Aufbewahrungsregeln für Google Drive festlegen

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Dateien in Google Drive zu E-Discovery-Zwecken gespeichert werden.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt diesen Artikel zur Funktionsweise der Aufbewahrung.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, können dadurch Daten aus den Konten der Nutzer unmittelbar und unwiderruflich gelöscht werden. Seien Sie daher beim Erstellen oder Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

Von Vault unterstützte Dateitypen in Google Drive
Mit Vault können Sie die folgenden in Drive gespeicherten Dateien auf "Hold" setzen, aufbewahren, durchsuchen und exportieren:
  • Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Präsentationen, Google-Formulare und Google-Zeichnungen.
  • Aufnahmen aus Hangouts Meet.
  • Jamboard-Dateien, die in den Ablagen von Nutzern gespeichert wurden.
  • Fremddateien, die Nutzer in Google Drive hochgeladen haben. 

Umfang der Aufbewahrung ist abhängig vom Regeltyp

Aufbewahrungsregeln gelten für alle Dateien, die Nutzern in der davon betroffenen Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Letzteres schließt Dateien in geteilten Ablagen ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Nutzer Mitglied dieser Ablage ist oder nicht.

Ist das Kästchen neben Geteilte Ablagen berücksichtigen angeklickt, gelten die Aufbewahrungsregeln auch für alle geteilten Ablagen, bei denen Personen aus der Organisationseinheit Mitglied sind.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden nur die Dateien der betreffenden Nutzer unwiderruflich entfernt.

Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dazu zählen alle Dateien, die Nutzern in der entsprechenden Organisationseinheit gehören oder für sie freigegeben wurden. Allerdings werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur die Dateien unwiderruflich entfernt, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören. Von externen Nutzern freigegebene Dateien werden niemals unwiderruflich entfernt.

Geteilte Ablagen und Aufbewahrung

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf geteilte Ablagen anwenden, gilt Folgendes:

  • Eine benutzerdefinierte Regel, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Domain abdeckt, wirkt sich in allen geteilten Ablagen Ihrer Domain auf die Aufbewahrung aus.
  • Eine benutzerdefinierte Regel, die bestimmte geteilte Ablagen abdeckt, wirkt sich nur in den ausgewählten geteilten Ablagen auf die Aufbewahrung aus.

Dateien in geteilten Ablagen können nur mithilfe spezieller Aufbewahrungsregeln für geteilte Ablagen unwiderruflich entfernt werden:

  • Mit Aufbewahrungsregeln werden alle betroffenen Dateien in der Ablage eines Nutzers aufbewahrt – auch Dateien in geteilten Ablagen, sofern dies beim Einrichten der Regeln entsprechend festgelegt wurde. Dateien in geteilten Ablagen gehören jedoch nicht einzelnen Nutzern, sondern dem Team. Deshalb können diese Dateien nur mit Aufbewahrungsregeln unwiderruflich entfernt werden, die eigens für diese geteilte Ablage erstellt wurden.
  • Mit Regeln, die für Nutzer gelten und bei denen die Option Geteilte Ablagen berücksichtigen ausgewählt ist, lässt sich der Lebenszyklus von Dateien in geteilten Ablagen lediglich verlängern.
Bei der Implementierung von Aufbewahrungsregeln und beim Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Dateien in Drive kann es zu Verzögerungen kommen
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu drei Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden, werden nicht aufbewahrt und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Dateien, die von Nutzern in Ihrer Domain erstellt wurden.

Dateien, die von Nutzern außerhalb einer Domain erstellt und für Nutzer freigegeben wurden, unterliegen nicht den Aufbewahrungsrichtlinien oder Holds der Organisation.

Keine Aufbewahrungsregeln mit identischen Kriterien möglich

Jede benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel, die Sie für Dateien in Drive erstellen, muss 

  • ein eindeutiges Datum für die letzte Änderung oder die Erstellung aufweisen
    ODER
  • für eine eindeutige Gruppe von Nutzern gelten.

Bei folgendem Beispiel könnte ein Regelkonflikt auftreten: Sie haben eine Regel, die für eine Organisationseinheit gilt. Anschließend fügen Sie eine Regel für eine geteilte Ablage hinzu, auf die alle Nutzer der Organisationseinheit Zugriff haben. Die neue Regel wird in Vault abgelehnt, wenn das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung mit der ersten Regel identisch sind.

Sie können auch die Einstellung Geteilte Ablagen berücksichtigen verwenden, um eine Aufbewahrungsregel eindeutig zu machen. Bei zwei Regeln mit identischen Aufbewahrungskriterien gibt es keine Konflikte, wenn die eine geteilte Ablagen umfasst und die andere nicht.

