Definir guardas de documentos para Grupos do Google

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar mensagens no Grupos por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. Você pode aplicar uma guarda de documentos a grupos específicos ou a todos os grupos da sua organização. As guardas de documentos substituem as regras de retenção, por isso os dados em guarda são protegidos das regras normais de governança, que poderiam limpá-los.

Quando um usuário sujeito a uma guarda de documentos exclui mensagens, elas são removidas da visualização do usuário, mas continuam disponíveis no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar todas as mensagens.

Se o administrador do Google Workspace excluir a conta de um usuário no Admin Console, os dados do usuário não ficarão mais disponíveis no Vault e não poderão ser restaurados. Se você quiser guardar or reter os dados de um usuário, ele precisará ter as licenças do Google Workspace e do Vault. Saiba mais sobre Preservar dados dos usuários.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

Informações importantes sobre o Grupos e guardas de documentos

As mensagens no Grupos estão disponíveis para o Vault apenas quando o arquivamento está ativado

O Vault pode guardar mensagens nos grupos em que o arquivamento está ativado. No entanto, os proprietários dos grupos podem ativar ou desativar o arquivamento. Se o proprietário desativar o arquivamento, as mensagens desse grupo não estarão disponíveis no Vault no Grupos, mas continuarão nas caixas de e-mails dos usuários do Gmail.

As mensagens no Grupos são excluídas quando o grupo é excluído
Quando um grupo é excluído, as mensagens no grupo também são excluídas, como acontece quando você exclui a conta de um usuário. As mensagens nos grupos são excluídas mesmo quando o grupo excluído está sujeito a uma guarda de documentos ou regra de retenção. No entanto, as mensagens no Gmail que as contas recebem devido à inscrição em um grupo não são excluídas e estão sujeitas às regras de retenção e às guardas de documentos do Gmail.
As mensagens em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis para os usuários do Vault com privilégios de acesso

Quando uma mensagem na guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais vê-la. No entanto, os usuários com os devidos privilégios podem pesquisar e ver a mensagem no Vault. Eles também podem exportar a mensagem no Vault.

Definir uma guarda de documentos nas mensagens no Grupos

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos.
  3. Se o caso já existir, clique nele para abrir. Se não, crie um caso:
    1. Clique em Criar caso.
    2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
    3. Clique em Criar.
  4. Clique em Guardas de documentosCriar.
  5. Digite um nome exclusivo para a guarda.
  6.  Clique em Escolher serviçoe depois Grupos.
  7. Clique em Continuar.
  8. Selecione o escopo da guarda de documentos:
    • Grupos específicos: digite um ou mais endereços de e-mail do grupo.
    • Todos os grupos: as mensagens em todos os grupos são colocadas na guarda.
  9. Clique em Continuar.
  10. (Opcional) Defina as condições da guarda de documentos:
    • Data de envio: digite as datas de início e término para restringir a guarda de documentos às mensagens enviadas nesse período.
      • Para guardar mensagens enviadas a partir de uma data específica, digite apenas a data de início.
      • Para guardar mensagens enviadas até uma data específica, digite apenas a data de término.
      • Para guardar todas as mensagens, não digite a data de início ou término.
    • Termos: digite termos e operadores de pesquisa para aplicar a guarda de documentos somente às mensagens correspondentes.
  11. Clique em Criar.

Editar uma guarda de documentos nas mensagens do Grupos

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Você pode alterar alguns parâmetros de guarda de documentos, mas não o serviço (por exemplo, trocar o Grupos por outro serviço) ou o tipo de escopo (como mudar de grupos específicos para todos os grupos).

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos e no caso que contém a guarda de documentos.
  3. Nas guardas de documentos aplicáveis a grupos específicos, você pode alterar os grupos cobertos pela guarda de documentos:
    1. Clique em Escopo.
    2. Adicione ou remova grupos. Se você remover todos os grupos, receberá uma solicitação para excluir a guarda de documentos.
    3. Clique em Continuar.
  4. Para alterar o período ou os termos, clique em Condições.
    • Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à guarda de documentos.
    • Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas à guarda de documentos.
  5. Clique em Salvar.

Usar o Vault clássico

Clique abaixo para abrir as etapas do Vault clássico (ediscovery.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Definir guardas de documentos para Grupos em ediscovery.google.com

Definir guardas de documentos nas mensagens do Grupos

  1. Crie ou abra o caso que conterá a guarda de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a guarda.
  4. Escolha o tipo de guarda de documentos: Grupos.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a guarda de documentos a contas específicas ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas em grupo: digite um ou mais grupos para colocá-los em uma guarda de documentos.
    • Todos os grupos: aplique a guarda de documentos a todos os grupos no domínio. 
  6. Defina as condições da guarda de documentos:
    • Data de envio: você pode usar um intervalo de datas para guardar mensagens. Se você digitar uma data apenas no primeiro campo, todas as mensagens enviadas na data ou depois dela serão retidas. Se você digitar uma data apenas no segundo campo, todas as mensagens enviadas na data ou antes dela serão retidas. Deixe este campo em branco para aplicar a guarda de documentos a todas as mensagens.
    • Termos: você pode usar termos e operadores de pesquisa para especificar o conteúdo das mensagens que serão retidas.
  7. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no Grupos

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos existente. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na retenção e em Editar retenção.
  3. No caso das retenções de documentos aplicáveis a grupos específicos, você pode adicionar ou remover grupos. Não é possível modificar grupos nas guardas de documentos aplicáveis a todos os grupos no domínio.
  4. Modifique qualquer uma das seguintes condições:
    • Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à guarda de documentos.
    • Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas à retenção de documentos.
  5. Clique em Salvar.
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