使用保管箱搜尋 Google 雲端硬碟、Meet 和協作平台

Google 保管箱專供管理員和法務人員使用。Google Workspace 管理員必須先設定您的帳戶，您才能使用保管箱。我的管理員是誰？

您可以執行 Google Workspace 資料電子蒐證專案，使用 Google 保管箱搜尋 Google 雲端硬碟項目，包括共用雲端硬碟、Google Meet 錄製內容，以及新版 Google 協作平台網站。您可以搜尋標題和支援檔案類型的內容，也可以預覽項目並匯出搜尋結果。

進行搜尋前的注意事項

搜尋前，建議先參閱保管箱支援的雲端硬碟、Meet 及協作平台資料類型，以及「保管箱搜尋常見問題」。

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系統會搜尋哪些資料？

搜尋範圍內：

• 使用者雲端硬碟和共用雲端硬碟內的檔案中，可搜尋的文字內容和中繼資料
• 與使用者共用的外部檔案

不在搜尋範圍內：

• 加密內容
• 連結的檔案
• 電子郵件版面配置
• 影片、音訊、圖片、ZIP 或二進位檔案的內容
• 從使用者 Google Currents 帳戶自動同步處理的影片

可搜尋的內容和中繼資料

您可以搜尋所有項目的名稱、擁有者、上次修改日期以及其他中繼資料，

也可以在支援的檔案類型中，搜尋檔案內容的字詞和詞組。Google 會為文字檔案的前 100 頁內容，和圖文 PDF 的前 10 頁文字內容建立索引。

您可以搜尋以下檔案類型中的文字：

• Google 文件、試算表、簡報、表單、 協作平台和 Vids

  保管箱不會搜尋註解 (包括在註解中指派的工作) 和修訂建議。

• Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice XML
• 無線應用通訊協定 (WAP)
• 無線標記語言 (WML)
• Google 地球 (KML)

詳情請參閱「支援的服務和資料類型」(雲端硬碟、Meet 和協作平台的部分)。

依據帳戶、機構單位或共用雲端硬碟的搜尋作業如何運作？

保管箱搜尋的檔案取決於搜尋類型：

搜尋類型	搜尋的檔案
特定帳戶 或 組織單位	保管箱會搜尋以下項目： 該帳戶擁有的檔案 與該帳戶直接共用的檔案，包括組織外部使用者擁有的檔案，以及共用雲端硬碟的檔案 與該帳戶直接共用的資料夾 (包括共用雲端硬碟的資料夾) 中的檔案 與成員少於 200 人的 Google 群組共用的檔案，前提是當 Google 群組取得檔案存取權時和搜尋當下，該帳戶都是群組成員 與該帳戶所屬 Google 群組 (成員超過 200 人) 共用的檔案，前提是該帳戶曾開啟檔案，且日後未失去檔案存取權 與組織中所有成員共用、公開共用且該帳戶曾開啟的檔案 與該帳戶所屬 Google 群組 (成員 200 人以上) 共用的檔案，或與組織中所有人共用的檔案 (無論該帳戶是否曾開啟檔案)，前提是該檔案曾同時與該帳戶或成員少於 200 人的 Google 群組共用，且該帳戶日後未失去檔案存取權。 (選用) 共用雲端硬碟中的檔案 保管箱只會搜尋直接與該帳戶共用的檔案，或是與帳戶直接共用的資料夾檔案。但不包括共用雲端硬碟，除非您選擇將共用雲端硬碟加入搜尋範圍。如果您在依帳戶或組織單位搜尋時，將共用雲端硬碟納入範圍，保管箱會搜尋該帳戶所屬的共用雲端硬碟。除非勾選「包含共用雲端硬碟」方塊，否則系統不會納入使用者所屬共用雲端硬碟內的檔案，即使檔案直接與使用者共用也一樣。
共用雲端硬碟	只要是指定共用雲端硬碟中可搜尋的檔案，保管箱都會搜尋。

注意：保管箱不會搜尋資料夾或雲端硬碟捷徑。

搜尋 Meet 錄製內容與相關的即時通訊、出席狀況、問與答、意見調查記錄和會議記錄

• 錄製內容：您可以依會議名稱和中繼資料 (例如擁有者、會議 ID 和開始錄製時間) 搜尋。如果會議開啟字幕功能，保管箱也會搜尋字幕內容。如果只要將搜尋範圍限縮在影片，請使用 type:video 這個搜尋字詞。
• 即時通訊記錄：會儲存為 SBV 檔案。這類記錄內含與記錄開始時間相關的訊息時間戳記、傳訊者的姓名，以及訊息文字。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 搜尋。
• 出席狀況：會儲存為 Google 試算表檔案。這類記錄內含參與者的姓名、電子郵件地址，以及通話時間長度。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 搜尋。
• 問與答和意見調查記錄：會儲存為 Google 試算表檔案。這類記錄內含問題、解答和參與者資料。您可以依檔案名稱、記錄中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 搜尋。
• 記事：會儲存為 Google 文件檔案，且在您使用 Google 日曆中的製作會議記錄功能時建立。您可以依檔案名稱、記事中的文字和中繼資料 (例如檔案建立時間) 搜尋。

