Vault で Google Chat と従来のハングアウトのメッセージを保持する

組織の情報ガバナンス アプローチの一環として、Google Chat と従来のハングアウトのダイレクト メッセージ(DM)、グループ メッセージ、チャットルームのメッセージの保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

Chat の保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みVault でサポートされる Chat のメッセージ、および Vault でサポートされる従来のハングアウトのメッセージに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Chat と従来のハングアウトのメッセージが直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。

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保持の対象はルールの種類によって異なる

デフォルトの保持ルールは、組織内のすべてのダイレクト メッセージ(DM)、グループ メッセージ、チャットルームに適用されます。

カスタム保持ルールは、次のようにさまざまなメッセージに適用されます。

組織部門ベースの保持ルール 「すべての Chat スペース」の保持ルール
  • 従来のハングアウトと Chat 内の DM
  • 従来のハングアウトでのグループの会話
  • 2020 年 12 月初旬より前に作成された Chat のグループ チャット
  • スレッド形式のチャットルーム(メッセージがスレッド形式になっているチャットルーム)
  • 非スレッド形式のチャットルーム(DM などの単独のメッセージで構成されるチャットルーム)
  • 2020 年 12 月初旬より後に作成された Chat のグループ チャット
  • 従来のハングアウトから Chat に同期されたグループの会話(組織で従来のハングアウトを現在も利用している場合)

複数のカスタム保持ルールがメッセージに適用されている場合、そのメッセージは最後に期限切れとなるカスタムルールに従って保持されます。

カスタム保持ルールを使用してすべてのメッセージ(DM、グループ メッセージ、チャットルームのメッセージ)を保持するには、少なくとも 2 つのルールを作成する必要があります。つまり、チャットルームのメッセージと特定のグループ チャットを対象とするすべての Chat スペース用のルールを 1 つと、DM とグループ メッセージを対象とする最上位の組織部門用のルールを 1 つ作成します。

詳しくは、グループ メッセージとチャットルームの違いについてのページをご参照ください。

注: Gmail や Google グループの保持ルールとは異なり、特定のアカウントに関連付けられたメッセージまたは特定のキーワードを含むメッセージに Chat の保持ルールを適用するのに、キーワードを使用することはできません。

保持期間は参加者によって異なり、外部チャットルームのメッセージは保持されない

ダイレクト メッセージ

DM のオーナーは、チャットの個々の参加者です。参加者の所属する組織は同じでも、対象となる保持ルールが異なる場合、DM にアクセスできるユーザーと、アクセスできないユーザーが出てくる可能性があります。

たとえば、DM を 7 日後にパージする保持ルールが適用される組織部門の参加者 1 と、DM の無期限の保持ルールが適用される組織部門の参加者 2 がチャットするとします。参加者 1 が参加者 2 を相手に DM を送受信して 7 日が経過すると、参加者 1 は参加者 2 とやり取りした DM にアクセスできなくなります。ただし、参加者 2 の DM は無期限に保持されるので、DM はパージされず、参加者 2 は引き続きアクセスできます。

外部ユーザーとの DM

参加者同士が別々の組織に所属している場合、DM は各組織の保持ルールに従って保持されます。

たとえば、会社 A では DM を 1 週間保持し、会社 B では 2 年間保持するという場合、Vault では、会社 A のユーザーと会社 B のユーザーの間で交わされた DM は次のように処理されます。

  • 会社 A では DM が 1 週間保持された後、削除されていないメッセージはすべて削除されます。会社 A のユーザーはこれらのメッセージにアクセスできなくなります。Chat には 30 日間の保持期間があり、メッセージは削除後 30 日間保持されます。その間は、Vault でメッセージにアクセスできます。Chat の保持期間が終了すると、会社 A の DM には Vault でアクセスできなくなります。
  • 会社 B では DM を 2 年間保持し、検索と書き出しを行うことができます。2 年経過すると、削除されていないメッセージはすべて削除され、Chat の 30 日間の保存期間に入ります。チャットの保持期間が終了すると、会社 B の Vault で DM にアクセスできなくなり、Google のシステムからパージされます。

Chat スペース

Chat でデフォルトの保持ルールを設定するか、カスタム保持ルールを作成すると、履歴が有効になっている Chat スペース内のメッセージのみが Vault によって保持されます。組織部門に対して設定した Chat の保持ルールは、チャットルームのメッセージには適用されません。

Chat スペース内の外部ユーザー

複数の組織から参加者がある場合は、Chat スペース作成者の組織の保持ルールに従って会話が保持されます。自組織のユーザーが、別組織のユーザーがオーナーである Chat スペースに参加した場合のメッセージは、Vault による保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しの対象とすることはできません。

保持期間が終了すると、対象となるすべての Chat メッセージがパージされる

Chat の保持ルールには、ユーザーが削除したメッセージのみをパージするオプションはありません。保持ルールに有効期限がある場合、保持期間が終了した時点ですべてのメッセージがパージされます。

Chat と従来のハングアウトのカスタム保持ルールを設定する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [Chat] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. エンティティを選択します。
    • 組織部門のアカウントで送受信された DM とグループの会話を保持するには、[組織部門] を選択します。組織部門の欄をクリックし、表示されるダイアログで組織部門をクリックします。このルールはチャットルームのメッセージと、2020 年 12 月初旬より後に作成された Chat のグループ チャットには適用されません。
    • 組織内のすべての Chat スペースのメッセージを保持するには、[すべての Chat スペース] を選択します。このルールはダイレクト メッセージまたは一部のグループ メッセージには適用されません。

    ルールの種類の違いをご確認ください。

  5. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Chat と従来のハングアウトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  6. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

Chat と従来のハングアウトのデフォルトの保持ルールを設定する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. Chat アイコン "" をクリックします。
  4. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージをすべて破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Chat と従来のハングアウトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  5. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。
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