Drive-Dateien mit Vault aufbewahren

Für Ihren Informationssteuerungsplan können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Drive-Dateien festlegen und angeben, wie lange sie in Drive aufbewahrt werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass einige Dateien sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollen. Andere Dateien sollten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer gelöscht werden. 

In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, wie Aufbewahrungsregeln für Drive-Elemente funktionieren, wie Sie Daten auswählen, die aufbewahrt werden sollen, und wie Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen.

Auf dieser Seite

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung in Drive

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Drive-Dateien, die in Vault unterstützt werden, informieren.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, werden Daten aus den Konten der Nutzer möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig bei der Einrichtung und Bearbeitung von Aufbewahrungsregeln. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

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Welche Daten können aufbewahrt werden?

Daten, die aufbewahrt werden:

Daten, die nicht aufbewahrt werden:

  • Verknüpfungen in Ordnern und Drive
  • Websites in Google Sites, außer die Sites-spezifische Aufbewahrung ist deaktiviert
  • Verknüpfte Dateien
  • Externe Dateien, die für Ihre Nutzer freigegeben wurden
  • Im klassischen Google Sites erstellte Websites

Hinweis: Aufbewahrungsregeln gelten standardmäßig für Meet-Daten, aber nicht für Google Sites. Wenn Sie ändern möchten, welche Daten den Drive-Regeln unterliegen, können Sie Meet-spezifische Regeln aktivieren und die Aufbewahrungseinstellungen für Google Sites ändern.

Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten zu Drive, Meet und Sites unter Unterstützte Dienste und Datentypen .

Mögliche Verzögerungen mit Aufbewahrungsregeln
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. Dateien, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt.
  • Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und Dateien laut Regel dauerhaft gelöscht werden, kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Dateien aus Drive entfernt sind.
Aufbewahrung für Dienste, die Daten in Drive speichern

Die Daten einiger Google-Dienste werden in Google Drive gespeichert. Für diese Daten gelten die folgenden Google Drive-Aufbewahrungsregeln:

Produkt Aufbewahrung
Jamboard In Vault werden die in den Ablagen der Nutzer gespeicherten Jams gemäß den Aufbewahrungsregeln für Drive aufbewahrt. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.
Google Meet Für Meet-Aufzeichnungen und die Protokolle in Meet für Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen gelten standardmäßig die Google Drive-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Meet-Aufzeichnungen anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Meet einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Meet aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Meet-Aufzeichnungen.

Google Sites Für Websites gelten standardmäßig die Google Sites-Aufbewahrungsregeln.

Wenn Websites anders aufbewahrt werden sollen als andere Elemente in Drive, können Sie Aufbewahrungsregeln für Google Sites einrichten. Wenn Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktiviert sind, gelten die Drive-Aufbewahrungsregeln nicht für Websites.

Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Elemente in Drive aufbewahren möchten, können Sie die Aufbewahrungseinstellungen ändern, damit Websites nach den Drive-Regeln aufbewahrt werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln im Vergleich zu Standardregeln

Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel

Weitere Informationen zu den beiden Arten von Aufbewahrungsregeln

Bereich, Bedingungen und Dauer

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Bereich der benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel für Organisationseinheiten im Vergleich zu einer geteilten Ablage

Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel können Sie den Bereich der Regel auswählen: Organisationseinheit, Alle geteilten Ablagen oder Bestimmte geteilte Ablagen.

Vault custom retention rule scope.

Organisationseinheit

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel auf eine Organisationseinheit anwenden, wird sie auf die Dateien angewendet, die Nutzern in dieser Organisationseinheit gehören.

Wenn Sie außerdem Aufbewahrungsregeln des Eigentümers und der Mitbearbeiter des Drive-Elements verwenden unter Zuschauerbindungund dann Einstellungen auswählen, gilt die Aufbewahrungsregel auch für Dateien im Ordner „Meine Ablage“ eines anderen Nutzers, die direkt für einen Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit freigegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt „Aufbewahrungseinstellungen“.

