Usar o Vault para pesquisar no Google Drive, Meet e Sites

O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para você usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar o Google Vault para pesquisar itens no Google Drive, inclusive em drives compartilhados, gravações do Google Meet e arquivos do novo Google Sites. É possível pesquisar os títulos e o conteúdo dos tipos de arquivo compatíveis. Você também pode visualizar itens e exportar os resultados da pesquisa.

Informações importantes antes da pesquisa

Antes de pesquisar mensagens, recomendamos que você confira os tipos de dados compatíveis do Drive, Meet e Sites e as Perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.

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Dados pesquisados

Pesquisados:

• Conteúdo de texto e metadados de arquivos nos drives compartilhados e nos drives dos usuários
• Arquivos externos compartilhados com os usuários

Não pesquisados:

• Conteúdo criptografado
• Arquivos vinculados
• Layouts de e-mail
• Conteúdo de arquivos de vídeo, áudio, imagem, ZIP ou binários
• Vídeos sincronizados automaticamente da conta do Google Currents de um usuário

Conteúdo e metadados pesquisáveis

Você pode pesquisar o título, o proprietário, a data da última modificação e outros metadados de todos os itens.

Nos tipos de arquivo compatíveis, você pode pesquisar palavras e frases no conteúdo deles. O Vault indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.

É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:

• Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites

  Observação: não é possível pesquisar comentários, edições sugeridas e metadados de tarefas que não aparecem diretamente no documento.

• Microsoft Word, Excel e PowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice™ XML
• Wireless Application Protocol (WAP)
• Wireless Markup Language (WML)
• Google Earth (KML)

Veja mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis (seções do Drive, Meet e Sites).

Como funcionam as pesquisas por conta, unidade organizacional ou drive compartilhado?

Os arquivos pesquisados pelo Vault dependem do tipo de pesquisa:

Tipo de pesquisa	Arquivos pesquisados
Contas específicas ou Unidade organizacional	O Vault pesquisa o seguinte: Os arquivos da conta Os arquivos compartilhados diretamente com a conta, inclusive os que pertencem a usuários fora da sua organização Arquivos compartilhados diretamente com a conta, inclusive os que estão em drives compartilhados Arquivos em pastas compartilhadas diretamente com a conta, inclusive pastas nos drives compartilhados Arquivos compartilhados com um grupo que inclui a conta (se o grupo tiver menos de 200 participantes) Os arquivos compartilhados com um grupo que inclui a conta e foi aberto pela conta (se o grupo tiver no mínimo 200 participantes) Os arquivos compartilhados com todos na organização ou publicamente que a conta abriu (Opcional) Arquivos nos drives compartilhados O Vault pesquisa apenas arquivos compartilhados diretamente com uma conta ou arquivos em pastas compartilhadas diretamente com uma conta. Os drives compartilhados não são incluídos, a menos que você adicione esses itens à pesquisa. Se você incluir drives compartilhados em uma pesquisa (quando a pesquisa for feita por conta ou unidade organizacional), o Vault vai pesquisar os drives compartilhados a que a conta pesquisada pertence.
Drives compartilhados	O Vault pesquisa todos os arquivos nos drives compartilhados selecionados.

Observação: a pesquisa no Vault não inclui pastas nem atalhos do Drive.

Pesquisar gravações do Meet e recursos associados, chat, participação, perguntas e respostas, registros de enquetes e atas de reunião

• Gravações: você pode pesquisar pelo título e pelos metadados da reunião, como o proprietário, a identificação e o horário de início da gravação. Se as legendas estiverem ativadas na reunião, o Vault pesquisará o conteúdo delas. Para limitar a pesquisa aos vídeos, use o termo de pesquisa type:video.
• Registros de chat: salvos como um arquivo SBV. Os registros de chat contêm carimbos de data/hora que mostram o horário de início da gravação, o nome e sobrenome dos remetentes e o texto da mensagem. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, de quando o arquivo foi criado.
• Participação: salva como arquivo do Planilhas Google. Os registros contêm os nomes, e-mails e o tempo em que os participantes estavam na chamada. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, de quando o arquivo foi criado.
• Registros de enquetes e de perguntas e respostas: salvos como um arquivo das Planilhas. Eles contêm as perguntas, as respostas e os participantes. É possível pesquisar pelo nome do arquivo, pelo texto no registro e pelos metadados, por exemplo, de quando o arquivo foi criado.
• Anotações: são salvas como um arquivo dos Documentos Google e criadas quando você usa o recurso Criar ata da reunião no Google Agenda. Você pode pesquisar por nome do arquivo, texto nas anotações e metadados, como quando o arquivo foi criado.

