Drive-Dateien mit Vault aufbewahren

Für Ihren Informationssteuerungsplan können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Drive-Dateien festlegen und angeben, wie lange sie in Drive aufbewahrt werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Dateien sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollen, während andere nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer gelöscht werden.

In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, wie Aufbewahrungsregeln für Drive-Elemente funktionieren, wie Sie Daten für die Aufbewahrung auswählen und wie Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen.

Auf dieser Seite

• Wichtige Informationen zur Aufbewahrung und Google Drive
• Geltungsbereich, Bedingungen und Dauer
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive erstellen
• Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive erstellen
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive löschen
• Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive löschen

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung und Google Drive

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Drive-Dateien, die in Vault unterstützt werden, informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, werden Daten aus den Konten der Nutzer möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig bei der Einrichtung und Bearbeitung von Aufbewahrungsregeln. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

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Welche Daten können aufbewahrt werden?

Folgende Daten werden aufbewahrt:

• Dateien in den Ablagen und geteilten Ablagen der Nutzer
• E‑Mail-Layouts
• Mit der clientseitigen Verschlüsselung von Google Workspace verschlüsselte Dateien
• Google Meet-Daten, außer die Meet-spezifische Aufbewahrung ist aktiviert

Diese Daten werden nicht aufbewahrt:

• Verknüpfungen in Ordnern und Drive
• Websites in Google Sites, außer die Sites-spezifische Aufbewahrung ist deaktiviert
• Verknüpfte Dateien
• Externe Dateien, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden
• Im klassischen Google Sites erstellte Websites

Hinweis: Standardmäßig gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln für Meet-Daten, aber nicht für Google Sites. Wenn Sie ändern möchten, welche Daten den Drive-Regeln unterliegen, aktivieren Sie Meet-spezifische Regeln und ändern Sie die Aufbewahrungseinstellungen für Google Sites.

Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen in den Abschnitten zu Drive, Meet und Sites.

Mögliche Verzögerungen bei Aufbewahrungsregeln

• Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt.
• Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und Dateien laut Regel dauerhaft gelöscht werden, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind. Elemente, die nicht gelöscht wurden und in der Google Drive-Ablage eines Nutzers oder in einer geteilten Ablage verbleiben, sind während dieses Zeitraums für den Nutzer zugänglich. 

Aufbewahrung für Dienste, die Daten in Google Drive speichern

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt	Aufbewahrung
Jamboard	In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.
Google Meet	Für Meet-Aufzeichnungen, von Gemini erstellte Notizen sowie die Protokolle für Chats, Fragen und Antworten und Umfragen in Meet gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln. Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.
Google Sites	Für Websites gelten standardmäßig die Google Sites-Aufbewahrungsregeln. Wenn Websites anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Sites einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Websites. Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Elemente in Drive aufbewahren möchten, können Sie die Aufbewahrungseinstellungen ändern, damit Websites nach den Drive-Regeln aufbewahrt werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln im Vergleich zu Standardregeln

Wenn Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, für eine bestimmte Zeit beibehalten möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel. 

Weitere Informationen zu den beiden Arten von Aufbewahrungsregeln

Geltungsbereich, Bedingungen und Dauer

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Geltungsbereich von benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln für Organisationseinheiten im Vergleich zu Regeln für geteilte Ablagen

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel können Sie den Geltungsbereich der Regel auswählen: Organisationseinheit, Alle geteilten Ablagen oder Bestimmte geteilte Ablagen.

Organisationseinheit

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf eine Organisationseinheit anwenden, wird sie auf die Dateien angewendet, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören.

Wenn Sie außerdem unter Aufbewahrung  Einstellungen die Option Aufbewahrungsregeln des Inhabers und der Mitbearbeiter des Drive-Elements verwenden auswählen, gilt die Aufbewahrungsregel auch für Dateien im Ordner „Meine Ablage“ eines anderen Nutzers, die direkt für einen Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit freigegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt zu Aufbewahrungseinstellungen.