進一步瞭解 Meet 錄製內容

我要如何搜尋協作平台？

如要將搜尋範圍限制於新版協作平台網站所建立的協作平台，並取得相對應的搜尋結果，請輸入搜尋字詞 type:site。如要排除協作平台，請輸入搜尋字詞 -type:site 或 NOT type:site。

我可以透過保管箱預覽哪些類型的雲端硬碟檔案？

您可以預覽下列檔案類型：

• 以 Google 文件、協作平台、簡報、協作平台和繪圖建立的檔案
• 上傳的檔案，例如 .docx、.pdf 和 .xlsx
• 預覽協作平台時，您除了可以預覽外部連結，也可以預覽嵌入的檔案 (如果支援預覽功能的話)，例如嵌入的工作表或文件，而您也有權存取這類檔案。如果您尚未取得存取權限，則需直接搜尋嵌入的檔案。

您無法預覽加密檔案、影片或 ZIP 檔案的內容。

搜尋檔案的修訂版本記錄

您只能搜尋檔案的最新版本。不過，您可以在搜尋時輸入版本日期，保管箱會搜尋檔案目前的版本，但您預覽及匯出的內容會是該日期凌晨 12 點前儲存的最新版本。您也可以在查詢中設定時區，Google 雲端硬碟會保留從 Google 文件、試算表、簡報、協作平台、繪圖和 Vids 建立的檔案版本。

為節省儲存空間，系統可能會合併大型檔案的先前版本，但處於訴訟保留狀態的檔案除外。如果您使用雲端硬碟搜尋保管箱，則無法存取先前的版本，只能存取最早的可用合併版本。

不論您指定的版本日期為何，部分屬性只會依照目前版本回報，其中包括標題、共用對象、上次修改時間、核准者和核准狀態，以及保管箱 metadata.xml 檔案中的其他資料。

版本快照是否包含註解取決於下列條件：

• 貴機構必須有該文件的註解或編輯權限，快照才會包含尚未解決的註解。如果您只有檢視權限，快照中就不含註解。
• 必須同時滿足下列條件，快照才會包含尚未解決的單獨註解 (尚無回覆者)：1) 註解的建立日期早於指定版本日期，以及 2) 註解文字存在該版本中 (即使現已刪除)。快照中不會包含建立日期晚於指定版本日期的註解。
• 必須同時滿足下列條件，快照才會包含尚未解決的註解討論串 (有回覆者)：1) 第一則註解的建立日期早於指定版本日期，以及 2) 註解文字存在該版本中 (即使現已刪除)。舉例來說，如果註解討論串中的兩則訊息分別是在 10 月 1 日和 10 月 5 日建立，則指定搜尋的版本日期為 10 月 2 日時，快照中就會包含這兩則註解，即使 10 月 5 日的註解當時還不存在。
• 如果註解曾經過編輯，快照中會呈現註解的當前狀態，而非在該版本中的狀態。
• 快照中不會包含已解決或刪除的註解，即使是在指定版本中尚未解決的註解也不例外。

我可以搜尋組織中的頂層組織單位嗎？

不可以。請選取子組織單位或個別帳戶。您最多共可在雲端硬碟中搜尋 5,000 個帳戶 (個別帳戶或組織單位成員)。

上傳檔案的建立和修改時間取決於檔案來源

首次將檔案上傳至 Google 雲端硬碟時，系統會為檔案指派建立日期和修改日期。視檔案新增至雲端硬碟的方式而定，這些日期會與本機上原始檔案的建立日期或上傳日期相符。

下表顯示不同來源所採用的時間依據，說明如下：

• 上傳：時間戳記為檔案上傳到雲端硬碟的時間
• 本機：時間戳記為原始檔案在來源裝置或服務上建立的時間

檔案來源 (用戶端)	建立時間	修改時間
網頁應用程式	上傳	2020 年 4 月 8 日前： 上傳 2020 年 4 月 8 日後： 本機
Google 雲端硬碟電腦版	上傳	本機
備份與同步處理	上傳	本機
iOS	上傳	上傳
Android	上傳	上傳
Google Workspace Migrate	本機	本機
Drive API	可由呼叫程式碼設定	可由呼叫程式碼設定

