ドライブの保持ルールを設定する

保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的でドライブ内のファイルを保持する期間を管理できます。

保持ルールを設定する前に、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

ドライブと保持に関する重要なお知らせ

ドライブのカスタム保持ルールを作成する

組織部門、期間、特定の検索キーワードに基づいて、カスタムルールを設定できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメッセージやファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。

カスタム保持ルールを作成するには:

1. Vault にログインします。
2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
3. [ルールを作成] をクリックします。
4. ルールの適用対象を選択します（[ドライブ]）。
5. プルダウン リストからエンティティを選択します。
   • 組織部門:
     • ボタンをクリックして組織部門を選択します。
     • （省略可）その組織部門のメンバーと関連付けられている共有ドライブにこのルールを適用する場合は、[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
   • すべての共有ドライブ - ドメイン内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
   • 特定の共有ドライブ - [共有ドライブを探す] をクリックしてメンバー アカウントを入力し、特定の共有ドライブにルールを適用します。
6. ファイルの保持期間を選択します。
   • [期限なし] を選択すると、このルールが適用されるファイルが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
   • 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1～36,500 の範囲で日数を入力します。ファイルに対する次のどの操作に基づいてルールを作成するかを指定します。
     • 作成
     • 最後の更新
     • ゴミ箱に移動済み
7. 指定した期間が経過した後、ファイルをどのように処理するのかを選択します。
   • 最初のオプションを選択すると、ファイルが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
   • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのファイルが消去されます。ユーザーのドライブにあるファイルのほか、削除済みのデータも対象になります。
8. [プレビュー] をクリックしてこの保持ルールの対象となるファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
   警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
9. [保存] をクリックして、ファイルを消去する保持ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

注意事項

• [キーワード] 欄のメール エイリアス - メール エイリアスはメインのメールアドレスを参照する予備のメールアドレスです。カスタム保持ルールに自動的にメール エイリアスが含まれることはないため、含めたい場合は [キーワード] 欄に追加する必要があります。
• ユーザー名の変更 - ユーザー名が変更されても、カスタム保持ルールは自動的には変更されません。保持ルールは、ルールの [キーワード] 欄に明示的に指定されているアドレスにのみ引き続き適用されます。たとえば、「before@example.com」を含むメッセージに適用するルールがある場合、そのユーザーの名前が「after@example.com」に変更されても、保持ルールは「before@example.com」宛てのメッセージにのみ適用されます。
• カスタム保持ルールの変更 - カスタムルールは変更できますが、その変更が保持対象データにどのような影響を与えるのかを理解しておく必要があります。データは、保持ルールに加えられた最新の変更に基づいて保持されます。

ドライブのデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールや記録保持（リティゲーション ホールド）の適用対象にならないすべてのファイルに適用されます。マイドライブや共有ドライブにあるファイルも対象となります。

組織のデフォルトの保持ルールを設定するには:

1. Vault にログインします。
2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
3. [デフォルトの保持ルール] で [ドライブ] をクリックします。
4. [Google ドライブのデフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
5. ファイルの保持期間を選択します。
   • [期限なし] を選択すると、すべてのファイルが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
   • 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1～36,500 の範囲で日数を入力します。各ファイルの作成日と最終更新日のどちらに基づいてルールを作成するかを指定します。
6. 指定した期間が経過した後、ファイルをどのように処理するのかを選択します。
   • 最初のオプションを選択すると、ファイルが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
   • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのファイルが消去されます。ユーザーのドライブにあるファイルのほか、削除済みのデータも対象になります。
   警告: デフォルトの保持ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
7. [保存] をクリックして、すべてのファイルを消去する保持ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。