Conservare i file su Drive con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i file su Drive, inclusi i dati di Meet e i siti creati nella nuova versione di Google Sites. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i messaggi ed, eventualmente, quando eliminarli.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Informazioni importanti su Drive e la conservazione

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali dati di Drive sono supportati per Vault.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può causare l'eliminazione immediata e definitiva dei dati degli account utente. Fai molta attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di utenti prima di applicarle all'intera organizzazione.

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Confronto tra le regole di conservazione personalizzate nell'ambito di un'unità organizzativa e nell'ambito di un Drive condiviso

Ambito dell'unità organizzativa

Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa ha effetto sui file di proprietà degli utenti e sui file condivisi direttamente con loro all'interno dell'unità. Inoltre, in un Drive condiviso, la regola si applica ai file che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che questi sia o meno membro di quel Drive condiviso.

Se una regola di conservazione è impostata in modo da eliminare definitivamente i dati alla fine del periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono eliminati definitivamente.

Se è selezionata l'opzione Includi elementi dai Drive condivisi, la regola viene applicata anche ai Drive condivisi di cui sono membri gli account dell'unità organizzativa selezionata. Tuttavia, la portata di queste regole può estendersi solo al ciclo di vita dei file del Drive condiviso. Per eliminare definitivamente i file dai Drive condivisi, imposta regole di conservazione specifiche.

Ambito del Drive condiviso

Puoi impostare una regola di conservazione personalizzata che interessa tutti o solo alcuni dei Drive condivisi della tua organizzazione.

I file dei Drive condivisi possono essere eliminati definitivamente solo in base a regole di conservazione specifiche per tali Drive, in quanto i file che ospitano sono di proprietà del team e non di un utente specifico.

Potenziali ritardi nella propagazione e nell'esecuzione di una regola di conservazione
  • Quando crei o aggiorni una regola di conservazione, può essere necessario attendere fino a tre ore affinché si propaghi. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non vengono conservati.
  • Quando scade il periodo di copertura e la regola è impostata in modo da eliminare definitivamente i file, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano rimossi da Drive.
La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file
La data e l'ora di creazione e modifica impostate da Drive per un file quando viene caricato per la prima volta potrebbero corrispondere al file locale o alla data e ora di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. Nella tabella seguente sono indicate la data e l'ora utilizzate per fonti diverse, dove:
  • Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
  • Locale: il timestamp corrisponde a quello del file originale sul dispositivo o servizio di origine.
Origine file (client) Data/ora di creazione Data/ora di modifica
App web Caricamento

Prima dell'8 aprile 2020: caricamento

Dopo l'8 aprile 2020: locale

Drive File Stream Locale Locale
Backup e sincronizzazione Caricamento Locale
iOS Caricamento Caricamento
Android Caricamento Caricamento
G Suite Migrate Locale Locale
API Drive Può essere impostata dal chiamante Può essere impostata dal chiamante
Vault non consente la creazione di regole di conservazione di Drive con criteri identici

Ogni regola di conservazione personalizzata creata per i file di Drive deve:

  • Avere una data di ultima modifica o di creazione univoca.
    OPPURE
  • Essere applicabile a un insieme di utenti univoco.

Ad esempio, può verificarsi un conflitto se configuri una regola che si applica a un'unità organizzativa e tenti di aggiungerne un'altra che si applica a un Drive condiviso a cui hanno accesso tutti i membri dell'unità. Vault rifiuterà la nuova regola se ha la stessa data di ultima modifica o di creazione di quella precedente.

Inoltre, puoi utilizzare l'opzione Includi Drive condivisi per rendere univoca una regola di conservazione. Non vi è conflitto tra due regole con criteri di conservazione identici se solo una di queste include i Drive condivisi.

I file soggetti a più regole di conservazione sono sempre conservati in base alla regola con il periodo di conservazione più lungo.

Gestire la conservazione per le app che archiviano dati su Drive

Alcuni servizi Google archiviano i propri dati su Drive. Questi dati sono coperti dalle regole di conservazione di Drive come segue:

Prodotto Conservazione dei dati
Jamboard

Vault conserva i Jam che sono stati salvati sui Drive degli utenti secondo le regola di conservazione di Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.