Ist in einer Aufbewahrungsregel festgelegt, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, werden nur Dateien, die einem Nutzer in der Organisationseinheit gehören, durch Vault dauerhaft gelöscht. Dateien, die von Nutzern außerhalb der Organisationseinheit freigegeben wurden, werden nicht dauerhaft gelöscht.

Wenn Sie eine Organisationseinheit und Elemente aus geteilten Ablagen einbeziehen auswählen, gilt die Aufbewahrungsregel für alle Elemente in einer geteilten Ablage, die Ihrer Organisation gehört, falls auf einen Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit Folgendes zutrifft:

• Wenn die Option deaktiviert ist:
  • Er hat direkten Zugriff auf ein Element in „Meine Ablage“ des Eigentümers oder in einer anderen Ablage.
• Wenn die Option aktiviert ist:
  • Er hat direkten Zugriff auf das Element.
  • Er ist Mitglied oder Gast eines geteilten Elements. Weitere Informationen zur Dateifreigabe in Google Drive
  • Er ist Mitglied der geteilten Ablage.
  • Er ist Mitbearbeiter eines Unterordners der geteilten Ablage mit diesem Element oder hat Zugriff darauf.

Die Regeln gelten nicht für Gruppen wie [e-mail] oder für Nutzer mit allgemeinem Zugriff. 

Alle geteilten Ablagen und bestimmte geteilte Ablagen

Sie können eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen, die alle geteilten Ablagen oder nur bestimmte geteilte Ablagen abdeckt.

Nur mit den Geltungsbereichen Alle geteilten Ablagen und Bestimmte geteilte Ablagen können Dateien aus geteilten Ablagen gelöscht werden, weil die Dateien dem Team gehören und keinem bestimmten Nutzer.

Regelbedingungen und Aufbewahrungszeiträume auf Grundlage von Drive-Labels

Versionen mit dieser Funktion: Business Standard und Business Plus, Enterprise; Education Standard und Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Mit einer unterstützten Google Workspace-Version können Sie Google Drive-Labels verwenden, um benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln zu erstellen. Mit den Eigenschaften des Drive-Labels lassen sich die Bedingungen und die Aufbewahrungsdauer einer Regel anpassen. Zu den häufigsten Bedingungen gehören Regeln, die auf einem Label oder einem Badge-Label basieren, z. B. Unbestimmt oder Klassifiziert. 

Beispiel: Ein Administrator hat eine Aufbewahrungsregel erstellt, mit der Dateien zur Aufbewahrung basierend auf einer Drive-Labelbedingung ausgewählt wurden. Im folgenden Bild hat der Administrator die Bedingung vor dem 1. März 2023 für das Label Vertragsdatum erstellt.

Als Nächstes hat der Administrator das Google Drive-Label verwendet, um die Aufbewahrungsdauer der Regel festzulegen. Hier wurde die Aufbewahrungsdauer festgelegt, indem die Anzahl der Aufbewahrungstage (100) angegeben wurde. Der Beginn der Aufbewahrungsdauer basiert auf Datum im Feld für das Labeldatum festgelegt und dem bevorzugten Datumsfeld (Vertragsinformationen > Vertragsdatum).

Nachdem die benutzerdefinierte Regel angewendet wurde, hat ein Nutzer, für den diese Regel gilt, eine Datei in „Meine Ablage“ erstellt. Die Datei wurde am 8. Februar 2023 erstellt und der Nutzer hat das Feld Vertragsinformationen > Vertragsdatum angewendet, wobei das Vertragsdatum auf den 15. Februar 2023 festgelegt ist. Das Ergebnis der Aufbewahrungsregel war:

