Как искать файлы на Google Диске

После создания папки вы можете искать с помощью Сейфа файлы на Google Диске и сообщения из:

Что нужно знать о поиске

При поиске данных следует помнить о перечисленных ниже моментах.

Как Сейф ищет файлы на Диске?

Сейф ищет на Диске все файлы, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, а также файлы, к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ. Если пользователю предоставлен непосредственный доступ к файлам на общих дисках (независимо от того, является ли он участником этих дисков), то эти файлы тоже включаются в результаты поиска.

Сейф также включает в результаты поиска:

  • все файлы, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, или к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ;
  • общие диски в организации, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе;
  • файлы на общих дисках, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе;
  • файлы на внешних общих дисках, к которым предоставлен непосредственный доступ пользователям, указанным в запросе. Обратите внимание, что в Сейфе нельзя выполнить поиск внешних общих дисков, к которым предоставлен доступ пользователям вашей организации, даже если эти пользователи имеют непосредственный доступ к файлам на этих дисках.
Можно ли выполнять поиск на общих дисках?

Да. При поиске файлов на Диске можно использовать два варианта.

  • При поиске файлов, принадлежащих определенным пользователям или организационным подразделениям, включите в результаты поиска данные на общих дисках, установив соответствующий флажок.
  • Найдите нужные общие диски с помощью Сейфа, а затем выполните поиск файлов непосредственно на них.
Какие компоненты файлов на Диске доступны для поиска?

Поиск осуществляется по словам и фразам, которые встречаются в названиях и содержимом файлов. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

Примечание. Пользователи G Suite for Government не могут выполнять поиск по содержанию файлов. Однако они могут искать информацию по названиям и другим свойствам документов.

Сейф не индексирует видео- и аудиофайлы, изображения и двоичные файлы.

Для каких типов файлов доступен предварительный просмотр с помощью Сейфа для Диска?

Предварительный просмотр доступен для таких типов файлов:

  • Google Документы, Таблицы, Презентации и Рисунки;
  • документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
Связанные файлы могут не включаться в результаты поиска и экспорта файлов на Диске

Пользователи могут связать файл Google с другим файлом Google. Например, работая с документом Google, пользователь может создать диаграмму, связанную с данными в таблице Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

При поиске файлов на Диске Сейф возвращает только результаты, соответствующие условиям поиска. Если в этих документах есть связанные файлы, не соответствующие запросу, они не будут включены в результаты поиска.

Можно ли выполнять поиск по истории изменений документа?

Нет. В настоящее время в результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако вы можете указать дату версии, чтобы посмотреть сводку для каждого файла, включающую данные об изменениях, внесенных за этот день. Управление версиями поддерживается только для Google Документов, Таблиц, Презентаций и Рисунков.
В историю версий не включаются изменения следующих сведений:

  • названия;
  • списка пользователей, которым предоставлен доступ;
  • комментариев (приводится только последняя версия нерешенных комментариев).
Можно ли с помощью Сейфа выполнять поиск файлов на Google Диске по всему домену?

Да, если в нем не более 5000 пользователей (частных лиц или членов организационных подразделений).

Поиск файлов на Диске

  1. Создайте новую папку или нажмите на существующую.
  2. Нажмите Поиск на панели слева и выберите тип данных Диск.
  3. В разделе Источник выберите один из перечисленных ниже вариантов.
    • Все данные. Поиск во всех данных организации.
    • Информация, на удаление которой наложен запрет. Поиск по всем данным папки, в отношении которых действует запрет на удаление.
  4. Выберите способ поиска.
    • Выбранные аккаунты: укажите до 5000 аккаунтов пользователей Сейфа в домене. Если указать более 5000 пользователей или не указать ни одного, поиск не будет выполнен. Можно также установить флажок Включать результаты поиска на общих дисках.
    • Организационное подразделение: выберите нужное организационное подразделение, чтобы выполнить поиск по его данным. При поиске также проверяются дочерние подразделения. В подразделении должно быть менее 5000 пользователей. Можно также установить флажок Включать результаты поиска на общих дисках​.
    • Общие диски: нажмите Найти общие диски.
      1. Добавьте адрес электронной почты участника общего диска.
      2. Начните вводить название общего диска, а затем выберите его из появившегося списка. Можно выбрать несколько общих дисков.
  5. Укажите диапазон дат и часовой пояс (необязательно).
    • Если указать только начальную дату, то будут возвращены все файлы, измененные начиная с выбранного дня.
    • Если указать только конечную дату, то будут возвращены все файлы, измененные до выбранного дня включительно.
  6. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия. Используйте операторы поиска в сложных запросах.
  7. Выполнив поиск с помощью Сейфа, вы найдете только последнюю версию файла. Вы также можете указать дату версии, чтобы посмотреть и экспортировать копию файла, существовавшую на тот момент. Подробнее о том, что включено в историю версий
  8. Выберите один из следующих параметров:
    • Поиск: будет выполнен поиск.
    • Экспорт: этап просмотра результатов будет пропущен и сразу начнется их экспорт.
  9. При необходимости нажмите на стрелку рядом с кнопкой Поиск. Появится раскрывающееся меню со следующими командами:
    1. Сбросить: форма поиска очистится.
    2. Дублировать форму поиска: под текущей откроется ещё одна форма поиска, в которую уже добавлены выбранные параметры.

Как посмотреть результаты поиска

Для каждого найденного документа на странице поиска приводятся следующие сведения: название, имя владельца и дата последнего изменения.

Примечание. Существует ряд проблем, связанных с просмотром файлов на Google Диске. Подробнее…

В таблице ниже приводится информация о том, как в Сейфе обрабатываются файлы разных типов.

  Поиск Предварительный просмотр Экспорт
Файлы Google

Название

Содержание

Метаданные

Документы

Новые Таблицы

Старые Таблицы

Презентации

Рисунки

Формы

Да
Файлы, загруженные пользователями

Название

Содержание (только для текстовых файлов)

Метаданные

Распространенные типы файлов Да
Комментарии Частично Нет

Документы

Новые Таблицы

Старые Таблицы

Предложенные изменения Нет Нет Нет
История изменений Нет Нет Нет
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?