設定網上論壇的保留規則

您可以根據電子蒐證 (eDiscovery) 的需求,透過保留規則決定要保留網上論壇訊息的時間。

我們強烈建議您先詳閱保留規則運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則,再將規則套用到整個機構。

為網上論壇建立自訂保留規則

您可以根據機構單位、日期範圍或特定搜尋字詞來建立自訂規則。自訂規則一律優先於預設規則,如果郵件或檔案同時適用多項保留規則,系統會自動採用保留期限最長的規則。

如何建立自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[群組]
  5. 選擇下列其中一個選項:
    • 群組帳戶:將規則套用至一或多個群組。
    • 所有群組:將規則套用到網域內的所有群組。
  6. 為訊息選擇適用保留規則的條件:
    • 輸入指定的傳送日期,讓日期相符的訊息套用這項規則。如果您僅輸入開始日期,系統將對該日期之後收到的所有訊息套用規則。如果您僅輸入結束日期,系統則會對該日期之前收到的所有訊息套用規則。
    • 輸入任何字詞,讓含有這些字詞的訊息套用這項規則。您也可以在這個欄位中使用搜尋運算子
      注意:請勿在保留規則中使用萬用字元 (*)。
  7. 選擇訊息保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保留與這項規則的參數相符的訊息,接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後清除訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。
  8. 按一下 [預覽],系統即會顯示將套用這項保留規則的訊息或檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  9. 根據所建立的規則類型,執行以下操作:
    • 如要建立可無限期保留郵件和檔案的保留規則,請按一下 [儲存]
    • 如要建立會清除郵件和檔案的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

設定網上論壇資料的預設保留規則

預設保留規則會套用到所有尚未套用自訂規則或訴訟保留的訊息和檔案,包括「我的雲端硬碟」和小組雲端硬碟中的檔案。

如何為貴機構設定預設保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 在「預設保留規則」之下,按一下 [郵件]、[雲端硬碟] 或 [網上論壇]。
  4. 勾選 [設定預設保留規則] 方塊。
  5. 選擇郵件或檔案的保留時間:
    • 選擇 [無限期] 可永久保存資料。按一下 [儲存] 即可建立預設保留規則。這樣就設定完成了!
    • 輸入天數 (1 至 36,500 之間):
      • 郵件網上論壇:自郵件送出時起算。
      • 雲端硬碟:自檔案建立或最後一次修改時起算。
  6. 選擇您要如何處理超過所選保留期限的郵件或檔案:
    • 如果只要清除使用者已刪除的郵件或檔案,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有郵件或檔案,請選擇第二個選項。這會清除使用者收件匣和雲端硬碟中的郵件,以及已遭刪除的資料。
    警告:您提交規則後,保管箱會立即開始清除已超過預設保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除資料的保留規則,請按一下 [繼續]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?