Definir guardas de documentos para mensagens do Google Chat e do Hangouts clássico

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode preservar as mensagens do Chat e do Hangouts clássico por tempo indeterminado usando guardas de documentos para cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas individuais ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras de governança da informação padrão, que poderiam limpá-los.

Se um usuário em guarda excluir as mensagens, elas serão removidas da visualização dele. No entanto, as mensagens continuarão disponíveis no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar todas as mensagens.

Se o administrador do Google Workspace excluir a conta de um usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser guardar or reter os dados de um usuário, ele precisará ter as licenças do Google Workspace e do Vault. Saiba mais sobre Preservar dados dos usuários.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Informações importantes sobre a guarda de documentos no Chat e no Hangouts clássico

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As regras de retenção e as guardas de documentos só se aplicam às mensagens quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos sempre se aplicam às salas com respostas agrupadas (conversas). No entanto, elas se aplicam às mensagens diretas, mensagens em grupo e salas com conversas desagrupadas quando o histórico está ativado.

Um administrador do Google Workspace pode definir se o histórico está ativado ou desativado ou permitir que os usuários decidam.

Reter mensagens nos espaços do Chat

Diferentemente das regras de retenção do Chat, as guardas de documentos só podem ser colocadas em contas individuais ou unidades organizacionais. Elas não podem ser definidas exclusivamente nos espaços do Chat. No entanto, você pode incluir mensagens nos espaços do Chat associados às contas que estão em guarda de documentos marcando uma caixa ao criar a guarda.

Caixa desmarcada (padrão) Caixa marcada
  • Mensagens diretas no Chat e no Hangouts clássico
  • Mensagens nos chats em grupo do Chat criadas antes do início de dezembro de 2020
  • Conversas em grupo no Hangouts clássico

Todas as mensagens quando a caixa está desmarcada, além de determinadas mensagens* nos seguintes espaços:

  • Salas com conversas agrupadas (salas com mensagens em conversas)
  • Salas com conversas desagrupadas
  • Os chats em grupo no Chat criados após o começo de dezembro de 2020. Observação: se sua organização ainda usar o Hangouts clássico, essas mensagens serão sincronizadas com o Hangouts clássico e incluídas nas guardas de documentos por padrão até ele ser encerrado.

*As mensagens nos espaços do Chat que o Vault inclui em uma guarda de documento dependem do tipo de espaço:

  • Salas com conversas agrupadas: o Vault reterá uma conversa se um usuário em guarda de documentos enviar pelo menos uma mensagem e a sala for criada por alguém na sua organização. As conversas de que o usuário não participou ativamente não são incluídas na guarda de documentos, mesmo que ele tenha visto as mensagens.
  • Salas com conversas desagrupadas: o Vault reterá todas as mensagens se um usuário em guarda de documentos for participante da sala, mesmo que ele não tenha enviado nenhuma mensagem. Se todos os usuários sujeitos à guarda de documentos saírem de uma sala, apenas as mensagens enviadas antes da saída do último participante serão incluídas na guarda.
  • Chats em grupo no Chat criados após o início de dezembro de 2020: o Vault retém as mensagens se um usuário sujeito à guarda de documentos for participante do chat em grupo, mesmo que ele não tenha enviado mensagens. Se todos os usuários sujeitos à guarda de documentos saírem de um chat em grupo, apenas as mensagens enviadas antes da saída do último participante serão incluídas na guarda.
  • Espaços do Chat externos: as guardas de documentos não se aplicam às mensagens enviadas nos espaços de outra organização.

As mensagens diretas e a maioria das mensagens em grupo enviadas a um usuário em guarda são preservadas pela guarda de documentos, mesmo que ele não responda ou que o remetente seja um usuário externo.

As mensagens em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis para os usuários do Vault com privilégios de acesso

Quando uma mensagem em uma guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessá-la. No entanto, os usuários do Vault com privilégios apropriados podem pesquisar e ver a mensagem. Eles também podem exportar a mensagem no Vault.

Os arquivos anexados diretamente às mensagens do Chat estão sujeitos às guardas de documentos do Chat

Quando um usuário compartilha um arquivo armazenado no Drive, como um documento, uma planilha ou um PDF, o Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. Como o arquivo original fica armazenado no Drive, ele não é incluído quando você cria uma guarda de documentos nas mensagens do Chat. Para reter esses dados, aplique uma guarda de documentos no Drive.

Outros tipos de arquivos anexados diretamente a uma mensagem do Chat, como PDFs, IMGs e DOCX, são cobertos pelas guardas de documentos do Chat.

Definir uma guarda de documentos em mensagens do Chat e do Hangouts clássico

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

  1. Faça login em https://vault.google.com.
  2. Clique em Casos.
  3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
    1. Clique em Criar caso.
    2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
    3. Clique em Criar.
  4. Clique em Guardas de documentosCriar.
  5. Digite um nome exclusivo para a guarda.
  6. Clique em Escolher serviçoe depois Chat.
  7. Clique em Continuar.
  8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
    • Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
    • Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.
  9. Escolha se a guarda de documentos deve incluir mensagens nos espaços do Chat.

  10. Clique em Continuar.

  11. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Chat e do Hangouts clássico

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, mudar do Chat para outro) ou o tipo de escopo (como mudar contas para uma unidade organizacional).

  1. Faça login em https://vault.google.com.
  2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
  3. Para alterar as contas ou unidades organizacionais cobertas pela guarda de documentos, faça o seguinte:
    1. Clique em Escopo.
    2. Adicione ou remova contas ou mude a unidade organizacional.

      Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda que abranja contas específicas.

      Se você remover todas as contas, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.

    3. Clique em Continuar.
  4. Para alterar se a guarda de documentos é aplicável a mensagens em espaços do Chat:
    1. Clique em Escopo.
    2. Clique em ""Incluir conversas em espaços do Chat.
  5. Clique em Salvar.

Usar o Vault clássico

Clique abaixo para abrir as etapas do Vault clássico (ediscovery.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Definir guardas de documentos para o Chat e o Hangouts clássico em ediscovery.google.com

Definir guardas de documentos para o Chat e o Hangouts clássico

  1. Crie ou abra o caso que conterá a guarda de documentos.
  2. Clique em Criar guarda de documentos.
  3. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos. 
  4. Escolha o tipo de guarda de documentos: Chat.
  5. Use a seta para baixo para aplicar a guarda de documentos a contas específicas ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à guarda de documentos.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. (Opcional) Marque a caixa para incluir conversas dos espaços do Chat. Veja mais detalhes em Revisar como as mensagens nos espaços do Chat são retidas
  7. Clique em Salvar para criar a guarda de documentos.

Modificar uma guarda de documentos do Chat e do Hangouts clássico

Você pode alterar alguns dos critérios de uma guarda de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a guarda de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar guarda de documentos.
  3. Modifique qualquer um destes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda de documentos que abranja contas individuais. Se você remover todos os usuários, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos. 
    • Incluir também as conversas nos espaços do Chat: altere essa configuração para incluir ou excluir mensagens nos espaços do Chat. Veja mais detalhes em Revisar como as mensagens nos espaços do Chat são retidas.
  4. Clique em Salvar.
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