• Die Aufbewahrungsregel wurde angewendet. Da das Vertragsdatum auf den 15. Februar 2023, also vor dem Datum der Bedingung (1. März 2023), festgelegt wurde, wurde die Labelbedingung erfüllt und die Regel wurde angewendet.
• Die Aufbewahrungsdauer hat entsprechend dem Wert des Felds „Vertragsdatum“, das für das Element festgelegt wurde, begonnen. In diesem Beispiel wurde das Vertragsdatum des Labels auf den 15. Februar 2023 festgelegt. Die Datei wird daher nach diesem Datum 100 Tage lang aufbewahrt. Der 8. Februar, also der Tag, an dem sie erstellt wurde, wirkt sich nicht auf die Aufbewahrungsdauer aus, da unter Beginn der Aufbewahrungsdauer nicht Erstellungsdatum ausgewählt wurde.

Weitere Informationen zu Google Drive-Labels

Aufbewahrungsdauer auf Grundlage des Zeitstempels einer Datei

Sie können Aufbewahrungsregeln festlegen, die mit dem ursprünglichen Erstellungsdatum der Datei, dem Änderungsdatum, dem Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde, oder mit dem Datum des Drive-Labels beginnen. 

Wenn eine Datei zum ersten Mal in Google Drive hochgeladen wird, erhält sie ein Erstellungs- und ein Änderungsdatum. Hierbei werden entweder das Erstellungs- und Änderungsdatum der lokalen Version der Datei vor dem Upload verwendet, oder das Uploaddatum. Dies hängt davon ab, wie die Datei Google Drive hinzugefügt wurde. 

In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Daten für die verschiedenen Dateiquellen verwendet werden:

• Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
• Lokal: Der Erstellungs- oder Änderungszeitstempel der Datei auf dem Quellgerät oder im Quellservice

Hinweis: Nachdem die Datei in Google Drive hochgeladen wurde, ändert sich das Änderungsdatum weiterhin jedes Mal, wenn die Datei geändert wird.

Dateiquelle (Client)	Erstellungszeit	Änderungszeit
Web-App	Upload	Vor dem 8. April 2020: Upload Vor dem 8. April 2020: Lokal
Google Drive for Desktop	Upload	Lokal
Back-up und Synchronisierung	Upload	Lokal
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
Google Workspace Migrate	Lokal	Lokal
Drive API	Kann vom Anrufer festgelegt werden	Kann vom Anrufer festgelegt werden

Aufbewahrungsdauer für Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden

Dateien im Drive-Papierkorb können auf zwei Arten gelöscht werden. Drive löscht die Dateien aus dem Papierkorb standardmäßig 30 Tage, nachdem sie dorthin verschoben wurden. Außerdem können Nutzer Elemente im Papierkorb manuell löschen. 

Hinweis: Dateien, die aus dem Papierkorb gelöscht wurden, können von einem Google Workspace-Administrator bis zu 25 Tage lang wiederhergestellt werden. Weitere Informationen 

In Vault können Sie mithilfe von Regeln festlegen, wie lange Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, in Vault verfügbar bleiben, bevor sie gelöscht werden. Diese Regeln werden als Regeln für Elemente im Papierkorb bezeichnet.

Wenn Sie eine solche Regel zum Beispiel mit einer Aufbewahrungsdauer von fünf Tagen einrichten, wird eine Datei im Papierkorb automatisch fünf Tage, nachdem sie dorthin verschoben wurde, aus dem Papierkorb entfernt. Administratoren können die Datei zwar noch 25 Tage lang wiederherstellen, sie ist aber nicht mehr in Vault verfügbar. Wenn ein Nutzer eine Datei zwei Tage nach dem Verschieben in den Papierkorb löscht, ist sie noch drei Tage lang in Vault verfügbar und kann von Administratoren 25 Tage lang wiederhergestellt werden. Wenn das Element auf „Hold“ gesetzt ist, kann die Datei auch länger aufbewahrt werden.

