Membekukan pesan Google Chat dan Hangouts klasik

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan pembekuan untuk mempertahankan pesan Chat dan Hangouts klasik tanpa batasan waktu agar memenuhi kewajiban hukum atau penyimpanan. Anda dapat menerapkan pembekuan untuk akun perorangan atau seluruh akun dalam suatu unit organisasi. Pembekuan akan menggantikan aturan retensi sehingga data yang dibekukan terlindung dari aturan tata kelola informasi standar yang dapat menghapusnya secara permanen.

Jika pengguna yang dibekukan menghapus pesan, pesan tersebut akan dihapus dari tampilan pengguna. Namun, pesan tersebut masih tersedia untuk Vault. Selama pembekuan diterapkan, Anda dapat menelusuri dan mengekspor semua pesan.

Jika administrator Google Workspace menghapus akun pengguna di konsol Admin, data pengguna tidak akan tersedia lagi di Vault dan tidak dapat dipulihkan. Jika Anda ingin membekukan atau mempertahankan data pengguna, pengguna harus memiliki lisensi Google Workspace dan Vault. Pelajari lebih lanjut cara Mempertahankan data untuk pengguna.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang pembekuan, lihat FAQ pembekuan.

Informasi penting tentang pembekuan Chat dan Hangouts klasik

Buka semua  |  Tutup semua

Aturan retensi dan pembekuan berlaku untuk pesan hanya jika histori aktif

Aturan retensi dan pembekuan selalu berlaku untuk ruang dengan balasan (percakapan) berangkai. Namun, aturan dan pembekuan tersebut berlaku untuk DM, pesan grup, dan ruang berangkai hanya jika histori diaktifkan.

Administrator Google Workspace dapat mengontrol apakah histori diaktifkan atau dinonaktifkan, atau mereka dapat mengizinkan pengguna memutuskan sendiri.

Membekukan pesan di ruang Chat

Tidak seperti aturan retensi Chat, pembekuan hanya dapat diterapkan pada akun perorangan atau unit organisasi. Pembekuan tidak dapat disetel secara eksklusif di ruang Chat. Namun, Anda dapat menyertakan pesan di ruang Chat yang terkait dengan akun yang dibekukan dengan mencentang kotak saat Anda membuat pembekuan.

Kotak tidak dicentang (default) Kotak dicentang
  • DM di Chat dan Hangouts klasik
  • Pesan di chat grup Chat yang dibuat sebelum awal Desember 2020
  • Percakapan grup di Hangouts klasik

Semua pesan saat kotak tidak dicentang, dan pesan tertentu* di ruang berikut:

  • Ruang berangkai (ruang berisi pesan dalam percakapan)
  • Ruang tak berangkai
  • Chat grup di Chat yang dibuat setelah awal Desember 2020 (Catatan: Jika organisasi Anda masih menggunakan Hangouts klasik, pesan tersebut disinkronkan ke Hangouts klasik dan akan disertakan dalam pembekuan secara default hingga Hangouts klasik dinonaktifkan)

*Pesan di ruang Chat yang disertakan Vault dalam pembekuan bergantung pada jenis ruang Chat:

  • Ruang berangkai—Vault menyimpan percakapan jika pengguna yang dibekukan mengirim setidaknya satu pesan dan ruang dibuat oleh seseorang di organisasi Anda. Percakapan tempat pengguna tidak menjadi peserta aktif tidak disertakan dalam pembekuan, meski pengguna mungkin telah melihat pesan.
  • Ruang tak berangkai—Vault menyimpan semua pesan jika pengguna yang dibekukan menjadi anggota ruang, meski mereka tidak mengirim pesan apa pun. Jika semua pengguna yang dibekukan meninggalkan ruang, pembekuan hanya mencakup pesan yang dikirimkan sebelum pengguna terakhir yang dibekukan meninggalkan ruang.
  • Chat grup di Chat yang dibuat setelah awal Desember 2020—Vault membekukan pesan jika pengguna yang dibekukan menjadi anggota chat grup, meski mereka tidak mengirim pesan apa pun. Jika semua pengguna yang dibekukan keluar dari chat grup, pembekuan hanya mencakup pesan yang dikirimkan sebelum pengguna terakhir yang dibekukan meninggalkan ruang.
  • Ruang Chat eksternal—Pembekuan tidak berlaku untuk pesan yang dikirim di ruang Chat milik organisasi lain.

DM dan sebagian besar pesan grup yang dikirim ke pengguna yang dibekukan akan dipertahankan oleh pembekuan meski pengguna tidak membalas atau jika pengirimnya adalah pengguna eksternal.

