Impostare le regole di conservazione per Drive

Utilizza le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo verranno conservati i file in Drive per l'eDiscovery.

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e irreversibile dei dati degli account utente. Fai molta attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

Informazioni importanti su Drive e sulla conservazione

Tipi di file supportati da Vault per Drive
Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare i seguenti elementi archiviati su Drive:
  • Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni Google
  • Registrazioni di Google Meet
  • File di Jamboard che sono stati salvati sui Drive degli utenti
  • File non Google che gli utenti hanno caricato su Drive 

Vault ignora le cartelle e le scorciatoie di Drive.

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola

Le regole di conservazione si applicano ai file appartenenti agli utenti dell'unità organizzativa in cui sono in vigore e ai file condivisi direttamente con loro. Questo riguarda anche i file di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che l'utente sia o meno membro di quel Drive condiviso.

Se l'opzione Includi unità condivise è selezionata, le regole di conservazione si applicano anche ai Drive condivisi che includono i membri dell'unità organizzativa interessata.

Alla scadenza del periodo di copertura, solo i file di proprietà di tali utenti vengono eliminati definitivamente

Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file dei Drive condivisi, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Sono inclusi i file di proprietà degli utenti nell'unità organizzativa applicabile o condivisi con tali utenti. Tuttavia, alla scadenza del periodo di copertura, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono mai eliminati definitivamente.

Drive condivisi e conservazione

Se decidi di applicare una regola di conservazione personalizzata ai Drive condivisi, tieni presente che:

  • Una regola personalizzata che copre Tutti i Drive condivisi interessa la copertura di conservazione di tutti i Drive condivisi del dominio.
  • Una regola personalizzata che copre Drive condivisi specifici interessa solo la copertura di conservazione dei Drive condivisi selezionati.

I file dei Drive condivisi possono essere eliminati definitivamente soltanto mediante regole di conservazione specifiche dei Drive condivisi:

  • Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file del Drive condiviso, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Tuttavia, dal momento che i file del Drive condiviso sono di proprietà del team e non di un utente specifico, possono essere eliminati definitivamente solo in base a regole di conservazione specifiche del Drive condiviso.
  • Le regole che si applicano agli utenti e in cui l'opzione Includi Drive condivisi è selezionata possono estendere la copertura solo al ciclo di vita dei file del Drive condiviso.
L'implementazione di regole di conservazione e la scadenza dei file di Drive possono essere soggette a ritardi
  • Quando crei o aggiorni una regola di conservazione, può essere necessario attendere fino a tre ore affinché la regola si propaghi. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non sono conservati e non è possibile recuperarli.
  • Quando scade il periodo di copertura, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano rimossi da Drive.
I blocchi e le regole di conservazione si applicano solo ai file creati dagli utenti del tuo dominio

I file creati esternamente al tuo dominio e condivisi con i tuoi utenti non sono soggetti ai criteri di conservazione o ai blocchi della tua organizzazione.

La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file
La data e l'ora di creazione e modifica impostate da Drive per un file quando viene caricato per la prima volta potrebbero corrispondere al file locale o alla data e ora di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. Nella tabella seguente sono indicate la data e l'ora utilizzate per fonti diverse, dove:
  • Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
  • Locale: il timestamp corrisponde a quello del file originale sul dispositivo o servizio di origine.
Origine file (client) Data/ora di creazione Data/ora di modifica
App web Caricamento

Prima dell'8 aprile 2020: caricamento

Dopo l'8 aprile 2020: locale

Drive File Stream Locale Locale
Backup e sincronizzazione Caricamento Locale
iOS Caricamento Caricamento
Android Caricamento Caricamento
G Suite Migrate Locale Locale
API Drive Può essere impostata dal chiamante Può essere impostata dal chiamante
Vault non consente la creazione di regole di conservazione di Drive con criteri di conservazione identici

Ogni regola di conservazione personalizzata creata per i file di Drive deve: 

  • Avere una data di ultima modifica o di creazione univoca.
    OPPURE
  • Essere applicabile a un insieme di utenti univoco.

Ad esempio, può crearsi un conflitto se configuri una regola che si applica a un'unità organizzativa e tenti di aggiungerne un'altra che si applica a un Drive condiviso a cui hanno accesso tutti i membri dell'unità organizzativa. Vault rifiuterà la nuova regola se questa ha la stessa data di ultima modifica o di creazione di quella precedente.

Inoltre, puoi utilizzare l'opzione Includi Drive condivisi per rendere univoca una regola di conservazione. Non vi è conflitto tra due regole con criteri di conservazione identici se solo una di queste include i Drive condivisi.

I file soggetti a più regole di conservazione sono sempre conservati in base alla regola con il periodo di conservazione più lungo.

Gestire la conservazione per le app che archiviano dati su Drive

Alcuni servizi Google archiviano i propri dati su Drive. Questi dati sono coperti dalle regole di conservazione di Drive come segue:

Prodotto Conservazione dei dati
Jamboard

Vault conserva i Jam che sono stati salvati sui Drive degli utenti secondo le regola di conservazione di Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.

Google Meet

Le registrazioni di Meet sono coperte dalle regole di conservazione di Drive per impostazione predefinita.

Per gestire la conservazione delle registrazioni di Meet in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Google Meet. Quando le regole di conservazione per Meet sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano alle registrazioni di Meet.