搜尋 Google 雲端硬碟檔案

1. 登入 https://vault.google.com。
2. 按一下「案件」。您將在「案件」中搜尋資料，「案件」是保管箱專案的工作區，可將相關的訴訟保留、搜尋及匯出項目分為同一組。「案件」不會限制您可以搜尋哪類資料，也就是說，只要是您有權存取的資料，都可以透過案件搜尋。
3. 如果您要執行搜尋查詢的案件已存在，請點開所需案件。否則請建立案件：
   1. 按一下 [建立案件]。
   2. 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
   3. 按一下 [建立]。

   系統會開啟「搜尋」分頁。

4. 將服務選為「雲端硬碟」。
5. 選取要搜尋的來源資料：
   • 所有資料：搜尋機構中的所有訊息。
   • 留存資料：僅搜尋套用訴訟保留的案件訊息。
6. 選取要搜尋的實體：
   • 特定帳戶：可輸入最多 5,000 個帳戶電子郵件地址。
   • 機構單位：搜尋特定機構單位中的所有帳戶。請在隨即開啟的對話方塊中選取機構單位。

     如果您選擇的機構單位含有子機構單位，那麼子機構單位中的帳戶也會納入搜尋範圍。機構單位 (含子機構單位) 成員人數必須少於 5,000 位。

   • 共用雲端硬碟：搜尋一或多個共用雲端硬碟。 

     選取共用雲端硬碟，然後按一下「新增」。如果您有多個共用雲端硬碟，且清單已分頁，則系統會在您變更頁面時保留所選項目。如果您勾選清單頂端的「全選」方塊，系統只會選取目前的頁面。此外，您可以依成員電子郵件地址或共用雲端硬碟名稱搜尋清單。

     1. 如要依據成員的電子郵件地址篩選清單，請按照下列步驟操作：
        1. 按一下「依成員電子郵件地址搜尋」。
        2. 輸入一或多個帳戶。
        3. 按一下「尋找」。
     2. 如何依共用雲端硬碟名稱篩選清單 (如果貴機構共用雲端硬碟數量少於 1,000 個，即可使用這項功能)：
        1. 按一下「依名稱篩選」，然後在共用雲端硬碟名稱中輸入字母。舉例來說，pr 會比對名為「Sales projects」、「Marketing Projects」和「Product Management」的共用雲端硬碟，但不含「Repairs」。

           系統會在您新增字母時自動更新分頁清單。

        2. 勾選方塊 按一下 Enter 鍵。

     3. 如要依名稱尋找共用雲端硬碟 (如果貴機構擁有超過 1,000 個共用雲端硬碟，即可使用這項功能)：
        1. 按一下「依共用雲端硬碟名稱尋找」。
        2. 在共用雲端硬碟名稱中輸入一或多個字詞。注意：字詞必須相符且完整。舉例來說，marketing, projects 與名為「Marketing projects Q4’22」和「Projects for marketing」的共用雲端硬碟相符，但與名為「Marketing project archive」的共用雲端硬碟不符，因為「project」的結尾不是「s」；同樣地，ma 在這些共用雲端硬碟中都只是字詞的一部分，而非完整的字詞，因此不符合任何共用雲端硬碟。
        3. 按一下「尋找」。
   • 協作平台：依網址搜尋協作平台。
     1. 在隨即開啟的對話方塊中，輸入一或多個已發布協作平台的網址，網址間以英文逗號區隔。網址格式為 sites.google.com/<網域>/<協作平台名稱>。注意：您無法使用頁面網址來搜尋，只能輸入協作平台網址。如果協作平台已由外部組織共用，您就無法以協作平台網址搜尋。
     2. 按一下「尋找」。
     3. 在協作平台清單中選取您要納入搜尋範圍的協作平台，然後按一下「新增」。
   • 雲端硬碟文件 ID：使用雲端硬碟文件 ID 匯出雲端硬碟檔案。
7. (選用) 如果您搜尋的是帳戶或組織單位，請選擇要從共用雲端硬碟納入的項目。
   • 不包含：排除共用雲端硬碟中的任何項目。
   • 僅在文件直接共用 (而非因為是共用雲端硬碟成員) 時才包含：僅在帳戶不是共用雲端硬碟成員時，才納入與該帳戶共用的項目。
   • 包含：納入共用雲端硬碟中的項目。

   條件 (共用雲端硬碟中的檔案)		在所選控制項的搜尋結果中
   直接與帳戶共用	共用雲端硬碟的帳戶成員	不包含	僅在文件直接共用 (而非因為是共用雲端硬碟成員) 時才包含	包含
   ✖	✖	否	否	否
   ✔	✖	否	是	是
   ✖	✔	否	否	是
   ✔	✔	否	否	是

