Как искать файлы на Google Диске

После создания папки вы можете искать с помощью Сейфа файлы на Google Диске и сообщения из:

Что нужно знать о поиске

При поиске данных следует помнить о перечисленных ниже моментах.

Как Сейф ищет объекты на Диске?

Сейф ищет на Диске все объекты, которые принадлежат пользователям, указанным в запросе, а также те, к которым этим пользователям предоставлен непосредственный доступ.Объекты на общих дисках, к которым пользователю предоставлен непосредственный доступ, могут быть включены в результаты поиска независимо от того, является ли он пользователем этого общего диска. Это не касается папок и ярлыков Диска.

Можно ли выполнять поиск на общих дисках?

Да. Вы можете выполнять поиск непосредственно на выбранных общих дисках. Кроме того, при поиске файлов, принадлежащих определенным пользователям или организационным подразделениям, можно включать в результаты данные на общих дисках.

Какие компоненты объектов на Диске доступны для поиска?

Объекты можно искать по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.

Файлы некоторых типов можно искать по словам и словосочетаниям из их содержимого. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

Сейф не индексирует содержимое видео- и аудиофайлов, изображений и исполняемых файлов.

Для каких типов файлов доступен предварительный просмотр с помощью Сейфа для Диска?

Предварительный просмотр доступен для файлов следующих типов:

  • файлы, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Рисунках;
  • документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
Связанные файлы могут не включаться в результаты поиска и экспорта файлов на Диске

В некоторых редакторах Документов Google пользователи могут связать один файл с другим.Так, в файл Google Документов можно вставить диаграмму, данные которой берутся из таблицы Google. При каждом обновлении таблицы будет обновляться и диаграмма в документе.

При поиске файлов на Диске Сейф возвращает только результаты, соответствующие условиям поиска. Если найденные файлы связаны с файлами, не отвечающими критериям поиска, связанные файлы не будут включены в результаты поиска.

Можно ли выполнять поиск по истории изменений документа?

Нет. В результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако в поисковом запросе вы можете указать дату версии. При этом Сейф будет искать данные в текущей версии файла, а для предпросмотра и экспорта будет доступно содержимое последней версии файла, сохраненной до 12:00 (UTC) в указанную дату. Управление версиями поддерживается только в Google Диске для Google Документов, Таблиц, Презентаций и Рисунков.

Некоторые свойства приводятся только для текущей версии файла, независимо от указанной в запросе даты. Это название файла, пользователи, имеющие к нему доступ, дата последнего изменения и другие метаданные из файла metadata.xml Сейфа.

В сводку версии также включаются комментарии, если выполняются перечисленные ниже условия.

  • Комментарии, помеченные как нерешенные, добавляются в сводку, если у организации есть разрешение на добавление комментариев или изменение документа. Если ей разрешен только просмотр, комментарии не показываются.
  • Отдельный нерешенный комментарий (без ответов) добавляется в сводку, если: 1) он создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Комментарии, созданные позже даты версии, не приводятся.
  • Цепочка нерешенных комментариев (нерешенный комментарий с ответами) добавляется в сводку, если: 1) первый комментарий создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Так, если цепочка состоит из двух сообщений, созданных 1 и 5 октября, то в сводке для версии от 2 октября будут присутствовать оба комментария, несмотря на то, что второй тогда ещё не был создан.
  • Измененные комментарии приводятся в своей последней редакции.
  • Решенные и удаленные комментарии не добавляются в сводку, даже если они были созданы в день, соответствующий дате версии.
Можно ли выполнять поиск по организационному подразделению верхнего уровня?

Нет. Поиск по организационному подразделению верхнего уровня не поддерживается. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные аккаунты. Вы можете указать в запросе поиска по Диску не более 5000 аккаунтов (отдельных пользователей или участников организационных подразделений).

Поиск файлов на Диске

  1. Создайте новую папку или нажмите на существующую.
  2. Нажмите Поиск на панели слева и выберите тип данных Диск.
  3. В разделе Источник выберите один из перечисленных ниже вариантов.
    • Все данные. Поиск во всех данных организации.
    • Информация, на удаление которой наложен запрет. Поиск по всем данным папки, в отношении которых действует запрет на удаление.
  4. Выберите способ поиска.
    • Выбранные аккаунты: укажите до 5000 аккаунтов пользователей Сейфа в домене. Если указать более 5000 пользователей или не указать ни одного, поиск не будет выполнен. Можно также установить флажок Включать результаты поиска на общих дисках.
    • Организационное подразделение: выберите нужное организационное подразделение, чтобы выполнить поиск по его данным. При поиске также проверяются дочерние подразделения. В подразделении должно быть менее 5000 пользователей. Можно также установить флажок Включать результаты поиска на общих дисках​.
    • Общие диски: нажмите Найти общие диски.
      1. Добавьте адрес электронной почты участника общего диска.
      2. Начните вводить название общего диска, а затем выберите его из появившегося списка. Можно выбрать несколько общих дисков.
  5. Укажите диапазон дат и часовой пояс (необязательно).
    • Если указать только начальную дату, то будут возвращены все файлы, измененные начиная с выбранного дня.
    • Если указать только конечную дату, то будут возвращены все файлы, измененные до выбранного дня включительно.
  6. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия. Используйте операторы поиска в сложных запросах.
  7. Выполнив поиск с помощью Сейфа, вы найдете только последнюю версию файла. Вы также можете указать дату версии, чтобы посмотреть и экспортировать копию файла, существовавшую на тот момент. Подробнее о том, что включено в историю версий
  8. Выберите один из следующих параметров:
    • Поиск: будет выполнен поиск.
    • Экспорт: этап просмотра результатов будет пропущен и сразу начнется их экспорт.
  9. При необходимости нажмите на стрелку рядом с кнопкой Поиск. Появится раскрывающееся меню со следующими командами:
    1. Сбросить: форма поиска очистится.
    2. Дублировать форму поиска: под текущей откроется ещё одна форма поиска, в которую уже добавлены выбранные параметры.

Как посмотреть результаты поиска

Для каждого найденного документа на странице поиска приводятся следующие сведения: название, имя владельца и дата последнего изменения.

Примечание. Существует ряд проблем, связанных с просмотром файлов на Google Диске. Подробнее…

В таблице ниже приводится информация о том, как в Сейфе обрабатываются файлы разных типов.

  Поиск Предварительный просмотр Экспорт
Файлы Google

Название

Содержание

Метаданные

Документы

Новые Таблицы

Старые Таблицы

Презентации

Рисунки

Формы

Да
Файлы, загруженные пользователями

Название

Содержание (только для текстовых файлов)

Метаданные

Распространенные типы файлов Да
Комментарии Частично Нет

Документы

Новые Таблицы

Старые Таблицы

Предложенные изменения Нет Нет Нет
История изменений Нет Нет Нет
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?