作为贵单位信息治理方案的一部分，您可以控制云端硬盘文件（包括 Meet 录制内容）的保留时长。保留规则可用于设置文件的保留期限，以及删除文件的时间（如需删除）。
您可以设置自定义保留规则，将满足特定条件的数据保留一段时间。对于单位中所有获得许可的帐号，如果您需要将某项服务中的所有数据保留一段时间，则可以设置默认保留规则。自定义保留规则会覆盖默认保留规则，即使后者的保留期限更长也是如此。
在设置保留规则前，我们强烈建议您先阅读保留功能的工作原理。
有关云端硬盘和保留功能的重要信息
保险柜可以对云端硬盘中存储的以下各类内容执行保留、设置保全、搜索和导出操作：
- Google 文档、表格、幻灯片、表单、协作平台和绘图
- Google Meet 录制内容以及所有关联的聊天、问答和投票日志（详细了解 Meet 录制内容）
- 已保存到用户云端硬盘的 Jamboard 文件
- 用户已上传到云端硬盘的非 Google 文件
保险柜会忽略文件夹和云端硬盘中的快捷方式。
保留规则会应用于相关保留政策适用的单位部门中用户所拥有的文件，以及他人直接与这类用户共享的文件。其中包括共享云端硬盘中直接共享给这类用户的文件，无论这类用户是否为相应共享云端硬盘的成员。
如果包含共享云端硬盘选项处于选中状态，那么保留规则也会应用于其涵盖的单位部门的成员所属的共享云端硬盘。
保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件（如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件，那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内）。这类文件包括适用单位部门中的用户所拥有或他人与这类用户共享的文件。不过，当保留期满后，保险柜只会完全清除该单位部门中的用户所拥有的文件。该单位部门外部的人员与其内部用户共享的文件则永远不会被完全清除。
当您对共享云端硬盘应用自定义保留规则时：
- 涵盖所有共享云端硬盘的自定义规则会影响您网域所有共享云端硬盘中内容的保留范围。
- 涵盖特定共享云端硬盘的自定义规则只会影响所选共享云端硬盘中内容的保留范围。
只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能完全清除共享云端硬盘中的文件：
- 保留规则会保留用户云端硬盘中所有符合条件的文件（如果规则被设为涵盖共享云端硬盘文件，那么共享云端硬盘文件也会包含在保留范围内）。不过，由于共享云端硬盘文件是归团队（而非特定用户）所有，因此只有专门应用于共享云端硬盘的保留规则才能完全清除共享云端硬盘中的文件。
- 对于应用于用户的规则，如果您勾选了包含共享云端硬盘，那么相应规则只能延长共享云端硬盘文件的保留时长。
- 当您创建或更新保留规则后，相应规则最长可能需要三小时才会生效。用户在等待规则生效期间删除的文件不会被保留，因而无法检索到。
- 保留期满后，受影响的文件最长可能需要 15 天才能从云端硬盘中移除。
在您网域外创建并与您用户共享的文件不受单位的保全或保留规则的限制。
- 上传时间 - 时间戳采用文件上传到云端硬盘的时间
- 本地时间 - 时间戳与源设备或源服务中的原始文件的时间戳保持相同
| 文件来源（客户端） | 创建时间 | 修改时间 |
|---|---|---|
| Web 应用 | 上传时间 |
2020 年 4 月 8 日之前：上传时间 2020 年 4 月 8 日之后：本地时间 |
| 虚拟云端硬盘 | 本地时间 | 本地时间 |
| 备份与同步 | 上传时间 | 本地时间 |
| iOS | 上传时间 | 上传时间 |
| Android | 上传时间 | 上传时间 |
| G Suite 迁移服务 | 本地时间 | 本地时间 |
| Drive API | 可由调用方设置 | 可由调用方设置 |
您为云端硬盘文件创建的每一项自定义保留规则都必须：
- 有唯一的上次修改日期或创建日期。
或 - 应用于不同于其他保留规则的一组用户。
举例来说，如果您已有一项规则应用于某个单位部门，然后您尝试添加一项应用于共享云端硬盘的规则，而该单位部门中的所有成员都有权访问此共享云端硬盘，那么就可能会发生冲突。如果您添加创建日期/上次修改日期与现有规则相同的新规则，则会遭到保险柜拒绝。
