Configurar reglas de conservación en Hangouts Meet

Con las reglas de conservación, puedes controlar cuánto tiempo se retienen los datos de Hangouts Meet con fines de descubrimiento electrónico.

Antes de configurar reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: La configuración incorrecta de una regla de conservación podría causar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre Hangouts Meet y la conservación de datos

No habilites la conservación de datos en Hangouts Meet hasta que hayas creado reglas de conservación

En Hangouts Meet, la conservación de datos está inhabilitada de forma predeterminada. Para habilitarla, primero tienes que crear reglas de conservación dirigidas a las grabaciones de este servicio.

Si habilitas la conservación en Hangouts Meet antes de activar reglas de conservación, las grabaciones quedarán desprotegidas. Por tanto, es posible que algunas se eliminen definitivamente durante ese periodo.

Las reglas de conservación de Meet solo se aplican a grabaciones originales

Las reglas de conservación de Meet no se aplican a las grabaciones cuando los usuarios hacen lo siguiente:

  • Copiar grabaciones.
  • Descargar grabaciones y subirlas posteriormente a Drive.

Las copias de grabaciones de Hangouts Meet están sujetas a las reglas de conservación de Drive aplicables.

Crear reglas de conservación personalizadas de Hangouts Meet

  1. Inicia sesión en Vault y haz clic en Conservación de datos.
  2. Haz clic en Crear regla.
  3. Haz clic en Hangouts Meet y selecciona una opción de la lista desplegable:
    • Unidad organizativa:
      1. Haz clic en el botón para elegir una unidad organizativa.
      2. (Opcional) Marca Incluir resultados de unidades compartidas si quieres que esta regla se aplique a las unidades compartidas asociadas a miembros de tu unidad organizativa.
    • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas del dominio.
    • Unidades compartidas específicas: haz clic en Buscar unidades compartidas, introduce la cuenta de un miembro y aplica la regla a una unidad compartida concreta.
  4. Elige cuánto tiempo quieres que se conserven los archivos:
    • Selecciona indefinidamente para retener de forma permanente las grabaciones que coincidan con los parámetros de esta regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y ya tendrás todo listo.
    • Para que los archivos se descarten pasado un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36 500). Indica si la regla debe aplicarse según la fecha de creación o de última modificación de los archivos.
  5. Haz clic en Vista previa para ver una lista de los archivos a los que se aplicará esta regla de conservación. Revisa la lista para verificar que has configurado la regla correctamente. Comprueba que no se elimine definitivamente ningún dato que los usuarios puedan necesitar.
  6. Haz clic en Guardar para crear la regla.

Crear una regla de conservación predeterminada de Hangouts Meet

  1. Inicia sesión en Vault y haz clic en Conservación de datos.
  2. En la lista Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Hangouts Meet.
  3. Marca la casilla Establecer una regla de conservación predeterminada para Hangouts Meet.
  4. Elige si quieres conservar las grabaciones de forma permanente o si prefieres eliminarlas definitivamente después de un periodo determinado.
  5. Elige cuánto tiempo quieres que se conserven los archivos:
    • Selecciona indefinidamente para conservar los archivos de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y ya tendrás todo listo.
    • Para que los archivos se descarten pasado un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36 500). Indica si la regla debe aplicarse según la fecha de creación o de última modificación de los archivos.
  6. Elige qué pasará con los archivos una vez transcurrido el periodo seleccionado:
    • Elige la primera opción para eliminar definitivamente solo los archivos que los usuarios ya hayan eliminado.
    • Elige la segunda opción para eliminar definitivamente todos los archivos, incluidas las grabaciones que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y las que ya se han eliminado.
  7. Haz clic en Guardar para crear la regla.

(Opcional) Habilitar reglas de conservación dedicadas en Hangouts Meet

Después de crear reglas de conservación de Hangouts Meet, puedes empezar a aplicarlas a las grabaciones de tu dominio:

  1. Inicia sesión en Vault y haz clic en Conservación de datos.
  2. Haz clic en Configuración, marca la casilla Hangouts Meet y haz clic en Guardar.
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