Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Direktnachrichten (DN), Gruppennachrichten, Unterhaltungen in Videokonferenzen und Nachrichten aus Projektbereichen in Google Chat aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.
Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.
Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Google Chat
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Google Chat-Nachrichten informieren.
Alle maximieren | Alle minimieren
Welche Daten können aufbewahrt werden?Aufbewahrt:
- Nachrichten und Anhänge in Chat, die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden
- Direktnachrichten (DN) von externen Nutzern an Ihre Nutzer
- Nachrichten, die von externen Nutzern in den Gruppennachrichten und -bereichen Ihrer Organisation gesendet wurden
- Unterhaltungen in Videokonferenzen werden als Chatbereiche gespeichert
Nicht aufbewahrt:
- Nachrichten, die mit deaktiviertem Verlauf gesendet wurden
- Verknüpfte Dateien
- Nachrichten in externen Chatbereichen
- In der Vorschau angezeigte Nachrichten
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.
Mit der Einführung von Google Chat in Meet werden in Google Chat bis zu 7 Tage vor einer Besprechung eine Reihe von Besprechungsunterhaltungen erstellt. Diese Besprechungen werden in Ihrem Tool zur Verwaltung von Besprechungsräumen, in Audit-Logs und in Berichten angezeigt. Nicht verwendete Unterhaltungen in Videokonferenzen werden innerhalb von acht Tagen nach dem Erstellungsdatum automatisch gelöscht.
Hinweis: In den nächsten Monaten werden weitere Updates folgen.
Vault
Wenn der fortlaufende Chat in Besprechungen aktiviert ist, werden Unterhaltungen in Videokonferenzen als Gruppenbereiche in Google Chat gespeichert. Diese Unterhaltungen unterliegen auch den Google Chat-Richtlinien zur Datenaufbewahrung und den Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) Ihrer Organisation. DLP-Regeln für anonyme Nutzer gelten nicht für Unterhaltungen in Videokonferenzen.
Host-Einstellung auf Besprechungsebene
Wenn ein Gastgeber den fortlaufenden Chat in Besprechungen deaktiviert, werden Nachrichten in der Besprechung wieder wie bisher angezeigt. Nachrichten werden nicht in Google Chat gespeichert und unterliegen nicht den Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation. Weitere Informationen
- Administratoreinstellungen: Derzeit können Sie Besprechungsunterhaltungen nicht für Ihre gesamte Domain deaktivieren. Diese Funktion befindet sich noch in der Entwicklungsphase.
- Admin-Konsole: Die Aktivitäten externer, spontaner und anonymer Nutzer in Besprechungsunterhaltungen sind in den Protokollereignisberichten enthalten.
Unterhaltungen in Videokonferenzen werden im Abschnitt „Gruppenbereiche“ in der Verwaltung und Berichterstellung für Gruppenbereiche angezeigt. Besprechungsunterhaltungen werden vom System generiert. Daher sind alle Besprechungsunterhaltungen über Audit-Logs verfügbar, unabhängig davon, ob sie verwendet werden oder nicht. Sie finden diese Protokolle in der Admin-Konsole unter BerichterstellungAudit und Prüfung
Chat-Protokollereignisse.
Im Rahmen der Einführung von kontinuierlichen Videokonferenzen kann es zu einem Anstieg der gemeldeten Speichernutzung kommen.
Da Unterhaltungen in Videokonferenzen jetzt von Systemen erstellte Google Chat-Gruppenbereiche sind, werden Sie Änderungen in vier bestimmten Bereichen der Admin-Konsole feststellen. Dieses Verhalten ist normal.
App-Berichte
Berichtsdaten zu Apps finden Sie unter BerichteApp-Berichte
Google Chat.
Möglicherweise sehen Sie einen Anstieg des Messwerts „Erstellte Bereiche“ im Diagramm der Chat-Berichte. Diese Zunahme ist darauf zurückzuführen, dass das System automatisch 7 Tage vor geplanten Besprechungen Arbeitsbereiche generiert. Das muss nicht unbedingt auf eine erhöhte manuelle Nutzeraktivität hindeuten.
