Nell'ambito dell'approccio alla governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i messaggi diretti, i messaggi di gruppo, le conversazioni delle riunioni e i messaggi degli spazi in Google Chat. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
Informazioni importanti sulla conservazione di Chat
Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali dati di Chat sono supportati in Vault.
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Dati che è possibile conservareInclusi:
- Messaggi e relativi allegati inviati quando la cronologia è attivata, in Chat
- Messaggi diretti inviati da utenti esterni ai tuoi utenti
- Messaggi inviati da utenti esterni nei messaggi di gruppo e negli spazi della tua organizzazione
- Conversazioni delle riunioni salvate come spazi di Chat
Non inclusi:
- Messaggi inviati quando la cronologia è disattivata
- File collegati
- Messaggi in spazi di Chat esterni
- Messaggi in anteprima
Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.
Quando la chat della riunione continua è attiva, le conversazioni delle riunioni vengono salvate come spazi in Chat. Queste conversazioni sono inoltre soggette ai criteri di conservazione dei dati di Google Chat e alle regole di prevenzione della perdita di dati (DLP) della tua organizzazione. Le regole DLP per gli utenti anonimi non si applicano alle conversazioni delle riunioni.
Se gli organizzatori della riunione disattivano la chat della riunione continua, i messaggi durante la riunione tornano alla vecchia esperienza di chat della riunione temporanea. I messaggi non vengono salvati in Chat e non sono soggetti alle norme di conservazione dei dati o alle regole DLP della tua organizzazione.
L'attività di utenti esterni, che partecipano senza preavviso e anonimi nelle conversazioni delle riunioni è inclusa nei report sugli eventi dei log. Puoi trovare questi log in Report > Controllo e indagine > Eventi del log di Chat nella Console di amministrazione Google.
La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi diretti, i messaggi di gruppo, le conversazioni delle riunioni e gli spazi di Chat della tua organizzazione.
Una regola di conservazione personalizzata può essere applicata a diversi gruppi di messaggi:
| Regola di conservazione basata su unità organizzativa | Regola di conservazione "Tutti gli spazi di Chat" (incluse le conversazioni delle riunioni) |
|---|---|
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Se a un messaggio sono applicabili più regole di conservazione personalizzate, verrà conservato in base alla regola personalizzata che scade per ultima.
Per conservare tutti i messaggi (messaggi diretti, di gruppo e contenuti negli spazi) con regole di conservazione personalizzate, devi creare almeno due regole. Puoi creare una regola per tutti gli spazi di Chat, riguardante i messaggi contenuti negli spazi e in alcune conversazioni di gruppo, e un'altra per l'unità organizzativa di primo livello, applicabile ai messaggi diretti e ai messaggi di gruppo.
Scopri di più sulle differenze tra messaggi di gruppo e spazi.
Nota: a differenza delle regole di conservazione di Gmail e di Gruppi, non puoi utilizzare termini per applicare le regole di conservazione di Chat a messaggi associati ad account specifici o contenenti determinate parole chiave.
Messaggi diretti
I messaggi diretti 1:1 sono di proprietà dell'organizzazione del partecipante alla chat, che crea la conversazione. Spesso, ma non necessariamente, si tratta della persona che invia il primo messaggio.
Quando i partecipanti di una chat appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, viene applicata la regola di conservazione più lunga. Ad esempio, il partecipante 1 appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che elimina definitivamente i messaggi diretti dopo sette giorni e chatta con il partecipante 2 che appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che conserva i messaggi diretti a tempo indeterminato. Entrambi i partecipanti avranno accesso ai messaggi diretti a tempo indeterminato e una ricerca in Vault per uno dei partecipanti restituirà i messaggi per entrambi gli utenti a tempo indeterminato.
Messaggi diretti con utenti esterni
Indipendentemente dalla proprietà, quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, i messaggi diretti vengono conservati in base alle regole di conservazione di ciascuna organizzazione.
Ad esempio, l'azienda A conserva i messaggi diretti per una settimana e l'Azienda B li conserva per due anni. Vault conserverà i messaggi diretti per gli amministratori dell'azienda A per una settimana e per gli amministratori dell'azienda B per 2 anni. Chat applica un periodo di conservazione di 30 giorni in virtù del quale i messaggi vengono conservati per 30 giorni dopo l'eliminazione da parte di una politica di conservazione o di eliminazione automatica. Durante questo periodo, i messaggi sono ancora disponibili in Vault. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per nessuna delle due aziende.
