設定 Hangouts Meet 資料的保留規則

您可以用保留規則決定要保留 Hangouts Meet 資料的時間,以因應電子蒐證 (eDiscovery) 的要求。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關 Hangouts Meet 與保留功能的重要資訊

必須先建立保留規則再啟用 Hangouts Meet 保留功能

Hangouts Meet 的保留功能預設為停用。您必須先為 Hangouts Meet 錄製內容建立保留規則,再啟用這項功能。

如果在沒有保留規則的情況下啟用 Hangouts Meet 保留功能,Meet 錄製內容將不會受到保護,有些錄製內容可能因此在保留期限內遭到清除。

Meet 保留規則僅適用於原始錄製內容

下列操作會導致錄製內容不再適用 Meet 保留規則:

  • 建立錄製內容複本
  • 下載錄製內容再上傳至雲端硬碟

系統會改為這些 Meet 錄製內容複本套用任何適用的雲端硬碟保留規則。

建立 Hangouts Meet 資料的自訂保留規則

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [建立規則]
  3. 選擇 [Hangouts Meet],然後從下拉式清單中選擇實體:
    • 機構單位
      1. 按一下按鈕,選擇機構單位。
      2. (選用) 如要將這項規則套用至與指定機構單位成員相關的共用雲端硬碟,請勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 所有共用雲端硬碟:將規則套用至網域內所有共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:點選 [尋找共用雲端硬碟],輸入成員帳戶,然後將規則套用至特定共用雲端硬碟。
  4. 選擇檔案保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留適用這項規則的錄製內容,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定要依據個別檔案的「建立時間」「上次修改時間」設定規則。
  5. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項保留規則的檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
  6. 按一下 [儲存] 即可建立規則。

建立 Hangouts Meet 資料的預設保留規則

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 在預設保留規則清單中按一下 [Hangouts Meet]。
  3. 勾選 [Hangouts Meet] 旁的方塊以設定預設保留規則。
  4. 選擇是否要無限期保留錄製內容或經過一段時間後予以清除。
  5. 選擇檔案保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存所有檔案,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間),接著指定要依據個別檔案的建立時間或上次修改時間設定規則。
  6. 選擇您要如何處理超過指定保留期限的檔案:
    • 如果只要清除「使用者已刪除的檔案」,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者雲端硬碟中的錄製內容,以及已刪除的錄製內容。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立規則。

(選用) 啟用 Hangouts Meet 專屬保留規則

為 Hangouts Meet 建立保留規則後,您就可以為網域中的錄製內容套用這些規則:

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [設定],勾選 [Hangouts Meet] 方塊,再按一下 [儲存]。
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