Mempertahankan log dan rekaman Google Meet dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol durasi rekaman dan log Google Meet dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi data Meet dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan. Secara default, data Meet tunduk pada aturan retensi untuk Drive karena file disimpan di Drive. Untuk mengelola retensi data Meet secara terpisah dari item Drive lainnya, Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus Meet. Aturan ini tidak berlaku sebelum Anda mengaktifkan aturan retensi Meet di setelan retensi Vault.

Tetapkan aturan retensi khusus untuk mempertahankan data yang cocok dengan ketentuan tertentu selama jangka waktu tertentu. Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu mempertahankan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan retensi khusus mengganti aturan retensi default, meskipun aturan retensi default memiliki periode retensi yang lebih lama.

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat memungkinkan Meet langsung menghapus permanen rekaman dan log serta tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada sekumpulan kecil akun sebelum menerapkan aturan tersebut ke seluruh organisasi Anda.

Informasi penting tentang Meet dan retensi

Buka semua  |  Tutup semua

Jangan aktifkan retensi untuk Meet sebelum Anda membuat aturan retensi

Retensi khusus Meet dinonaktifkan secara default dan data Meet dipertahankan sesuai dengan aturan retensi Drive. Jika Anda mengaktifkan retensi Meet sebelum menetapkan aturan retensi Meet, data Meet tidak akan dilindungi dari penghapusan. Beberapa data Meet mungkin dihapus permanen selama selang waktu ini dalam cakupan retensi karena tidak lagi dilindungi oleh aturan retensi Drive.

Aturan retensi Meet berlaku untuk rekaman dan chat asli, Tanya Jawab, dan log polling

Aturan retensi Meet berlaku untuk rekaman Meet asli dan log untuk chat dalam Meet, Tanya Jawab, dan polling yang terkait dengan rapat yang direkam.

Salinan file tersebut, atau versi yang didownload dan diupload ke Drive, tunduk pada aturan retensi Drive.

Pembekuan Drive selalu berlaku untuk rekaman Meet dan log terkait

Saat Anda mengaktifkan aturan retensi khusus Meet, pembekuan Drive masih berlaku untuk rekaman Meet dan chat, Tanya Jawab, serta log polling.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Meet

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Untuk layanan, pilih Meet, lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih salah satu entitas:
    • Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu:
      1. Klik kolom, lalu pilih unit organisasi.
      2. (Opsional) Untuk menerapkan aturan ke drive bersama tempat akun di unit organisasi yang dipilih menjadi anggota, aktifkan Sertakan hasil dari drive bersama.
    • Semua drive bersama—Terapkan aturan ke seluruh drive bersama di organisasi Anda.
    • Drive bersama tertentu—Terapkan aturan ke drive bersama yang dibagikan dengan akun tertentu.
      1. Klik Tambahkan drive bersama.
      2. Masukkan satu atau beberapa akun, lalu klik Temukan.
      3. Pilih satu atau beberapa drive bersama.
      4. Klik Tambahkan.
  5. Klik Lanjutkan.
  6. Pilih durasi file dipertahankan:

    • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus file setelah waktu yang ditentukan:
      1. Pilih Periode retensi.
      2. Masukkan jumlah hari yang diinginkan, mulai dari 1 hingga 36.500.
      3. Pilih waktu referensi untuk awal periode retensi.
  7. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Untuk hanya menghapus permanen data yang dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang dihapus dan data yang ada di Drive pengguna.

      Peringatan: Jika Anda mengaktifkan aturan Meet khusus, Vault akan langsung mengizinkan Meet menghapus permanen data yang melampaui durasi retensi saat Anda membuat aturan. File ini mungkin mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

  8. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Meet

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Jika diaktifkan, aturan retensi Meet default akan berlaku untuk semua data Meet yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan, termasuk rekaman di Drive Saya dan di drive bersama.

