إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet

استخدم قواعد الاحتفاظ بالبيانات للتحكم في مدة الاحتفاظ بتسجيلات Google Meet لأغراض eDiscovery.

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ، نوصيك بشدة بالقراءة عن آليّة عمل الاحتفاظ بالبيانات.

تحذير: يمكن أن تؤدي قاعدة الاحتفاظ التي تم ضبطها بشكل غير صحيح إلى إزالة البيانات نهائيًا من حسابات المستخدمين في الحال وبلا رجعة. لذا توخَ الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. نوصي باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من المستخدمين قبل تطبيقها على المؤسسة بالكامل.

معلومات مهمة عن Google Meet والاحتفاظ بالبيانات

  • لا تفعّل الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet حتى تنشئ قواعد الاحتفاظ بالبيانات

    يكون الاحتفاظ بالبيانات موقوفًا تلقائيًا في Google Meet. وفي حال تفعيل الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ستكون تسجيلات Google Meet غير محمية. وقد يتم محو بعض التسجيلات نهائيًا خلال هذا الفاصل الزمني في تغطية الاحتفاظ بالبيانات.

  • لا تنطبق قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Meet إلا على التسجيلات الأصلية

    لا تخضع التسجيلات لقواعد الاحتفاظ البيانات في Meet عندما يُجري المستخدمون ما يلي:

    • إنشاء نسخة من تسجيل
    • تنزيل تسجيل ثم تحميله إلى Google Drive

    تخضع نُسَخ تسجيلات Google Meet في Google Drive لأي قواعد احتفاظ بالبيانات سارية في Google Drive.

إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في Google Meet

  1. سجّل الدخول إلى Google Vault وانقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  2. انقر على إنشاء قاعدة.
  3. اختر Hangouts Meet واختر كيانًا من قائمة الكيانات:
    • الوحدة التنظيمية:
      1. انقر على القائمة واختر وحدة تنظيمية
      2. (اختياري) ضع علامة في المربّع تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة إذا كنت ترغب في تطبيق هذه القاعدة على مساحات Drive المشتركة المرتبطة بأعضاء الوحدة التنظيمية.
    • جميع مساحات Drive المشتركة - طبِّق القاعدة على جميع مساحات Drive المشتركة في المؤسسة.
    • مساحات Drive مشتركة محددة - انقر على العثور على مساحات Drive المشتركة لإدخال حساب عضو وتطبيق القاعدة على مساحة Drive مشتركة محدّدة.
  4. اختيار طول المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:
    • للاحتفاظ بالتسجيلات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى أجل غير مُسمّى.
    • لتجاهل الملفات بعد فترة زمنية محددة، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم. اختر التاريخ المرجعي للمدة، وهو إما تاريخ إنشاء التسجيل أو تاريخ آخر تعديل.
  5. انقر على معاينة لعرض قائمة بالملفات المشمولة بقاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. راجع القائمة للتحقق من أنك قمت بإعداد القاعدة بشكل صحيح. وتأكد من أنها لا تحذف بصفة دائمة البيانات التي قد يحتاجها المستخدمون.
  6. انقر على حفظ لإنشاء القاعدة. سيطلب منك Google Vault التأكيد على أنك تدرك التأثيرات الناجمة عن قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضع علامة في مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

إعداد قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Google Meet

تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على جميع التسجيلات غير المشمولة بقاعدة مخصصة أو حالة تجميد بيانات، بما في ذلك التسجيلات في "ملفاتي" ومساحات Drive المشتركة.

  1. سجّل الدخول إلى Google Vault وانقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  2. في قائمة قواعد الاحتفاظ بالبيانات التلقائية، انقر على Hangouts Meet.
  3. ضع علامة في المربع إعداد قاعدة احتفاظ بالبيانات تلقائية في Hangouts Meet.
  4. اختر ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالتسجيلات إلى أجل غير مُسمّى أو محوها نهائيًا بعد فترة زمنية محددة.
  5. اختر مدة الاحتفاظ بالتسجيلات:
    • للاحتفاظ بجميع التسجيلات بشكل دائم، اختر إلى أجل غير مُسمّى.
    • لتجاهل التسجيلات بعد فترة زمنية محددة، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم. اختر التاريخ المرجعي للمدة، وهو إما تاريخ إنشاء التسجيل أو تاريخ آخر تعديل.
  6. في حالة تحديد مدة، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه مع التسجيلات بعد انتهاء صلاحية فترة الاحتفاظ:
    • لإجراء محو نهائي فقط للتسجيلات التي حذفها المستخدمون من قبل، اختر الخيار الأول.
    • لمحو جميع التسجيلات نهائيًا، اختر الخيار الثاني. يمكن لهذه القاعدة إجراء محو نهائي لكل من التسجيلات المحذوفة والتسجيلات الموجودة في مساحات Google Drive للمستخدمين.
  7. انقر على حفظ لإنشاء القاعدة. سيطلب منك Google Vault التأكيد على أنك تدرك التأثيرات الناجمة عن قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضع علامة في مربعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

(اختياري) تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة في Google Meet.

بعد إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Google Meet، يمكنك تطبيق هذه القواعد على تسجيلات مؤسستك:

  1. سجّل الدخول إلى Google Vault وانقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  2. انقر على الإعدادات وضع علامة في المربّع Hangouts Meet.
  3. انقر على حفظ.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