Configurar reglas de conservación de Hangouts Chat

Con las reglas de conservación, puedes controlar cuánto tiempo se retienen los datos de Hangouts Chat con fines de descubrimiento electrónico.

Antes de establecer reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que leas cómo funciona la conservación.

ADVERTENCIA: La configuración incorrecta de una regla de conservación podría causar que los datos se eliminen de forma inmediata e irreversible de las cuentas de los usuarios. Por ello, ten cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las nuevas reglas en un pequeño grupo de usuarios antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre Hangouts Chat y las conservaciones

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

La cobertura de la conservación varía según el tipo de regla
  • La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes directos y salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a una unidad organizativa solo cubre los mensajes directos, no las salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a todas las salas solo cubre las salas; es decir, no cubre los mensajes directos.
Los mensajes directos y las conversaciones de las salas son propiedad de todos los participantes
En el caso de los mensajes directos, ambos participantes son propietarios.  Una conversación de una sala es propiedad de todos los usuarios que participan en ella. Cuando los participantes están cubiertos por políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla con el periodo de conservación más largo.

Cuando un periodo de conservación termina, Vault elimina definitivamente todos los chats de Hangouts cubiertos por la regla correspondiente

Una regla de conservación configurada para eliminar mensajes los eliminará todos definitivamente una vez finalizado el periodo de conservación. No se puede definir una regla de conservación que solo elimine definitivamente los mensajes borrados por los usuarios.

Crear una regla de conservación personalizada de Hangouts Chat

Puedes crear reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas concretas o a todas las salas siguiendo estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará la regla de conservación: Hangouts Chat.
  5. Elige una de las siguientes opciones:
    • Haz clic en Unidad organizativa y selecciona una unidad del menú desplegable. La regla solo se aplicará a los mensajes directos (no a las salas) que incluyan un miembro de la unidad organizativa.
    • Haz clic en Todas las salas para crear una regla que se aplique a todas las salas de tu dominio, pero no a los mensajes directos.
  6. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar los mensajes a los que se aplica esta regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un aviso en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Configurar la regla de conservación predeterminada de Hangouts Chat

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes de tu organización que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo por motivos legales.

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación de datos.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Hangouts Chat.
  4. Marca la casilla Establecer una regla de conservación predeterminada para Hangouts Chat.
  5. Elige cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Selecciona Indefinidamente para conservar los mensajes de forma permanente. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminada. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No continúes con el paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla se ha configurado correctamente. 
  6. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un aviso en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
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