Ist in einer Aufbewahrungsregel festgelegt, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden, werden nur Dateien, die einem Nutzer in der Organisationseinheit gehören, durch Vault dauerhaft gelöscht. Dateien, die von Nutzern außerhalb der Organisationseinheit freigegeben wurden, werden nicht dauerhaft gelöscht.

Wenn Sie eine bestimmte Organisationseinheit und Elemente aus geteilten Ablagen einbeziehen auswählen, gilt die Aufbewahrungsregel für alle Elemente in einer geteilten Ablage, die Ihrer Organisation gehören, falls auf einen Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit Folgendes zutrifft:

  • Hat direkten Zugriff auf das Element.
  • Ist ein Mitglied oder Gast eines geteilten Elements. Weitere Informationen zur Dateifreigabe in Google Drive
  • Ist ein Mitglied der geteilten Ablage.
  • Ist ein Mitbearbeiter eines untergeordneten Drive-Unterordners mit diesem Element oder hat Zugriff darauf.

Die Regeln gelten nicht für Gruppen, wie z. B. Eng-team-group@solarmora.com, oder für Nutzer mit allgemeinem Zugriff

Alle geteilten Ablagen und bestimmte geteilte Ablagen

Sie können benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln erstellen, die alle geteilten Ablagen oder nur bestimmte geteilte Ablagen abdecken.

Nur die Bereiche Alle geteilten Ablagen und Bestimmte geteilte Ablage können Dateien aus geteilten Ablagen löschen, weil die Dateien dem Team gehören und keinem bestimmten Nutzer.

Regelbedingungen und Aufbewahrungsregeln basierend auf Drive-Labels

Versionen mit dieser Funktion: Business Standard und Business Plus, EnterpriseEnterprise; Education Standard und Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Mit einer unterstützten Google Workspace-Version können Sie Google Drive-Labels verwenden, um benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln zu erstellen. Anhand der Eigenschaften des Drive-Labels lassen sich die Bedingungen und die Aufbewahrungsdauer einer Regel anpassen. Zu den häufigsten Bedingungen gehören Regeln, die auf einem Label oder einem Badge-Label basieren, z. B. Indef oder Klassifiziert

Ein Administrator hat beispielsweise eine Aufbewahrungsregel erstellt, mit der Dateien zur Aufbewahrung basierend auf einer Drive-Labelbedingung ausgewählt wurden. In der folgenden Abbildung hat der Administrator die Bedingung vor dem 1. März 2023 für das Label Vertragsdatum erstellt.

Vault custom retention rule conditions.

Als Nächstes legt der Administrator das Google Drive-Label fest, um die Aufbewahrungsdauer der Regel festzulegen. In diesem Beispiel hat der Administrator die Aufbewahrungsdauer durch Festlegen der Anzahl der Aufbewahrungstage (100) festgelegt. Der Beginn der Aufbewahrungsdauer basiert auf dem Datum, das am Labeldatum festgelegt wird, und dem Feld für das bevorzugten Datum (Vertragsinformationen > Vertragsdatum).

Vault custom retention rule duration.

Nachdem die benutzerdefinierte Regel angewendet wurde, erstellte ein Nutzer, der dieser Regel unterliegt, eine Datei in „Meine Ablage“. Die Datei wurde am 8. Februar 2023 erstellt und der Nutzer hat das Feld Vertragsinformationen > Datum des Vertrags auf das Vertragsdatum 15. Februar 2023 festgelegt. Das Ergebnis der Aufbewahrungsregel lautete:

  • Die Aufbewahrungsregel wurde angewendet. Da das Vertragsdatum auf den 15. Februar 2023 vor dem Datum der Bedingung am 1. März 2023 festgelegt wurde, wurde die Labelbedingung erfüllt und die Regel wurde angewendet.
  • Die Aufbewahrungsdauer begann am Wert des Felds „Vertragsdatum“, das für das Element festgelegt wurde. In diesem Beispiel wurde der Zeitraum des Labelvertrags auf den 15. Februar 2023 festgelegt. Die Datei wird daher nach diesem Datum 100 Tage lang aufbewahrt. Der 8. Februar, also der Tag, an dem es erstellt wurde, wirkt sich nicht auf die Aufbewahrungsdauer aus, da unter Beginn der Aufbewahrungsdauer nicht das Erstellungsdatum ausgewählt wurde.