Tool zum Verwalten von Gruppenbereichen
Auf Besprechungsunterhaltungen kann im Gruppenbereichs-Managementtool unter AppsGoogle Workspace
Einstellungen für Google Chat
Gruppenbereiche verwalten zugegriffen werden.
Diese Gruppenbereiche werden wie alle anderen Chat-Gruppenbereiche verwaltet, werden aber automatisch gelöscht, wenn sie nicht verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unten unter „Automatische Löschung von Konferenz-Chatunterhaltungen“.
Hinweis: Wir arbeiten daran, von Systemen erstellte Unterhaltungen in einem zukünftigen Update zu trennen, um die Ansicht übersichtlicher zu gestalten.
Audit und Prüfung
Beim Erstellen dieser Gruppenbereiche werden „Chatroom erstellt“-Ereignisse in den Chat-Audit-Logs generiert.
Beim Erstellen dieser Gruppenbereiche werden Chatroom erstellt-Ereignisse in den Chat-Audit-Logs generiert. Sie finden sie unter BerichterstellungAudit und Prüfung
Chat-Protokollereignisse.
Hinweis: Auch wenn diese Bereiche vom System generiert werden, wird im Audit-Log im Feld „Akteur“ der Organisator der Videokonferenz aufgeführt. Gibt den Nutzer an, in dessen Namen der Bereich vorbereitet wurde.
Vault und Datenexport
Wenn Sie einen domainweiten Datenexport mit aktivierten fortlaufenden Chats in Videokonferenzen starten, kann es aufgrund der hinzugefügten systemgenerierten Gruppenbereiche zu einer Erhöhung des Speicherplatzes kommen.
Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Direktnachrichten (DNs), Gruppennachrichten, Unterhaltungen in Videokonferenzen und Chatbereiche in Ihrer Organisation.
Eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel kann auf verschiedene Nachrichtengruppen angewendet werden:
| Aufbewahrungsregel für eine Organisationseinheit | Aufbewahrungsregel „Alle Chatbereiche“ (einschließlich Unterhaltungen in Videokonferenzen) |
|---|---|
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Wenn für eine Nachricht mehrere benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln gelten, wird sie entsprechend der benutzerdefinierten Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.
Wenn Sie alle Nachrichten (DNs, Gruppennachrichten und Nachrichten in Gruppenbereichen) mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln aufbewahren möchten, müssen Sie mindestens zwei Regeln erstellen. Sie erstellen eine Regel für alle Chatbereiche, die Nachrichten in Gruppenbereichen und bestimmten Gruppenunterhaltungen abdeckt, und eine weitere Regel für Direktnachrichten und Gruppennachrichten in der übergeordneten Organisationseinheit.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Gruppennachrichten und Projektbereichen
Hinweis: Im Gegensatz zu Aufbewahrungsregeln für Gmail und Google Groups können Sie Chataufbewahrungsregeln nicht mithilfe von Begriffen auf Nachrichten anwenden, die zu bestimmten Konten gehören oder bestimmte Suchbegriffe enthalten.
Direktnachrichten
Die Inhaber von 1:1-Direktnachrichten (DNs) sind die Organisationen der Chatteilnehmer, die die Unterhaltung erstellen. Das ist in der Regel die Person, die die erste Nachricht sendet.
Wenn die Teilnehmer eines Chats derselben Organisation angehören, aber unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt die längere der beiden Aufbewahrungsregeln. Beispiel: Teilnehmer 1 ist in einer Organisationseinheit, die einer Aufbewahrungsregel unterliegt, durch die DN nach sieben Tagen dauerhaft gelöscht werden. Er chattet mit Teilnehmer 2, der zu einer Organisationseinheit gehört, die einer unbeschränkten Aufbewahrungsregel für DN unterliegt. Beide Teilnehmer haben unbegrenzt Zugriff auf die Direktnachrichten. Bei einer Vault-Suche nach einem der beiden Teilnehmer werden unbegrenzt Nachrichten für beide Nutzer zurückgegeben.
