Tipos de serviços e dados compatíveis

O Vault é compatível com estes serviços do Google Workspace:

Serviço	Retenção	Segure	Pesquisar e exportar	Tipos de dados compatíveis
Gmail	✔	✔	✔	Saiba mais
Google Drive	✔	✔	✔	Saiba mais
Grupos do Google	✔	✔	✔	Saiba mais
Google Chat	✔	✔	✔	Saiba mais
Hangouts clássico	Coberto pelas regras do Chat	Coberto pelas guardas de documentos do Chat	Uso da pesquisa e da exportação do Gmail	Saiba mais
Google Meet	Coberto pelas regras do Drive, a menos que regras específicas do Meet estejam ativadas	Coberto pelas guardas de documentos do Drive	Uso da pesquisa e da exportação do Drive	Saiba mais
Google Voice para Google Workspace	✔	✔	✔	Saiba mais
Google Sites	Coberto pelas regras do Sites, a menos que regras específicas desse produto estejam desativadas	Coberto pelas guardas de documentos do Drive	Uso da pesquisa e da exportação do Drive	Saiba mais
Google Agenda	✔	✔	✔	Saiba mais

Observação: mesmo que sua edição do Google Workspace não inclua determinado serviço, talvez ele ainda seja uma opção no site do Vault. No entanto, as regras de retenção ou guardas de documentos definidas para um serviço incompatível não são aplicadas, e as pesquisas não retornam resultados.

Mensagens do Gmail compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção, às guardas de documentos e à pesquisa e exportação do Gmail.

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Disponibilidade e indexação de mensagens

As mensagens ficam disponíveis no Vault assim que são recebidas pelo Gmail.

Para a filtragem de mensagens nas regras de retenção, nas guardas de documentos e na pesquisa, o Gmail indexa aproximadamente 1 MB por mensagem. Isso equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Se o texto da mensagem tiver menos de 1 MB e ela incluir anexos, a indexação deles vai ser interrompida ao atingir 1 MB.

Só é possível pesquisar dados indexados no Vault, mas a mensagem e todos os itens associados, inclusive os arquivos com hiperlinks do Drive (se selecionados), são incluídos em uma exportação do Vault.

O Gmail indexa os seguintes dados:

• Texto da mensagem: até aproximadamente 250 páginas.
• Arquivos de texto anexados diretamente a uma mensagem: a maioria dos arquivos de texto, como PDF, XLSX e DOCX, anexados diretamente a uma mensagem podem ser indexados. Esses anexos são cobertos por regras de retenção e guardas de documentos. Os anexos de texto são pesquisáveis (se indexados), aparecem nos resultados da pesquisa e são incluídos em exportações.
• Outros arquivos incorporados ou anexados diretamente a uma mensagem: nos arquivos de vídeo, áudio, imagem e binários incluídos ou anexados a mensagens, os metadados, como o nome do arquivo, são indexados, mas o mesmo não acontece com o conteúdo. Esses arquivos incorporados e anexos são cobertos por regras de retenção e guardas de documentos. Eles aparecem nos resultados da pesquisa e são incluídos em exportações.
• Links para arquivos do Google Workspace no Drive: quando alguém usa uma mensagem para compartilhar arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, a mensagem contém um link em vez de uma cópia anexada do arquivo. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens.
• Links para conteúdo em serviços adicionais do Google: os usuários também podem compartilhar links para conteúdo armazenado em outros produtos do Google, como o YouTube e o Google Fotos. Como o Vault não é compatível com os serviços adicionais do Google, não é possível reter, guardar, pesquisar ou exportar o conteúdo desses serviços.

Anexos em mensagens

O Vault é compatível com arquivos anexados ou incorporados diretamente a uma mensagem. Os arquivos de vídeo, áudio, imagem e binários incorporados ou anexados a mensagens são cobertos pelas regras de retenção e guardas de documentos. Eles aparecem nos resultados da pesquisa e são incluídos em exportações.

