組織の情報ガバナンス計画として、Google ドライブ内のファイルに対して保持ルールを設定し、どのくらいの期間ドライブに保持するかを指定できます。たとえば、一部のファイルを 7 年間保持するように設定したり、他のファイルは保持期間を過ぎたら削除するように設定したりといったことが可能です。
この記事では、ドライブのアイテムに対する保持ルールの適用方法、保持するデータの選択方法、保持期間の設定方法などについてご案内します。
- Google ドライブと保持に関する重要なお知らせ
- 範囲、条件、期間について
- Google ドライブのカスタム保持ルールを作成する
- Google ドライブのデフォルトの保持ルールを作成する
- Google ドライブのカスタム保持ルールを削除する
- Google ドライブのデフォルトの保持ルールを削除する
Google ドライブと保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされるドライブのファイルに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。
保持されるデータ:
- ユーザーのドライブと共有ドライブ内のファイル
- メール レイアウト
- Google Workspace クライアントサイド暗号化で暗号化されたファイル
- Google Meet のデータ（Meet 固有の保持が有効になっている場合を除く）
保持されないデータ:
- フォルダとドライブのショートカット
- Google サイト（Google サイト固有の保持が有効になっている場合を除く）
- リンクされたファイル
- ユーザーに共有された外部ファイル
- 以前の Google サイトで作成されたサイト
注: デフォルトでは、ドライブの保持ルールは Meet のデータには適用されますが、Google サイトには適用されません。Google ドライブのルールの対象となるデータを変更するには、Google Meet 固有のルールの有効化、Google サイトの保持設定の変更を行います。
詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプの Google ドライブ、Google Meet、Google サイトに関するセクションをご覧ください。
- 保持ルールを作成、更新する際、そのルールが反映されるまでに最長で 24 時間ほどかかることがあります。反映されるまでの間にユーザーが削除したファイルは保持されません。
- 保持期間満了の際、ファイルをパージするようにルールが設定されていても、対象ファイルがドライブから削除されるまでに最長で 15 日ほどかかることがあります。この期間中であれば、まだ削除前でユーザーの Google ドライブまたは共有ドライブに残っているアイテムについては、ユーザーによるアクセスが可能です。
Google サービスの中にはデータがドライブに保存されるものがあります。このデータには、次のようにドライブの保持ルールが適用されます。
| サービス | 保持 |
|---|---|
| Jamboard | Vault ではユーザーのドライブに保存された Jam が保持され、ドライブの保持ルールが適用されます。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。 |
| Google Meet | Meet の録画、Gemini によって作成されたメモ、Meet 内のチャット、Q＆A、アンケートのログには、デフォルトでドライブの保持ルールが適用されます。
Meet の録画をドライブの他のアイテムとは異なる方法で管理するには、Meet の保持ルールを設定します。Meet の保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールは Meet の録画に適用されません。 |
| Google サイト | Google サイトにはデフォルトでサイトの保持ルールが適用されます。 サイトをドライブの他のアイテムとは異なる方法で保持するには、Google サイトの保持ルールを設定します。サイトの保持ルールが有効になっている場合、ドライブの保持ルールはサイトに適用されません。 ドライブの他のアイテムと同様にサイトを保持するには、保持ルールを変更することで、ドライブのルールでサイトが保持されるように設定できます。 |
特定の条件に合致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。サービスの全データを一定期間保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。
詳しくは、2 種類の保持ルールをご確認ください。
範囲、条件、期間について
カスタム保持ルールの対象範囲が組織部門である場合と共有ドライブである場合での違いカスタム保持ルールを作成する際は、ルールの適用範囲として [組織部門]、[すべての共有ドライブ]、[特定の共有ドライブ] のいずれかを選択できます。
組織部門
カスタム保持ルールを組織部門に適用すると、その組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルにルールが適用されます。
また、[保持] 
保持期間の終了時にファイルをパージするように保持ルールが設定されていても、Vault でパージされるのは、該当する組織部門のユーザーがオーナーとなっているファイルに限られます。組織部門外のユーザーが共有しているファイルはパージされません。