DNs mit externen Nutzern
Unabhängig von der Inhaberschaft werden Direktnachrichten, wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, gemäß den Aufbewahrungsregeln der einzelnen Organisationen aufbewahrt.
Beispiel: Unternehmen A speichert DNs eine Woche lang und Unternehmen B speichert DNs zwei Jahre. In Vault werden Direktnachrichten für die Administratoren von Unternehmen A eine Woche und für die Administratoren von Unternehmen B zwei Jahre lang aufbewahrt. Für Google Chat gilt eine 30-tägige Aufbewahrungsdauer. Nachrichten werden also nach dem Löschen durch eine Aufbewahrungs- oder Richtlinie zur automatischen Datenlöschung noch 30 Tage aufbewahrt. Diese Nachrichten sind weiterhin in Vault verfügbar. Nach Ablauf der Chat-Aufbewahrungsdauer ist die Direktnachricht in Vault nicht mehr für beide Unternehmen verfügbar.
Hinweis: Die Aufbewahrungsrichtlinie der übergeordneten Organisation wird auf Unterhaltungen in der Produktoberfläche angewendet, während die Richtlinie für jede Organisation auf die Nachrichten in Vault angewendet wird. Es kann vorkommen, dass Nutzer Nachrichten länger sehen als ihr Administrator, z. B. wenn der Nutzer der Inhaberorganisation eine längere Aufbewahrungsrichtlinie hat als der Gastadministrator. In diesen Fällen wird die Sichtbarkeit von Vault so erweitert, dass sie mindestens der Nutzersichtbarkeit entspricht.
Chatbereiche
Wenn Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen oder eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Chat erstellen, werden in Vault nur Nachrichten in Gruppenbereichen (einschließlich Unterhaltungen in Videokonferenzen) aufbewahrt, für die der Verlauf aktiviert ist. Für Organisationseinheiten festgelegte Chataufbewahrungsregeln gelten nicht für Nachrichten in Projektbereichen.
Externe Nutzer in Chatbereichen
Wenn Teilnehmer zu verschiedenen Organisationen gehören, wird die Unterhaltung entsprechend den Regeln der Organisation aufbewahrt, zu der der Ersteller des Projektbereichs gehört. Wenn Nutzer in Ihrer Organisation zu Projektbereichen einer anderen Organisation gehören, können diese Nachrichten nicht über Vault aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt, gesucht oder exportiert werden.
Bei Aufbewahrungsregeln für Chatnachrichten besteht nicht die Möglichkeit, nur solche Nachrichten dauerhaft zu löschen, die von Nutzern gelöscht wurden. Bei einer Aufbewahrungsregel mit Ablaufdatum werden alle Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht.
Leere und inaktive systemgenerierte Unterhaltungen (z. B. Besprechungsunterhaltungen) werden in Google Chat automatisch und endgültig gelöscht. Unterhaltungen für Videokonferenzen können bis zu 7 Tage vor dem geplanten Beginn einer Videokonferenz automatisch generiert werden.
Vom System generierte Konversationen werden nur gelöscht, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Gruppenbereich enthält keine von Nutzern erstellten Nachrichten, weder sichtbare noch vorläufig gelöschte. Vom System generierte Nachrichten (z. B. wenn Nutzer einer Videokonferenz beitreten oder sie verlassen) sind ausgeschlossen.
- Keine angepinnten Ressourcen oder Aufgaben.
- Der Gruppenbereich kann nicht per E-Mail erreicht werden. Weitere Informationen
- In den letzten acht aufeinanderfolgenden Tagen gab es in der Unterhaltung keine Nutzeraktivität (z. B. das Senden von Nachrichten, das Hochladen von Dateien oder Änderungen an den Teilnehmern).