Für eine Regel für Elemente im Papierkorb gilt Folgendes:

• Sie gilt für Dateien, deren Eigentümer der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, auf die die Regel angewendet wird.
• Sie gilt nur für Dateien, die am oder nach dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden.
• Die Aufbewahrungsdauer darf nicht unbefristet sein.
• Sie überschreibt andere Drive-Aufbewahrungsregeln, auch andere benutzerdefinierte Regeln, die erst später ablaufen. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für das Verschieben in den Papierkorb, wird die Datei gemäß der Regel mit dem neuesten Ablaufdatum aufbewahrt.
• Holds haben Vorrang vor dieser Regel.
• Sie gilt nicht für Elemente, die aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.

Um unten in Schritt 7 eine Regel für Elemente im Papierkorb zu erstellen, legen Sie den Beginn der Aufbewahrungsdauer auf Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde fest.

Aufbewahrungseinstellungen für „Meine Ablage“-Daten eines Nutzers auswählen

Sie legen fest, wie Aufbewahrungsregeln auf die Daten in „Meine Ablage“ eines Nutzers angewendet werden. Die Regeln können für den Eigentümer und alle Mitbearbeiter des Ordners „Meine Ablage“ (Betrachter, Kommentatoren und Bearbeiter) oder nur für den Eigentümer gelten.

Wenn Sie die Aufbewahrungsregel auf den Eigentümer und alle Mitbearbeiter anwenden, wird die größte Datenmenge aufbewahrt. Dies ist die am häufigsten verwendete Option. Wenn Sie die Aufbewahrungsregel ausschließlich auf den Eigentümer anwenden, werden möglicherweise weniger Daten aufbewahrt. 

Achtung: Wenn Sie die Einstellungen für Aufbewahrungsregeln ändern, werden möglicherweise Daten endgültig gelöscht. Prüfen Sie, ob dies das erwartete Ergebnis ist, bevor Sie fortfahren.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungEinstellungen.
3. Wählen Sie neben Drive-Elemente von Nutzern mit den Regeln des Eigentümers und Mitbearbeiters aufbewahren eine der folgenden Optionen aus:
   • Aufbewahrungsregeln des Eigentümers und der Mitbearbeiter des Drive-Elements verwenden (mehr Daten): Hiermit werden die Regeln für den Eigentümer und alle Nutzer angewendet, die direkten Zugriff auf das Element haben.
   • Aufbewahrungsregeln des Eigentümers des Drive-Elements verwenden: Hiermit werden nur die Regeln des Eigentümers des Drive-Elements angewendet.
     Achtung: Wenn die Aufbewahrungsdauer des Eigentümers des Drive-Elements kürzer ist als die eines Mitbearbeiters, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht.

Rangfolge der Regeln für Eigentümer und Mitbearbeiter

Vault-Administratoren können Aufbewahrungsregeln für den Eigentümer oder die Mitbearbeiter eines Drive-Elements erstellen. Die Aufbewahrungsregeln für den Eigentümer des Drive-Elements sind die einzigen Regeln, durch die ein Element mit dem Teil „Aktion“ der Regel ablaufen kann.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln des Eigentümers eines Drive-Elements haben Vorrang vor Standardregeln, auch wenn die Aufbewahrungsdauer mit der Standardregel später abläuft.

Die Aufbewahrungsregeln der Mitbearbeiter eines Drive-Elements können die Aufbewahrungsdauer nur verlängern. Eine benutzerdefinierte Regel mit einer kürzeren Aufbewahrungsdauer für einen Mitbearbeiter kann eine Standardregel für den Eigentümer mit einer längeren Aufbewahrungsdauer nicht überschreiben (sofern keine benutzerdefinierten Regeln für den Eigentümer gelten).

