使用保管箱保留 Google Chat 訊息

做為貴機構資訊管理措施的一環，您可以決定要將 Google Chat 的即時訊息 (DM)、群組訊息和聊天室訊息保留多久。只要使用資料保留規則，即可設定郵件的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

有關 Chat 保留功能的重要資訊

我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的 Chat 訊息」，再著手設定資料保留規則。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致郵件立即遭到 Chat 清除，而且無法復原，因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先對少量帳戶測試新規則，再將規則套用到整個機構。

全部展開  |  全部收合

系統會保留哪些資料

在保留範圍內：

• Chat 開啟記錄功能後傳送的訊息和附件
• 外部使用者傳給機構使用者的即時訊息
• 外部使用者在機構群組訊息和聊天室中傳送的訊息

不在保留範圍內：

• 關閉對話記錄功能後傳送的訊息
• 連結的檔案
• 外部 Chat 聊天室中的訊息
• 預覽的訊息

詳情請參閱「支援的服務和資料類型」。

保留作業適用範圍依規則類型而定

預設保留規則適用於機構中所有的即時訊息、群組訊息和 Chat 聊天室。

自訂保留規則可以套用到不同的訊息組合：

依機構單位設定的保留規則	「所有 Chat 聊天室」資料保留規則
Chat 中的即時訊息 2020 年 12 月初之前在 Chat 中建立的群組對話	討論串聊天室 (含有多個對話的訊息) 非討論串聊天室 (含有單一討論串的訊息，例如即時訊息) 2020 年 12 月初之後在 Chat 中建立的群組對話

如果一則訊息同時適用多項自訂保留規則，系統會根據最晚到期的自訂規則來保留訊息。

如果您想利用自訂保留規則來保留所有訊息 (包括即時訊息、群組訊息和聊天室中的訊息)，那麼至少要建立兩項規則：一項是適用於所有 Chat 聊天室訊息和部分群組對話的規則，另一項則是套用至頂層機構單位，適用於即時訊息和群組訊息的規則。

進一步瞭解群組訊息和聊天室的差異。

注意：有別於 Gmail 和網路論壇的資料保留規則，您無法利用字詞將 Chat 資料保留規則的適用目標限定在與特定帳戶相關的訊息，或是含有特定關鍵字的訊息。

保留期限視參與者而定；外部聊天室的訊息不會保留

即時訊息

即時訊息是由即時通訊中的參與者雙方各自擁有。如果參與者雙方隸屬於同一個機構，但適用不同的資料保留規則，就可能發生只有其中一人能存取即時訊息的情況。

舉例來說，參與者 1 的機構單位套用的是即時訊息會在 7 天後清除的資料保留規則，參與者 2 的機構單位套用的則是會無限期保留即時訊息的資料保留規則。在這兩人進行即時通訊的 7 天過後，參與者 1 就無法再存取相關即時訊息；另一方面，由於系統會無限期保留參與者 2 的即時訊息，所以參與者 2 仍然可以存取先前與參與者 1 互相傳送的即時訊息，相關訊息並未遭到清除。

與外部使用者互相傳送的即時訊息

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會分別依據這些機構的資料保留規則來保留即時訊息。

舉例來說，A 公司的即時訊息保留時間為 1 週，B 公司則為 2 年，那麼保管箱會按照以下方式處理 A、B 兩公司使用者間的即時訊息：

• A 公司會保留即時訊息 1 週，之後所有未刪除的訊息都會遭到刪除，A 公司的使用者將無法再存取這些訊息。不過，Chat 設有 30 天的保留期限，能將遭到刪除的訊息保留 30 天。在此期間，這些訊息仍可透過保管箱存取。Chat 保留期限屆滿後，這些即時訊息就不會再保留在 A 公司的保管箱中。
• B 公司會保留即時訊息 2 年，並開放搜尋及匯出這些訊息。2 年後，所有未刪除的訊息都會遭到刪除，但系統會依據 Chat 的 30 天保留期限繼續保留訊息。Chat 保留期限屆滿後，這些即時訊息就不會再保留在 B 公司的保管箱中，而且會從 Google 系統中清除。

Chat 聊天室

如果您設定 Chat 的預設保留規則，或是建立 Chat 的自訂保留規則，保管箱就會僅針對已開啟記錄功能的聊天室保留訊息。不過，專門為機構單位設定的 Chat 資料保留規則並不適用於聊天室訊息。

Chat 聊天室中的外部使用者

如果參與者隸屬不同機構，保管箱會根據聊天室建立者所屬機構的規則來保留對話。如果貴機構使用者在其他機構擁有的聊天室中參與對話，這類訊息就無法透過保管箱保留、搜尋、匯出或設定訴訟保留。

保留期限屆滿時，保管箱會清除所有保留的 Chat 訊息

Chat 資料保留規則並不能單獨清除使用者刪除的訊息。如果資料保留規則設有期限，系統就會在期限屆滿時清除所有訊息。

設定 Gmail 自訂保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [自訂規則] [建立]。
3. 在服務部分選取 [即時通訊]，然後按一下 [繼續]。
4. 選擇實體：
   • 如要保留機構單位中帳戶收發的即時訊息和群組對話，請選取 [機構單位]。按一下機構單位欄位，然後在開啟的對話方塊中點選機構單位。這項規則不會套用到 2020 年 12 月初之後在 Chat 中建立的聊天室訊息或群組對話。
   • 如要保留貴機構中所有聊天室的訊息，請選取 [所有 Chat 聊天室]。這項規則不會套用到即時訊息或部分群組訊息。

   深入瞭解規則類型之間的差異。

5. 選擇訊息保留時間：
   • 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
   • 如要在一段時間後捨棄訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
     警告：您提交新規則後，保管箱會允許 Chat 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
6. 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。

設定 Chat 預設保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
3. 按一下「Chat」圖示 。
4. 選擇訊息保留時間：
   • 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
   • 如要在一段時間後捨棄所有訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
     警告：您提交規則後，保管箱會允許 Chat 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
5. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。