В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения в Google Сейфе записей встреч и журналов Google Meet. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения данных Meet и время, через которое их нужно удалить.
Поскольку данные Meet хранятся на Диске, по умолчанию к ним применяются правила хранения для Google Диска. Чтобы управлять хранением данных Meet отдельно от других объектов на Диске, вы можете настроить правила хранения для Google Meet. Чтобы активировать их, необходимо включить правила хранения Meet в настройках хранения Сейфа.
Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.
- Важная информация о Meet и хранении данных
- Как настроить специальное правило хранения для Meet
- Как настроить правило хранения по умолчанию для Meet
- Как включить специальные правила хранения для Meet (необязательно)
Важная информация о Meet и хранении данных
Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Meet поддерживает Сейф.
По умолчанию отдельные правила хранения для Meet отключены и в отношении данных этого сервиса действуют правила хранения Диска. Если включить функцию хранения в Meet до того, как для этого сервиса будут созданы правила хранения, данные Meet не будут защищены от удаления. Соответственно, некоторые данные Meet могут быть удалены без возможности восстановления, так как они больше не будут защищены правилами хранения Диска.
Правила хранения Meet применяются к исходным файлам записей встреч Meet и связанных с ними журналов посещаемости, чатов, вопросов и ответов, расшифровок а также опросов.
Копии этих файлов, а также их версии, скачанные и загруженные на Диск, подпадают под действие правил хранения Диска. Правила хранения Диска также распространяются на заметки к встречам, даже если вы создали и включили правила хранения для Meet.
После включения правил хранения для Meet в отношении записей встреч Meet, связанных с ними журналов посещаемости, чатов, вопросов и ответов, расшифровок, а также опросов продолжат действовать запреты на удаление на Диске.
Как настроить специальное правило хранения для Meet
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила
- Выберите Meet и нажмите Продолжить.
- Выберите нужный вариант.
- Организационное подразделение. Правило будет применяться к определенному организационному подразделению:
- Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
- Если вы хотите применить правило к общим дискам, участниками которых являются пользователи выбранного организационного подразделения, включите параметр Включать файлы, найденные на общих дисках.
- Все общие диски. Правило будет применяться ко всем общим дискам организации.
- Выбранные общие диски. Правило будет применяться к общему диску, доступ к которому предоставлен определенному аккаунту.
- Нажмите Добавить общие диски.
- Укажите один или несколько аккаунтов и нажмите Найти.
- Выберите один или несколько общих дисков.
- Нажмите Добавить.
- Организационное подразделение. Правило будет применяться к определенному организационному подразделению:
- Нажмите Продолжить.
-
Укажите срок хранения данных.
- Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы файлы удалялись без возможности восстановления через какое-то время:
- Выберите Срок хранения.
- Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Выберите, когда должен начинаться срок хранения файла:
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от условия в поле "Дата" ярлыка Диска (см. шаг 6), нажмите Дата начала срока хранения
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения
- Укажите, что следует делать с файлами по истечении установленного срока хранения:
- Удалять без возможности восстановления только данные, удаленные навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются объекты, у которых истек срок хранения и которые удалены из корзины. У пользователей нет доступа к этим сайтам, и они, скорее всего, больше не нужны. Выберите этот вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
- Удалять без возможности восстановления все файлы пользователей на Диске, в том числе файлы, которые не были удалены навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются все объекты, у которых истек срок хранения, в том числе объекты в папках пользователей на Диске. При этом также могут быть удалены объекты, которые пользователи хотели бы сохранить. Выберите этот вариант, чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные.
Внимание! Как только вы настроите правило в Сейфе, система может немедленно удалить файлы Диска, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
- Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только данные, уже удаленные пользователями.
- Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.
Внимание! Если включить специальные правила для Meet, в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Meet, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.
Специальные правилаКак настроить правило хранения по умолчанию для Meet
После включения правило хранения по умолчанию для Meet применяется ко всем данным этого сервиса (включая записи встреч в разделе "Мой диск" и на общих дисках), если для них не задано специальное правило или запрет на удаление.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение. Откроется список правил хранения по умолчанию.
- Нажмите на значок Meet
.
-
Укажите срок хранения данных.
- Чтобы файлы, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
- Чтобы файлы удалялись без возможности восстановления через какое-то время:
- Выберите Срок хранения.
- Укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
- Выберите, когда должен начинаться срок хранения файла:
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от условия в поле "Дата" ярлыка Диска (см. шаг 6), нажмите Дата начала срока хранения
- Чтобы срок хранения начинался в зависимости от события, связанного с файлом, нажмите Дата начала срока хранения
- Укажите, что следует делать с файлами по истечении установленного срока хранения:
- Удалять без возможности восстановления только данные, удаленные навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются объекты, у которых истек срок хранения и которые удалены из корзины. У пользователей нет доступа к этим сайтам, и они, скорее всего, больше не нужны. Выберите этот вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только те файлы, которые пользователи уже удалили из своей корзины.
- Удалять без возможности восстановления все файлы пользователей на Диске, в том числе файлы, которые не были удалены навсегда. При выборе этого варианта без возможности восстановления удаляются все объекты, у которых истек срок хранения, в том числе объекты в папках пользователей на Диске. При этом также могут быть удалены объекты, которые пользователи хотели бы сохранить. Выберите этот вариант, чтобы безвозвратно удалять все файлы, в том числе ещё не удаленные.
Внимание! Как только вы настроите правило в Сейфе, система может немедленно удалить файлы Диска, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
- Выберите первый вариант, чтобы удалять без возможности восстановления только данные, уже удаленные пользователями.
- Выберите второй вариант, чтобы навсегда удалять все данные, то есть не только те, которые уже удалены пользователями, но и файлы на их Дисках.
Внимание! Если включить специальные правила для Meet, в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Meet, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
- Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Как включить специальные правила хранения для Meet (необязательно)
Если в настройках Сейфа не включены правила хранения Meet, на записи встреч Meet распространяются правила хранения Диска.
Чтобы вместо них применить к записям встреч Meet и связанным с ними журналам правила хранения Meet, выполните следующие действия:
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
- Напротив Meet выберите Действует правило хранения Meet.
- Нажмите Сохранить.