Weitere Informationen zu Google Drive-Labels.

Aufbewahrungsdauer basierend auf dem Zeitstempel einer Datei

Sie können Aufbewahrungsregeln festlegen, die mit dem ursprünglichen Erstellungsdatum der Datei, dem Änderungsdatum, dem Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde, oder dem Drive-Label-Datum beginnt. 

Wenn eine Datei zum ersten Mal in Google Drive hochgeladen wird, wird ihr ein Erstellungsdatum und ein Änderungsdatum zugewiesen. Diese Termine entsprechen entweder dem Erstellungsdatum der lokalen Datei oder dem Uploaddatum, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. 
In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Uhrzeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Lokal: Zeitstempel der Erstellungszeit der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeit.
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020:
Upload

Nach dem 8. April 2020:
Örtlich

Google Drive für den Desktop Upload Lokal
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden
Aufbewahrungsdauer für Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden

Dateien im Drive-Papierkorb können auf zwei Arten gelöscht werden. Erstens löscht Drive die Dateien aus dem Papierkorb standardmäßig 30 Tage, nachdem sie dorthin verschoben wurden. Zweitens kann ein Nutzer Elemente im Papierkorb manuell löschen. 

Hinweis: Dateien, die aus dem Papierkorb gelöscht wurden, können von einem Google Workspace-Administrator bis zu 25 Tage lang wiederhergestellt werden. Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Dateien 

In Vault können Sie mithilfe von Regeln festlegen, wie lange Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, in Vault verfügbar bleiben, bevor sie gelöscht werden. Diese Regeln werden als Regeln für in den Papierkorb verschobene Elemente bezeichnet.

Wenn Sie eine solche Regel zum Beispiel mit einer Aufbewahrungsdauer von fünf Tagen einrichten, wird eine Datei im Papierkorb automatisch fünf Tage, nachdem sie dorthin verschoben wurde, aus dem Papierkorb entfernt. Administratoren können die Datei zwar noch 25 Tage lang wiederherstellen, sie ist aber in Vault nicht mehr verfügbar. Wenn ein Nutzer eine Datei 2 Tage nach dem Verschieben in den Papierkorb löscht, ist sie noch 3 Tage lang in Vault verfügbar und kann von Administratoren 25 Tage lang wiederhergestellt werden. Wenn das Element auf „Hold“ gesetzt ist, kann die Datei auch länger aufbewahrt werden.

Eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente:

  • Wirkt sich auf Dateien aus, die dem Nutzer oder der geteilten Ablage gehören, für die die Regel gilt.
  • Sie gilt für Dateien, die am oder nach dem 1. August 2016 in den Papierkorb verschoben wurden.
  • Die Aufbewahrungsdauer darf nicht unbefristet sein.
  • Sie überschreibt andere Drive-Aufbewahrungsregeln, auch andere benutzerdefinierte Regeln, die erst später ablaufen. Gelten für eine Datei mehrere Regeln für das Verschieben in den Papierkorb, wird die Datei gemäß der Regel mit dem neuesten Ablaufdatum aufbewahrt.
  • Holds haben Vorrang vor dieser Regel.
  • Gilt nicht für Elemente, die aus dem Papierkorb wiederhergestellt wurden.

Um eine Regel für in den Papierkorb verschobene Elemente in Schritt 7 zu erstellen, legen Sie den Beginn der Aufbewahrungsdauer auf Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde fest.

