FAQ zu Holds

Welche Inhalte werden mithilfe von Holds aufbewahrt?
  • Nachrichten und Anhänge, die in Gmail gespeichert sind, einschließlich der Inhalte in unter Gesendet, Entwürfe, Papierkorb und Spam
  • Nachrichten in Google Groups
  • Nicht vertrauliche Chatnachrichten (Verlauf aktiviert) im klassischen Hangouts
  • Dateien in den Ablagen der Nutzer und ggf. in deren geteilten Ablagen
  • Bestimmte Nachrichten aus Hangouts Chat
Was ist der Unterschied zwischen einem Hold und einer Aufbewahrungsregel?

Beide ermöglichen in Vault den Zugriff auf Nachrichten. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede:

Holds Aufbewahrungsregeln
Über Holds werden Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Über Aufbewahrungsregeln werden Daten für eine bestimmte Dauer gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten unwiderruflich aus allen Google-Systemen entfernt.
Holds werden in der Regel zu rechtlichen oder Prüfzwecken verwendet. Nur Personen, die Zugriff auf die Rechtsangelegenheit haben, können sehen, welche Nutzer und welche Inhalte auf "Hold" gesetzt sind. Aufbewahrungsregeln werden zur Datenverwaltung und zur Erzwingung von Richtlinien zum Informationslebenszyklusmanagement (ILM) verwendet. Nur Personen, die in Vault zur Verwaltung von Aufbewahrungsregeln berechtigt sind, können Aufbewahrungsregeln ansehen, erstellen oder ändern.
Was hat Vorrang, wenn Daten sowohl einem Hold als auch einer Aufbewahrungsregel unterliegen?

Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln.

Müssen Nutzer, deren Inhalte auf "Hold" gesetzt sind, eine Vault-Lizenz besitzen?

Ja. Weitere Informationen zur Vergabe von Lizenzen an Nutzer

Was geschieht, wenn über denselben Nutzer mehr als ein Hold verhängt wurde?

Holds bestehen nebeneinander. Ein Hold ersetzt nicht einen anderen Hold.

Beispiel: Sie erstellen Hold A für den Nutzer m.mustermann@example.com mit dem Begriff "Projekt X". Sie erstellen für denselben Nutzer außerdem Hold B, diesmal mit dem Begriff "Budget". Mit diesen beiden Holds werden alle Inhalte des Nutzers m.mustermann@example.com aufbewahrt, die die Begriffe "Projekt X" oder "Budget" enthalten. Wenn Sie Hold A entfernen, werden nur Inhalte aufbewahrt, die sich auf Hold B beziehen.

Welche Berechtigungen sind erforderlich, um Holds anzusehen, zu erstellen und zu ändern?

Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Vault-Berechtigungen verstehen und erteilen.

Was passiert, wenn mein G Suite-Administrator einen auf "Hold" gesetzten Nutzer löscht?

Wenn der G Suite-Administrator einen Nutzer in der Admin-Konsole löscht, werden dessen Daten gelöscht – auch dann, wenn der Nutzer auf "Hold" gesetzt ist. Als Vault-Administrator sollten Sie Ihren G Suite-Administrator bitten, die Funktion "Archivierter Nutzer" zu verwenden, um diese Daten beizubehalten (Informationen dazu finden Sie im Hilfeartikel Ehemalige Mitarbeiter und deren Daten verwalten), oder Nutzer nur zu sperren, anstatt sie zu löschen.

Wie kann ich mir verhängte Holds ansehen?

Die Holds lassen sich bequem über Berichte aufrufen. Um sich hier alle Holds anzusehen, müssen Vault-Nutzer die Berechtigung "Audits verwalten" besitzen. Alle aktuell vorhandenen Holds finden Sie außerdem in den jeweiligen Rechtsangelegenheiten.

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Berichte.
  3. Klicken Sie auf Domain-Holds oder auf Nutzer-Holds:
    • Domain-Holds: Diese gelten für die Daten aller Nutzer mit Vault-Lizenzen. In der Liste der Domain-Holds werden u. a. folgende Informationen zum Hold angezeigt: die Rechtsangelegenheit oder Rechtsangelegenheiten mit dem Hold, die konkreten Suchbegriffe sowie das Datum, an dem der Hold erstellt wurde.
    • Nutzer-Holds: Diese gelten für die Daten bestimmter Nutzer mit Vault-Lizenzen. In der Liste der Nutzer-Holds werden die Nutzer aufgeführt, deren Nachrichten auf "Hold" gesetzt sind. Klicken Sie auf einen Namen, um weitere Informationen zu erhalten zu der Rechtsangelegenheit oder den Rechtsangelegenheiten mit dem Hold, zu konkreten Suchbegriffen sowie zu dem Datum, an dem der Hold erstellt wurde.
  4. Klicken Sie bei Bedarf rechts oben auf CSV-Datei herunterladen, um eine CSV-Datei mit der Liste der Holds herunterzuladen.

Hinweis: Ein durchgestrichener Name in Rot bedeutet, dass die Vault-Lizenz für diesen Nutzer entfernt wurde. Wenden Sie sich an Ihren G Suite-Administrator, um diesem Nutzer in der Admin-Konsole eine neue Vault-Lizenz zuzuweisen.

Was passiert, wenn ein Hold gelöscht wird?
Daten, die nicht durch andere Holds abgedeckt sind, unterliegen sofort den geltenden Aufbewahrungsregeln. Daten, die Nutzer vor mehr als 30 Tagen gelöscht haben, können sofort unwiderruflich entfernt werden.

 

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