Pesan yang dibekukan selalu dapat dilihat oleh pengguna Vault dengan hak istimewa akses

Jika pesan yang dibekukan dihapus oleh pengguna atau aturan retensi, pengguna tidak dapat mengakses pesan tersebut lagi. Namun, pengguna Vault dengan hak istimewa yang sesuai dapat menelusuri dan melihat pesan tersebut di Vault. Pengguna Vault juga dapat mengekspor pesan menggunakan Vault.

File yang dilampirkan langsung ke pesan Chat tunduk pada pembekuan Chat

Saat pengguna berbagi file yang disimpan di Drive, seperti dokumen, spreadsheet, atau PDF, Chat akan menyisipkan link, bukan melampirkan salinan file ke pesan. Karena file asli disimpan di Drive, file tersebut tidak disertakan saat Anda membekukan pesan Chat. Untuk membekukan data ini, terapkan pembekuan pada Drive.

Jenis file lainnya yang dilampirkan langsung ke pesan Chat, seperti PDF, IMG, DOCX, dicakup oleh pembekuan Chat.

Membekukan pesan Chat dan Hangouts klasik

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke https://vault.google.com.
  2. Klik Masalah.
  3. Jika masalah sudah ada, klik untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
    1. Klik Buat kasus.
    2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
    3. Klik Buat.
  4. Klik PembekuanBuat.
  5. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan.
  6. Klik Pilih layananlalu Chat.
  7. Klik Lanjutkan.
  8. Pilih cakupan pembekuan:
    • Akun tertentu—Masukkan satu atau beberapa akun, atau alamat email grup.
    • Unit organisasi—Pilih unit organisasi.
  9. Pilih apakah Anda ingin pembekuan menyertakan pesan di ruang Chat.

  10. Klik Lanjutkan.

  11. Klik Buat.

Mengedit pembekuan pada pesan Chat dan Hangouts klasik

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Anda dapat mengubah beberapa parameter pembekuan, tetapi tidak dapat mengubah layanan (misalnya dari Chat ke layanan lain) atau jenis cakupan (misalnya dari akun ke unit organisasi).

  1. Login ke https://vault.google.com.
  2. Klik Masalah, lalu masalah yang berisi pembekuan.
  3. Untuk mengubah akun atau unit organisasi yang dicakup oleh pembekuan:
    1. Klik Cakupan.
    2. Menambahkan atau menghapus akun atau mengubah unit organisasi.

      Catatan: Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, dan tidak dapat menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun tertentu.

      Jika semua akun dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan.

    3. Klik Lanjutkan.
  4. Untuk mengubah apakah pembekuan berlaku bagi pesan di ruang Chat:
    1. Klik Cakupan.
    2. Klik ""Sertakan percakapan di ruang Chat.
  5. Klik Simpan.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan pembekuan untuk Chat dan Hangouts klasik di ediscovery.google.com

Membekukan Chat dan Hangouts klasik

  1. Buat atau buka masalah yang akan berisi pembekuan.
  2. Klik Buat Pembekuan.
  3. Masukkan nama yang unik untuk pembekuan. 
  4. Pilih jenis pembekuan: Chat.
  5. Gunakan panah bawah untuk menerapkan pembekuan ke akun perorangan atau seluruh unit organisasi:
    • Akun—masukkan satu atau beberapa alamat email untuk akun yang akan dibekukan.
    • Organisasi—Pilih unit organisasi dari menu drop-down.
  6. (Opsional) Centang kotak untuk menyertakan percakapan dari ruang Chat. Untuk mengetahui detailnya, tinjau cara membekukan pesan di ruang Chat
  7. Klik Simpan untuk membuat pembekuan.

Mengubah pembekuan Chat dan Hangouts klasik yang sudah ada

Anda dapat mengubah beberapa kriteria pembekuan. Namun, Anda tidak dapat mengubah jenis data.

  1. Buka masalah yang berisi pembekuan.
  2. Klik pembekuan, lalu klik Edit Pembekuan.
  3. Ubah salah satu kriteria berikut:
    • Akun—Tambahkan atau hapus akun atau unit organisasi. Anda tidak dapat menambahkan akun ke pembekuan yang mencakup unit organisasi, atau menambahkan unit organisasi ke pembekuan yang mencakup akun perorangan. Jika semua pengguna dihapus, Anda akan diminta untuk menghapus pembekuan. 
    • Sertakan percakapan di ruang Chat—Ubah setelan ini sesuai keinginan untuk menyertakan atau mengecualikan pesan di ruang Chat. Untuk mengetahui detailnya, tinjau cara membekukan pesan di ruang Chat.
  4. Klik Simpan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?