Nota: le norme di conservazione per l'organizzazione proprietaria vengono applicate alle conversazioni nell'interfaccia utente del prodotto, mentre le norme per ogni organizzazione vengono applicate ai messaggi in Vault. In alcuni casi, gli utenti potrebbero avere una visibilità dei messaggi più lunga rispetto all'amministratore, ad esempio quando l'utente dell'organizzazione proprietaria ha una policy di conservazione più lunga rispetto all'amministratore ospite. In questi casi, estenderemo la visibilità di Vault in modo che corrisponda almeno alla visibilità dell'utente.
Spazi di Chat
Quando imposti una regola di conservazione predefinita o crei una regola di conservazione personalizzata per Chat, Vault può conservare i messaggi solo negli spazi (incluse le conversazioni delle riunioni) in cui è stata attivata la cronologia. Le regole di conservazione di Chat impostate per le unità organizzative non si applicano ai messaggi contenuti negli spazi.
Utenti esterni negli spazi di Chat
Quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, la conversazione viene conservata in base alle regole dell'organizzazione di cui fa parte l'utente che ha creato lo spazio. Se gli utenti della tua organizzazione partecipano a spazi di proprietà di un'altra organizzazione, i loro messaggi non saranno disponibili per la conservazione, le conservazioni, la ricerca o l'esportazione in Vault.
Le regole di conservazione di Chat non offrono l'opzione che consente di eliminare definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti. Una regola di conservazione con una data di scadenza elimina definitivamente tutti i messaggi alla scadenza del periodo di conservazione.
Google Chat elimina automaticamente e in modo permanente le conversazioni vuote e inattive (messaggi diretti di gruppo e spazi). Ciò si verifica solo se sono soddisfatte tutte queste condizioni:
- Lo spazio non contiene messaggi generati dagli utenti, visibili o eliminati temporaneamente. I messaggi generati dal sistema (ad esempio, utenti che partecipano o abbandonano) sono esclusi.
- Non sono presenti risorse o attività fissate.
- Non puoi inviare email allo spazio. Per maggiori dettagli, vai a Invia email a uno spazio in Google Chat.
- Non c'è stata alcuna attività utente nella conversazione negli ultimi 30 giorni consecutivi. Ad esempio, non sono stati inviati messaggi, caricati file o apportate modifiche ai partecipanti.
L'eliminazione include il nome della conversazione e l'elenco dei membri. Lo spazio viene messo in stato di eliminazione temporanea per 60 giorni. Durante questo periodo, anche se gli utenti non possono accedervi, Google Vault consente agli amministratori autorizzati di recuperare le informazioni. Al termine dei 60 giorni, lo spazio viene eliminato definitivamente. Questo processo non è in conflitto con le policy di conservazione dei messaggi o le archiviazioni a fini legali di Google Vault, in quanto si applica solo alle conversazioni confermate come prive di messaggi.
Se utilizzi la modalità di migrazione per eseguire la migrazione dei messaggi a Chat, è necessario eseguire la migrazione di tutti gli spazi entro 90 giorni.
Gli spazi in modalità di migrazione hanno un periodo di lancio limitato di 90 giorni, durante il quale un'app di migrazione deve importare tutti i contenuti nello spazio e uscire dalla modalità di migrazione. Se uno spazio non è uscito dalla modalità di migrazione entro il giorno 90, verrà eliminato automaticamente dallo spazio di archiviazione. Quando uno spazio esce dalla modalità di migrazione, vengono applicate le regole di conservazione standard di Vault.
Imposta una regola di conservazione personalizzata per Chat
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
Regole personalizzate
- Come servizio, seleziona Chat e fai clic su Continua.
- Scegli un'entità:
- Per conservare i messaggi diretti e le conversazioni di gruppo inviati o ricevuti dagli account di un'unità organizzativa, seleziona Unità organizzativa. Fai clic sul campo dell'unità organizzativa e, nella finestra di dialogo che si apre, fai clic sull'unità organizzativa. La regola non si applica ai messaggi contenuti negli spazi o nelle conversazioni di gruppo create in Chat dopo l'inizio di dicembre 2020.
- Per conservare i messaggi contenuti in tutti gli spazi della tua organizzazione, seleziona Tutti gli spazi di Chat. La regola non si applica ai messaggi diretti né ad alcuni messaggi di gruppo.
Esamina le differenze tra i tipi di regole.
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
- Per eliminare i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500).
Attenzione: Vault consente a Chat di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti una nuova regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
- Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, seleziona la casella di conferma e fai clic su Accetta.
Regole personalizzateImposta la regola di conservazione predefinita per Chat
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
- Fai clic su Chat
.
- Scegli per quanto tempo conservare i messaggi:
- Per conservare in modo permanente i messaggi a cui si applica la regola, scegli Sempre.
- Per eliminare tutti i messaggi dopo un determinato periodo di tempo, scegli Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 a 36.500).
Attenzione: Vault consente a Chat di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
- Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.