Applicare un blocco ai dati di Drive, Meet e Sites

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare i blocchi per conservare elementi su Drive a tempo indeterminato per adempiere a obbligazioni di legge o di conservazione a fini legali. Puoi applicare un blocco a singoli account o a tutti gli account di un'unità organizzativa e, facoltativamente, includere i Drive condivisi. Le registrazioni di Google Meet e i relativi log sono inclusi nei blocchi di Drive, così come i siti creati nella nuova versione di Google Sites. I blocchi hanno la priorità sulle regole di conservazione; pertanto, i dati sottoposti a blocco sono protetti contro le normali regole di governance dei dati che potrebbero altrimenti eliminarli definitivamente.

Se l'amministratore di Google Workspace elimina un account utente nella Console di amministrazione, i suoi dati non sono più disponibili in Vault e non possono essere ripristinati. Puoi sottoporre a blocco o conservare i dati di un utente solo se quest'ultimo ha sia la licenza di Google Workspace sia quella di Vault. Scopri di più su come Conservare i dati degli utenti.

Informazioni importanti su Drive e sui blocchi

Prima di impostare blocchi, ti consigliamo di leggere la Guida introduttiva ai blocchi di Google Vault e di consultare la sezione Tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites.

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I blocchi si applicano solo a elementi creati da utenti della tua organizzazione

Gli elementi creati da utenti esterni e condivisi con utenti interni non sono soggetti alle regole di conservazione o ai blocchi della tua organizzazione.

Gli elementi eliminati soggetti a blocco rimangono visibili agli utenti

I file soggetti a un blocco rimangono visibili all'utente, anche se vengono eliminati dall'utente stesso o in virtù di una regola di conservazione.

La copertura varia in base al tipo di regola
  • I blocchi su Drive vengono applicati agli elementi di proprietà delle organizzazioni o degli utenti coperti dal blocco e agli elementi condivisi direttamente con loro. Nella copertura sono inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.
  • Non puoi applicare un blocco a un Drive condiviso: devi sottoporre a blocco i suoi membri e selezionare la casella Includi Drive condivisi.
In che modo i Drive condivisi influiscono su un blocco?
I file contenuti in un Drive condiviso non verranno conservati da un blocco nei seguenti casi:
  • Se un membro del Drive condiviso:
    • Sposta un file all'esterno del Drive condiviso e l'utente non è soggetto a un blocco.
    • Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
  • Nessun membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.

Quando viene eliminato un Drive condiviso, i file che contiene sono soggetti ai seguenti scenari di blocco:

  • Se un utente è un membro individuale (non di un gruppo) del Drive condiviso eliminato ed è soggetto a un blocco, tutti i file che si trovano nel Drive condiviso verranno conservati fino alla rimozione del blocco. Una volta rimosso il blocco dell'utente, se i file non sono soggetti a un altro blocco o a una regola di conservazione, verranno eliminati.

  • Se un utente non è un membro del Drive condiviso eliminato, ma ha accesso a un file al suo interno come individuo (non come membro di un gruppo) e se questo utente è soggetto a un blocco, solo quel file verrà conservato finché non sarà rimosso il blocco dell'utente. I file che non corrispondono a una regola di conservazione o a un blocco vengono eliminati.

 

Applicare un blocco ai file di Drive, Meet e Sites

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche.
  3. Se la pratica esiste già, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.
  4. Fai clic su BlocchiCrea.
  5. Inserisci un nome univoco per il blocco.
  6. Fai clic su Scegli il servizioe poiDrive.
  7. Fai clic su Continua.
  8. Seleziona l'ambito del blocco:
    • Account specifici: inserisci uno o più indirizzi email degli account o dei gruppi.
    • Unità organizzativa: seleziona un'unità organizzativa.

    Scegli se vuoi che il blocco includa gli elementi dei Drive condivisi, quindi fai clic su Continua.

  9. Fai clic su Crea.

Modificare un blocco applicato a file di Drive, Meet e Sites

Puoi modificare alcuni parametri di un blocco, ma non puoi cambiare il servizio (sostituire Drive con un altro servizio) o il tipo di ambito (ad esempio sostituire gli account con un'unità organizzativa).

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche, quindi sulla pratica che contiene il blocco.
  3. Per cambiare gli account o le unità organizzative coperti dal blocco:
    1. Fai clic su Ambito.
    2. Aggiungi o rimuovi gli account oppure cambia l'unità organizzativa.

      Nota: non puoi aggiungere account a un blocco applicato a un'unità organizzativa né aggiungere unità organizzative a un blocco applicato ad account specifici.

      Se rimuovi tutti gli account, ti verrà chiesto di eliminare il blocco.

    3. Fai clic su Continua.
  4. Per modificare l'applicazione del blocco ai Drive condivisi, fai clic su AmbitoIncludi elementi nei Drive condivisi.
  5. Fai clic su Salva.
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