Hiperlinks para arquivos do Drive em mensagens

Quais hiperlinks são compatíveis?

• Hiperlinks para arquivos no Drive: se um usuário compartilhar um arquivo do Drive incluindo um link para ele em uma mensagem do Gmail, o arquivo com hiperlink não vai ser incluído quando você reter, guardar ou pesquisar mensagens do Gmail. No entanto, você pode exportar arquivos do Drive com hiperlinks baseados nos hiperlinks encontrados nos corpos das mensagens da exportação do Gmail. Veja mais detalhes em Quais hiperlinks do Drive podem ou não ser exportados? (mais adiante nesta página).

  Observação: exportar arquivos do Drive com hiperlinks pode aumentar significativamente os volumes das coleções.

• Hiperlinks para conteúdo em serviços adicionais do Google: hiperlinks para conteúdo armazenado em outros produtos do Google, como o YouTube e o Google Fotos, não são compatíveis com o Vault.

Quais hiperlinks do Drive podem ou não ser exportados?

Para se qualificar para exportação:

• O arquivo precisa existir no Drive e ser um tipo de arquivo compatível com o Drive.

  Veja mais detalhes em Arquivos do Drive e do Meet compatíveis com o Vault.

• O administrador do Vault precisa de permissão para exportar o arquivo. Para ter permissão, faça o seguinte:
  • O proprietário do e-mail com o link tem acesso ao arquivo do Drive e está no escopo do administrador do Vault. Ou o proprietário do arquivo do Drive está no escopo do administrador do Vault.
  • Se o arquivo do Drive for excluído, guardado ou retido, o proprietário do arquivo do Drive precisará estar no escopo do administrador do Vault.

Não é possível exportar alguns hiperlinks do Drive. Por exemplo, não é possível exportar hiperlinks públicos, como páginas do Google Sites publicadas e links de Formulários Google que podem ser enviados. Também não é possível exportar alguns hiperlinks que estão em um formato de link legado do Drive.

Quem pode acessar os arquivos de exportação de hiperlinks do Drive?

Apenas superadministradores e administradores das unidades organizacionais raiz podem acessar todos os arquivos de exportação de hiperlinks do Drive. Os administradores das unidades organizacionais filhas só podem fazer o download de arquivos das exportações de hiperlinks do Drive que eles criaram.

Mensagens enviadas por outros Serviços do Google (armazenamento de e-mails abrangente)

Os usuários também podem enviar mensagens de e-mail de outros serviços principais além do Gmail. Exemplo:

• Agenda: convites e mensagens são enviados com a opção Enviar e-mail para convidado no Agenda;
• Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham arquivos no Drive;
• Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google: as mensagens são enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos por e-mail como anexos;
• Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários;
• Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.

Se os usuários enviarem mensagens por outros serviços principais que não sejam o Gmail, essas mensagens não vão ser armazenadas na pasta "Enviados" do Gmail deles por padrão. A menos que um administrador do Google Workspace configure o armazenamento de e-mails abrangente, que salva essas mensagens na pasta "Enviados" do usuário, o Vault não tem acesso a essas mensagens. Sem o armazenamento de e-mails abrangente, as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault não se aplicam a essas mensagens, e elas não aparecem em uma pesquisa do Vault.

Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só se aplica aos serviços principais do Google Workspace. Alguns serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail para os usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários nem fiquem disponíveis no Vault.

Mensagens dinâmicas (conteúdo AMP)

Os e-mails dinâmicos contêm marcação que mostra conteúdo AMP no Gmail. Outros produtos do Google podem enviar mensagens com conteúdo em Accelerated Mobile Pages (AMP, na sigla em inglês), e os usuários na sua organização podem receber e-mails dinâmicos de remetentes externos.