Saiba mais sobre as gravações do Meet

Como faço para pesquisar por sites?

Para limitar os resultados a sites criados no novo Sites, inclua o termo de pesquisa type:site. Para excluir sites, digite o termo de pesquisa -type:site ou NOT type:site.

Quais tipos de arquivo podem ser visualizados no Vault for Drive?

Você pode visualizar os seguintes tipos de arquivo:

• Arquivos criados com o Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos Google
• Arquivos enviados por upload, como .docx, .pdf e .xlsx
• Quando você visualiza um site, também pode acessar os links externos. Também é possível visualizar arquivos incorporados, como uma página ou um documento, se isso for permitido e você tiver os privilégios de acesso ao arquivo. Se você não tiver privilégios de acesso, vai precisar pesquisar diretamente o arquivo incorporado.

Não é possível visualizar arquivos criptografados, vídeos ou o conteúdo de arquivos ZIP.

Pesquisar no histórico de revisões de um arquivo

Só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo, mas você pode incluir a data de uma versão na pesquisa. Quando você digita a data de uma versão, o Vault pesquisa a versão atual do arquivo, mas você visualiza e exporta o conteúdo da última versão salva antes da 0h00 na data indicada. Você define o fuso horário na consulta. O Google Drive mantém versões de arquivos criados com o Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos Google.

As primeiras versões de arquivos muito grandes (exceto os que estão sujeitos a guarda de documentos) podem ser mescladas para economizar espaço de armazenamento. Se você pesquisar no Vault usando o Drive, não será possível acessar as versões anteriores. Em vez disso, você terá a versão mesclada mais antiga disponível.

Mesmo que você especifique uma versão mais antiga, algumas propriedades serão informadas na versão atual. Isso inclui o título, com quem o arquivo foi compartilhado, quando ele foi modificado pela última vez, os aprovadores e o status de aprovação, além de outros dados no arquivo metadata.xml do Vault.

Os resumos das versões incluem comentários com base nestes critérios:

• Os comentários abertos só serão incluídos se sua organização tiver acesso para editar ou comentar o arquivo. Os comentários não serão incluídos se você só tiver acesso para ver.
• Um comentário aberto (sem respostas) é incluído quando: 1) foi criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. O comentário não é incluído nas versões anteriores.
• Uma conversa aberta (com respostas) é incluída integralmente quando: 1) o primeiro comentário é criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. Por exemplo, se uma conversa tiver dois comentários criados em 1º e 5 de outubro, uma pesquisa com a data da versão "2 de outubro" incluirá os dois, embora o de 5 de outubro não existisse nessa data.
• Os comentários editados são incluídos como estão no momento, não como eles estavam na hora da versão.
• Os comentários resolvidos ou excluídos não são incluídos em uma versão, mesmo que estejam abertos na hora da versão.

Posso pesquisar a unidade organizacional principal da minha organização?

Não é possível pesquisar a unidade organizacional mãe. Selecione uma unidade organizacional filha ou contas específicas. Você pode pesquisar até 5.000 contas no Drive, como contas individuais ou participantes de unidades organizacionais.

O horário de criação e modificação de um arquivo enviado depende da origem do arquivo

Quando um arquivo é enviado pela primeira vez para o Google Drive, são atribuídas uma data de criação e uma data de modificação. Essas datas correspondem à data de criação do arquivo local ou à data de upload, dependendo de como o arquivo foi adicionado ao Drive. 

A tabela a seguir mostra qual tempo é usado em várias fontes:

• Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
• Local: o carimbo de data/hora do horário de criação do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem

Origem do arquivo (cliente)	Horário da criação	Horário da modificação
App da Web	Upload	Antes de 8 de abril de 2020: Upload Depois de 8 de abril de 2020: Local
Google Drive para computador	Upload	Local
Backup e sincronização	Upload	Local
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Local	Local
API do Drive	Pode ser definido pelo autor da chamada	Pode ser definido pelo autor da chamada

Pesquisar arquivos no Drive

1. Faça login em https://vault.google.com.
2. Clique em Casos. Pesquise os dados nos casos, que são espaços de trabalho para seus projetos do Vault. Com os casos, você pode agrupar as guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas. Os casos não restringem as pesquisas. É possível pesquisar em todos os dados acessados.
3. Se você quiser pesquisar em um caso que já existe, clique nele para abri-lo. Se não, crie um caso:
   1. Clique em Criar caso.
   2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
   3. Clique em Criar.

