Google Chat のメッセージを記録保持の対象にする

Google Workspace データの電子情報開示プロジェクトの一環として、記録保持(リティゲーション ホールド)を設定して、Chat のメッセージを恒久的に保持して法的義務やデータ保全義務を果たすことができます。記録保持は、個別アカウントまたは組織部門の全アカウントに適用できます。記録保持は保持ルールよりも優先されるため、記録保持が適用されているデータは、標準の情報ガバナンス ルールによればパージされる場合でも保護されます。

記録保持対象のユーザーがメッセージを削除した場合、ユーザーのビューでは削除されたように見えますが、メッセージそのものは Vault 内に保持されます。記録保持が設定されている限り、管理者はすべてのメッセージの検索と書き出しを行えます。

Google Workspace 管理者が管理コンソールでユーザーのアカウントを削除した場合、ユーザーのデータは Vault では使用できなくなり、復元できません。ユーザーデータの記録保持や保持を行うには、Google Workspace ライセンスと Vault ライセンスの両方が必要です。詳しくは、ユーザーのデータの保持についてのページをご覧ください。

記録保持について詳しくは、記録保持に関するよくある質問をご覧ください。

Google Workspace 管理者がユーザーの Vault サポート ライセンスを削除すると、Vault の記録保持(リティゲーション ホールド)でそのユーザーのデータが保護されなくなります。削除するようマークされたデータは、直ちにパージされて復元できません。詳しくは、ユーザーのデータの保持についてのページをご覧ください。

Chat の記録保持に関する重要なお知らせ

記録保持を設定する前に、Google Vault の記録保持(リティゲーション ホールド)スタートガイドVault でサポートされる Chat のメッセージをお読みになることをおすすめします。

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保持できるデータ

対象:

  • Chat で履歴をオンにした状態で送信されたメッセージとその添付ファイル
  • 外部ユーザーからユーザーに送信された DM
  • 組織のグループ メッセージとスペースの外部ユーザーから送信されたメッセージ

対象外:

  • 履歴をオフにした状態で送信されたメッセージ
  • リンクされたファイル
  • 外部の Chat スペースにあるメッセージ
  • プレビュー済みのメッセージ

詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプをご確認ください。

Chat スペース内のメッセージの記録保持

Chat の保持ルールとは異なり、記録保持(リティゲーション ホールド)を適用できるのは個々のアカウントまたは組織部門のみです。Chat スペースにのみ記録保持を設定することはできません。ただし、記録保持(リティゲーション ホールド)の作成時にチェックボックスをオンにすると、対象のアカウントがメンバーになっている Chat スペース内のメッセージを含めることができます。

チェック ボックスがオフ(デフォルト)の場合 チェック ボックスがオンの場合

以下のメッセージが保持されます。

  • Chat の DM
  • 2020 年 12 月初旬より前に Chat で作成されたグループ会話に含まれるメッセージ

Vault は、ユーザーが返信しなかった場合や、送信者が外部ユーザーの場合も、ユーザーに送信された DM とグループのメッセージを保存します。

チェックボックスがオフになっている場合、すべてのメールが次のスペースに保持されます。

  • スレッド形式のスペース(メッセージがスレッド形式になっているスペース)
  • 非スレッド形式のスペース

Vaultは、記録保持対象のユーザーがメンバーであった場合、メッセージを送信しなかったとしても、Chat スペース内のすべてのメッセージを保存します。記録保持対象のユーザー全員が Chat スペースから退出した場合、対象ユーザーの最後の一人が退出するまでに送信されたメッセージのみが、記録保持の対象となります。対象のユーザーが後でスペースに再度参加すると、記録保持対象メンバーがいないときに送信されたメッセージを含むすべてのメッセージが記録保持の対象になります。

注: 記録保持は、別の組織が所有する Chat スペースで送信されるメッセージには適用されません。

記録保持対象の削除済みメッセージは、Vault では常に閲覧可能(ユーザーからは閲覧不可)

記録保持の対象となっているメッセージがユーザーまたは保持ルールによって削除されると、ユーザーはそのメッセージにアクセスできなくなりますが、そのメッセージは完全に削除されるわけではありません。適切な権限を持つ Vault 管理者は、引き続き Vault を使用してメッセージを検索、プレビュー、書き出しすることができます。

Chat のメッセージを記録保持の対象にする

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックします。
  3. すでに存在する案件をクリックして開くか、新しく案件を作成します。
    1. [作成] をクリックします。
    2. 案件の名前と、必要に応じて説明を入力します。
    3. [案件を新規作成] をクリックします。
  4. [記録保持] [作成] をクリックします。
  5. 記録保持の名前を入力します。固有の名前である必要があります。
  6. [サービスの選択] 次に [Chat] の順にクリックします。
  7. [次へ] をクリックします。
  8. 記録保持の適用範囲を選択します。
    • 特定のアカウント - アカウントまたはグループのメールアドレスを入力します(複数可)。
    • 組織部門 - 組織部門を選択します。

      注: 最上位の組織部門は選択しないことを強くおすすめします。組織から Google Workspace アカウントを削除することができなくなります。詳細

  9. 記録保持に Chat スペース内のメッセージを含めるかどうかを選択します。

  10. [続行] をクリックします。

  11. [Create(作成)] をクリックします。

Chat のメッセージの記録保持を編集する

一部の記録保持パラメータは変更できますが、サービス(Chat から別のサービスへ)の変更および適用範囲のタイプ(例: アカウントから組織部門へ)の変更はできません。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [案件] をクリックし、記録保持を含む案件をクリックします。
  3. 記録保持の対象となるアカウントまたは組織部門を変更するには:
    1. [適用範囲] をクリックします。
    2. アカウントを追加または削除するか、組織部門を変更します。

      注: 組織部門を対象とする記録保持にアカウントを追加することはできません。また、特定のアカウントを対象とする記録保持に組織部門を追加することもできません。

      すべてのアカウントを削除すると、設定された記録保持も削除するよう求めるメッセージが表示されます。

    3. [続行] をクリックします。
  4. Chat スペース内のメッセージに記録保持を適用するかどうかを変更するには、次のようにします。
    1. [適用範囲] をクリックします。
    2. [Chat スペース内の会話を含める] をクリックします。
  5. [保存] をクリックします。

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