Por exemplo, com o e-mail dinâmico, um usuário do Gmail pode fazer o seguinte:

• Ver os comentários do Documentos Google ao abrir a notificação no Gmail
• Responder e resolver comentários sem abrir o documento
• Responder a convites da Agenda e pesquisas

A origem de uma mensagem de e-mail dinâmica tem três tipos de conteúdo semelhantes:

• Texto simples (para clientes de e-mail que só mostram texto simples)
• HTML (no caso de clientes de e-mail que não exibem conteúdo dinâmico)
• Marcação AMP Quando um usuário do Gmail abre a mensagem, ele recebe o conteúdo AMP dinâmico e interativo. A marcação AMP recupera todas as atualizações quando a mensagem é aberta e as exibe para o usuário de forma imediata.

Devido à natureza dinâmica dessas mensagens, o conteúdo exibido no Gmail pode mudar. Por exemplo, a notificação de um comentário em um arquivo do Documentos Google poderá ser diferente cada vez que o usuário reabrir a mensagem.

Compatibilidade do Vault com os e-mails dinâmicos

• Retenção e guardas de documentos: as regras de retenção e as guardas de documentos do Vault preservam marcações HTML, de texto simples e AMP em um e-mail dinâmico. No entanto, ele não preserva o conteúdo dinâmico que talvez seja recuperado e exibido quando o usuário abre um e-mail.
• Pesquisa: o Vault pesquisa texto simples e HTML em um e-mail dinâmico, mas não indexa nem pesquisa marcação e conteúdo AMP.
• Visualização: quando você visualiza um e-mail dinâmico, o Vault mostra a versão HTML do e-mail. Clique em Mostrar original para ver todas as partes do e-mail, inclusive a marcação AMP.
• Exportação: quando você exporta e-mails dinâmicos, todas as marcações de texto simples, HTML e AMP são incluídas.

O Vault não determina se os usuários do Gmail realmente visualizaram o conteúdo dinâmico quando abriram uma mensagem com marcação AMP. O Gmail não exibe conteúdo dinâmico nestes casos:

• Um administrador desativou o e-mail dinâmico na sua organização.
• Os usuários alteraram as configurações do Gmail para desativar o e-mail dinâmico.

Quando o e-mail dinâmico está desativado, o conteúdo AMP não é exibido pelo Gmail. No entanto, a marcação AMP é incluída na origem da mensagem e fica disponível no Vault.

Mensagens no modo confidencial

Com o modo confidencial do Gmail, os usuários podem restringir o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para as organizações que ativam as contas de recurso e pessoais do Gmail.

Quando o usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto e os anexos da mensagem por um link. Apenas o assunto e o link são enviados por SMTP.

Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários na sua organização

Caso sua organização ative o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens enviadas pelos usuários nesse modo depois de 30 de novembro de 2018.

Elas sempre estarão disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente definir uma data de validade ou revogar o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens no modo confidencial de remetentes externos

Mesmo que sua organização não ative o modo confidencial do Gmail, talvez os usuários recebam mensagens no modo confidencial de usuários de outras organizações ou de contas pessoais do Gmail.

É possível guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar o conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do Google Workspace podem criar uma regra de compliance que bloqueia a entrega de mensagens no modo confidencial para sua organização.

Trabalhar com mensagens em modo confidencial

O Vault permite mensagens no modo confidencial da seguinte forma:

• O Vault retorna mensagens confidenciais internas que correspondem à sua consulta de pesquisa.
• Quando você visualiza mensagens, o conteúdo é ocultado por padrão. Você tem a opção de mostrar o conteúdo na visualização.
• Quando você imprimir ou exportar mensagens, poderá excluir o conteúdo confidencial. Se escolher essa opção, apenas os cabeçalhos, o remetente, o destinatário e outros metadados serão impressos ou exportados.
• Você pode exportar uma mensagem confidencial da organização do remetente, mas não da organização do destinatário.
• O Vault pode extrair hiperlinks do Drive adicionados a mensagens confidenciais ao exportar da organização do remetente, mas não extrair hiperlinks recebidos de organizações externas.
• Para pesquisar, reter ou guardar mensagens confidenciais, use o termo label:confidentialmode.

