対応要: Hangouts Chat の記録保持(リティゲーション ホールド)や保持の設定

Hangouts Chat と Hangouts Meet は、次世代のハングアウトです。G Suite の従来のハングアウトは、年内に Hangouts Chat と Hangouts Meet に置き換わる予定です。

Vault 管理者はこの移行の準備を行う必要があります。

以前のハングアウトで送信されたメッセージは、メールの記録保持や保持の対象となります。これは、以前のハングアウトのメッセージが Gmail のメール メッセージを保存するのと同じシステムに保存されるためです。一方 Hangouts Chat のチャット メッセージは別のシステムで保存され、Vault で独自の記録保持(リティゲーション ホールド)や保持ルールが適用されます。

この移行に伴い、従来バージョンのハングアウトのチャット メッセージは、メールの記録保持や保持ルールでは保護されなくなります。代わりに Hangouts Chat の記録保持と保持ルールによって、従来バージョンのハングアウトと Hangouts Chat の両方のチャット メッセージが保護されるようになります。

移行スケジュール

2019 年 3 月 16 日

3 月 16 日から 4 月 16 日までの間に次の変更が行われます。

  • メールに記録保持ルールまたは保持ルールを 1 つ以上設定しているドメインの場合、Hangouts Chat のすべてのダイレクト メッセージを無期限に保持する新しいカスタム保持ルールが Vault で自動的に作成されます。これは、移行の次の段階の開始時に、以前のハングアウトのメッセージを保護するためです。

重要: 以前のハングアウトでのメッセージが過剰に保持されないようにするには、新しい Hangouts Chat の保持ルールを作成し、Vault で自動的に作成されたカスタムルールをできるだけ早く削除することをおすすめします。

2019 年 4 月 16 日

上記の日付より、次の変更が行われます。

  • 従来バージョンのハングアウトのチャット メッセージは、メールの記録保持や保持ルールでは保護されなくなります。Hangouts Chat の記録保持と保持ルールによって、従来バージョンのハングアウトと Hangouts Chat の両方のチャット メッセージが保護されるようになります。
  • 従来バージョンのハングアウトを有効にしていた組織であれば、Hangouts Chat は組織内のすべてのユーザーにご利用いただけます。

重要: 組織で Hangouts Chat の保持ルールが作成されていない場合、以前のハングアウトのメッセージが過剰に保持される可能性があります。

2019 年 10 月

  • 以前の G Suite 向けハングアウトをご利用のお客様のサポートが終了します。

移行の前に対処する

Vault で引き続き組織の eDiscovery 要件を満たすために、Vault 管理者は次のことを行う必要があります。

  1. Hangouts Chat 用に再作成する必要があるメール記録保持を特定します。デベロッパーは Vault API を使って既存のメール記録保持を読み取り、それを複製して Hangouts Chat 用の記録保持を作成することができます。
  2. 既存のメール保持ルールの内容を確認し、従来のバージョンのハングアウトと Hangouts Chat のメッセージを保持するための適切な方法を定めます。
  3. Hangouts Chat 用の新しい記録保持ルールと保持ルールを作成します。
  4. メールと Hangouts Chat の両方の新しいメッセージの記録保持ルールを作成します。
  5. Hangouts Chat 用の保持ルールと記録保持を設定した場合は、設定したルールが有効になるように、無期限の保持ルールを削除します(無期限の保持ルールによって設定したルールが上書きされる可能性があるため)。

Hangouts Chat の記録保持を設定する

設定を開始するにあたり、まず Hangouts Chat の記録保持を作成する方法を参照し、メールの記録保持とどのように異なるかを理解してください。たとえば、検索キーワードや日付範囲に基づいて Hangouts Chat の記録保持を作成することはできません。

  1. 従来のバージョンのハングアウト メッセージに適用するメール記録保持が含まれる案件を開きます。Ctrl+F を使って「メール」を検索し、案件内のすべてのメール記録保持をハイライト表示すると便利です。
  2. 既存の記録保持をクリックし、[記録保持の編集] をクリックして詳細を表示します。
  3. 同じ案件を別のブラウザ ウィンドウで開きます。
  4. [記録保持を作成] をクリックします。
  5. (推奨)「_hangoutschat」が追加された既存のメール記録保持と同じ名前を付けます。
  6. 記録保持のタイプとして [Hangouts Chat] を選択します。
  7. 下矢印を使用して、個人アカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    1. アカウントの場合 - 記録保持の対象とするアカウントのメールアドレスを入力します(複数可)。
    2. 組織の場合 - プルダウン リストから組織部門を選択します。

    メール記録保持に追加の条件(送信日利用規約など)が含まれている場合、Hangouts Chat の記録保持の範囲を絞り込むことはできません。

  8. (省略可)チャットルームの会話も対象にするには、チェックボックスをオンにします。
  9. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

この案件のうち、従来のバージョンのハングアウトに適用するメール記録保持についても、これらの手順を繰り返します。

組織のメール保持ポリシーを確認する

Hangouts Chat に移行する前に、次のことを行う必要があります。

  • 組織のメールの保持ポリシーのすべてを確認し、チャット メッセージに引き続き適用する必要があるルールを決定します。is:chat というキーワードを明示的に含めた規則に加えて、チャット メッセージを保持する他のメールの保持ルールがある場合があります。
  • メールの保持Hangouts Chat の保持の主な違いを理解します。たとえば、検索キーワードに基づく Hangouts Chat の保持ルールを作成することはできません。
  • Hangouts Chat メッセージを適切に保持するために必要なルールを決定できる組織内の適切な担当者と相談してください。

Hangouts Chat のデフォルトの保持ルールを設定する

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [ルールを作成] をクリックします。
  4. ルールの適用対象を選択します([Hangouts Chat])。
  5. エンティティを選択します。
    • [組織部門] をクリックし、プルダウン メニューから組織部門を選択します。その組織部門のメンバーを含むダイレクト メッセージ(チャットルームではない)にのみこのルールが適用されます。
    • [すべてのチャットルーム] をクリックします。ドメイン内のすべてのチャットルーム(ダイレクト メッセージではない)に適用されるルールが作成されます。
  6. メッセージの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールが適用されるメッセージが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。

    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。

  7. [保存] をクリックして、影響を受けるすべてのメッセージを消去する保持ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

Hangouts Chat のカスタム保持ルールを設定する

  1. 以前のハングアウトのメッセージを対象とするメールの保持ルールを開きます。
  2. 新しいブラウザ ウィンドウで、[保持] > [ルールを作成] をクリックします。
  3. ルールの適用対象を選択します([Hangouts Chat])。
  4. 組織部門とのダイレクト メッセージ、または組織内のすべてのチャットルーム内のメッセージのどちらにルールを適用するかを選択します。
  5. メッセージの保持期間を選択します。
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