangouts Chat にコピーするには、いくつかの方法があります。2019 年 4 月 16 日より前にこの作業を完了してください。

すべて展開 すべて折りたたみ Vault を使用して手動で 1 件のメール記録保持を Hangouts Chat にコピーする
  1. Vault にログインします。
  2. 従来のハングアウト メッセージに適用するメール記録保持が含まれる案件を開きます。
  3. 既存の記録保持をクリックし、[記録保持の編集] をクリックして詳細を表示します。
  4. 同じ案件を別のブラウザ ウィンドウで開きます。
  5. [記録保持を作成] をクリックします。
  6. (推奨)「_hangoutschat」が追加された既存のメール記録保持と同じ名前を付けます。
  7. 記録保持のタイプとして [Hangouts Chat] を選択します。
  8. 下矢印を使用して、個人アカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    1. アカウントの場合 - 記録保持の対象とするアカウントのメールアドレスを入力します(複数可)。
    2. 組織の場合 - プルダウン リストから組織部門を選択します。

    Vault では、Hangouts Chat の記録保持に対する送信日期間などの追加条件はサポートされていません。

  9. (省略可)チャットルームの会話も対象にするには、チェックボックスをオンにします。
  10. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

案件に含まれる、従来のバージョンのハングアウトに適用するその他のメール記録保持についても、これらの手順を繰り返します。

Vault を使用して複数のメール記録保持を Hangouts Chat にコピーする
  1. Vault にログインします。
  2. 案件のリストを確認します。コピーする必要がある案件は警告アイコン付きでハイライト表示されています。
  3. コピーする案件のチェックボックスをオンにします。記録保持は一度に 20 件までコピーできます。
  4. [記録保持(リティゲーション ホールド)を Hangouts Chat にコピーする] をクリックします。
  5. (省略可)チャットルームの会話も対象にするには、そのチェックボックスをオンにします。
  6. メールの保持と Hangouts Chat の保持の主な違いを理解していることを確認するチェックボックスをオンにします。
API を使用して複数のメール記録保持を Hangouts Chat にコピーする

デベロッパーは Vault API を使って、既存のメール記録保持を読み取り、Hangouts Chat 用の記録保持のコピーを作成することができます。基本的な処理の流れは次のとおりです。

  1. デベロッパーはすべてのメール記録保持を含むリストをコマンドで生成します。
  2. Vault 管理者はリストを確認し、次のことを判断します。
    • 期間や検索キーワードを含むメール記録保持の処理方法
    • 新しい記録保持にチャットルームでの会話を含めるかどうか
  3. デベロッパーは、Hangouts Chat で作成する記録保持のリストを含むファイルを 2 つ新規作成します。チャットルームでの会話を含める記録保持用のファイルと、チャットルームでの会話を含めない記録保持用のファイルです。
  4. デベロッパーは、これらのファイルを Google にアップロードして適切な記録保持を Hangouts Chat で生成するコマンドを実行します。

3. Google 作成のカスタム保持ルールを削除する

前の 2 つのセクションの作業が完了したら、3 月に自動作成された Vault のカスタム保持ルールを削除しても安全です。

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. Hangouts Chat を無期限で保持するカスタムルールを探します。
  4. 該当するルールのチェックボックスをオンにして [削除] をクリックします。
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