Google Chat と従来のハングアウトのメッセージを記録保持の対象にする

G Suite の電子情報開示プロジェクトの一環として記録保持(リティゲーション ホールド)を使用すると、Chat と従来のハングアウトのメッセージを恒久的に保持して法的義務やデータ保存義務を果たすことができます。記録保持は、個別アカウントまたは組織部門の全アカウントに適用できます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、通常の情報ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。

記録保持対象のユーザーがメッセージを削除した場合、そのメッセージはユーザーの画面からは削除されますが、Vault によるアクセスは引き続き可能です。記録保持が設定されている限り、管理者はすべてのメッセージの検索と書き出しを行えます。

G Suite 管理者が管理コンソールでユーザーのアカウントを削除した場合、ユーザーのデータは Vault では使用できなくなり、復元できません。ユーザーデータの記録保持や保持を行うには、G Suite ライセンスと Vault ライセンスの両方が必要です。詳しくは、Vault ライセンスについてのページをご覧ください。

記録保持について詳しくは、記録保持に関するよくある質問をご覧ください。

Chat と従来のハングアウトの記録保持に関する重要なお知らせ

保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)が DM に適用されるのは、履歴がオンの場合のみ

保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)は、チャットルームには常に適用されます。ただし、履歴がオンになっている場合のみ、DM にも適用されます。G Suite 管理者は、自分で履歴のオンとオフを指定するか、ユーザーが指定できるようにすることもできます。

チャットルームの会話は、保持対象のユーザーがメッセージを送信し、そのチャットルームのオーナーが自組織のユーザーである場合のみ、記録保持によって保持される

ユーザー アカウントの記録保持には、保持対象のユーザーが 1 件でもメッセージを送信したことのあるチャットルームのメッセージ スレッドが含まれます。そのユーザーがメッセージを閲覧した可能性があっても、自分でメッセージを送っていない場合には、チャットルームの会話は記録保持の対象にはなりません。他組織のユーザーがオーナーであるチャットルームに送信されたメッセージに、記録保持は適用されません。

保持対象のユーザー宛てに送信された DM は、そのユーザーが返信しなかった場合や、送信者が外部ユーザーである場合でも、記録保持によって保持されます。

チャットルーム全体を保持対象にすることはできない

Chat のチャットルームの使用は個々の組織部門に制限されず、組織内のすべてのメンバーを任意のチャットルームに招待することができます。Vault では、保持対象外のチャットルーム参加者によって送信されたメッセージは保持されません。
記録保持対象のメッセージはアクセス権限のある Vault ユーザーに常に表示される

記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなります。ただし、適切な権限のある Vault ユーザーであれば、そのメッセージを Vault で検索して閲覧することができ、Vault を使用してメッセージを書き出すこともできます。

Chat と従来のハングアウトを記録保持の対象にする

  1. 記録保持を適用する案件を作成するか、開きます。
  2. [記録保持を作成] をクリックします。
  3. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  4. 記録保持のタイプとして [Chat] を選択します。
  5. 下矢印を使用して、個人のアカウントまたは組織部門全体に記録保持を適用します。
    • アカウントの場合 - 記録保持の対象とするアカウントのメールアドレスを入力します(複数可)。
    • 組織の場合 - プルダウン リストから組織部門を選択します。
  6. (省略可)チャットルームの会話も対象にするには、チェックボックスをオンにします。
  7. [保存] をクリックして記録保持を作成します。

Chat と従来のハングアウトの既存の記録保持を編集する

記録保持の条件の一部を変更できます。ただし、データのタイプは変更できません。

  1. 記録保持が設定されている案件を開きます。
  2. 記録保持をクリックして、[記録保持の編集] をクリックします。
  3. 必要に応じて、次の条件を変更します。
    • アカウント - アカウントまたは組織部門を追加・削除します。組織部門を対象とした記録保持にアカウントを追加することはできません。また、個々のユーザー アカウントを対象とした記録保持に組織部門を追加することもできません。すべてのユーザーを削除すると、この記録保持を削除するよう求めるメッセージが表示されます。
    • チャットルーム内の関連の会話も含める - チャットルームの会話を記録保持の対象にするかどうかに応じて、この設定を変更します。
  4. [保存] をクリックします。
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