Google Meet

Le registrazioni di Meet sono coperte dalle regole di conservazione di Drive per impostazione predefinita.

Per gestire la conservazione delle registrazioni di Meet in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Google Meet. Quando le regole di conservazione per Meet sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano alle registrazioni di Meet.

Google Sites

Per impostazione predefinita, ai siti vengono applicate le regole di conservazione di Drive.

Per gestire la conservazione dei siti in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Sites. Quando le regole di conservazione per Sites sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano ai siti.

Regole di conservazione e file nel cestino

Per impostazione predefinita, Drive elimina i file 30 giorni dopo che sono stati spostati nel cestino. Un utente può anche svuotare completamente il cestino o eliminare definitivamente un file che si trova nel cestino. I file eliminati dal cestino, automaticamente o da un utente, possono essere ripristinati entro 25 giorni da parte di un amministratore di Google Workspace (scopri come).

In Vault puoi impostare regole specifiche per i file spostati nel cestino, per estendere o ridurre il periodo per cui i file del cestino rimangono disponibili per Vault. Ad esempio, se imposti una regola per i file spostati nel cestino con un periodo di conservazione di cinque giorni, un file che viene spostato nel cestino sarà eliminato automaticamente cinque giorni dopo. Gli amministratori potranno ripristinarlo entro 25 giorni, ma il file non sarà più disponibile per Vault. Se l'utente elimina il file due giorni dopo averlo spostato nel cestino, il file resterà disponibile per Vault per altri tre giorni e potrà essere ripristinato dagli amministratori entro 25 giorni.

Una regola relativa ai file spostati nel cestino ha le proprietà seguenti:

  • Ha effetto sui file del cestino di proprietà dell'utente o del Drive condiviso a cui è applicata.
  • Si applica solo ai file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o successivamente.
  • Non può avere un periodo di conservazione indeterminato.
  • Ha la precedenza su altre regole di conservazione di Drive, incluse altre regole personalizzate che scadono successivamente. Un file interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino sarà conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo.
  • Viene ignorata se sono presenti dei blocchi.

Per impostare regole relative ai file spostati nel cestino, in Durata e azione imposta un periodo di conservazione basato sulla Data spostamento nel cestino.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Drive

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datie poiRegole personalizzatee poiCrea.
  3. Come servizio, seleziona Drive e fai clic su Continua.
  4. Scegli un'entità:
    • Unità organizzativa: applica la regola a un'unità organizzativa specifica:
      1. Fai clic sul campo e scegli un'unità organizzativa.
      2. (Facoltativo) Per applicare la regola ai Drive condivisi di cui sono membri gli account dell'unità organizzativa selezionata, attiva l'opzione Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.
    • Driver condivisi specifici: applica la regola a un Drive condiviso di cui è membro un account specifico.
      1. Inserisci uno o più account e fai clic su Trova.
      2. Seleziona uno o più Drive condivisi.
      3. Fai clic su Aggiungi.
  5. Fai clic su Continua.
  6. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  7. Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui file al termine:
    • Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli la seconda opzione.
    Attenzione: Vault consente a Drive di eliminare immediatamente e in modo definitivo i file che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  8. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Drive

Una regola di conservazione predefinita si applica ai file di Drive, inclusi quelli nei Drive condivisi, che non sono soggetti a una regola personalizzata o a un blocco.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei dati. Viene aperto l'elenco delle regole predefinite.
  3. Fai clic su Drive "".
  4. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  5. Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui file al termine:
    • Per eliminare definitivamente solo i file già eliminati dal cestino degli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i file, inclusi quelli non eliminati, scegli la seconda opzione.
    Attenzione: Vault consente a Drive di eliminare immediatamente e in modo definitivo i file che superano il periodo di conservazione quando imposti la regola. L'eliminazione definitiva potrebbe interessare anche dati che gli utenti vogliono conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.
  6. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.
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