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan retensi default akan terbuka.
  3. Klik Meet "".
  4. Pilih durasi file dipertahankan:

    • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus file setelah waktu yang ditentukan:
      1. Pilih Periode retensi.
      2. Masukkan jumlah hari yang diinginkan, mulai dari 1 hingga 36.500.
      3. Pilih waktu referensi untuk awal periode retensi.
  5. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Untuk hanya menghapus permanen data yang dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang dihapus dan data yang ada di Drive pengguna.

      Peringatan: Jika Anda mengaktifkan aturan Meet khusus, Vault akan langsung mengizinkan Meet menghapus permanen data yang melebihi durasi retensi saat Anda menyimpan aturan. Data ini mungkin mencakup file yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

  6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

(Opsional) Mengaktifkan aturan retensi khusus untuk Meet

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Rekaman Meet akan dipertahankan oleh aturan retensi Drive sampai Anda mengubah setelan Vault dan mengaktifkan aturan retensi Meet.

Untuk menerapkan aturan retensi Meet ke rekaman Meet dan log terkait, bukan aturan retensi Drive:

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluSetelan.
  3. Di samping Meet, pilih Dipertahankan oleh aturan Meet.
  4. Klik Simpan.

 


Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan aturan retensi untuk Meet di ediscovery.google.com

Membuat aturan retensi khusus untuk Meet

  1. Login ke Vault dan klik Retensi.
  2. Klik Buat Aturan.
  3. Pilih Meet dan pilih entitas dari menu entitas:
    • Unit organisasi:
      1. Klik menu dan pilih unit organisasi
      2. (Opsional) Centang opsi Sertakan hasil dari drive bersama jika Anda ingin aturan ini diterapkan ke drive bersama yang dikaitkan dengan anggota unit organisasi.
    • Semua drive bersama—Terapkan aturan ke semua drive bersama di organisasi.
    • Drive bersama tertentu—Klik Cari drive bersama untuk memasukkan akun anggota dan menerapkan aturan ke drive bersama tertentu.
  4. Pilih durasi file dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan rekaman yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus file setelah waktu yang ditetapkan, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Pilih tanggal referensi untuk durasi, yakni tanggal rekaman dibuat atau tanggal terakhir diubah.
  5. Klik Pratinjau untuk menampilkan daftar file yang dicakup oleh aturan retensi ini. Periksa daftar untuk memverifikasi bahwa Anda telah menetapkan aturan dengan benar. Pastikan aturan tersebut tidak menghapus secara permanen data yang mungkin diperlukan pengguna.
  6. Klik Simpan untuk membuat aturan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Konfirmasi untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Meet

Aturan retensi default berlaku untuk semua rekaman yang tidak tercakup oleh aturan khusus atau pembekuan, termasuk rekaman di Drive Saya dan di drive bersama.

  1. Login ke Vault dan klik Retensi.
  2. Di daftar Aturan retensi default, klik Meet.
  3. Centang kotak untuk menetapkan aturan retensi default untuk Meet.
  4. Pilih apakah akan mempertahankan rekaman tanpa batas waktu atau menghapusnya secara permanen setelah waktu yang ditentukan.
  5. Pilih durasi rekaman dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan semua rekaman secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus rekaman setelah waktu yang ditetapkan, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500. Pilih tanggal referensi untuk durasi: yakni tanggal rekaman dibuat, tanggal terakhir diubah, atau tanggal rekaman dihapus.
  6. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk rekaman setelah periode retensi data berakhir:
    • Untuk menghapus permanen hanya rekaman yang telah dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua rekaman, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen rekaman yang telah dihapus dan rekaman yang ada di Drive pengguna.
  7. Klik Simpan untuk membuat aturan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.

(Opsional) Mengaktifkan aturan retensi khusus untuk Meet

Setelah membuat aturan retensi untuk Meet, Anda dapat menerapkan aturan tersebut ke rekaman organisasi Anda:

  1. Login ke Vault dan klik Retensi.
  2. Klik Setelan dan centang kotak untuk Meet.
  3. Klik Simpan.

 

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?