Aufbewahrungseinstellungen für „Meine Ablage“-Daten eines Nutzers auswählen

Sie legen fest, wie Aufbewahrungsregeln auf die Daten in „Meine Ablage“ eines Nutzers angewendet werden. Die Regeln werden auf den Eigentümer und alle Mitbearbeiter des Ordners „Meine Ablage“ (Betrachter, Kommentatoren und Bearbeiter) oder nur auf den Eigentümer angewendet.

Wenn Sie die Aufbewahrungsregel auf den Eigentümer und alle Mitbearbeiter anwenden, wird die höchste Datenmenge beibehalten. Dies ist die am häufigsten verwendete Option. Wenn Sie die Aufbewahrungsregel ausschließlich auf den Eigentümer anwenden, werden möglicherweise weniger Daten aufbewahrt. 

Warnung: Wenn Sie die Einstellungen für Aufbewahrungsregeln ändern, werden möglicherweise Daten endgültig gelöscht. Prüfen Sie, ob dies das erwartete Ergebnis ist, bevor Sie fortfahren.
  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannEinstellungen.
  3. Wählen Sie neben Drive-Elemente von Nutzern mit den Regeln des Eigentümers und Mitbearbeiters aufbewahren eine der folgenden Optionen aus:
    • Aufbewahrungsregeln des Eigentümers und der Mitbearbeiter des Drive-Elements verwenden: Wenden Sie die Regeln des Eigentümers und aller Nutzer mit direktem Zugriff auf das Element an.
    • Nur die Aufbewahrungsregeln des Eigentümers des Drive-Elements verwenden: Damit werden die Regeln des Eigentümers des Drive-Elements angewendet.
      Warnung: Wenn die Aufbewahrungsdauer des Eigentümers des Drive-Elements kürzer ist als die eines Mitbearbeiters, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive erstellen

Hinweis: Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer für Datumsfelder für Drive-Labels festlegen möchten, müssen Sie zuerst eine Bedingung des Drive-Labels mit einem Datumsfeld erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Google Drive-Labels für Ihre Organisation.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regelnund dannErstellen.
  3. Wählen Sie neben Dienst die Option Drive aus und dann klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie den Bereich Ihrer Regel aus:
    • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
      1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
      2. Optional: Wenn Sie die Regel auf alle Elemente in einer geteilten Ablage Ihrer Organisation anwenden möchten und ein Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit ein direktes Mitglied der Ablage ist oder direkten Zugriff auf das Element hat, aktivieren Sie Elemente aus geteilten Ablagen einbeziehen.
    • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Organisation angewendet.
    • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine oder mehrere geteilte Ablagen angewendet.

      Wählen Sie die geteilten Ablagen aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie viele geteilte Ablagen haben und die Liste paginiert ist, bleibt Ihre Auswahl erhalten, wenn Sie Seiten wechseln. Wenn Sie oben in der Liste das Kästchen Alle auswählen anklicken, wird nur die aktuelle Seite ausgewählt. Sie können die Liste auch nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds oder nach dem Namen der geteilten Ablage suchen.

      1. So filtern Sie die Liste nach der E-Mail-Adresse eines Mitglieds:
        1. Klicken Sie auf Nach E-Mail-Adresse des Mitglieds suchen.
        2. Geben Sie mindestens ein Konto ein.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
      2. So filtern Sie die Liste nach dem Namen der geteilten Ablage (wenn Ihre Organisation weniger als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name filtern und geben Sie Buchstaben für den Namen der geteilten Ablage ein. Mit pr werden beispielsweise geteilte Ablagen mit den Namen „Verkaufsprojekte“, „Marketingprojekte“ und „Produktmanagement“ abgeglichen, aber nicht „Fehlerbehebungen“.

          Die paginierte Liste wird automatisch aktualisiert, wenn Sie Buchstaben hinzufügen.

