Aufbewahrungsregeln für Google Groups festlegen

Mit Aufbewahrungsregeln legen Sie fest, wie lange Gruppennachrichten zu E-Discovery-Zwecken gespeichert werden.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt, wie die Aufbewahrung funktioniert.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, können dadurch Daten aus den Konten der Nutzer unmittelbar und unwiderruflich gelöscht werden. Seien Sie daher beim Erstellen oder Ändern von Aufbewahrungsregeln vorsichtig. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Google Groups erstellen

Sie können benutzerdefinierte Regeln anhand von Organisationseinheiten, Datumsbereichen oder bestimmten Suchbegriffen festlegen. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben stets die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für eine Nachricht oder eine Datei gelten, wird diese entsprechend der Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: Gruppen.
  5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Gruppenkonten: Die Regel wird auf eine oder mehrere Gruppen angewendet.
    • Alle Gruppen: Die Regel wird auf alle Gruppen in der Domain angewendet. 
  6. Wählen Sie aus, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit diese Regel angewendet wird:
    • Geben Sie das Sendedatum für Nachrichten ein, das als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen soll. Wenn Sie nur ein Startdatum eingeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die nach diesem Datum empfangen wurden. Wenn Sie nur ein Enddatum eingeben, gilt die Regel für alle Nachrichten, die vor diesem Datum empfangen wurden.
    • Geben Sie beliebige Begriffe ein, die möglicherweise in Nachrichten enthalten sind und als Kriterium für die Aufbewahrungsregel dienen sollen. Sie können in diesem Feld auch Suchoperatoren verwenden.
      Hinweis: Verwenden Sie keine Platzhalter (*) in Aufbewahrungsregeln.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Nachrichten, die mit den Parametern der Regel übereinstimmen, dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
    • Um Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum unwiderruflich zu entfernen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
  8. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Nachrichten oder Dateien aufzurufen, auf die diese Aufbewahrungsregel angewendet wird. Überprüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass dadurch keine Daten endgültig gelöscht werden, die Ihre Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, beginnt Vault mit der Umsetzung. Ab diesem Zeitpunkt werden Daten, die den geltenden Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, dauerhaft gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  9. Führen Sie je nach Art der Regel, die Sie erstellen, einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die Nachrichten und Dateien zeitlich unbegrenzt gespeichert werden.
    • Klicken Sie auf "Weiter", um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, mit der Nachrichten und Dateien unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Groups festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten und Dateien, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Dazu gehören auch Dateien in "Meine Ablage" und in Teamablagen.

So richten Sie die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Ihre Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standardmäßige Aufbewahrungsregel auf E-Mail, Drive oder Gruppen.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen an.
  5. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten oder Dateien aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren. Klicken Sie auf Speichern, um die standardmäßige Aufbewahrungsregel zu erstellen.
    • Geben Sie eine Anzahl an Tagen zwischen 1 und 36.500 ein:
      • E-Mails und Gruppen: Tage nach dem Senden der Nachricht
      • Drive: Tage nach dem Erstellen oder der letzten Änderung der Datei
  6. Legen Sie fest, was mit Nachrichten und Dateien passieren soll, nachdem der ausgewählte Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur solche Nachrichten und Dateien unwiderruflich zu entfernen, die vom Nutzer bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Nachrichten und Dateien unwiderruflich zu entfernen. Dazu gehören sowohl Nachrichten, die sich in den Posteingängen und Ablagen der Nutzer befinden, als auch bereits gelöschte Daten.
    Warnung: Daten, die den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum überschritten haben, werden von Vault sofort gelöscht, wenn Sie die Regel einreichen. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  7. Klicken Sie auf Weiter, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die Daten unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich im Klaren über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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