Hinweis: Dies geschah nur nach 30 Tagen im November und Anfang Dezember 2025, wurde aber inzwischen auf 8 Tage reduziert. In diesem Zeitraum kann es zu einem Anstieg der Aktivitäten kommen, der in Zukunft jedoch deutlich zurückgehen sollte.
Beim Löschen von nutzer- oder systemgenerierten Unterhaltungen werden auch der Name der Unterhaltung und die Mitgliederliste gelöscht. Dieses Verfahren steht nicht im Widerspruch zu Google Vault-Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten oder Legal Holds, da es nur für Unterhaltungen gilt, die keine Nachrichten enthalten.
Administratoren finden Löschdatensätze für Chat-Audit-Logs in der Admin-Konsole.
Leere und inaktive Unterhaltungen (Gruppen-Direktnachrichten und Gruppenbereiche) werden in Google Chat automatisch und dauerhaft gelöscht. Dies geschieht nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Gruppenbereich enthält keine von Nutzern erstellten Nachrichten, weder sichtbare noch vorläufig gelöschte. Vom System generierte Nachrichten (z. B. wenn Nutzer einer Videokonferenz beitreten oder sie verlassen) sind ausgeschlossen.
- Es sind keine Ressourcen oder Aufgaben angepinnt.
- Sie können keine E-Mails an den Gruppenbereich senden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel E-Mails an einen Gruppenbereich in Google Chat senden.
- In den letzten 30 Tagen gab es keine Nutzeraktivität in der Unterhaltung. Es wurden beispielsweise keine Nachrichten gesendet, keine Dateien hochgeladen und keine Teilnehmer hinzugefügt oder entfernt.
- Der Gruppenbereich wird nicht migriert.
Beim Löschen werden der Name der Unterhaltung und die Mitgliederliste entfernt. Der Bereich wird 60 Tage lang vorläufig gelöscht. Während dieser Zeit können Nutzer zwar nicht darauf zugreifen, aber lizenzierte Administratoren können mit Google Vault Informationen abrufen. Nach 60 Tagen wird der Bereich endgültig gelöscht. Dieser Prozess steht nicht im Widerspruch zu den Google Vault-Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten oder zu rechtlichen Holds, da er nur für Unterhaltungen gilt, die keine Nachrichten enthalten.
Wenn Sie den Migrationsmodus verwenden, um Nachrichten zu Google Chat zu migrieren, müssen alle Gruppenbereiche innerhalb von 90 Tagen migriert werden.
Für Gruppenbereiche im Migrationsmodus gilt eine Frist von 90 Tagen für die Einführung. Während dieser Zeit muss eine Migrations-App alle Inhalte in den Gruppenbereich importieren und den Migrationsmodus beenden. Wenn ein Bereich bis zum 90. Tag nicht aus dem Migrationsmodus beendet wurde, wird er automatisch aus dem Speicher gelöscht. Nachdem ein Gruppenbereich den Migrationsmodus verlassen hat, gelten die Standard-Aufbewahrungsregeln für Vault.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Chat festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
- Wählen Sie als Dienst Chat aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
- Wenn Sie Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen behalten möchten, die von Konten in einer Organisationseinheit gesendet oder empfangen wurden, wählen Sie Organisationseinheit aus. Klicken Sie auf das Feld „Organisationseinheit“ und dann im Dialogfeld, das anschließend geöffnet wird, auf die Organisationseinheit. Diese Regel gilt nicht für Nachrichten in Gruppenbereichen oder Gruppenunterhaltungen, die nach Anfang Dezember 2020 in Google Chat erstellt wurden.
- Wenn Sie Nachrichten aller Gruppenbereiche Ihrer Organisation aufbewahren möchten, wählen Sie Alle Chatbereiche aus. Die Regel gilt nicht für Direkt- oder Gruppennachrichten.
Unterschiede zwischen Regeltypen ansehen
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Warnung: In Vault können Google Chat-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.
Benutzerdefinierte RegelnStandardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Chat festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf „Chat“
.
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
Warnung: In Vault können Google Chat-Daten mit überschrittener Aufbewahrungsdauer sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.