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive erstellen

Hinweis: Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer anhand von Datumsfeldern für Drive-Labels festlegen möchten, müssen Sie zuerst eine Bedingung für das Drive-Label mit einem Datumsfeld erstellen. Informationen zum Erstellen von Google Drive-Labels für Ihre Organisation

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungBenutzerdefinierte RegelnErstellen.
3. Wählen Sie neben Dienst die Option Drive aus klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie den Geltungsbereich Ihrer Regel aus:
   • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
     1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
     2. Optional: Wenn Sie die Regel auf alle Elemente in einer geteilten Ablage Ihrer Organisation anwenden möchten und ein Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit ein direktes Mitglied der Ablage ist oder direkten Zugriff auf das Element hat, aktivieren Sie Elemente aus geteilten Ablagen einbeziehen. Mit dieser Option kann die Aufbewahrungsdauer verlängert, aber es können keine Dateien gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Alle geteilten Ablagen und bestimmte geteilte Ablagen.
   • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Organisation angewendet.
   • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine oder mehrere geteilte Ablagen angewendet.

     Wählen Sie die geteilten Ablagen aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben und die Liste paginiert ist, bleibt Ihre Auswahl erhalten, wenn Sie Seiten wechseln. Wenn Sie oben in der Liste das Kästchen Alle auswählen anklicken, wird nur die aktuelle Seite ausgewählt. Sie können die Liste auch nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds oder nach dem Namen der geteilten Ablage suchen.

     1. So filtern Sie die Liste nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds:
        1. Klicken Sie auf Nach E-Mail-Adresse des Mitglieds suchen.
        2. Geben Sie mindestens ein Konto ein.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
     2. So filtern Sie die Liste nach dem Namen der geteilten Ablage (wenn Ihre Organisation weniger als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name filtern und geben Sie Buchstaben für den Namen der geteilten Ablage ein. Mit pr werden beispielsweise geteilte Ablagen mit den Namen „Verkaufsprojekte“, „Marketingprojekte“ und „Produktmanagement“ abgeglichen, aber nicht „Fehlerbehebungen“.

           Die paginierte Liste wird automatisch aktualisiert, wenn Sie Buchstaben hinzufügen.

        2. Setzen Sie ein Häkchen bei klicken Sie auf Eingabetaste.

     3. So finden Sie die geteilte Ablage nach Name (wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name der geteilten Ablage suchen.
        2. Geben Sie ein oder mehrere Wörter im Namen der geteilten Ablage ein. Hinweis: Die Wörter müssen exakt und vollständig sein. Zum Beispiel werden bei Marketing, Projekte geteilte Ablagen mit den Namen „Marketingprojekte Q4'22“ und „Projekte für Marketing“ abgeglichen. Es werden keine geteilten Ablagen namens „Marketingprojektarchiv“ abgeglichen, weil „Projekt“ nicht mit einem „e“ endet. Ebenso wird Ma mit keiner dieser geteilten Ablagen abgeglichen, weil es nur ein Teil eines Wortes ist, nicht das gesamte Wort.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Optional: Fügen Sie Bedingungen für Drive-Labels hinzu:
   1. Klicken Sie auf Labelbedingung hinzufügen.
   2. Wählen Sie einen Labeltitel aus klicken Sie auf Hinzufügen.
   3. Wählen Sie die gewünschten Werte aus.
   4. Optional: Erstellen Sie eine weitere Labelbedingung.
   5. Klicken Sie auf Weiter.

7. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde. 
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive erstellen

Eine standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Dateien in Drive, einschließlich Dateien in geteilten Ablagen, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf „Google Drive“ .

4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

   • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
     1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
     2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
     3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde. 
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
     4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
5. Klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie anschließend auf das Kästchen für die Zustimmung und auf Akzeptieren.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive löschen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungBenutzerdefinierte Regeln.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die benutzerdefinierte Regel  klicken Sie auf Löschen.
   Achtung: Daten, die dieser Regel unterliegen und nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht.
4. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Löschen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive löschen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Drive   klicken Sie auf Löschen.
   Achtung: Daten, die dieser Regel unterliegen und nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht.
4. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Löschen.