Conservar mensajes de Google Chat y de la versión clásica de Hangouts con Vault

Como parte del enfoque de control de la información de G Suite de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los mensajes directos, los de las salas de Google Chat y los de la versión clásica de Hangouts. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se eliminan en el caso de que vayan a eliminarse. 

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Antes de crear estas reglas, te recomendamos que leas cómo funciona la conservación.

Advertencia: Si una regla de conservación se configura incorrectamente, es posible que Chat y la versión clásica de Hangouts eliminen datos de forma inmediata y definitiva, por lo que debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

Información importante sobre la conservación de Chat

Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a los mensajes directos (MD) si el historial está activado

En las salas, las reglas de conservación y las retenciones se aplican siempre; sin embargo, solo se aplican a los MD cuando el historial está activado. Los administradores de G Suite pueden activar o desactivar el historial, así como permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente.

La cobertura de conservación varía según el tipo de regla
  • La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes directos y salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a una unidad organizativa solo cubre los mensajes directos, no las salas.
  • Una regla de conservación personalizada que se aplica a todas las salas solo cubre las salas; es decir, no cubre los mensajes directos.
Los periodos de conservación dependen de quién participa en los mensajes; los mensajes de salas externas no se retienen

Mensajes directos

En el caso de los mensajes directos, ambos participantes son propietarios. Cuando los participantes pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla que vence en último lugar.

Usuarios externos: cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, los mensajes directos se retienen según las reglas de conservación de cada organización.

Por ejemplo, la empresa A retiene los mensajes directos durante una semana y la empresa B los retiene durante dos años. Vault gestionará los mensajes directos entre los usuarios de la empresa A y la empresa B de la siguiente manera:

  • La empresa A conserva los mensajes directos durante una semana y, a continuación, elimina todos los mensajes que aún no se hayan eliminado. Estos mensajes ya no están disponibles para los usuarios de la empresa A. Chat tiene un periodo de conservación de 30 días, es decir, conserva los mensajes eliminados durante 30 días. Durante ese periodo, los mensajes siguen estando disponibles en Vault. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, esos mensajes directos ya no estarán disponibles en Vault para la empresa A.
  • La empresa B conserva los mensajes directos y puede buscarlos y exportarlos durante dos años. Transcurrido este periodo, los mensajes que no se hayan eliminado se eliminan y se conservan durante el periodo de conservación de 30 días de Chat. Una vez finalizado el periodo de conservación de Chat, los mensajes directos ya no estarán disponible en Vault para la empresa B y se elimina definitivamente de los sistemas de Google.

Salas

La conversación de una sala es propiedad de todos los usuarios que participan en ella. Cuando los participantes pertenecen a la misma organización, pero les rigen políticas de conservación diferentes, Vault conserva los mensajes conforme a la regla que vence en último lugar.

Usuarios externos: cuando los participantes pertenecen a organizaciones diferentes, las conversaciones se retienen según las reglas de la organización a la que pertenece la persona que ha creado la sala. Vault no puede retener, bloquear, buscar ni exportar los mensajes enviados por usuarios de tu organización en salas que pertenecen a otra organización.

Cuando un periodo de conservación predeterminado vence, Vault elimina definitivamente todos los mensajes de Chat cubiertos solo en estos casos:

Las reglas de conservación de Chat no tienen la opción de solo eliminar definitivamente los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Una regla de conservación que quita mensajes elimina definitivamente todos los mensajes cuando finaliza el periodo de conservación.

Crear una regla de conservación personalizada para Google Chat y la versión clásica de Hangouts

Puedes crear reglas personalizadas que se apliquen a unidades organizativas concretas o a todas las salas siguiendo estos pasos:

  1. Inicia sesión en Vault (ediscovery.google.com).
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Elige dónde se aplicará la regla de conservación: Chat.
  5. Elige una de las siguientes opciones:
    • Haz clic en Unidad organizativa y selecciona una unidad en el menú desplegable. La regla solo se aplicará a los mensajes directos (no a las salas) que incluyan un miembro de la unidad organizativa.
    • Haz clic en Todas las salas para crear una regla que se aplique a todas las salas de tu dominio, pero no a los mensajes directos.
  6. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para que se conserven permanentemente los mensajes sujetos a esta regla.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla nueva. Ten en cuenta que durante este proceso es posible que se eliminen datos que los usuarios tenían previsto conservar, así que no vayas al paso siguiente hasta que te hayas asegurado de que la regla esté configurada correctamente. 
  7. Haz clic en Guardar. Antes de crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes, Vault te pide que confirmes que eres consciente de los efectos de esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

Definir la regla de conservación predeterminada para Chat y la versión clásica de Hangouts

La regla de conservación predeterminada se aplica a todos los mensajes de tu organización que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ningún bloqueo.

  1. Inicia sesión en Vault (ediscovery.google.com).
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. En Reglas de conservación predeterminadas, haz clic en Chat.
  4. Marca la casilla Definir una regla de conservación predeterminada para Chat.
  5. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Selecciona Indefinidamente para conservar los mensajes de forma permanente.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Advertencia: En cuanto crees esta regla, Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación predeterminado. En este proceso se pueden incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  6. Haz clic en Guardar. Antes de crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes, Vault te pide que confirmes que eres consciente de los efectos de esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
 
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