ドライブの保持ルールを設定する
保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的でドライブ内のファイルを保持する期間を管理できます。
保持ルールを設定する前に、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。
ドライブと保持に関する重要なお知らせ
保持の対象はルールの種類によって異なる
保持ルールは、ポリシーの適用対象となる組織部門のユーザーが所有している、または直接共有されているファイルに適用されます。ユーザーと直接共有されているチームドライブ内のファイルも、そのユーザーがそのチームドライブのメンバーであるかどうかにかかわらず、保持の対象になります。
[チームドライブを含める] チェックボックスをオンにした場合、対象となる組織部門のメンバーが含まれるチームドライブにも、保持ルールが適用されます。
保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールを設定している場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。保持の対象となるファイルは、該当する組織部門のユーザーが所有している、または共有されているファイルです。ただし、保持期間満了時に消去されるのは、該当する組織部門のユーザーが所有するファイルに限られます。組織部門外のユーザーから共有されたファイルが消去されることはありません。
チームドライブにカスタム保持ルールを適用すると、次のようになります。
- すべてのチームドライブを対象とするカスタムルールは、ドメイン内のすべてのチームドライブの保持期間に影響します。
- 特定のチームドライブを対象とするカスタムルールは、選択したチームドライブの保持期間にのみ影響します。
チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールによって、ユーザーのドライブ内にあるすべての対象ファイルが保持されます（チームドライブのファイルを対象に含むようにルールが設定されている場合は、チームドライブのファイルも保持されます）。ただし、チームドライブのファイルはチームが所有するものであり、特定のユーザーが所有するものではないため、チームドライブのファイルが消去されるのは、チームドライブを対象とする保持ルールが設定されている場合に限られます。
- 保持ルールの適用対象がユーザーで、[チームドライブを含める] チェックボックスがオンになっている場合は、チームドライブのファイルの保持期間の延長のみが可能です。
- 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 3 時間ほどかかることがあります。その間にユーザーがファイルを削除すると、ファイルは保持されないため、ファイルにアクセスできなくなります。
- 保持期間満了の際、対象ファイルがドライブから削除されるまでには最長で 15 日ほどかかることがあります。
ドメイン外で作成されてドメイン内のユーザーと共有されたファイルは、所属組織の記録保持や保持ポリシーの対象にはなりません。
ドライブ内のファイルに対して複数のカスタム保持ルールを作成する場合は、各ルールを次のように設定する必要があります。
- 最終更新日または作成日に重複しない値を設定する
または - 重複しないユーザー グループに適用する
たとえば、ある組織部門に適用される既存のルールがある状態で、その組織部門のすべてのメンバーがアクセスするチームドライブに適用されるルールを追加しようとすると、ルールが競合する可能性があります。新しいルールと既存のルールの作成日または最終更新日が同じ場合、Vault では新しいルールが拒否されます。
また、[チームドライブを含める] を使用することで保持ルールを区別し、重複しないようにすることができます。まったく同じ保持条件のルールであっても、一方では [チームドライブを含める] を有効にし、他方では無効にした場合、この 2 つのルールは競合しません。
ファイルに複数の保持ルールが適用されている場合、そのファイルは保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。
保持ルールとゴミ箱内のファイル
- moved-to-trash ルールは、ユーザーのゴミ箱内にあるファイルと、ユーザーがゴミ箱を空にしたときに削除されたファイルの両方に適用されます。
- moved-to-trash ルールによって削除されるのは、適用対象のユーザーやチームドライブがオーナーとなっているファイルのみです。
- ゴミ箱内のファイルに複数の保持ルールが適用される場合は、moved-to-trash ルールが最優先されます。1 つのファイルに複数の moved-to-trash ルールが適用される場合、そのファイルは最も保持期間の長いルールに従って保持されます。記録保持は常に保持ルールよりも優先されます。
ドライブのカスタム保持ルールを作成する
組織部門、期間、特定の検索キーワードに基づいて、カスタムルールを設定できます。カスタムルールは常にデフォルトのルールよりも優先されます。1 つのメールやファイルに対して複数の保持ルールが適用される場合は、保持期間が最も長いルールに基づいて保持されます。
カスタム保持ルールを作成するには:
- Vault にログインします。
- 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
- [ルールを作成] をクリックします。
- ルールの適用対象を選択します（[ドライブ]）。
- プルダウン リストからエンティティを選択します。
- 組織部門:
- ボタンをクリックして組織部門を選択します。
- （省略可）その組織部門のメンバーと関連付けられているチームドライブにこのルールを適用する場合は、[チームドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
- すべてのチームドライブ - ドメイン内のすべてのチームドライブにルールを適用します。
- 特定のチームドライブ - [チームドライブの検索] をクリックしてメンバー アカウントを入力し、特定のチームドライブにルールを適用します。
- 組織部門:
- ファイルの保持期間を選択します。
- [期限なし] を選択すると、このルールが適用されるファイルが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
- 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1～36,500 の範囲で日数を入力します。ファイルに対する次のどの操作に基づいてルールを作成するかを指定します。
- 作成
- 最後の更新
- ゴミ箱に移動済み
- 指定した期間が経過した後、ファイルをどのように処理するのかを選択します。
- 最初のオプションを選択すると、ファイルが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
- 2 番目のオプションを選択すると、すべてのファイルが消去されます。ユーザーのドライブにあるファイルのほか、削除済みのデータも対象になります。
- [プレビュー] をクリックしてこの保持ルールの対象となるファイルのリストを表示し、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。
- [保存] をクリックして、ファイルを消去する保持ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。
注意事項
- [キーワード] 欄にメール エイリアスを追加する - メール エイリアスはメインのメールアドレスを参照する代替メールアドレスです。カスタム保持ルールに自動的にメール エイリアスが含まれることはないため、含めたい場合は [キーワード] 欄に追加する必要があります。
- ユーザー名の変更 - ユーザー名が変更されても、カスタム保持ルールは自動的には変更されません。保持ルールは、ルールの [キーワード] 欄に明示的に指定されているアドレスにのみ引き続き適用されます。たとえば、「before@example.com」を含むメールに適用するルールがある場合、そのユーザーの名前が「after@example.com」に変更されても、保持ルールは「before@example.com」宛てのメールにのみ適用されます。
- カスタム保持ルールの変更 - カスタムルールは変更できますが、その変更が保持対象データにどのような影響を与えるのかを理解しておく必要があります。データは、保持ルールに加えられた最新の変更に基づいて保持されます。
ドライブのデフォルトの保持ルールを設定する
デフォルトの保持ルールは、カスタムルールや記録保持（リティゲーション ホールド）の適用対象にならないすべてのファイルに適用されます。マイドライブやチームドライブにあるファイルも対象となります。
組織のデフォルトの保持ルールを設定するには:
- Vault にログインします。
- 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
- [デフォルトの保持ルール] で [ドライブ] をクリックします。
- [Google ドライブのデフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
- ファイルの保持期間を選択します。
- [期限なし] を選択すると、すべてのファイルが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
- 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1～36,500 の範囲で日数を入力します。各ファイルの作成日と最終更新日のどちらに基づいてルールを作成するかを指定します。
- 指定した期間が経過した後、ファイルをどのように処理するのかを選択します。
- 最初のオプションを選択すると、ファイルが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
- 2 番目のオプションを選択すると、すべてのファイルが消去されます。ユーザーのドライブにあるファイルのほか、削除済みのデータも対象になります。
警告: デフォルトの保持ルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータの削除処理が直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールが適切に設定されていることを確認するまで、次の手順には進まないでください。 - [保存] をクリックして、すべてのファイルを消去する保持ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解していることを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。