特定の組織部門を選択して [共有ドライブのアイテムを含める] をオンにした場合、その組織部門のユーザーが次の条件を満たす場合、組織がオーナーとなっている共有ドライブ内のあらゆるアイテムに保持ルールが適用されます。
- そのアイテムに直接アクセスできる。
- 共有アイテムのメンバーまたはゲストである。Google ドライブのファイル共有についての詳細をご覧ください。
- 共有ドライブのメンバーである。
- そのアイテムが含まれている共有ドライブのサブフォルダの共同編集者であるか、そのサブフォルダへのアクセス権がある。
Eng-team-group@solarmora.com などのグループや一般的なアクセス権を持つユーザーにはルールは適用されません。
すべての共有ドライブと特定の共有ドライブ
カスタム保持ルールは、すべての共有ドライブを対象にすることや、特定の共有ドライブのみを対象にすることもできます。
[すべての共有ドライブ] または [特定の共有ドライブ] のスコープの場合のみ、共有ドライブからファイルを削除できます。これは、共有ドライブ内のファイルのオーナーが、特定のユーザーではなく、チームであるためです。
この機能に対応しているエディション: Business Standard と Business Plus、Enterprise、Education Standard と Education Plus、Essentials、Enterprise Essentials、Enterprise Essentials Plus、G Suite Business
対応する Google Workspace エディションでは、ドライブのラベルを使用してカスタム保持ルールを作成できます。ドライブのラベルのプロパティを使用して、ルールの条件と保持期間を調整できます。一般的な条件としては、「無制限」や「機密」といったラベルまたはバッジラベルに基づくルールがあります。
たとえば、ドライブのラベルの条件に基づいて保持するファイルを選択する保持ルールを管理者が作成したとします。下の画像では、管理者が [契約日] というラベルの日付が「2023 年 3 月 1 日より前」という条件を作成しました。
管理者は次に、ドライブのラベルを使用して、ルールの保持期間を設定しました。ここでは保持期間の日数として「100」を設定しました。保持期間の開始日は、「ラベルの日付に設定された日付」と優先使用する日付フィールド（[契約情報] > [契約日]）に基づいて決まります。
カスタムルールが反映された後、そのルールの対象となるユーザーが自身のマイドライブ内にファイルを作成しました。ファイルの作成日は 2023 年 2 月 8 日で、ユーザーは [契約情報] > [契約日] で契約日を 2023 年 2 月 15 日に設定しました。保持ルールの結果は次のようになります。
- 保持ルールが適用されました。契約日は 2023 年 2 月 15 日に設定されており、これは条件の日付である 2023 年 3 月 1 日より前であるため、ラベル条件を満たし、ルールが適用されました。
- 保持期間の開始日は、アイテムに設定された [契約日] の日付になります。この例では、[契約日] ラベルが 2023 年 2 月 15 日に設定されているため、ファイルはこの日付から 100 日間保持されます。[保持期間の開始日] で [作成日] が選択されていないため、作成日である 2 月 8 日は保持期間には影響しません。
詳しくは、ドライブのラベルに関する記事をご覧ください。
保持ルールの適用開始日は、ファイルの新規作成日、更新日、ゴミ箱への移動日、ドライブのラベルの日付フィールドのいずれかに設定できます。
- アップロード - ファイルがドライブにアップロードされた時刻のタイムスタンプ
- ローカル - アップロード元のデバイスまたはサービスにおける元のファイルの作成時刻のタイムスタンプ
| ファイルのアップロード元（クライアント） | 作成日時 | 変更日時 |
|---|---|---|
| ウェブアプリ | アップロード |
2020 年 4 月 8 日より前: 2020 年 4 月 8 日より後: |
| パソコン版 Google ドライブ | アップロード | ローカル |
| バックアップと同期 | アップロード | ローカル |
| iOS | アップロード | アップロード |
| Android | アップロード | アップロード |
| Google Workspace Migrate | ローカル | ローカル |
| Drive API | 呼び出し元で設定可能 | 呼び出し元で設定可能 |
Google ドライブのゴミ箱内のファイルを削除するには、次の 2 つの方法があります。1 つ目として、ドライブのゴミ箱に移動されたファイルはデフォルトで 30 日後に削除されます。2 つ目として、ユーザーが手動でゴミ箱内のファイルを削除できます。
注: ゴミ箱から削除したファイルは、25 日以内であれば Google Workspace 管理者が復元できます。詳しくは、削除済みファイルの復元についての記事をご覧ください。
Vault では、ゴミ箱に移動されたファイルが、削除前にどのくらいの期間 Vault で利用できるようにするかを制御するルールを設定できます。このようなルールは、moved-to-trash ルールと呼ばれます。
たとえば、保持期間を 5 日間にして moved-to-trash ルールを設定すると、ゴミ箱に移動したファイルは 5 日後に自動的にゴミ箱から削除されます。管理者は 25 日以内であればファイルを復元できますが、Vault で利用することはできなくなります。ユーザーがファイルをゴミ箱に移動して 2 日後にゴミ箱を空にした場合、そのファイルはあと 3 日間は Vault で利用でき、25 日以内であれば管理者が復元できます。または、記録保持（リティゲーション ホールド）の対象であればそれよりも長い期間利用、復元が可能です。
