Aufbewahrungsregeln für Google Drive festlegen

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Daten in Google Drive aufbewahrt werden, einschließlich Meet-Daten und Websites, die im neuen Google Sites erstellt wurden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Dateien behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Drive-Dateien, die in Vault unterstützt werden, informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, werden Daten aus den Konten der Nutzer möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig bei der Einrichtung und Bearbeitung von Aufbewahrungsregeln. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Alle öffnen   |   Alle schließen

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln mit Gültigkeit für Organisationseinheiten im Vergleich zu geteilten Ablagen

Gültigkeit für Organisationseinheit

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf eine Organisationseinheit anwenden, gilt sie für die Dateien, die Nutzern in der Organisationseinheit gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Sie gilt auch für Dateien in geteilten Ablagen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Nutzer Mitglied dieser Ablage ist oder nicht.

Ist in einer Regel festgelegt, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, werden nur Dateien, die einem Nutzer in der Organisationseinheit gehören, durch Vault dauerhaft gelöscht. Dateien, die von Nutzern außerhalb der Organisationseinheit freigegeben wurden, werden nicht dauerhaft gelöscht.

Wenn Elemente aus geteilten Ablagen einbeziehen aktiviert ist, gilt die Regel auch für geteilte Ablagen, in denen Konten der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind. Diese Regeln können den Lebenszyklus von Dateien in geteilten Ablagen jedoch nur verlängern. Um Dateien in geteilten Ablagen dauerhaft zu löschen, müssen Sie spezielle Aufbewahrungsregeln für geteilte Ablagen festlegen.

Gültigkeit für geteilte Ablage

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln erstellen, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Organisation oder nur ausgewählte geteilte Ablagen abdecken.

Nur durch Aufbewahrungsregeln, die eigens für geteilte Ablagen gelten, können Dateien daraus dauerhaft gelöscht werden, weil geteilte Ablagen dem Team gehören und nicht einem bestimmten Nutzer.

Potenzielle Verzögerungen bei der Verbreitung und Ausführung der Aufbewahrungsregel
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu drei Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und Dateien laut Regel dauerhaft gelöscht werden, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von ihrer Quelle ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden
Keine Aufbewahrungsregeln mit identischen Kriterien möglich

Jede benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel, die Sie für Dateien in Drive erstellen, muss

  • ein eindeutiges Datum für die letzte Änderung oder die Erstellung aufweisen
    ODER
  • für eine eindeutige Gruppe von Nutzern gelten.

Bei folgendem Beispiel könnte ein Regelkonflikt auftreten: Sie haben eine Regel, die für eine Organisationseinheit gilt. Anschließend fügen Sie eine Regel für eine geteilte Ablage hinzu, auf die alle Nutzer der Organisationseinheit Zugriff haben. Die neue Regel wird in Vault abgelehnt, wenn das Erstellungsdatum oder das Datum der letzten Änderung mit dem der ersten Regel identisch ist.

Sie können auch die Einstellung Geteilte Ablagen berücksichtigen verwenden, um eine Aufbewahrungsregel eindeutig zu machen. Bei zwei Regeln mit identischen Aufbewahrungskriterien gibt es keine Konflikte, wenn die eine geteilte Ablagen umfasst und die andere nicht.

Für Dateien, die mehreren Aufbewahrungsregeln unterliegen, gilt immer die Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer.

Aufbewahrung für Apps verwalten, die Daten in Google Drive speichern

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt Aufbewahrung
Jamboard

In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.

Google Meet

Für Meet-Aufzeichnungen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.

Google Sites

Für Websites gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Websites anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Sites einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Websites.

Aufbewahrungsregeln und Dateien im Papierkorb

Standardmäßig werden die Dateien im Papierkorb in Drive 30 Tage, nachdem sie in den Papierkorb gelegt wurden, daraus entfernt. Außerdem können Nutzer den gesamten Papierkorb leeren oder eine Datei darin dauerhaft löschen. Automatisch oder durch den Nutzer aus dem Papierkorb entfernte Dateien können 25 Tage lang durch einen Google Workspace-Administrator wiederhergestellt werden (weitere Informationen).

Sie können in Vault Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente festlegen und bestimmen, wie lange Dateien im Papierkorb in Vault verfügbar bleiben sollen. Wenn Sie eine solche Regel zum Beispiel mit einer Aufbewahrungsdauer von fünf Tagen einrichten, wird eine Datei im Papierkorb automatisch fünf Tage, nachdem sie dorthin verschoben wurde, aus dem Papierkorb entfernt. Administratoren können die Datei weiterhin 25 Tage lang wiederherstellen, aber sie ist in Vault nicht mehr verfügbar. Entfernt ein Nutzer die Datei zwei Tage, nachdem er sie dorthin verschoben hat, aus dem Papierkorb, ist sie in Vault noch drei Tage lang verfügbar und Administratoren können sie weitere 25 Tage lang wiederherstellen.

Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente hat die folgenden Eigenschaften:

  • Sie gilt für Dateien im Papierkorb, deren Eigentümer der Nutzer oder die geteilte Ablage ist, in der die Regel angewendet wird.
  • Sie gilt nur für Dateien, die am oder nach dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden.
  • Die Aufbewahrungsdauer darf nicht unbefristet sein.
  • Sie überschreibt andere Drive-Aufbewahrungsregeln, auch andere benutzerdefinierte Regeln, die erst später ablaufen. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für das Verschieben in den Papierkorb, wird die Datei gemäß der Regel mit dem spätesten Ablaufdatum aufbewahrt.
  • Holds haben Vorrang vor dieser Regel.

Geben Sie beim Einrichten der Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente für Dauer und Aktion eine Aufbewahrungsdauer an. Verwenden Sie dabei als Grundlage das Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive festlegen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regelnund dannErstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Drive aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
    • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
      1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
      2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, in denen Konten in der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind, klicken Sie das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen an.
    • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Organisation angewendet.
    • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, in der ein bestimmtes Konto Mitglied ist.
      1. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
      2. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
      3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit verworfen werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
      3. Wählen Sie die Referenzzeit für den Beginn der Aufbewahrungsdauer aus.
  7. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
    • Um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie die zweite Option aus.
    Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
  8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Drive festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Dateien in Drive, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Google Drive“ "".
  4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit verworfen werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
      3. Wählen Sie die Referenzzeit für den Beginn der Aufbewahrungsdauer aus.
  5. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
    • Um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie die zweite Option aus.
    Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.
War das hilfreich?
Wie können wir die Seite verbessern?