Definir guardas de documentos para as mensagens do Hangouts Chat

Use as guardas de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Se o administrador do G Suite excluir uma conta de usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Vault.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e as guardas de documentos

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Uma guarda de documentos só preserva conversas em salas se um usuário sujeito à guarda de documento tiver enviado uma mensagem

Uma guarda de documentos aplicada a um usuário abrange apenas as conversas em que o usuário enviou pelo menos uma mensagem. As conversas em uma sala onde o usuário não era um participante ativo não são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário tenha visualizado as mensagens.
As mensagens diretas enviadas a um usuário sujeito a uma guarda de documentos são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário não as responda.

Não é possível incluir uma sala inteira em uma guarda de documentos

As salas no Hangouts Chat não podem ficar restritas a uma unidade organizacional. Todas as pessoas no domínio podem ser convidadas para qualquer sala. O Vault não armazena as mensagens enviadas pelos participantes da sala não cobertos por uma guarda de documentos. 
As mensagens na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, as mensagens cobertas permanecem visíveis para o usuário, mesmo que elas tenham sido removidas da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Definir uma guarda de documentos para o Hangouts Chat

  1. Crie ou abra o caso que conterá a guarda de documentos.
  2. Clique em Criar retenções.
  3. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos. 
  4. Escolha o tipo de guarda de documentos: Hangouts Chat.
  5. Use a seta para baixo para aplicar a guarda de documentos a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à guarda de documentos.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. (Opcional) Marque a caixa para incluir as conversas das salas. 
  7. Clique em Salvar para criar a guarda de documentos.

Modificar uma retenção de documentos existente no Hangouts Chat

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma guarda de documentos que abranja uma unidade organizacional nem adicionar unidades organizacionais a uma guarda de documentos que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos. 
    • Incluir também as conversas associadas nas salas: altere esta configuração conforme a necessidade para incluir ou excluir conversas nas salas.
  4. Clique em Salvar.

 

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