Configurar guardas de documentos para grupos

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar mensagens no Grupos por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a grupos específicos ou a todos os grupos da sua organização. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.

Se o administrador do Google Workspace remover a licença do Vault de um usuário, a guarda de documentos não vai mais impedir a exclusão dos dados do usuário. Os dados marcados para exclusão podem ser limpos imediatamente, e não é possível restaurar esses dados.Saiba mais em Preservar dados dos usuários.

Informações importantes sobre grupos e guardas de documentos

Antes de configurar guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e Mensagens do Grupos do Google compatíveis com o Vault.

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Dados que podem ser retidos

Dados retidos:

• Mensagens e anexos em grupos enviados quando o histórico de conversas está ativado

Dados não retidos:

• Mensagens em grupos enviadas quando o histórico de conversas está desativado
• Mensagens aguardando aprovação em grupos moderados
• Arquivos vinculados
• Mensagens em grupos excluídos

Confira mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.

As mensagens no Grupos são excluídas quando o grupo é excluído

Quando um grupo é excluído, as mensagens que ele contém também são removidas. As mensagens nos grupos são excluídas mesmo quando o grupo excluído está sujeito a uma guarda de documentos ou regra de retenção. No entanto, as mensagens no Gmail que as contas recebem devido à inscrição em um grupo não são excluídas e estão sujeitas às regras de retenção e às guardas de documentos do Gmail.

As mensagens excluídas em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis no Vault, mas não ficam visíveis para os usuários

Quando uma mensagem em uma guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessar essa mensagem, mas ela não é limpa. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar, visualizar e exportar a mensagem.

Evitar muitos termos ou termos complexos para refinar uma guarda de documentos

Para refinar as mensagens cobertas por uma guarda de documentos, você pode digitar termos de pesquisa. Recomendamos que você refine as guardas de documentos primeiro por grupos específicos e depois refine esse grupo menor com termos.

Em casos raros, o sistema de processamento de políticas do Google talvez não faça o redimensionamento se você definir muitas guardas de documentos com escopo amplo e conjuntos complexos de termos para refinar as mensagens na guarda de documentos. Por exemplo, você poderá atingir o limite se definir várias guardas de documentos com escopos que incluam mais de 100.000 contas e sejam refinados com termos complexos, como múltiplos aliases e muitas instruções E/OU. Se isso acontecer, sua organização talvez seja temporariamente impedida de criar políticas de administrador para o Google Workspace, como adicionar novos usuários ou aplicar novas políticas de segurança.

Definir uma guarda de documentos nas mensagens no Grupos

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos.
3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
   1. Clique em Criar caso.
   2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
   3. Clique em Criar.
4. Clique em Guardas de documentosCriar.
5. Digite um nome exclusivo para a guarda de documentos.
6. Clique em Escolher serviço Grupos.
7. Clique em Continuar.
8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
   • Grupos específicos: digite um ou mais endereços de e-mail do grupo.
   • Todos os grupos: as mensagens em todos os grupos são colocadas na guarda.

     Observação: recomendamos que você não selecione todos os grupos ou um grupo específico se tiver muitas contas no grupo (mais de 100.000), principalmente se digitar termos para refinar a pesquisa.

9. Clique em Continuar.
10. (Opcional) Defina as condições da guarda de documentos:
    • Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
      • Para guardar mensagens enviadas a partir de uma data específica, digite apenas a data de início.
      • Para guardar mensagens enviadas até uma data específica, digite apenas a data de término.
      • Para guardar todas as mensagens, não digite a data de início ou término.
    • Termos: digite termos e operadores de pesquisa para aplicar a guarda de documentos somente às mensagens correspondentes.
11. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Grupos

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, trocar o Grupos por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de grupos específicos para todos os grupos).

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
3. Nas guardas de documentos aplicáveis a grupos específicos, você pode alterar os grupos cobertos pela guarda de documentos:
   1. Clique em Escopo.
   2. Adicione ou remova grupos. Se você remover todos os grupos, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
   3. Clique em Continuar.
4. Para alterar o período ou os termos, clique em Condições.
   • Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à guarda de documentos.
   • Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas à guarda de documentos.
5. Clique em Salvar.