Как настроить правила хранения для Google Meet с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения записей встреч и журналов Google Meet. Используйте для этого правила хранения. Они позволяют установить время, через которое нужно удалить данные. Поскольку данные Meet хранятся на Диске, по умолчанию к ним применяются правила хранения для Диска. Чтобы управлять хранением данных Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Чтобы активировать их, необходимо включить правила хранения Meet в настройках хранения Сейфа.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о Meet и хранении данных

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Meet поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, Meet может незамедлительно удалить записи встреч и журналы без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшом количестве аккаунтов.

Развернуть все  |  Свернуть все

Не включайте хранение данных для Meet, пока не создадите правила хранения

По умолчанию отдельные правила хранения для Meet отключены и в отношении данных этого сервиса действуют правила хранения Диска. Если включить функцию хранения в Meet до того, как для этого сервиса будут созданы правила хранения, данные Meet не будут защищены от удаления. Они больше не будут защищены правилами хранения Диска и могут быть удалены без возможности восстановления.

Правила хранения Meet распространяются на исходные файлы записей встреч, а также на журналы чатов, опросов и сеансов вопросов и ответов

Правила хранения Meet применяются к исходным файлам записей встреч Meet и связанным с ними журналам чатов, вопросов и ответов, а также опросов.

Копии этих файлов, а также их версии, скачанные и загруженные на Диск, подпадают под действие правил хранения Диска.

Запреты на удаление на Диске всегда применяются к записям Meet и связанным с ними журналам

После включения правил хранения для Meet в отношении записей встреч Meet, журналов чатов, вопросов и ответов, а также опросов продолжат действовать запреты на удаление на Диске.

Как настроить специальное правило хранения для Meet

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. Выберите Meet и нажмите Продолжить.
4. Выберите нужный вариант.
   • Организационное подразделение. Правило будет применяться к определенному организационному подразделению:
     1. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
     2. Если вы хотите применить правило к общим дискам, участниками которых являются пользователи выбранного организационного подразделения, включите параметр Включать файлы, найденные на общих дисках.
   • Все общие диски. Правило будет применяться ко всем общим дискам организации.
   • Выбранные общие диски. Правило будет применяться к общему диску, доступ к которому предоставлен определенному аккаунту.
     1. Нажмите Добавить общие диски.
     2. Укажите один или несколько аккаунтов и нажмите Найти.
     3. Выберите один или несколько общих дисков.
     4. Нажмите Добавить.
5. Нажмите Продолжить.

6. Укажите срок хранения данных.

   • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы файлы удалялись через какое-то время:
     1. Выберите Срок хранения.
     2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
     3. Установите время, с которого будет отсчитываться срок хранения.
7. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
   • Чтобы удалять без возможности восстановления только данные, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
   • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.

     Внимание! Если включить специальные правила для Meet, в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Meet, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.

8. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для Meet

После включения правило хранения по умолчанию для Meet применяется ко всем данным этого сервиса (включая записи встреч в разделе "Мой диск" и на общих дисках), если для них не задано специальное правило или запрет на удаление.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил хранения по умолчанию.
3. Нажмите на значок Meet .

4. Укажите срок хранения данных.

   • Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы файлы удалялись через какое-то время:
     1. Выберите Срок хранения.
     2. Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
     3. Установите время, с которого будет отсчитываться срок хранения.
5. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
   • Чтобы удалять без возможности восстановления только данные, уже удаленные пользователями, выберите первый вариант.
   • Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.

     Внимание! Если включить специальные правила для Meet, в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Meet, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.

6. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.

Как включить специальные правила хранения для Meet (необязательно)

Если в настройках Сейфа не включены правила хранения Meet, на записи встреч Meet распространяются правила хранения Диска.

Чтобы вместо них применить к записям встреч Meet и связанным с ними журналам правила хранения Meet, выполните следующие действия:

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеНастройки.
3. Напротив Meet выберите Действует правило хранения Meet.
4. Нажмите Сохранить.