Rascunhos e modelos de e-mail

Os dados do Gmail de um usuário podem incluir três tipos de rascunhos:

• Mensagens não enviadas na pasta "Rascunhos: são processadas como outras mensagens do Gmail. Essas mensagens estão sujeitas a guardas de documentos e regras de retenção quando os rascunhos não são excluídos. Elas também são incluídas nos resultados da pesquisa (a menos que você as exclua).

  Observação: os modelos de e-mail são processados como mensagens de rascunho. Se uma regra de retenção limpar as mensagens de rascunho após um período definido, os modelos também serão excluídos.

• Rascunhos descartados: um rascunho descartado é uma mensagem que um usuário descarta sem enviar. Essas mensagens são removidas imediatamente da visualização de um usuário. O Gmail aplica o marcador ^deleted, e elas são excluídas 30 dias após serem descartadas. Essas mensagens não estão sujeitas a guardas de documentos ou regras de retenção, mas estão disponíveis para pesquisa e exportação até serem eliminadas.
• Versões de rascunhos salvas automaticamente: enquanto um usuário escreve uma mensagem, o Gmail salva uma versão automaticamente quando o usuário faz uma pausa por alguns segundos. Somente a versão mais recente de um rascunho fica visível para o usuário. As versão anteriores estão disponíveis no Vault para pesquisa e exportação, mas não estão sujeitas a guardas de documentos e regras de retenção.

  As versões salvas automaticamente permanecem disponíveis para o Vault até serem eliminadas, mesmo depois que o usuário envia a mensagem. As versões dos rascunhos geradas pela maioria dos clientes do Gmail, como os clientes para a Web, iPad e iPhone e Android, são excluídas um dia após serem salvas pelo Gmail. Em alguns casos, como em clientes IMAP de terceiros, as versões dos rascunhos são eliminadas após 30 dias.

Se você só tiver interesse nas mensagens que os usuários enviaram e receberam, poderá excluir rascunhos das regras de retenção, das guardas de documentos, dos resultados da pesquisa e das exportações. Excluir as versões salvas automaticamente pode facilitar o processamento de dados porque você não mantém versões parecidas da mesma mensagem.

Marcadores do Gmail gerados pelo sistema podem afetar a correspondência de termos

O Gmail usa marcadores gerados pelo sistema para categorizar mensagens e marcadores visíveis aos usuários para que eles classifiquem as mensagens nas caixas de entrada deles. O Gmail pode aplicar os marcadores gerados pelo sistema finance e travela mensagens enviadas pelo banco do usuário e a mensagens com reservas de hotéis, respectivamente.

Os usuários podem criar e aplicar marcadores visíveis ao usuário. Às vezes, esses marcadores são iguais aos gerados pelo sistema. Quando os dois tipos de marcadores são correspondentes, o Vault aplica regras de retenção, guardas de documentos e consultas de pesquisa às mensagens com o marcador criado pelo usuário, não com o marcador idêntico gerado pelo sistema. Ao criar uma regra de retenção, uma guarda de documentos ou uma consulta de pesquisa com base em um marcador, é possível que você acabe incluindo ou excluindo mais mensagens do que pretendia.

Exemplo

Sua organização precisa reter todos os dados relacionados a finanças corporativas por sete anos, e ocorre o seguinte:

• Os funcionários são orientados a criar o marcador finance e aplicá-lo às mensagens com informações financeiras corporativas.
• Os funcionários recebem as faturas do cartão de crédito corporativo nas contas de trabalho. Eles não aplicam às mensagens o marcador finance criado pelo usuário, mas o Gmail aplica o marcador finance gerado pelo sistema.

Nesse caso, uma regra de retenção que inclua mensagens com label:finance vai reter apenas as mensagens marcadas pelo usuário, e não aquelas com o marcador gerado pelo sistema que têm as faturas do cartão de crédito corporativo dos funcionários. Da mesma forma, uma consulta de pesquisa que inclua mensagens com label:finance retornará apenas as mensagens marcadas pelo usuário, e não as com o marcador gerado pelo sistema que têm o extrato bancário dos funcionários.

