เก็บรักษา Groups

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อเก็บรักษาข้อความใน Groups อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษาได้ ซึ่งจะใช้กับกลุ่มที่เจาะจงหรือกลุ่มทั้งหมดในหน่วยขององค์กรก็ได้ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

หากผู้ดูแลระบบ Google Workspace นำใบอนุญาตที่รองรับห้องนิรภัยของผู้ใช้ออก ห้องนิรภัยจะไม่ปกป้องข้อมูลของผู้ใช้จากการลบอีกต่อไป ข้อมูลที่ทำเครื่องหมายไว้สำหรับการลบจะถูกลบถาวรทันทีและจะกู้คืนไม่ได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลสำหรับผู้ใช้

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Groups และการเก็บรักษา

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบข้อความ Groups ที่รองรับในห้องนิรภัย

เปิดส่วน  |  ยุบทั้งหมด

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้

ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้

• ข้อความและไฟล์แนบในกลุ่มที่ส่งเมื่อเปิดประวัติการสนทนา

ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บรักษาไว้

• ข้อความในกลุ่มที่ส่งเมื่อปิดประวัติการสนทนา
• ข้อความที่รอการอนุมัติในกลุ่มที่มีการกลั่นกรอง
• ไฟล์ที่ลิงก์
• ข้อความในกลุ่มที่ลบออก

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ

ระบบจะลบข้อความใน Groups เมื่อกลุ่มถูกลบ

เมื่อลบกลุ่มแล้ว ระบบจะลบข้อความในกลุ่มออกด้วย โดยระบบจะลบข้อความใน Groups แม้ว่ากลุ่มที่ลบนั้นจะอยู่ระหว่างการคงไว้ชั่วคราวหรือมีกฎการเก็บรักษาก็ตาม แต่จะไม่ลบข้อความใน Gmail ที่บัญชีได้รับผ่านการสมัครรับข้อมูลจากกลุ่มและอยู่ระหว่างการเก็บรักษาและมีกฎการเก็บรักษา

ข้อความที่ถูกลบที่อยู่ในสถานะคงไว้ชั่วคราวจะมองเห็นได้ในห้องนิรภัยเสมอ แต่ผู้ใช้จะมองไม่เห็น

เมื่อผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษาลบข้อความที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความนั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ข้อความไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกข้อความโดยใช้ห้องนิรภัยได้

ปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวโดยหลีกเลี่ยงการใช้คำหลักจำนวนมากหรือซับซ้อนเกินไป

คุณสามารถป้อนข้อความค้นหาเพื่อปรับแต่งข้อความที่ต้องการคงไว้ชั่วคราวได้ เราขอแนะนำให้คุณปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราวตามกลุ่มที่เจาะจงก่อน แล้วจึงปรับแต่งกลุ่มย่อยนั้นด้วยคำหลักที่ต้องการ

ในบางกรณีที่พบไม่บ่อยนั้น ระบบประมวลผลนโยบายของ Google อาจไม่ปรับขนาดหากคุณตั้งค่าขอบเขตการคงไว้ชั่วคราวที่กว้างและมีชุดคำหลักเพื่อใช้ปรับแต่งข้อความที่มีความซับซ้อนหลายรายการเกินไป ตัวอย่างเช่นระบบอาจแจ้งว่ามีการใช้งานถึงขีดจำกัด หากคุณตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวด้วยขอบเขตที่มีบัญชีมากกว่า 100,000 บัญชี และปรับแต่งด้วยคำหลักที่ซับซ้อน เช่นใช้นามแฝงหลายชื่อ หรือใช้คำสั่ง AND/OR มากเกินไป ในกรณีนี้องค์กรอาจถูกบล็อกชั่วคราวทำให้ไม่สามารถสร้างนโยบายผู้ดูแลระบบสำหรับ Google Workspace ได้ เช่น การเพิ่มผู้ใช้ใหม่หรือใช้กฎความปลอดภัยใหม่

คงข้อความใน Groups ไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณี
3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
   1. คลิกสร้างกรณี
   2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
   3. คลิกสร้าง
4. คลิกการคงไว้ชั่วคราวสร้าง
5. ป้อนชื่อการระงับที่ไม่ซ้ำกัน
6. คลิกเลือกบริการ Groups
7. คลิกต่อไป
8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
   • กลุ่มที่เจาะจง - ป้อนอีเมลของกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ
   • กลุ่มทั้งหมด - ระบบจะคงข้อความในกลุ่มทั้งหมดไว้ชั่วคราว

     หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกกลุ่มทั้งหมดหรือกลุ่มที่เจาะจงหากคุณมีบัญชีหลายบัญชี (มากกว่า 100,000 บัญชี) โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณป้อนคำหลักเพื่อปรับแต่งการคงไว้ชั่วคราว

9. คลิกต่อไป
10. (ไม่บังคับ) กำหนดเงื่อนไขในการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้
    • วันที่ส่ง - ป้อนวันที่เพื่อจำกัดการคงอีเมลที่ส่งภายในวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดไว้ชั่วคราว
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือหลังจากนั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่เริ่มต้น
      • หากต้องการคงไว้ชั่วคราวสำหรับอีเมลที่ส่งในวันที่ที่ระบุไว้หรือก่อนหน้านั้น ให้ป้อนเฉพาะวันที่สิ้นสุด
      • หากต้องการคงข้อความไว้ชั่วคราวโดยไม่คำนึงถึงวันที่ที่ส่ง โปรดอย่าป้อนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด
    • คำหลัก - ป้อนข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์เพื่อใช้การคงไว้ชั่วคราวเฉพาะกับข้อความที่ตรงตามคำหลักเท่านั้น
11. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงข้อความของ Groups ไว้ชั่วคราว

คุณเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จาก Groups เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากกลุ่มที่เจาะจงเป็นกลุ่มทั้งหมด) ไม่ได้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณีแล้วจึงคลิกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว
3. สำหรับการคงไว้ชั่วคราวที่ใช้กับกลุ่มที่เจาะจง คุณจะเปลี่ยนกลุ่มที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวได้ดังนี้
   1. คลิกขอบเขต
   2. เพิ่มหรือนำกลุ่มออก หากนำกลุ่มทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว
   3. คลิกต่อไป
4. หากต้องการเปลี่ยนช่วงวันที่ส่งหรือคำหลัก ให้คลิกเงื่อนไข
   • วันที่ส่ง - ขยายหรือจำกัดช่วงวันที่ของการคงไว้ชั่วคราว
   • คำหลัก - เพิ่มหรือลบข้อความค้นหาและโอเปอเรเตอร์ออกเพื่อเปลี่ยนอีเมลที่จะอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวนี้
5. คลิก Save