8. (選用) 選取時區。
9. (選用) 在「修改日期」欄位輸入日期範圍。
   • 如果輸入開始日期，保管箱會傳回自該日期起修改過的所有項目。
   • 如果輸入結束日期，保管箱會傳回截至該日期為止修改過的所有項目。
10. (選用) 在「字詞」欄位中輸入一或多個搜尋字詞：
    • 如要搜尋內容、標題或中繼資料中的一或多個關鍵字，請以半形空格分開輸入字詞，例如專案 目標。
    • 如要搜尋詞組，請在字詞前後加上雙引號，例如 "專案目標"。
    • 如要按帳戶、共用檔案的來源/目標帳戶、項目名稱、項目類型或修改日期進行搜尋，請使用搜尋運算子。

    搜尋字詞不得超過 2,000 個半形字元。

11. (選用) 如要擷取在特定日期建立的 Google 文件、試算表、簡報、協作平台、繪圖和 Vids 檔案版本，請輸入「版本日期」。詳情請參閱本頁的版本記錄相關章節。
12. (選用) 如果您只要搜尋用戶端加密檔案，或是將用戶端加密檔案排除在搜尋範圍之外，請按一下「進階搜尋選項」，然後選取要搜尋的檔案 (預設為所有檔案)。注意：必須啟用 Google Workspace 用戶端加密功能，才能使用這個選項。
13. 點選以下其中一個選項：
    • 搜尋：執行搜尋作業，然後傳回符合您查詢條件的項目清單。
    • 匯出：直接匯出搜尋結果，略過搜尋結果預覽畫面。進一步瞭解匯出作業。
14. 完成搜尋或匯出後，您可以執行下列操作：
    • 如要編輯搜尋內容，請按一下「展開」。
    • 如要開啟項目的預覽畫面，請按一下該項目。注意：在結果清單中，用戶端加密檔案旁會顯示「加密」圖示 。
    • 如要匯出搜尋結果，請按一下「匯出」。進一步瞭解匯出作業。
    • 如要儲存查詢，請按一下「儲存」。進一步瞭解已儲存的查詢。
    • 如要清除所有欄位並重新開始搜尋，請按一下「清除」。

使用雲端硬碟文件 ID 匯出雲端硬碟檔案

如果您知道雲端硬碟檔案的雲端硬碟文件 ID，可以使用這組 ID 匯出雲端硬碟檔案。如要找出雲端硬碟檔案的文件 ID，請在瀏覽器中開啟檔案，查看檔案網址。您可以在匯出的中繼資料中找到雲端硬碟文件 ID，也可以從文件網址判斷。

但請注意，本功能有以下限制：

• 不支援預覽
• 不支援加密的文件 ID
• 不會匯出網域外共用的外部文件

1. 登入 https://vault.google.com。
2. 按一下「案件」。您將在「案件」中搜尋資料，「案件」是保管箱專案的工作區，可將相關的訴訟保留、搜尋及匯出項目分為同一組。「案件」不會限制您可以搜尋哪類資料，也就是說，只要是您有權存取的資料，都可以透過案件搜尋。
3. 如果您要執行搜尋查詢的案件已存在，請點開所需案件。否則請建立案件：
   1. 按一下 [建立案件]。
   2. 輸入案件名稱，並視需要輸入說明。
   3. 按一下 [建立]。

   系統會開啟「搜尋」分頁。

4. 將服務選為「雲端硬碟」。
5. 針對來源資料，請選取「所有資料」。
6. 針對實體，請選取「雲端硬碟文件 ID」。
7. 在逗號分隔的清單中，輸入最多 1,000 組文件 ID。
8. 按一下「匯出」。

預覽搜尋結果

執行搜尋後，您可以查看及下載符合查詢條件的項目。

您可以預覽 Google 文件、試算表、簡報、協作平台、繪圖和 Vids 等 Google 檔案，以及 PDF、DOCX 和 XLSX 等其他常見類型的檔案。不過，預覽功能不適用於 ZIP、二進位檔、影片或加密檔案。此外，您也無法在 Google 檔案中預覽註解、修訂建議或修訂版本記錄。

注意：Google 試算表的 IMAGE 函式可以透過網址參照圖片，例如「https://www.example.com/images/logo.jpg」。您在保管箱中預覽試算表時，系統會從來源即時擷取圖片。如果圖片是上傳或插入試算表中，保管箱會儲存圖片，並根據指定日期顯示搜尋到的可用圖片。

1. 如要預覽項目，請在搜尋結果清單中按一下該項目。
   • 如果是可支援的檔案類型，系統會開啟項目預覽畫面。
   • 如果是不支援預覽的檔案類型，保管箱會顯示錯誤訊息，不過您仍然可以下載該項目。
2. 如要從預覽畫面下載項目，請依序按一下「更多」圖示 [下載]。

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}