Preguntas frecuentes acerca de las retenciones

¿Qué contenido se conserva cuando se aplica una retención?
  • Mensajes y archivos adjuntos almacenados en Gmail, incluido el contenido de las carpetas Enviados, Borradores, Papelera y Spam
  • Mensajes de Grupos de Google
  • Mensajes de Hangouts Chat registrados (con el historial activado)
  • Archivos de las unidades de Drive de los usuarios y, si se quiere, de las unidades compartidas asociadas
  • Determinados mensajes de Hangouts Chat
¿Cuál es la diferencia entre una retención y una regla de conservación?

Con ambas se permite que los mensajes estén accesibles en Vault. Sin embargo, existen diferencias importantes:

Retenciones Reglas de retención
Las retenciones conservan los datos de forma indefinida. Las reglas de retención conservan los datos solo durante un periodo de retención determinado. Cuando termina el periodo de retención, estos datos se eliminan de todos los sistemas de Google.
Las retenciones se suelen utilizar con fines legales o de investigación. Solo las personas que tienen acceso al asunto pueden ver quién y qué se ha retenido. Las reglas de retención se utilizan para la gestión de los datos y para imponer políticas de gestión de los ciclos de vida de la información. Solo las personas que dispongan de privilegios para las reglas de retención en Vault pueden ver, crear o modificar reglas de retención.
Si hay datos que están sujetos a una retención y a una regla de retención, ¿qué prevalece?

Una retención anula cualquier regla de retención.

¿Un usuario cuyo contenido está retenido necesita una licencia de Vault?

Sí. Obtén más información sobre cómo asignar licencias a los usuarios.

¿Qué ocurre cuando se aplica más de una retención al mismo usuario?

Las retenciones son acumulables. Una retención no sustituye a otra.

Por ejemplo, supongamos que creas una Retención A para el usuario jroca@example.com con el término "proyecto X". Además, creas una Retención B para el mismo usuario, pero con el término "presupuesto". Al aplicar estas dos retenciones, Vault conserva el contenido que incluya "proyecto X" o "presupuesto" para jroca@example.com. Si eliminas la Retención A, solo se conservará el contenido relacionado con la Retención B.

¿Qué privilegios necesita una persona para ver, crear o modificar retenciones?

Consulta el artículo Entender y conceder privilegios en Vault para obtener más información.

¿Qué ocurre si mi administrador de G Suite elimina a un usuario que está retenido?

Si el administrador de G Suite elimina a un usuario en la consola de administración, se eliminará todo el contenido de dicho usuario aunque estuviese retenido. Como administrador de Vault, recomienda a tu administrador de G Suite que no elimine usuarios, sino que los suspenda.

¿Cómo veo qué retenciones se aplican?

Puedes consultar fácilmente todas las retenciones en la sección Informes. Para ver las retenciones desde ahí, los usuarios de Vault deben disponer del privilegio Administrar registros de auditorías. También puedes ver qué retenciones se aplican examinando los distintos asuntos que las contienen.

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Haz clic en la opción Informes del panel de navegación de la izquierda.
  3. Haz clic en Retenciones del dominio o en Retenciones para usuarios específicos:
    • Retenciones del dominio: se aplican a los datos de todos los usuarios con licencias de Vault. En la lista de las retenciones para todo el dominio se muestra información acerca de la retención, como los asuntos que la contienen, los términos de búsqueda específicos y la fecha en que se aplicó la retención, entre otros datos.
    • Retenciones para usuarios específicos: se aplican a los datos de usuarios específicos con licencias de Vault. En la lista de retenciones para usuarios específicos, se muestran los usuarios cuyos mensajes están retenidos. Haz clic en un nombre para ver más detalles, como los asuntos que la contienen, los términos de búsqueda específicos y la fecha en que se aplicó la retención, entre otros datos.
  4. De forma opcional, haz clic en Descargar csv en la esquina superior derecha para descargar la lista de retenciones en un archivo csv.

Nota: Si el nombre de un usuario se muestra en color rojo y tachado significa que se ha eliminado su licencia de Vault. Ponte en contacto con tu administrador de G Suite para reasignarle otra licencia de Vault en la consola de administración.

¿Qué sucede cuando se elimina una retención?
Los datos que no están cubiertos por otras retenciones quedan inmediatamente sujetos a las reglas de retención aplicables. Los datos que los usuarios hayan eliminado hace más de 30 días pueden eliminarse de manera definitiva e inmediata.

 

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