Marcadores comuns gerados pelo sistema

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved 

Arquivos do Drive e do Meet compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção do Drive, às regras de retenção específicas do Meet, às guardas de documentos do Drive e à pesquisa e exportação do Drive.

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Tipos de arquivos compatíveis

O Vault pode reter, guardar, pesquisar e exportar os seguintes itens armazenados no Drive:

• Versões de arquivos no Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, novo Sites e Desenhos

  Confira mais informações sobre as versões em Pesquisar no histórico de revisões de um arquivo.

• Gravações do Google Meet e registros de chat, transcrições, perguntas e respostas e enquetes associadas (Saiba mais sobre as gravações do Meet)
• Arquivos do Jamboard salvos nos Drives dos usuários
• Arquivos que não são do Google e que os usuários enviaram por upload para o Drive
• Arquivos em drives compartilhados
• Arquivos criptografados com a criptografia do lado do cliente Google Workspace

O Vault ignora pastas e atalhos do Drive.

Arquivos vinculados

Em alguns Editores de arquivos Google, os usuários podem vincular um arquivo a outro. É possível inserir um gráfico vinculado aos dados de um arquivo do Planilhas Google em um arquivo do Documentos Google, por exemplo. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

Observação: a função IMAGE  do app Planilhas Google pode se referir a uma imagem por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". Nesse caso, quando você visualiza ou exporta uma planilha no Vault, a imagem é recuperada em tempo real da origem. Nas imagens enviadas ou inseridas na planilha, o Vault armazena e mostra o que estiver disponível no tempo especificado na consulta. 

Os arquivos vinculados não são incluídos automaticamente em regras de retenção, guardas de documentos ou resultados de pesquisa que se aplicam aos arquivos que direcionam para eles. Eles só são incluídos quando também correspondem ao escopo e às condições. Por exemplo, quando você pesquisa arquivos no Drive, o Vault retorna apenas os arquivos que correspondem aos critérios de pesquisa. Se esses arquivos estiverem vinculados a outros que não correspondem à sua consulta, eles não serão incluídos nos resultados.

Arquivos que pertencem a usuários externos

Os arquivos criados fora da sua organização e compartilhados com os usuários não estão sujeitos às guardas de documentos ou regras de retenção da organização.

Você pode pesquisar e exportar arquivos compartilhados com seus usuários de origens externas.

Mensagens do Grupos do Google compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção, às guardas de documentos e à pesquisa e exportação do Grupos.

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O histórico de conversas (arquivamento) precisa estar ativado

O Vault só guarda, retém e pesquisa mensagens em Grupos do Google que têm o histórico de conversas ativado. Os proprietários de grupos podem ativar ou desativar o histórico de conversas dos grupos. Se um proprietário criar um grupo com o histórico de conversas desativado, as mensagens não ficarão disponíveis para o Vault no Grupos. As mensagens podem ficar disponíveis nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários (como mensagens recebidas ou enviadas).

Se o proprietário ativar ou desativar o histórico de conversas de um grupo, apenas as mensagens enviadas quando o histórico de conversas estava ativado ficarão disponíveis para o Vault.

Disponibilidade, indexação e anexos de mensagens

As mensagens ficarão disponíveis no Vault assim que forem postadas em um grupo, a menos que o proprietário do grupo opte por moderar as mensagens. As mensagens moderadas só ficam disponíveis no Vault após serem aprovadas por um moderador. Após a aprovação, elas ficam disponíveis para retenção, guardas de documentos, pesquisa e exportação como qualquer outra mensagem.

Para a filtragem de mensagens nas regras de retenção, nas guardas de documentos e na pesquisa, o Grupos indexa aproximadamente 1 MB por mensagem. Isso equivale a aproximadamente 250 páginas de texto. Se o texto da mensagem tiver menos de 1 MB e ela incluir anexos baseados em texto, a indexação dos anexos será interrompida quando alcançar 1 MB.

