Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Nachrichten in Google Groups aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.
Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.
- Wichtige Informationen zu Google Groups und Aufbewahrung
- Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen
- Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen
Wichtige Informationen zu Google Groups und Aufbewahrung
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Google Groups-Nachrichten, die in Vault unterstützt werden, informieren.
WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Nachrichten in Google Groups sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln für eine kleine Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.
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Welche Daten können aufbewahrt werden?Daten, die aufbewahrt werden:
- Nachrichten und deren Anhänge in Gruppen, die gesendet werden, wenn der Unterhaltungsverlauf aktiviert ist
Daten, die nicht aufbewahrt werden:
- Nachrichten in Gruppen, die bei deaktiviertem Unterhaltungsverlauf gesendet wurden
- Nachrichten, die in moderierten Gruppen noch nicht genehmigt wurden
- Verknüpfte Dateien
- Nachrichten in gelöschten Gruppen
Wenn eine Gruppe gelöscht wird, werden Nachrichten darin ebenfalls gelöscht. Nachrichten in Google Groups werden auch dann gelöscht, wenn für die gelöschte Gruppe ein Hold oder eine Aufbewahrungsregel gilt. Nachrichten in Gmail, die über ein Abo für eine Gruppe empfangen werden, werden jedoch nicht gelöscht und unterliegen den Aufbewahrungsregeln und Holds von Gmail.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
- Wählen Sie als Dienst Google Groups aus und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus, für welche Gruppen die Regel gilt:
- Bestimmte Gruppen: Geben Sie die E-Mail-Adresse von mindestens einer Gruppe ein.
- Alle Gruppen: Die Regel wird auf alle Gruppen in Ihrer Organisation angewendet.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Optional: Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
- Geben Sie die Werte unter Sendedatum ein. Wenn Sie nur ein Startdatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum gesendet wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum festlegen, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet wurden.
- Geben Sie alle Begriffe ein, mit denen Nachrichten übereinstimmen müssen. Sie können alle unterstützten Suchoperatoren außer Platzhalter (*) verwenden.
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
- Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
Warnung : Wenn Sie eine neue Regel senden, können in Vault Nachrichten, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde. - Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.
Benutzerdefinierte RegelnStandardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen
Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Nachrichten in Google Groups, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf „Google Groups“
.
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Nachrichten nach Ablauf des Zeitraums passieren soll:
- Wenn nur Nachrichten dauerhaft gelöscht werden sollen, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Nachrichten einschließlich nicht gelöschter Nachrichten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
Warnung : Wenn Sie eine neue Regel senden, können in Vault Nachrichten, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde. - Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.