Vault を使用してドライブ ファイルを保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、ドライブ内のファイル(Meet のデータや新しい Google サイトで作成したサイトを含む)の保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、ファイルをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

ドライブと保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされるドライブのファイルに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データがユーザー アカウントから直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しい保持ルールを組織全体に適用するときは、事前に少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

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カスタム保持ルールの対象範囲が組織部門の場合と共有ドライブの場合

組織部門の対象範囲

組織部門にカスタム保持ルールを適用すると、その組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルまたは直接共有しているファイルにルールが適用されます。また、ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルにも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらずルールが適用されます。

保持期間の終了時にファイルをパージするようにルールが設定されていても、Vault でパージされるのは、該当する組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルに限られます。組織部門外のユーザーが共有しているファイルはパージされません。

[共有ドライブのアイテムを含める] がオンになっている場合は、選択した組織部門内のアカウントがメンバーになっている共有ドライブにもルールが適用されます。ただし、そうしたルールでは、共有ドライブにあるファイルの保持期間の延長のみが可能です。共有ドライブのファイルをパージするには、その共有ドライブ固有の保持ルールを設定します。

共有ドライブの対象範囲

組織内のすべての共有ドライブまたは選択した共有ドライブのみを対象にカスタム保持ルールを設定できます。

共有ドライブからファイルをパージできるのは、その共有ドライブ固有の保持ルールに限られます。共有ドライブにあるファイルのオーナーは、特定のユーザーではなく、チームであるからです。

保持ルールの反映と実施における遅延の可能性
  • 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。反映されるまでの間にユーザーが削除したファイルは保持されません。
  • 保持期間満了の際、ファイルをパージするようにルールが設定されていても、対象ファイルがドライブから削除されるまでに最長で 15 日ほどかかることがあります。
アップロードしたファイルの作成および変更時刻は、アップロード元によって異なる
ファイルを最初にアップロードしたときにドライブで設定される作成時刻と変更時刻は、そのファイルをどのようにドライブに追加したかによって、ローカル ファイルの時刻が反映される場合と、ファイルがアップロードされた時刻が反映される場合とがあります。次の表は、アップロード元によってどの時刻が反映されるかをまとめたものです。
  • アップロード - タイムスタンプにはファイルがドライブにアップロードされた時刻が反映される
  • ローカル - タイムスタンプにはアップロード元のデバイスまたはサービス上にある元のファイルと同じものが反映される
ファイルのアップロード元(クライアント) 作成時刻 変更時刻
ウェブアプリ アップロード

2020 年 4 月 8 日より前: アップロード

2020 年 4 月 8 日より後: ローカル

ドライブ ファイル ストリーム ローカル ローカル
バックアップと同期 アップロード ローカル
iOS アップロード アップロード
Android アップロード アップロード
Google Workspace Migrate ローカル ローカル
Drive API 呼び出し元で設定可能 呼び出し元で設定可能
Vault では、他と同じ条件のドライブ保持ルールは作成できない

ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。

  • 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
    または
  • 重複しないユーザー グループに適用する

たとえば、ある組織部門にルールを適用している状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスする共有ドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。

また、[共有ドライブを含める] 設定を使用することで保持ルールを区別することができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [共有ドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。

ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

ドライブにデータを保存するアプリの保持設定を管理する

Google サービスの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。このデータには、次のようにドライブの保持ルールが適用されます。

サービス 保持
Jamboard

Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam が保持され、ドライブの保持ルールが適用されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。

Google Meet

Meet の録画にはデフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。

Meet の録画をドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Google Meet の保持ルールを設定します。Meet の保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールは Meet の録画に適用されません。

Google サイト

Google サイトにはデフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。

サイトをドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Google サイトの保持ルールを設定します。サイトの保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールはサイトに適用されません。

保持ルールとゴミ箱内のファイル

ドライブではデフォルトで、ゴミ箱に移動したファイルは 30 日後に削除されます。ユーザーはゴミ箱全体を空にしたり、ゴミ箱内のファイルを完全に削除したりできます。ゴミ箱から自動的に削除されたファイルまたはユーザーがゴミ箱から削除したファイルは、25 日以内であれば Google Workspace 管理者が復元できます(詳細)。

Vault で moved-to-trash ルールを設定すると、ゴミ箱内のファイルを Vault で利用できる期間を延長または短縮できます。たとえば、保持期間を 5 日間にして moved-to-trash ルールを設定すると、ゴミ箱に移動したファイルは 5 日後に自動的に削除されます。削除されたファイルは、25 日以内であれば管理者が復元できますが、Vault で利用することはできなくなります。ユーザーがファイルをゴミ箱に移動して 2 日後にゴミ箱を空にした場合、そのファイルはあと 3 日間は Vault で利用でき、25 日以内であれば管理者が復元できます。

moved-to-trash ルールには次の特性があります。

  • ルールの適用対象のユーザーまたは共有ドライブがオーナーとなっているゴミ箱内のファイルに適用されます。
  • 2016 年 8 月 1 日以降にゴミ箱に移動されたファイルだけに適用されます。
  • 保持期間を無期限にすることはできません。
  • ドライブの他の保持ルール(有効期限が先の他のカスタムルールを含む)よりも優先されます。複数の moved-to-trash ルールがファイルに適用されている場合、そのファイルは有効期限が最も先のルールに基づいて保持されます。
  • 記録保持が優先されます。

moved-to-trash ルールを設定するには、[期間と操作] で、[ゴミ箱に移動した日] の日付に基づいて保持期間を設定します。

ドライブのカスタム保持ルールを設定する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [ドライブ] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. エンティティを選択します。
    • 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
      1. 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
      2. (省略可)選択した組織部門内のアカウントがメンバーとなっている共有ドライブにルールを適用するには、[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
    • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
    • 特定の共有ドライブ - 特定のアカウントがメンバーとなっている共有ドライブにルールを適用します。
      1. アカウント(複数可)を入力して [検索] をクリックします。
      2. 共有ドライブ(複数可)を選択します。
      3. [追加] をクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      3. 保持期間開始の基準となる時間を選択します。
  7. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にファイルをどのように処理するのかを選択します。
    • ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 削除されていないファイルを含め、すべてのファイルをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
    警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  8. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

ドライブのデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、ドライブ内にあるファイル(共有ドライブ内のファイルも含む)のうち、カスタムルールと記録保持(リティゲーション ホールド)の対象になっていないものに適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. ドライブ アイコン "" をクリックします。
  4. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      3. 保持期間開始の基準となる時間を選択します。
  5. 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にファイルをどのように処理するのかを選択します。
    • ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 削除されていないファイルを含め、すべてのファイルをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
    警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  6. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。
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