moved-to-trash ルール:
- ルールの適用対象のユーザーまたは共有ドライブがオーナーとなっているファイルに適用されます。
- 2016 年 8 月 1 日以降にゴミ箱に移動されたファイルだけに適用されます。
- 保持期間を無期限にすることはできません。
- ドライブの他の保持ルール（有効期限がより遅い日付に設定されている他のカスタムルールを含む）よりも優先されます。複数の moved-to-trash ルールがファイルに適用されている場合、そのファイルは有効期限が最も遅いルールに基づいて保持されます。
- 記録保持が優先されます。
- ゴミ箱から復元されたファイルには適用されません。
moved-to-trash ルールを作成するには、以下の手順 7 で、保持期間の開始日を [ゴミ箱に移動した日] に設定します。
管理者は、ユーザーのマイドライブのデータへの保持ルールの適用方法を選択できます。このルールは、マイドライブ内のアイテムのオーナーとすべての共同編集者（閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者）に適用することも、オーナーのみに適用することもできます。
オーナーとすべての共同編集者に保持ルールを適用するのが最も多くのデータを保持でき、最も一般的な設定となります。保持ルールをオーナーのみに適用すると、保持されるデータの量が少なくなる可能性があります。
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
[設定] をクリックします。
- [オーナーと共同編集者のルールを使ってユーザーのドライブ アイテムを保持する] の横で、次のいずれかを選択します。
- ドライブのアイテムのオーナーと共同編集者の保持ルールを使用する - アイテムのオーナーおよびアイテムに直接アクセスできる全ユーザーのルールを適用します。
- ドライブのアイテムのオーナーの保持ルールのみを使用する - ドライブ アイテムのオーナーのルールのみを適用します。
警告: ドライブ アイテムのオーナーの保持期間が共同編集者のものよりも短い場合、データが直ちにパージされる可能性があります。
Vault 管理者は、ドライブ アイテムのオーナーまたは共同編集者の保持ルールを作成できます。ルールの「アクション」部分でアイテムの有効期限を設定できるのは、ドライブ アイテムのオーナーの保持ルールのみです。
ドライブ アイテムのオーナーのカスタム保持ルールは、デフォルトのルールの保持期間の方が長い場合でも、デフォルトのルールよりも優先されます。
ドライブ アイテムの共同編集者の保持ルールでは、保持期間の延長のみが可能です。共同編集者のカスタムルールの方が保持期間が短い場合、これより長いオーナー（カスタムルールがない）のデフォルト ルールをオーバーライドできません。
Google ドライブのカスタム保持ルールを作成する
注: ドライブのラベルの日付フィールドに保持期間を設定するには、まずドライブのラベル条件を日付フィールド付きで作成します。詳しくは、組織で Google ドライブのラベルを作成する方法をご確認ください。
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
- [サービス] で [ドライブ] を選択し
- ルールの適用範囲を選択します。
- 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
- 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
- （省略可）組織がオーナーとなっている共有ドライブ内の全アイテムにルールを適用したい場合で、選択した組織部門のユーザーがそのドライブの直接のメンバーであるかそのアイテムに直接アクセスできる場合は、[共有ドライブのアイテムを含める] をオンにします。このオプションでは保持期間を延長できますが、ファイルを削除することはできません。詳しくは、すべての共有ドライブと特定の共有ドライブをご確認ください。
- すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
- 特定の共有ドライブ - 1 つ以上の共有ドライブにルールを適用します。
共有ドライブを選択し、[追加] をクリックします。多くの共有ドライブがあってリストが複数のページにわたる場合、ページを変更しても選択内容は保持されます。リストの上部にある [すべて選択] チェックボックスをオンにした場合に選択されるのは、現在のページのみです。メンバーのメールアドレスまたは共有ドライブの名前でリストを検索することもできます。
- メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
- [メンバーのメールで検索] をクリックします。
- アカウント（複数可）を入力します。
- [検索] をクリックします。
- 共有ドライブの名前でリストをフィルタするには（組織にある共有ドライブが 1,000 個未満の場合）:
- [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「
pr」は「Sales projects」、「Marketing Projects」、「Product management」という名前の共有ドライブには一致しますが、「Repairs」には一致しません。複数ページにわたるリストは、文字を追加すると自動的に更新されます。
-