此外，您还可以使用包含共享云端硬盘设置来避免保留规则与其他规则重复。如果两条规则的保留条件相同，但其中一条规则包含共享云端硬盘，而另一条规则不包含，就不会发生冲突情况。
如果文件受多项保留规则约束，则系统始终会根据保留期限最长的规则来保留这些文件。
某些 Google 服务会将数据存储在云端硬盘中。这类数据在云端硬盘保留规则的适用范围内，具体如下：
| 产品 | 保留规则 |
|---|---|
| Jamboard |
保险柜会根据云端硬盘保留规则保留在用户云端硬盘中保存的 Jam。Jamboard 会话结束时，未保存的 Jam 会被舍弃，而不会保留在保险柜中。 |
| Google Meet |
默认情况下，Meet 录制内容在云端硬盘保留规则的适用范围内。 要分别管理 Meet 录制内容与云端硬盘中其他内容的保留情况，您可为 Google Meet 设置保留规则。为 Meet 启用保留规则后，云端硬盘保留规则不会应用于 Meet 录制内容。 |
您可以设置自定义保留规则，规定在用户将文件移至回收站后，再经过设定的天数便完全清除这些文件。只有 2016 年 8 月 1 日或之后移至回收站的文件受“已移至回收站”规则约束：
- “已移至回收站”规则既适用于用户回收站中的文件，也适用于当用户清空回收站时删除的文件。
- “已移至回收站”规则只会完全清除该规则所适用的用户或共享云端硬盘拥有的文件。
- 如果回收站中的一个文件受多项保留规则约束，那么“已移至回收站”规则会取代所有其他保留规则。如果有多项“已移至回收站”规则应用于同一个文件，则系统会根据失效日期最晚的规则来保留该文件。保全的优先级仍然高于所有保留规则。
- 所有未受保全或保留规则约束的云端硬盘文件在被移入回收站后约 30 天，会从所有 Google 系统中永久删除。
用户可以将 Google 文件链接到其他 Google 文件中。例如，用户在 Google 文档中撰写内容时，可以创建链接至 Google 表格中所含数据的图表。每当电子表格更新时，文档中的图表也会更新。
在上述示例中，如果此文档适用一项保留规则，而该电子表格不适用任何保留规则或保全设置，那么即使此文档被保留，该电子表格也可能会被完全清除。
为云端硬盘设置自定义保留规则
这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤
- 登录 vault.google.com。
- 点击保留
自定义规则
- 在“服务”部分，选择云端硬盘，然后点击继续。
- 选择一个实体：
- 单位部门 - 将此规则应用于特定单位部门：
- 点击相应字段，然后选择一个单位部门。
- （可选）如需将此规则应用于所选单位部门中帐号所属的共享云端硬盘，请启用包含共享云端硬盘中的结果。
- 所有共享云端硬盘 - 将此规则应用于您单位中的所有共享云端硬盘。
- 特定共享云端硬盘 - 将此规则应用于特定帐号所属的共享云端硬盘。
- 输入一个或多个帐号，然后点击查找。
- 选择一个或多个共享云端硬盘。
- 点击添加。
- 单位部门 - 将此规则应用于特定单位部门：
- 点击继续。
-
选择文件的保留时长：
- 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
- 如需在设定的期限过后舍弃文件，请执行以下操作：
- 选择保留期限。
- 输入天数（1 至 36500）。
- 选择保留期限起始日期的参照时间。
- 如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理文件：
- 要仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择第一个选项。
- 要完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择第二个选项。
警告：您提交规则后，保险柜会允许云端硬盘立即开始清除超过保留期限的文件。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。 - 点击创建。如果您设置了保留期限，保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可创建此规则。
自定义规则 为云端硬盘设置默认保留规则
这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤
