كجزء من خطة إدارة المعلومات في مؤسستك، يمكنك التحكُّم في مدة الاحتفاظ ببيانات الرسائل في "مجموعات Google". يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالرسائل ومتى يتم حذفها، إذا أردت.
للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
- معلومات مهمة عن "مجموعات Google" والاحتفاظ بالبيانات
- إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"
- إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"
معلومات مهمة عن "مجموعات Google" والاحتفاظ بالبيانات
قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة رسائل "مجموعات Google" المتوفرة في Vault.
تحذير: يمكن أن تسمح قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تم ضبطها بشكل غير صحيح لخدمة "مجموعات Google" بإزالة الرسائل نهائيًا في الحال وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.
البيانات التي يمكن الاحتفاظ بها
البيانات التي يتم الاحتفاظ بها:
- الرسائل ومرفقاتها في المجموعات المُرسَلة عند تفعيل سجلّ المحادثات
البيانات التي لا يتم الاحتفاظ بها:
- الرسائل في المجموعات المُرسَلة عند إيقاف سجلّ المحادثات
- الرسائل التي تنتظر الموافقة في المجموعات الخاضعة للإشراف
- الملفات المرتبطة
- الرسائل في المجموعات المحذوفة
عند حذف مجموعة، يتم أيضًا حذف رسائل هذه المجموعة. يتم حذف الرسائل في "مجموعات Google" حتى إذا كانت المجموعة المحذوفة خاضعة لقاعدة احتفاظ بالبيانات أو عملية تجميد بيانات. ومع ذلك، لا تُحذَف الرسائل في Gmail التي تتلقاها الحسابات من خلال الاشتراك في مجموعة وتكون خاضعة لقواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات تجميد البيانات في Gmail.
إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات
القواعد المخصّصة
- بالنسبة إلى الخدمة، اختَر مجموعات Google، ثم انقر على متابعة.
- اختَر المجموعات التي ستُطبَّق عليها القاعدة:
- مجموعات محدَّدة: أدخِل عناوين البريد الإلكتروني لمجموعة واحدة أو أكثر.
- كل المجموعات:يمكنك تطبيق القاعدة على جميع المجموعات في مؤسستك.
- انقر على متابعة.
- (اختياري) اختر الشروط التي يجب استيفاؤها لكي تصبح الرسائل مشمولةً بهذه القاعدة:
- أدخِل قيم تاريخ الإرسال. إذا حدّدتَ تاريخ بدء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المرسَلة بعد ذلك التاريخ. أمّا إذا حدّدتَ تاريخ انتهاء فقط، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل المُستلمة قبل ذلك التاريخ.
- أدخِل العبارات التي يجب أن تتطابق الرسائل معها. يمكنك استخدام جميع عوامل تشغيل البحث المتاحة باستثناء أحرف البدل (*).
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، اختر فترة الاحتفاظ بالبيانات وأدخل عدد الأيام، من 1 إلى 36500 يوم.
- في حال إعداد فترة احتفاظ بالبيانات، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- للإزالة النهائية للرسائل المحذوفة فقط من قبل، اختر الخيار الأول.
- للإزالة النهائية لجميع الرسائل، بما في ذلك الرسائل غير المحذوفة، اختر الخيار الثاني.
تحذير: عند إرسال قاعدة جديدة، تتيح أداة Vault لخدمة "مجموعات Google" إزالة الرسائل التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا على الفور. ويمكن أن تتضمن هذه البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. - انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.
القواعد المخصّصةإعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في "مجموعات Google"
تنطبق القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات على الرسائل في "مجموعات Google" التي لا تغطيها قاعدة مخصّصة أو عملية تجميد بيانات.
- سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
- انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية.
- انقر على رمز "مجموعات Google"
.
- اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
- للاحتفاظ بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
- لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية محددة، حدد فترة الاحتفاظ بالبيانات، وأدخل عدد الأيام من 1 إلى 36500 يوم.
- في حال إعداد فترة احتفاظ بالبيانات، اختر الإجراء المطلوب اتخاذه بشأن الرسائل عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
- للإزالة النهائية للرسائل المحذوفة فقط من قبل، اختر الخيار الأول.
- للإزالة النهائية لجميع الرسائل، بما في ذلك الرسائل غير المحذوفة، اختر الخيار الثاني.
تحذير: عند إرسال قاعدة جديدة، تتيح أداة Vault لخدمة "مجموعات Google" إزالة الرسائل التي تتجاوز فترة الاحتفاظ بالبيانات نهائيًا على الفور. ويمكن أن تتضمن هذه البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من ضبط القاعدة بطريقة صحيحة. - انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.