チェックボックスをオン
- [名前でフィルタ] をクリックし、共有ドライブの名前に含まれている文字を入力します。たとえば、「
- 共有ドライブを名前で検索するには（組織の共有ドライブが 1,000 個以上ある場合）
- [共有ドライブ名で検索] をクリックします。
- 共有ドライブの名前に含まれている単語を入力します。注: 単語は正確かつ完結している必要があります。たとえば、「
marketing, projects」は「Marketing projects Q4’22」と「Projects for marketing」という名前の共有ドライブと一致します。「project」に「s」が付いていないため、「Marketing project archive」という名前の共有ドライブとは一致しません。同様に、「ma」は単語の一部にすぎず、完全な単語ではないため、これらの共有ドライブのいずれにも一致しません。 - [検索] をクリックします。
- メンバーのメールアドレスでリストをフィルタするには:
- 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
- [次へ] をクリックします。
- （省略可）ドライブのラベルの条件を追加します。
- [ラベルの条件を追加] をクリックします。
- ラベルのタイトルを選択
- 値を選択します。
- （省略可）別のラベル条件を作成します。
- [次へ] をクリックします。
-
ファイルの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したファイルをパージするには:
- [保持期間] を選択します。
- 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
- ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
- ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし
- ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリックし
- ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし
- 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
- 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
- ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
- [作成] をクリックします。保持期間を設定する場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
Google ドライブのデフォルトの保持ルールを作成する
デフォルトの保持ルールは、ドライブ内にあるファイル（共有ドライブ内のファイルも含む）のうち、カスタムルールと記録保持（リティゲーション ホールド）の対象になっていないものに適用されます。
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
- ドライブ アイコン
をクリックします。
-
ファイルの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したファイルをパージするには:
- [保持期間] を選択します。
- 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
- ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
- ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし
- ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリックし
- ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし
- 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
- 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
- ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
- [作成] をクリックします。確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
Google ドライブのカスタム保持ルールを削除する
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
- カスタムルールにカーソルを合わせ 警告: このルールが適用されているデータのうち、記録保持（リティゲーション ホールド）または他の保持ルールで保護されていないものは、直ちにパージされる可能性があります。
- もう一度 [削除] をクリックして確定します。
Google ドライブのデフォルトの保持ルールを削除する
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
- ドライブ 警告: このルールが適用されているデータのうち、記録保持（リティゲーション ホールド）または他の保持ルールで保護されていないものは、直ちにパージされる可能性があります。
- もう一度 [削除] をクリックして確定します。