默认保留规则适用于云端硬盘中不在任何自定义规则或保全设置涵盖范围内的文件。
- 登录 vault.google.com。
- 点击保留。系统会打开默认规则列表。
- 点击“云端硬盘”图标
。
-
选择文件的保留时长：
- 如需永久保留在此规则适用范围内的文件，请选择无限期。
- 如需在设定的期限过后舍弃文件，请执行以下操作：
- 选择保留期限。
- 输入天数（1 至 36500）。
- 选择保留期限起始日期的参照时间。
- 如果您设置了保留期限，请选择在保留期限结束后如何处理文件：
- 要仅完全清除已从用户的回收站中清空的文件，请选择第一个选项。
- 要完全清除所有文件（包括尚未删除的文件），请选择第二个选项。
警告：您提交规则后，保险柜会允许云端硬盘立即开始清除超过保留期限的文件。清除的数据中可能包含用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。 - 点击保存。保险柜会让您确认您已了解此规则的影响。勾选相应复选框并点击接受即可保存此规则。
在 ediscovery.google.com 中为云端硬盘设置保留规则
为云端硬盘创建自定义保留规则
您可以根据单位部门、日期范围或特定的搜索字词来创建自定义保留规则。自定义保留规则一律优先于默认保留规则。此外，如果相应邮件或文件应用了多项保留规则，那么系统就会根据保留期限最长的规则来保留邮件/文件。
要创建自定义保留规则，请按以下步骤操作：
- 登录保险柜。
- 点击左侧导航栏中的保留。
- 点击创建规则。
- 选择规则的应用范围：云端硬盘。
- 从下拉列表中选择一个实体：
- 单位部门：
- 点击按钮以选择一个单位部门。
- （可选）如果您希望此规则应用于与单位部门的成员相关联的共享云端硬盘，则请勾选包含共享云端硬盘中的结果复选框。
- 所有共享云端硬盘：将此规则应用于网域中的所有共享云端硬盘。
- 特定共享云端硬盘：点击查找共享云端硬盘，输入成员帐号，然后将此规则应用于特定的共享云端硬盘。
- 单位部门：
- 选择文件的保留时长：
- 点击无限期可永久保留本规则覆盖范围内的文件。点击保存即可创建保留规则。大功告成！
- 要在一段时间后清除文件，请输入天数（1 至 36500）。指定规则是否基于以下时间戳之一：
- 创建时间
- 上次修改时间
- 移至回收站的时间
- 选择如何处理超过所选保留期限的文件：
- 如果只要彻底清空用户已删除的文件，请选择第一个选项。
- 如要彻底清空所有文件，请选择第二个选项。这包括用户的云端硬盘中的文件，以及已被删除的数据。
- 点击预览以显示将会应用此保留规则的文件列表。检查该列表，确定您是否已正确设置规则。请务必确保这项规则不会永久删除用户可能需要的数据。
警告：您提交新规则后，保险柜会立即开始清除超过保留期限的数据，其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误，然后再继续执行下一步操作。
- 点击保存以创建清除文件的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。
为云端硬盘设置默认保留规则
默认保留规则适用于未受自定义保留规则或保全限制的所有文件。这包括“我的云端硬盘”和共享云端硬盘中的文件。
要为您的单位设置默认保留规则，请按以下步骤操作：
- 登录保险柜。
- 点击左侧导航栏中的保留。
- 在默认保留规则下方，点击云端硬盘。
- 勾选设置云端硬盘的默认保留规则对应的复选框。
- 选择文件的保留时长：
- 选择无限期可永久保留所有文件。点击保存即可创建保留规则。大功告成！
- 要在一段时间后清除文件，请输入天数（1 至 36500）。指定规则是要根据每个文件的创建时间还是上次修改时间。
- 选择如何处理超过所选保留期限的文件：
- 如果只要彻底清空用户已删除的文件，请选择第一个选项。
- 如要彻底清空所有文件，请选择第二个选项。这包括用户的云端硬盘中的文件，以及已被删除的数据。
警告：您提交相应规则后，保险柜会立即开始清除超过默认保留期限的数据，其中可能包括用户希望保留的数据。在您确保规则配置正确后再继续执行下一步。 - 点击保存以创建彻底清空所有文件的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。勾选相应复选框并点击确认即可创建此规则。