Как искать файлы Google Диска, Meet и Сайтов с помощью Сейфа

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти

В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace с помощью Сейфа можно искать объекты на Google Диске, в том числе файлы на общих дисках, записи Meet и сайты, созданные в новой версии Google Сайтов. Поиск осуществляется по названиям и содержимому поддерживаемых типов файлов. Вы также можете просмотреть содержимое найденных объектов и экспортировать результаты поиска.

Что нужно знать перед выполнением поиска

Прежде чем выполнять поиск по сообщениям, рекомендуем ознакомиться с типами файлов на Диске, в Meet и Сайтах, которые поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.

Развернуть все  |  Свернуть все

Какие данные попадают в результаты поиска

Для поиска доступны:

  • текстовое содержимое и метаданные файлов на дисках пользователей и общих дисках;
  • внешние файлы, которые доступны пользователям.

Для поиска недоступны:

  • зашифрованное содержимое;
  • связанные файлы;
  • содержимое видео- и аудиофайлов, изображений, ZIP-архивов и двоичных файлов;
  • видеофайлы, автоматически добавленные из аккаунта Currents.

Содержимое и метаданные, доступные для поиска

Объекты можно искать по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.

Файлы поддерживаемых типов можно искать по словам и словосочетаниям из их содержимого. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

  • Google Документы, Таблицы, Презентации, Формы и новая версия Google Сайтов (поиск по комментариям, предложенным правкам и метаданным задач, которые не видны в документе, не выполняется);
  • Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
  • PDF;
  • HTML;
  • TXT;
  • RTF;
  • SBV;
  • OpenOffice™ XML;
  • Wireless Application Protocol (WAP);
  • Wireless Markup Language (WML);
  • Google Планета Земля (KML).

Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных

Как работает поиск по аккаунту, организационному подразделению и общим дискам?

Сейф выполняет поиск разных файлов в зависимости от типа запроса, как описано в таблице ниже.

Тип запроса Файлы в области поиска
Выбранные аккаунты
или
Организационное подразделение

Сейф включает в результаты поиска:

  • файлы, которые принадлежат аккаунту;
  • файлы, которыми напрямую поделились с аккаунтом, в том числе принадлежащие пользователям не из организации;
  • файлы, которыми поделились с группой, в которой участвует аккаунт (если в группе менее 200 участников);
  • файлы, которыми поделились с группой, в которой участвует аккаунт, и которые открыл пользователь аккаунта (если в группе 200 участников или больше);
  • файлы, к которым предоставлен доступ всем в организации и в интернете, которые открыл пользователь аккаунта;

Файлы на общих дисках (если они выбраны)

Сейф не ищет файлы на общих дисках, не включенных в область поиска. Если вы включите общие диски в поиск по аккаунту или организационному подразделению:

  • Сейф выполняет поиск по общим дискам, участником которых является пользователь выбранного аккаунта.
  • В область поиска входят только файлы, соответствующие указанным выше условиям права собственности или общего доступа.
  • Сейф не выполняет поиск по всем файлам на общих дисках, участником которых является пользователь выбранного аккаунта. Если нужно искать среди всех файлов на общем диске, настройте поиск по общим дискам.
Общие диски Сейф выполняет поиск по всем файлам на выбранных общих дисках.

Примечание. Сейф не выполняет поиск в папках и по ярлыкам Диска.

Как искать записи встреч Meet и связанные с ними журналы чатов, опросов и сеансов вопросов и ответов?
  • Записи. Вы можете выполнять поиск по названию видеовстречи и метаданным, например имени владельца, идентификатору встречи и времени начала записи. Однако содержимое записей Meet не индексируется для поиска по нему, поскольку они представляют собой видеофайлы (MP4). Если нужно искать только видео, используйте поисковый оператор type:video.
  • Журналы чатов сохраняются в формате SBV. Они содержат временные метки сообщений о времени начала записи, имена и фамилии отправителей сообщений и их текст. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
  • Журналы сессий "Вопрос-ответ" и опросов сохраняются в виде таблиц Google. Они содержат вопросы, ответы и данные участников. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.

Подробнее о записях видеовстреч Meet

Как искать сайты?

Если нужно искать только сайты, созданные в новой версии Google Сайтов, используйте поисковый оператор type:site. Чтобы исключить сайты, используйте -type:site или NOT type:site.