Regole di conservazione e file nel cestino

Puoi impostare regole di conservazione personalizzate che eliminano definitivamente i file un determinato numero di giorni dopo che gli utenti li hanno spostati nel cestino. Solo i file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o in data successiva sono soggetti alle regole che governano gli elementi spostati nel cestino:

  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino vengono applicate sia ai file che si trovano nel cestino di un utente, sia ai file che sono stati eliminati quando l'utente ha svuotato il cestino.
  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino eliminano definitivamente soltanto i file di proprietà dell'utente o presenti nel Drive condiviso a cui vengono applicate.
  • Se un file presente nel cestino è interessato da più regole di conservazione, le regole relative a elementi spostati nel cestino avranno la precedenza su tutte le altre regole di conservazione. Un file interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino sarà conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo. I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione.
  • I file dei Drive condivisi non soggetti a un blocco o a una regola di conservazione vengono eliminati definitivamente da tutti i sistemi Google circa 30 giorni dopo essere stati spostati nel cestino.
Le regole di conservazione non estendono la copertura ai file incorporati in documenti e presentazioni

Gli utenti possono collegare un file Google  a un altro file Google. Ad esempio, un utente che modifica un documento Google può creare un grafico collegato ai dati contenuti in un foglio Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Nell'esempio precedente, se una regola di conservazione conserva il documento e nessuna regola di conservazione o nessun blocco conserva il foglio di lavoro, quest'ultimo può essere eliminato definitivamente anche se il documento viene conservato.

Creare una regola di conservazione personalizzata per Drive

Le regole personalizzate possono essere basate su unità organizzative, intervalli di date o termini di ricerca specifici. Le regole personalizzate hanno sempre la priorità sulla regola predefinita. Inoltre, i messaggi o i file a cui sono applicabili più regole di conservazione verranno conservati in base alla regola che impone il periodo di conservazione più lungo.

Per creare regole di conservazione personalizzate:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. Fai clic su Crea regola.
  4. Scegli dove applicare la regola: Drive.
  5. Scegli un'entità dall'elenco a discesa:
    • Unità organizzativa:
      • Fai clic sul pulsante per scegliere un'unità organizzativa.
      • Seleziona la casella Includi risultati dei Drive condivisi se vuoi applicare questa regola ai Drive condivisi associati ai membri dell'unità organizzativa. (facoltativo)
    • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi nel dominio. 
    • Driver condivisi specifici: fai clic su Trova Drive condivisi per inserire l'account di un membro e applicare la regola un Drive condiviso specifico.
  6. Scegli per quanto tempo conservare i file:
    • Scegli Sempre per conservare in modo permanente i file a cui si applica questa regola. Fai clic su Salva per creare la regola di conservazione. È tutto.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500. Specifica se la regola sarà basata su quando ciascun file è stato:
      • creato
      • modificato l'ultima volta
      • spostato nel cestino
  7. Seleziona l'azione da eseguire quando i file superano la durata di conservazione che hai specificato:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i file che sono già stati eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli che si trovano nei Drive degli utenti. Sono inclusi anche i dati che sono già stati eliminati.
  8. Fai clic su Anteprima per visualizzare un elenco di file a cui sarà applicata la regola di conservazione. Passa in rassegna l'elenco per verificare di avere impostato correttamente la regola. Assicurati che la regola non elimini in modo definitivo i dati che potrebbero servire agli utenti.
    Attenzione: Vault inizia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione non appena invii una nuova regola. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente. 
  9. Fai clic su Salva per creare una regola di conservazione che elimini definitivamente i file. Ti sarà chiesto di confermare che hai compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Note importanti

  • Alias email nel campo Termini: un alias email è un indirizzo email alternativo che rimanda a un indirizzo email principale. Le regole di conservazione personalizzate non includono automaticamente gli alias email. Per includere gli alias email, aggiungili nel campo Termini.
  • Utenti rinominati: le regole di conservazione personalizzate non vengono modificate automaticamente quando gli utenti vengono rinominati. La regola di conservazione continuerà a essere applicata solo agli indirizzi esplicitamente indicati nel campo Termini della regola. Ad esempio, se esiste una regola applicata ai messaggi che contengono prima@example.com e l'utente viene rinominato dopo@example.com, la regola di conservazione verrà applicata solo ai messaggi inviati a prima@example.com.
  • Modifica di una regola di conservazione personalizzata: puoi modificare una regola personalizzata, ma è necessario che tu comprenda le implicazioni della modifica sui dati conservati. I dati vengono conservati in base alla versione più recente della regola di conservazione.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Drive

Una regola di conservazione predefinita si applica a tutti i file che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco. Sono inclusi i file che si trovano nella sezione Il mio Drive e nei Drive condivisi.

Per impostare una regola di conservazione predefinita per la tua organizzazione:

  1. Accedi a Vault.
  2. Nel menu di navigazione a sinistra, fai clic su Conservazione dei dati.
  3. In Regole di conservazione predefinite, fai clic su Drive.
  4. Seleziona la casella Imposta una regola di conservazione predefinita per Drive.
  5. Scegli per quanto tempo conservare i file:
    • Scegli Sempre per conservare tutti i file in modo permanente. Fai clic su Salva per creare la regola di conservazione. È tutto.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo, inserisci un numero di giorni compreso tra 1 e 36.500. Specifica se la regola sarà basata su quando ciascun file è stato creato o su quando è stata apportata l'ultima modifica.
  6. Seleziona l'azione da eseguire quando i file superano la durata di conservazione che hai specificato:
    • Scegli la prima opzione per eliminare definitivamente solo i file che sono già stati eliminati dagli utenti.
    • Scegli la seconda opzione per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli che si trovano nei Drive degli utenti. Sono inclusi anche i dati che sono già stati eliminati.
    Attenzione: non appena invii la regola, Vault avvia immediatamente il processo di eliminazione dei dati che superano il periodo di conservazione predefinito. L'eliminazione potrebbe interessare anche dati che gli utenti intendono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  7. Fai clic su Salva per creare una regola di conservazione che elimini definitivamente tutti i file. Ti sarà chiesto di confermare che hai compreso gli effetti della regola di conservazione. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.
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