O Grupos indexa os seguintes dados:

• Texto da mensagem: até aproximadamente 250 páginas.
• Arquivos de texto anexados diretamente a uma mensagem: a maioria dos arquivos de texto, como PDF, XLSX e DOCX, anexados diretamente a uma mensagem podem ser indexados. Esses anexos são cobertos por regras de retenção e guardas de documentos. Os anexos de texto são pesquisáveis (se indexados), aparecem nos resultados da pesquisa e são incluídos em exportações.
• Outros arquivos incorporados ou anexados diretamente a uma mensagem: nos arquivos de vídeo, áudio, imagem e binários incluídos ou anexados a mensagens, os metadados, como o nome do arquivo, são indexados, mas o mesmo não acontece com o conteúdo. Esses arquivos incorporados e anexos são cobertos por regras de retenção e guardas de documentos. Eles aparecem nos resultados da pesquisa e são incluídos em exportações.
• Links para arquivos do Google Workspace no Drive: quando alguém usa uma mensagem para compartilhar arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, a mensagem contém um link em vez de uma cópia anexada do arquivo. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens.
• Links para conteúdo em serviços adicionais do Google: os usuários também podem compartilhar links para conteúdo armazenado em outros produtos do Google, como o YouTube e o Google Fotos. Como o Vault não é compatível com os serviços adicionais do Google, não é possível reter, guardar, pesquisar ou exportar o conteúdo desses serviços.

Mensagens do Chat compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção, às guardas de documentos e à pesquisa e exportação no Chat.

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O histórico precisa estar ativado

Você precisa ativar o histórico para reter, guardar, pesquisar e exportar mensagens diretas, mensagens em grupo e espaços com conversas desagrupadas. Um administrador do Google Workspace pode controlar se o histórico ficará ativado ou desativado ou permitir que os usuários decidam.

Você sempre pode reter, guardar e pesquisar mensagens em espaços com respostas agrupadas (conversas) porque o histórico não pode ser desativado.

Anexos de mensagens

Quando um usuário compartilha um arquivo armazenado no Drive, como um documento, uma planilha ou um PDF, o Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é retido quando você retém mensagens de chat, incluído em guardas de documentos com dados do Chat nem retornado em uma pesquisa do Chat. É possível pesquisar pelo URL do arquivo, mas o Vault não indexa o título nem o conteúdo dele.

Para outros tipos de arquivo anexados diretamente a uma mensagem de chat:

• Os arquivos são incluídos nas regras de retenção e guardas de documentos do Chat associadas à mensagem onde foram anexados.
• O Vault indexa o nome do arquivo e o proprietário para pesquisa. Ele também indexa o conteúdo da maioria dos tipos de arquivo baseados em texto (por exemplo, os que têm extensão .pdf, .xslx e .docx).

Mensagens de usuários externos

O administrador do Google Workspace pode permitir que os usuários na sua organização conversem com usuários externos. Quando permitido, um usuário externo e um usuário na sua organização podem trocar mensagens diretas, e os usuários externos podem participar de espaços e mensagens em grupo. Nesses contextos, as mensagens de/para usuários externos estão sujeitas às regras de retenção e guardas de documentos da sua organização.

Se os usuários na sua organização participarem de mensagens em grupo e espaços de outra organização, essas mensagens não vão ficar disponíveis para sua organização no Vault para retenção, guarda de documentos, pesquisa ou exportação.

As mensagens visualizadas nos espaços do Chat não são cobertas

Quando um usuário é convidado para um espaço do Chat, ele pode visualizar as mensagens no espaço antes de participar. A menos que o usuário entre no espaço, as mensagens visualizadas não vão ser incluídas quando você reter, guardar ou pesquisar os dados do Chat desse usuário.