Für Dateien, die mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt immer die Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Aufbewahrung für Apps verwalten, die Daten in Google Drive speichern

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Aufbewahrungsregeln und Dateien im Papierkorb

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln festlegen, mit denen Dateien unwiderruflich aus dem Papierkorb entfernt werden, wenn ein Nutzer sie vor einer bestimmten Zahl von Tagen dorthin verschoben hat. Nur Dateien, die seit dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden, unterliegen den Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente:

  • Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente gilt für Dateien, die sich im Papierkorb eines Nutzers befinden, und für Dateien, die beim Leeren des Papierkorbs gelöscht wurden.
  • Bei einer Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente werden nur die Dateien unwiderruflich entfernt, deren Inhaber der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, für die die Regel gilt.
  • Wenn eine Datei im Papierkorb mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegt, hat die Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente Vorrang. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente, ist diejenige mit der längsten Aufbewahrungsdauer maßgebend. Ungeachtet dessen haben Holds weiterhin Vorrang vor allen Aufbewahrungsregeln.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die keinem Hold oder keiner Aufbewahrungsregel unterliegen, werden ungefähr 30 Tage, nachdem sie in den Papierkorb verschoben wurden, endgültig aus allen Google-Systemen gelöscht.
Aufbewahrungsregeln gelten nicht für Dateien, die in Dokumente und Präsentationen eingebettet sind

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Falls für das Dokument eine Aufbewahrungsregel gilt, während die Tabelle keinen Aufbewahrungsregeln oder Holds unterliegt, kann die Tabelle unwiderruflich entfernt werden, obwohl das Dokument aufbewahrt wird.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Google Drive erstellen

Sie können benutzerdefinierte Regeln anhand von Organisationseinheiten, Datumsbereichen oder bestimmten Suchbegriffen festlegen. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben stets die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für eine Nachricht oder eine Datei gelten, wird diese entsprechend der Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: Drive.
  5. Wählen Sie eine Option aus der Drop-down-Liste aus:
    • Organisationseinheit:
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Organisationseinheit auszuwählen.
      • Optional: Klicken Sie auf das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen, wenn die Regel auch für geteilte Ablagen gelten soll, die mit Mitgliedern der ausgewählten Organisationseinheit verknüpft sind.
    • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Domain angewendet. 
    • Bestimmte geteilte Ablagen: Klicken Sie auf Geteilte Ablagen suchen, um ein Mitgliedskonto einzugeben und die Regel auf eine bestimmte geteilte Ablage anzuwenden.
  6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
    • Entscheiden Sie sich für Unbefristet, werden von der Regel abgedeckte Nachrichten dauerhaft aufbewahrt. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig!
    • Wenn Dateien nach einer bestimmten Zahl von Tagen entfernt werden sollen, geben Sie einen Wert im Bereich 1–36.500 an. Geben Sie an, auf welcher Angabe für eine Datei die Regel basieren soll:
      • Erstellt
      • Zuletzt geändert
      • In den Papierkorb verschoben
  7. Legen Sie fest, was mit Dateien passieren soll, nachdem der ausgewählte Zeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, damit nur solche Dateien unwiderruflich entfernt werden, die bereits von Nutzern gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, damit alle Dateien unwiderruflich entfernt werden. Dies schließt auch Dateien in den Drive-Ablagen von Nutzern und bereits gelöschte Daten ein.
  8. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Dateien aufzurufen, auf die diese Aufbewahrungsregel angewendet wird. Überprüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass dadurch keine Daten endgültig gelöscht werden, die Ihre Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, beginnt Vault mit der Umsetzung. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die den geltenden Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, dauerhaft gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  9. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die Dateien unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • E-Mail-Aliasse im Feld "Begriffe": Ein E-Mail-Alias ist eine alternative E-Mail-Adresse, die auf eine primäre E-Mail-Adresse verweist. E-Mail-Aliasse werden bei benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln nicht automatisch eingeschlossen. Wenn Sie E-Mail-Aliasse einschließen möchten, müssen Sie sie dem Feld Begriffe hinzufügen.
  • Umbenannte Nutzer: Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln werden nicht automatisch geändert, wenn Nutzer umbenannt werden. Die Aufbewahrungsregel wird weiterhin nur auf die Adressen angewendet, die explizit im Feld Begriffe der Regel aufgeführt werden. Wenn eine Regel beispielsweise für Nachrichten an vorher@example.com gilt und der Nutzername in nachher@example.com geändert wird, gilt die Aufbewahrungsregel nur für die Nachrichten, die an vorher@example.com gesendet wurden.
  • Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel ändern: Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln ändern. Dabei ist es jedoch wichtig zu verstehen, wie sich dies auf aufbewahrte Daten auswirken kann. Daten werden entsprechend der letzten Aktualisierung der Aufbewahrungsregel gespeichert.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Dateien, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Dazu gehören auch Dateien in "Meine Ablage" und in geteilten Ablagen.

So richten Sie die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Ihre Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standard-Aufbewahrungsregeln auf Drive.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:
    • Entscheiden Sie sich für Unbefristet, werden alle Dateien dauerhaft aufbewahrt. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig!
    • Wenn Dateien nach einer bestimmten Zahl von Tagen entfernt werden sollen, geben Sie einen Wert im Bereich 1–36.500 an. Geben Sie an, ob die Regel darauf basieren soll, wann eine Datei erstellt oder wann sie zuletzt geändert wurde.
  6. Legen Sie fest, was mit Dateien passieren soll, nachdem der ausgewählte Zeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, damit nur solche Dateien unwiderruflich entfernt werden, die bereits von Nutzern gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, damit alle Dateien unwiderruflich entfernt werden. Dies schließt auch Dateien in den Drive-Ablagen von Nutzern und bereits gelöschte Daten ein.
    Warnung: Daten, die den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, werden von Vault sofort gelöscht, wenn Sie die Regel einreichen. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die alle Dateien unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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