Vault を使用してドライブ ファイルを保持する

Vault では、ドライブに保存されている次のアイテムの記録保持（リティゲーション ホールド）、保持、検索、書き出しを行うことができます。

• Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイト、図形描画
• Google Meet の録画および付随するチャット、Q&A、アンケートのログ（Meet の録画の詳細）
• ユーザーのドライブに保存された Jamboard ファイル
• ユーザーがドライブにアップロードした Google 以外の形式のファイル

フォルダとドライブのショートカットは対象外です。

保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有しているファイル、またはそうしたユーザーと直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されている共有ドライブ内のファイルも、そのユーザーがその共有ドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持ルールの適用対象です。

[共有ドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれる共有ドライブにも、保持ルールが適用されます。

保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有または共有しているファイルです。ただし、保持期間満了時にパージされるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門の外部からユーザーに共有されたファイルがパージされることはありません。

共有ドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。

• すべての共有ドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべての共有ドライブの保持期間に影響します。
• 特定の共有ドライブを対象とするカスタムルールは、選択した共有ドライブの保持期間にのみ影響します。

共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合にのみ、共有ドライブのファイルをパージすることができます。

• 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（共有ドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、共有ドライブのファイルも保持されます）。ただし、共有ドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、共有ドライブのファイルがパージされるのは、共有ドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
• 保持ルールの適用対象がユーザーで、[共有ドライブを含める] がオンになっている場合は、共有ドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。

• 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
• 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。

ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持または保持ポリシーの対象にはなりません。

ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。

• 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
  または
• 重複しないユーザー グループに適用する

たとえば、ある組織部門にルールを適用している状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスする共有ドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。

また、[共有ドライブを含める] 設定を使用することで保持ルールを区別することができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [共有ドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。

ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールで、ユーザーがファイルを [ゴミ箱] に移動してから一定の日数が経過した後にファイルをパージするよう設定できます。この moved-to-trash ルールの対象となるのは、2016 年 8 月 1 日以降に [ゴミ箱] に移動されたファイルのみです。

• moved-to-trash ルールは、ユーザーの [ゴミ箱] 内にあるファイルと、ユーザーが [ゴミ箱] を空にしたときに削除されたファイルの両方に適用されます。
• moved-to-trash ルールによってパージされるのは、そのルールの適用対象のユーザーまたは共有ドライブがオーナーとなっているファイルのみです。
• [ゴミ箱] 内のファイルに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash ルールが最優先されます。複数の moved-to-trash ルールがファイルに適用されている場合、そのファイルは有効期限が最も先のルールに基づいて保持されます。記録保持（リティゲーション ホールド）は保持ルールよりも常に優先されます。
• 記録保持や保持ルールが適用されないすべてのドライブファイルは、[ゴミ箱] に移動されてから約 30 日後にすべての Google システムから完全に削除されます。

ユーザーは Google ファイルを別の Google ファイルにリンクできます。たとえば、Google ドキュメントで、Google スプレッドシートのデータにリンクしたグラフを作成することができます。スプレッドシートが更新されるたびに、ドキュメント内のグラフも更新されます。

この例で、たとえばドキュメントが保持ルールで保護されている一方で、スプレッドシートには保持ルールや記録保持（リティゲーション ホールド）が設定されていない場合、ドキュメントが保持されてもスプレッドシートはパージされる可能性があります。