Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat festlegen

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Daten in Hangouts Chat zu E-Discovery-Zwecken gespeichert werden.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt, wie die Aufbewahrung funktioniert.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, können dadurch Daten aus den Konten der Nutzer unmittelbar und unwiderruflich gelöscht werden. Seien Sie daher beim Erstellen oder Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Hangouts Chat

Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Direktnachrichten (DNs) mit aktiviertem Chatprotokoll

Für Chatrooms gelten immer Aufbewahrungsregeln und Holds. Für DNs gelten sie jedoch nur, wenn das Protokoll aktiviert ist. Ein G Suite-Administrator kann festlegen, ob das Chatprotokoll aktiviert oder deaktiviert ist, oder die Entscheidung den Nutzern überlassen.

Was aufbewahrt wird, ist von der Art der Aufbewahrungsregel abhängig:
  • Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle DNs und Chatrooms.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit deckt nur DNs, nicht aber die Chatrooms ab.
  • Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für alle Chatrooms gilt nur für Chatrooms. DNs sind nicht abgedeckt.
Direktnachrichten und Unterhaltungen in Chatrooms sind Eigentum aller Teilnehmer
Eine DN ist Eigentum beider Teilnehmer eines Chats.  Eine Unterhaltung in einem Chatroom ist Eigentum aller Teilnehmer. Wenn für diese Nutzer unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt sind, gilt für Vault diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Nach der Aufbewahrungsfrist werden abgedeckte Hangouts-Chats unwiderruflich entfernt

Bei einer Aufbewahrungsregel mit zeitlicher Begrenzung werden alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer unwiderruflich entfernt. Diese Regeln lassen sich allerdings nicht so konfigurieren, dass nur von Nutzern gelöschte Nachrichten unwiderruflich entfernt werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat erstellen

Sie können benutzerdefinierte Regeln erstellen, die für einzelne Organisationseinheiten oder für alle Chatrooms gelten:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: Hangouts Chat.
  5. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
    • Klicken Sie auf Organisationseinheit und wählen Sie einen Eintrag aus dem Drop-down-Menü aus. Die Regel gilt nur für Direktnachrichten, die ein Mitglied der Organisationseinheit einschließen (nicht für Chatrooms).
    • Klicken Sie auf Alle Chatrooms, um die Regel auf alle Räume in der Domain anzuwenden (nicht auf Direktnachrichten).
  6. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Nachrichten, die von der Regel abgedeckt werden, dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Um Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, beginnt Vault mit der Umsetzung. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die den geltenden Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, dauerhaft gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  7. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die alle Nachrichten unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Hangouts Chat festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten in Ihrer Organisation, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standard-Aufbewahrungsregeln auf Hangouts-Chat.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Hangouts Chat festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um alle Nachrichten dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Um Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
    Warnung: Daten, die den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, werden von Vault sofort gelöscht, wenn Sie die Regel einreichen. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  6. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die alle Nachrichten unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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