        2. Setzen Sie ein Häkchen bei und dann klicken Sie auf Eingabetaste.

      3. So finden Sie die geteilte Ablage nach Name (wenn Ihre Organisation mehr als 1.000 geteilte Ablagen hat):
        1. Klicken Sie auf Nach Name der geteilten Ablage suchen.
        2. Geben Sie ein oder mehrere Wörter im Namen der geteilten Ablage ein. Hinweis: Die Wörter müssen exakt und vollständig sein. Zum Beispiel werden bei Marketing, Projekte geteilte Ablagen mit den Namen „Marketingprojekte Q4'22“ und „Projekte für Marketing“ abgeglichen. Es werden keine geteilten Ablagen namens „Marketingprojektarchiv“ abgeglichen, weil „Projekt“ nicht mit einem „e“ endet. Ebenso wird Ma mit keiner dieser geteilten Ablagen abgeglichen, weil es nur ein Teil eines Wortes ist, nicht das gesamte Wort.
        3. Klicken Sie auf Suchen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Optional: Fügen Sie Bedingungen für das Drive-Label hinzu:
    1. Klicken Sie auf Labelbedingung hinzufügen.
    2. Wählen Sie einen Labeltitel aus und dann klicken Sie auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie die Werte aus.
    4. Optional: Erstellen Sie eine weitere Labelbedingung.
    5. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
      3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer und dann Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer und dann wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
      4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel in Google Drive erstellen 

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Dateien in Drive, einschließlich Dateien in geteilten Ablagen, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Google Drive“ .
  4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit dauerhaft gelöscht werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage für die Aufbewahrungsdauer von 1 bis 36.500 ein.
      3. Wählen Sie aus, wann die Aufbewahrungsdauer der Datei beginnen soll:
        1. Wenn Sie die Aufbewahrung basierend auf einem Ereignis in Bezug auf eine Datei starten möchten, klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer und dann Erstellt am, Änderungsdatum oder Datum, an dem das Element in den Papierkorb verschoben wurde
        2. Wenn Sie die Aufbewahrung gemäß der Bedingung des Datumsfelds für ein Drive-Label starten möchten (siehe Schritt 6), klicken Sie auf Beginn der Aufbewahrungsdauer und dann wählen Sie Datum im Feld „Labeldatum“ festgelegt aus. Wählen Sie dann ein Datumsfeld aus. Die Aufbewahrungsdauer für ein Element beginnt beim Wert dieses Datumsfelds. 
      4. Wählen Sie aus, was mit Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
        • Nur unwiderruflich entfernte Elemente dauerhaft löschen: Mit dieser Option werden abgelaufene Elemente dauerhaft gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Nutzer haben keinen Zugriff auf sie und möchten sie in der Regel nicht behalten. Wählen Sie diese Option aus, um nur Dateien dauerhaft zu löschen, die bereits aus dem Papierkorb der Nutzer entfernt wurden.
        • Alle Elemente in den Drive-Ablagen der Nutzer dauerhaft löschen, auch solche, die nicht unwiderruflich entfernt wurden: Bei dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente dauerhaft gelöscht, auch Elemente in den Drive-Ordnern der Nutzer. Dazu können auch Elemente gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Wenn Sie alle Dateien dauerhaft löschen möchten, auch die nicht gelöschten Dateien, wählen Sie diese Option aus.
          Warnung: In Vault können Drive-Dateien, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie die Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  5. Klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie anschließend auf das Kästchen für die Zustimmung und auf Akzeptieren

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Drive löschen

  1.  Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regeln.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die benutzerdefinierte Regel und dann klicken Sie auf Löschen.
    Warnung: Daten, die dieser Regel unterliegen und nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Löschen.

Standardmäßige Drive-Aufbewahrungsregel löschen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Drive und dann klicken Sie auf Löschen.
    Warnung: Daten, die dieser Regel unterliegen und nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht.
  4. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Löschen.

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