A formatação Rich Text não é mantida

Os usuários podem adicionar formatação Rich Text às mensagens do Chat, como negrito, itálico, tachado ou sublinhado. Essa formatação não é retida na exportação de dados do Vault.

Mensagens do Hangouts e do Google Talk compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção e guardas de documentos do Chat e à pesquisa e exportação do Chat.

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O histórico precisa estar ativado

O Vault é compatível com chats no Hangouts clássico e no Google Talk. Você pode reter, pesquisar e colocar em guarda de documentos:

• Hangouts clássico com o histórico ativado : os administradores do Google Workspace podem ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam. Veja mais detalhes no artigo Histórico de chat. O Vault pode acessar todos os chats que ocorrem no Gmail e no app Hangouts clássico para dispositivos móveis quando o histórico está ativado.
• Chats do Google Talk com gravação ativada : os administradores do Google Workspace não podem forçar a gravação dos chats. No entanto, eles podem desativar o histórico de chat de uma organização.

Observação: no Vault, é possível reter, guardar, pesquisar e exportar mensagens do Hangouts clássico enviadas com o histórico ativado após 8 de abril de 2015. Para as mensagens do Hangouts clássico enviadas antes dessa data:

• É possível pesquisar, exportar e guardar somente os chats gravados.
• As políticas de retenção não são aplicadas corretamente.

• As mensagens no arquivo do Gmail foram marcadas como excluídas após 1º de janeiro de 2023. Todas as mensagens vão ser limpas após o fim do período de retenção, a menos que sejam protegidas por uma regra de retenção ou guarda de documentos do Chat.
• As novas mensagens enviadas após 1º de janeiro de 2023 não são sincronizadas com o Gmail pelo Hangouts clássico.
• Os administradores podem continuar usando o Vault para pesquisar e exportar mensagens do Hangouts clássico sincronizadas com o Gmail, desde que elas não sejam limpas até 1º de janeiro de 2023.

Dados compatíveis

Estes detalhes dos chats do Hangouts clássico estão disponíveis no Vault:

• Todos os usuários que participaram do chat.
• Todas as mensagens trocadas durante o chat, além de links para anexos.
• Nomes dos Hangouts clássicos em grupo. Os participantes têm a opção de nomear um Hangout em grupo. Não é possível nomear chats entre dois usuários.
• Horário de início e de término do chat.

O que não está disponível para o Vault:

• Convites não aceitos para participar de chats. Se um usuário não participar de um chat, as mensagens enviadas para ele não serão preservadas.
• Videochamadas
• Chats nos Documentos Google
• Anexos de áudio, imagens e vídeos enviados no Hangouts clássico.

Processamento de mensagens

O Vault agrupa todas as mensagens do Hangouts clássico em uma única conversa. As mensagens são adicionadas continuamente à conversa até que:

• três horas tenham se passado depois do envio da última mensagem;
• a conversa ultrapasse mil mensagens.

Quando você exporta uma mensagem do Hangouts clássico, toda a conversa é incluída no arquivo de exportação baixado.

Dados do Voice compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção, às guardas de documentos e à pesquisa e exportação do Voice.

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Requisitos de licença do Voice

O usuário precisa ter uma licença do Voice Standard ou Premier para que o Vault retenha, mantenha em guarda de documentos, pesquise ou exporte dados do Voice. Confira mais detalhes em Comparar as assinaturas do Voice.

Para mensagens de texto, o usuário do Voice precisa ter um número de telefone compatível com o recurso. Saiba mais

O Vault não faz a retenção ou guarda de documentos de dados do Voice nas contas com licenças de Usuário arquivado.

Alguns dados do Voice não são controlados pelo Vault

O Vault pode reter, guardar, pesquisar e exportar a maioria dos dados do Voice a seguir:

• Mensagens de texto
• Mensagens de correio de voz e transcrições
• Registros de chamadas

Os seguintes dados do Voice não estão disponíveis para o Vault:

• Dados do Voice criados antes de 5 de junho de 2019 (GMT-7).
• Mensagens de texto, correios de voz e transcrições ou registros de chamadas referentes a um número de telefone atribuído a mais de um usuário.
• Algumas contas do Voice podem gravar chamadas, mas esse recurso não está disponível nas contas do Google Voice para Google Workspace. O Vault não tem acesso a conversas do Voice.