Предварительный просмотр файлов с помощью Сейфа для Диска

Предварительный просмотр доступен для файлов следующих типов:

  • Файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.
  • Документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
  • В режиме предварительного просмотра сайта можно просматривать внешние ссылки, а также встроенные файлы, если они поддерживают такой режим (например, таблицы или текстовые документы) и если у вас есть разрешения на доступ к файлу. Если такого разрешения нет, вам придется искать встроенный файл напрямую.

Предварительный просмотр зашифрованных файлов, видео и содержимого ZIP-архивов не поддерживается.

Можно ли выполнять поиск по истории изменений документа?

Нет. В результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако в поисковом запросе вы можете указать дату версии. При этом Сейф будет искать данные в текущей версии файла, а для предпросмотра и экспорта будет доступно содержимое последней версии файла, сохраненной по 23:59 (UTC) указанного дня. Управление версиями поддерживается только в Google Диске для файлов, созданных с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.

Некоторые свойства приводятся только для текущей версии файла, независимо от указанной в запросе даты. Это название файла, пользователи, имеющие к нему доступ, дата последнего изменения, имя пользователя, ответственного за одобрение, статус одобрения и другие метаданные из файла metadata.xml Сейфа.

В сводку версии также включаются комментарии, если выполняются перечисленные ниже условия.

  • Комментарии, помеченные как нерешенные, добавляются в сводку, если у организации есть разрешение на добавление комментариев или изменение документа. Если ей разрешен только просмотр, комментарии не показываются.
  • Отдельный нерешенный комментарий (без ответов) добавляется в сводку, если: 1) он создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Комментарии, созданные позже даты версии, не приводятся.
  • Цепочка нерешенных комментариев (нерешенный комментарий с ответами) добавляется в сводку, если: 1) первый комментарий создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Так, если цепочка состоит из двух сообщений, созданных 1 и 5 октября, то в сводке для версии от 2 октября будут присутствовать оба комментария, несмотря на то, что второй тогда ещё не был создан.
  • Измененные комментарии приводятся в своей последней редакции.
  • Решенные и удаленные комментарии не добавляются в сводку, даже если они были созданы в день, соответствующий дате версии.
Можно ли выполнять поиск по организационному подразделению верхнего уровня?

Нет. Поиск по организационному подразделению верхнего уровня не поддерживается. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные аккаунты. Вы можете указать в запросе поиска по Диску не более 5000 аккаунтов (отдельных пользователей или участников организационных подразделений).

Указанное для загруженного файла время создания и изменения зависит от источника файла
Время создания и изменения файла, которое указывается при его загрузке на Диск, может соответствовать времени локального файла или времени загрузки. Это зависит от источника, из которого файл был добавлен на Диск. В таблице ниже показано, какое время указывается для файлов из различных источников.
  • Загрузка – временная метка соответствует времени загрузки файла на Диск.
  • Локальный файл – временная метка соответствует времени, указанному в исходном файле на устройстве или в сервисе.
Источник файла (клиент) Время создания Время изменения
Веб-приложение Загрузка

До 8 апреля 2020 г. – загрузка

После 8 апреля 2020 г. – локальный файл

Клиент Google Диска Загрузка Локальный файл
Автозагрузка и синхронизация Загрузка Локальный файл
iOS Загрузка Загрузка
Android Загрузка Загрузка
G Suite Migrate Локальный файл Локальный файл
Drive API Может быть указано вызывающей стороной Может быть указано вызывающей стороной

Как искать файлы на Диске

  1. Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
  2. Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
  3. Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
    1. Нажмите Создать папку.
    2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
    3. Нажмите Создать.

    Откроется вкладка Поиск.

  4. Выберите сервис Диск.
  5. Укажите источник данных для поиска:
    • Все данные. Поиск по всем сообщениям в организации.
    • Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
  6. Укажите, данные каких субъектов необходимо искать:
    • Выбранные аккаунты. Укажите до 5000 адресов электронной почты.
    • Организационное подразделение. Поиск выполняется по всем аккаунтам в организационном подразделении. Выберите нужное организационное подразделение в открывшемся диалоговом окне.

      Если выбрать организационное подразделение с дочерними структурами, поиск будет выполнен также и в их аккаунтах. В общей сложности во всех подразделениях должно быть не более 5000 пользователей.

    • Общие диски. Выполняйте поиск по одному или нескольким общим дискам.

      Выберите общие диски и нажмите Добавить. Если у вас много общих дисков и список разбит на страницы, при переходе между страницами выбор будет сохранен. Если вы установите флажок выбора всех элементов в верхней части списка, будут выбраны общие диски только на текущей странице. В списке можно искать общие диски по названию или по адресу электронной почты участника.

