Conservare le registrazioni e i log di Google Meet con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i log e le registrazioni di Google Meet. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i dati di Meet ed, eventualmente, quando eliminarli. Per impostazione predefinita, i dati di Meet sono soggetti alle regole di conservazione per Drive, perché i file vengono archiviati su Drive. Per gestire la conservazione dei dati di Meet separatamente dagli altri elementi di Drive, puoi impostare regole di conservazione specifiche per Meet. Queste regole vengono applicate solo quando attivi le regole di conservazione di Meet nelle impostazioni di conservazione di Vault.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e definitiva delle registrazioni e dei log da parte di Meet. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

Informazioni importanti su Meet e sulla conservazione

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Non attivare la conservazione per Meet prima di aver creato le regole di conservazione.

La conservazione specifica per Meet è disattivata per impostazione predefinita e i dati di Meet vengono conservati in base alle regole di conservazione di Drive. Se attivi la conservazione per Meet prima di configurare le regole di conservazione, i dati di Meet non saranno protetti dall'eliminazione. Alcuni dati di Meet potrebbero essere eliminati definitivamente durante questa interruzione dell'applicazione della conservazione, perché non sono più protetti dalle regole di conservazione di Drive.

Le regole di conservazione di Meet si applicano ai record originali e ai log di Chat, Domande e risposte e Sondaggi

Le regole di conservazione di Meet si applicano alle registrazioni originali di Meet e ai log di Chat in Meet, Domande e risposte e Sondaggi associati alle riunioni registrate.

Le copie di questi file o le versioni scaricate e caricate su Drive sono soggette alle regole di conservazione di Drive.

I blocchi di Drive si applicano sempre alle registrazioni di Meet e ai relativi log

Quando attivi regole di conservazione specifiche per Meet, i blocchi di Drive restano validi per le registrazioni di Meet e per i log di Chat, Domande e risposte e Sondaggi.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Meet

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datiquindiRegole personalizzatequindiCrea.
  3. Come servizio, seleziona Meet e fai clic su Continua.
  4. Scegli un'entità:
    • Unità organizzativa: applica la regola a un'unità organizzativa specifica:
      1. Fai clic sul campo e scegli un'unità organizzativa.
      2. (Facoltativo) Per applicare la regola ai Drive condivisi di cui sono membri gli account dell'unità organizzativa selezionata, attiva l'opzione Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.
    • Drive condivisi specifici: applica la regola a un Drive condiviso con un account specifico.
      1. Fai clic su Aggiungi Drive condivisi.
      2. Inserisci uno o più account e fai clic su Trova.
      3. Seleziona uno o più Drive condivisi.
      4. Fai clic su Aggiungi.
  5. Fai clic su Continua.
  6. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  7. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati al termine del periodo di conservazione:
    • Per eliminare definitivamente solo i dati eliminati dagli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i dati eliminati sia i dati che si trovano sui Drive degli utenti.

      Attenzione: se hai attivato le regole dedicate per Meet, Vault consente a Meet di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano la durata di conservazione quando crei una regola. Questi file potrebbero includere dati che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.

  8. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Meet

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Quando è attiva, la regola di conservazione predefinita di Meet si applica a tutti i dati di Meet non soggetti a una regola personalizzata o a un blocco, incluse le registrazioni archiviate su Il mio Drive e sui Drive condivisi.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole di conservazione predefinite.
  3. Fai clic su Meet "".
  4. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  5. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo il termine del periodo di conservazione:
    • Per eliminare definitivamente solo i dati eliminati dagli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i dati eliminati sia i dati che si trovano sui Drive degli utenti.

      Attenzione: se hai attivato le regole dedicate per Meet, Vault consente a Meet di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano la durata di conservazione quando salvi la regola. Questi dati potrebbero includere file che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.

  6. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.

(Facoltativo) Attivare le regole di conservazione dedicate per Meet

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Le registrazioni di Meet vengono conservate dalle regole di conservazione di Drive finché non modifichi le impostazioni di Vault e non attivi le regole di conservazione di Meet.

Per applicare le regole di conservazione di Meet alle registrazioni di Meet e ai relativi log anziché alle regole di conservazione di Drive:

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datiquindiImpostazioni.
  3. Accanto a Meet, seleziona Conservato da regola di Meet.
  4. Fai clic su Salva.

 


Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Impostare le regole di conservazione per Meet in ediscovery.google.com

Creare una regola di conservazione personalizzata per Meet

  1. Accedi a Vault e fai clic su Conservazione dei dati.
  2. Fai clic su Crea regola.
  3. Scegli Meet e seleziona un'entità dal menu Entità:
    • Unità organizzativa:
      1. Fai clic sul menu e scegli un'unità organizzativa.
      2. (Facoltativo) Se vuoi applicare questa regola ai Drive condivisi associati ai membri dell'unità organizzativa, seleziona Includi risultati dei Drive condivisi.
    • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.
    • Driver condivisi specifici: fai clic su Trova Drive condivisi per inserire l'account di un membro e applicare la regola a un Drive condiviso specifico.
  4. Scegli per quanto tempo conservare i file:
    • Per conservare in modo permanente le registrazioni a cui si applica la regola, scegli Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500. Scegli la data di riferimento per la durata: la data di creazione della registrazione o quella dell'ultima modifica.
  5. Fai clic su Anteprima per visualizzare un elenco dei file a cui verrà applicata la regola di conservazione. Esamina l'elenco per verificare che la regola sia impostata correttamente. Assicurati che non vengano eliminati definitivamente dati di cui gli utenti potrebbero aver bisogno.
  6. Fai clic su Salva per creare la regola. Ti sarà chiesto di confermare che hai compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare una regola di conservazione predefinita per Meet

Una regola di conservazione predefinita si applica a tutte le registrazioni a cui non vengono applicate regole personalizzate o blocchi, incluse le registrazioni archiviate su Il mio Drive e sui Drive condivisi.

  1. Accedi a Vault e fai clic su Conservazione dei dati.
  2. Nell'elenco delle regole di conservazione predefinite, fai clic su Meet.
  3. Seleziona la casella per impostare una regola di conservazione predefinita per Meet.
  4. Scegli se conservare le registrazioni in modo permanente o eliminarle definitivamente dopo un determinato periodo di tempo.
  5. Scegli per quanto tempo conservare le registrazioni:
    • Per conservare in modo permanente tutte le registrazioni, scegli Sempre.
    • Per eliminare le registrazioni dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500. Scegli la data di riferimento per la durata: la data di creazione della registrazione, quella dell'ultima modifica o quella dell'eliminazione.
  6. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire dopo la scadenza del periodo di conservazione delle registrazioni:
    • Per eliminare definitivamente solo le registrazioni che gli utenti hanno già eliminato, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutte le registrazioni, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia le registrazioni eliminate sia quelle che si trovano sui Drive degli utenti.
  7. Fai clic su Salva per creare la regola. Ti sarà chiesto di confermare che hai compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

(Facoltativo) Attivare le regole di conservazione dedicate per Meet

Dopo aver creato le regole di conservazione per Meet, puoi applicarle alle registrazioni della tua organizzazione:

  1. Accedi a Vault e fai clic su Conservazione dei dati.
  2. Fai clic su Impostazioni e seleziona la casella per Meet.
  3. Fai clic su Salva.

 

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