As mensagens de texto do Voice são agrupadas em conversas diárias

Em alguns países e regiões, os usuários do Voice podem trocar mensagens de texto entre si e com números de telefone que não são do Google. O Vault processa as mensagens de texto da seguinte maneira:

• As mensagens trocadas entre os participantes em um dia são agrupadas em uma conversa. Para o Vault, o dia começa à 0h (GMT-7) e termina às 23h59 (GMT-7).
• Quando uma conversa ultrapassa 500 mensagens ou 4 MB (sem incluir os anexos), o Vault a divide em grupos de mensagens para facilitar a visualização e exportação.
• A data da última modificação da conversa é a data de envio da última mensagem. A data da última modificação não é afetada quando um usuário exclui uma mensagem.

Dados do Sites compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção específicas do Sites e às regras de retenção do Drive, guardas de documentos e pesquisas e exportações do Drive.

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Sites e dados do site compatíveis

• Apenas novos sites Google: somente os sites criados no novo Google Sites são compatíveis com o Vault. Os sites criados no Sites clássico não são armazenados no Drive e ficam indisponíveis para o Vault.
• Sites externos: os sites compartilhados com seus usuários por uma organização externa não estão sujeitos às regras de retenção ou guardas de documentos da sua organização. Você pode pesquisar sites externos compartilhados com seus usuários, mas precisa especificar uma conta, uma unidade organizacional ou um drive compartilhado. Não é possível pesquisar sites externos pelo URL publicado.

• Hiperlinks e conteúdo incorporado: um site pode ter várias partes, como o site em si, uma página que faz parte do site, textos, imagens, códigos incorporados, arquivos incorporados e hiperlinks para outros conteúdos.

  As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicadas ao site, às páginas do site, ao texto nessas páginas, às imagens salvas e ao código incorporado. Arquivos incorporados, hiperlinks e outros itens que não fazem parte do arquivo do site não são cobertos pelas regras de retenção ou guardas de documentos.

  É possível visualizar hiperlinks. Além disso, se for permitido e você tiver os privilégios de acesso ao arquivo, também é possível visualizar arquivos incorporados, como páginas ou documentos. No entanto, as exportações não incuem o conteúdo de hiperlinks e arquivos incorporados.

Como a data de criação e a data da última modificação são calculadas

Data de criação

A data de criação de um site é quando um usuário cria um novo site. Ela não muda quando o usuário adiciona páginas.

Data da última modificação

A data da última modificação de um site é atualizada sempre que edições, exclusões ou criações são feitas no site em si, em uma página do site, no texto, nas imagens ou no código incorporado. Quando os usuários incorporam arquivos do Google e vídeos do YouTube ou outro conteúdo com um URL, a data da última modificação é atualizada. Se o conteúdo incorporado mudar, a data da última modificação do site não será atualizada.

Eventos da agenda compatíveis com o Vault

As informações abaixo são aplicáveis às regras de retenção, às guardas de documentos e à pesquisa e exportação da Agenda.

Tipos de evento compatíveis

O Vault pode reter, guardar, pesquisar e exportar os seguintes eventos da agenda:

• Os eventos da agenda principal, incluindo eventos regulares, fora do escritório, horário de concentração e compromissos agendados.
• Versões dos eventos da agenda principal. Confira mais informações em Pesquisar no histórico de revisões de um evento.

O Vault não retém lembretes, tarefas, locais de trabalho, horários não reservados ou eventos da agenda secundária, como agendas de feriados ou de grupos.

_{Google, Google Workspace e marcas e logotipos relacionados são marcas registradas da Google LLC. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas registradas das empresas às quais eles estão associados.}