      1. Чтобы отфильтровать список по адресу электронной почты участника:
        1. Нажмите Найти по электронной почте участника.
        2. Укажите один или несколько аккаунтов.
        3. Нажмите Найти.
      2. Если в вашей организации меньше 1000 общих дисков, вы можете отфильтровать список по названию общего диска следующим образом:
        1. Установите флажок Фильтровать по имени.
        2. Введите буквы в названии общего диска. Например, при вводе пр будут показы общие диски с названиями "Проекты отдела продаж", "Проекты отдела маркетинга" и "Управление продуктами", но не "Переводы".

          При добавлении букв список с разбивкой на страницы автоматически обновляется.

      3. Если в вашей организации больше 1000 общих дисков, вы можете найти общий диск по названию следующим образом:
        1. Нажмите Найти по названию.
        2. Введите одно или несколько слов в названии общего диска. Примечание. Слова нужно указывать точно и полностью. Например, при запросе проект, маркетинга будут найдены общие диски с названиями "Проект отдела маркетинга, 4 квартал 2022 года" и "Проект для маркетинга", но не будет найден общий диск "Проекты отдела маркетинга", потому что в слове "проект" нет окончания "ы". Аналогичным образом, при запросе ма не будет найден ни один из этих общих дисков, потому что это только часть слова.
        3. Нажмите Найти.
    • Сайты. Поиск сайтов по URL-адресу.
      1. В открывшемся диалоговом окне введите через запятую один или несколько URL-адресов опубликованных сайтов. Используйте формат sites.google.com/domen/imya-sayta. Примечание. Поиск по URL страницы не поддерживается – необходимо указать URL сайта. Поиск по URL недоступен для сайтов, доступ к которым предоставлен внешними организациями.
      2. Нажмите Найти.
      3. Выберите из списка сайты, которые нужно включить в поиск, и нажмите Добавить.
  7. При поиске в аккаунтах или организационном подразделении можно использовать параметр "Включить файлы с общих дисков" "", чтобы поиск выполнялся также по файлам на общих дисках.
  8. При необходимости выберите часовой пояс.
  9. Если нужно, укажите диапазон дат изменения.
    • Если указать только начальную дату, в результатах поиска будут показаны объекты, измененные начиная с выбранного дня.
    • Если указать только конечную дату, будут возвращены объекты, измененные до выбранного дня включительно.
  10. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
    • В качестве поискового запроса вы можете указать через пробел слова, которые должны присутствовать в содержимом, названии или метаданных. Например, проект задачи.
    • Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Например, "задачи проекта".
    • Для поиска по аккаунту, по пользователям, получившим или отправившим объект, по названию объекта, его типу и дате изменения используйте операторы поиска.

    Длина поискового запроса не должна превышать 2000 символов.

  11. Если нужно найти версии файлов, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Сайтах и Рисунках в определенный день, укажите дату версии. Подробнее о поиске по истории изменений документа
  12. Если нужно найти или исключить из результатов поиска только те файлы, для которых использовано шифрование на стороне клиента, нажмите Расширенный поиск и выберите нужные типы файлов. По умолчанию поиск осуществляется по всем файлам. Примечание. Это можно сделать только в том случае, если функция шифрования Google Workspace на стороне клиента включена.
  13. Выберите нужное действие:
    • Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
    • Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа
  14. После завершения поиска или экспорта его результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
    • Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
    • Чтобы открыть предпросмотр объекта, нажмите на него. Обратите внимание, что в списке результатов файлы, зашифрованные на стороне клиента, будут помечены значком .
    • Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа
    • Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее о сохраненных поисковых запросах
    • Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.

Как посмотреть результаты поиска

В результатах поиска можно посмотреть и скачать найденные объекты.

Поддерживается предварительный просмотр содержимого файлов формата Google (документы, таблицы, презентации, сайты и рисунки) и других распространенных типов, таких как PDF, DOCX и XLSX. Предпросмотр файлов ZIP, двоичных файлов, видео и зашифрованных файлов не поддерживается. В файлах Google не будут показаны комментарии, предложенные изменения и история изменений.

  1. Чтобы просмотреть объект, нажмите на него в результатах поиска.
    • Если тип файла поддерживается, он откроется в режиме предварительного просмотра.
    • Если нет, появится сообщение об ошибке, но объект все равно можно будет скачать.
  2. Чтобы скачать объект, нажмите на значок "Ещё" "" > Скачать.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
96539
false
false