   A guia Pesquisar é aberta.

4. No serviço, selecione Drive.
5. Selecione os dados de origem para pesquisar:
   • Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
   • Dados retidos: pesquise somente os dados do caso que estão em guarda de documentos.
6. Selecione a entidade para pesquisar:
   • Contas específicas: insira até 5.000 endereços de e-mail da conta.
   • Unidade organizacional: pesquise todas as contas em uma unidade organizacional específica. Na caixa de diálogo aberta, selecione uma unidade organizacional.

     Se você escolher uma unidade organizacional com unidades filhas, as contas delas também serão pesquisadas. A unidade organizacional precisa ter menos de 5.000 participantes, incluindo as unidades filhas.

   • Drives compartilhados: pesquise um ou mais drives compartilhados. 

     Selecione os drives compartilhados e clique em Adicionar. Se você tiver muitos drives compartilhados e a lista for paginada, sua seleção será preservada quando você trocar de página. Se você marcar a caixa Selecionar tudo na parte superior da lista, apenas a página atual será selecionada. Também é possível pesquisar a lista pelo e-mail de um participante ou pelo nome do drive compartilhado.

     1. Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
        1. Clique em Localizar por e-mail do participante.
        2. Insira uma ou mais contas.
        3. Clique em Localizar.
     2. Para filtrar a lista pelo nome do drive compartilhado (se a organização tiver menos de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
        1. Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo, pr corresponde a drives compartilhados chamados "Projetos de venda", "Projetos de marketing" e "Gerenciamento de produtos", mas não a "Reparos".

           A lista paginada é atualizada automaticamente quando você adiciona letras.

        2. Marque as caixas clique em Enter.

     3. Para encontrar o drive compartilhado pelo nome (se a organização tiver mais de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
        1. Clique em Localizar por nome do drive compartilhado.
        2. Digite uma ou mais palavras no nome do drive compartilhado. Observação: as palavras precisam ser exatas e completas. Por exemplo, marketing, projetos corresponde aos drives compartilhados chamados "Projetos de marketing 1º trim. de 2022" e "Projetos para marketing". Ele não corresponde a um drive compartilhado chamado "Arquivo de projeto de marketing" porque "projeto" não termina com um "s". Da mesma forma, ma não corresponde a nenhum desses drives compartilhados porque é apenas parte de uma palavra, não a palavra completa.
        3. Clique em Localizar.
   • Sites: pesquise os sites por URL.
     1. Na caixa de diálogo que aparece, digite um ou mais URLs de sites publicados, separados por vírgula. O formato do URL é sites.google.com/domínio/nome-do-site. Observação: não é possível pesquisar pelo URL da página, apenas pelo URL do site. Você também não pode pesquisar URLs de sites compartilhados por organizações externas.
     2. Clique em Localizar.
     3. Na lista de sites, selecione os que você quer incluir na pesquisa e clique em Adicionar.
7. (Opcional) Se você pesquisar contas ou unidades organizacionais, para incluir arquivos em drives compartilhados, clique em Incluir itens dos drives compartilhados .
8. (Opcional) Selecione um fuso horário.
9. (Opcional) Digite um intervalo em Data de modificação.
   • Se você digitar uma data de início, o Vault vai retornar todos os itens modificados a partir dessa data.
   • Se você digitar uma data de término, o Vault vai retornar todos os itens modificados até essa data.
10. (Opcional) Em Termos, digite um ou mais termos de pesquisa:
    • Para pesquisar uma ou mais palavras-chave no conteúdo, no título ou em metadados, coloque espaços entre as palavras. Por exemplo, project goals.
    • Para pesquisar uma frase, coloque as palavras entre aspas. Por exemplo, "project goals".
    • Para pesquisar por conta, compartilhamento, nome do item, tipo de item ou data de modificação, use operadores de pesquisa.

    Os termos de pesquisa não podem ultrapassar 2.000 caracteres.

11. (Opcional) Para recuperar versões de arquivos criados nos Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos Google salvos em uma data específica, preencha Data da versão. Nesta página, acesse mais detalhes na seção sobre histórico de versões.
12. (Opcional) Para pesquisar somente arquivos criptografados do lado do cliente ou excluir esses itens da pesquisa, clique em Opções de pesquisa avançada e selecione os itens a serem pesquisados. O padrão é todos os arquivos. Observação: essa opção só vai estar disponível se a criptografia do lado do cliente Google Workspace estiver ativada.
13. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: faça a pesquisa e veja uma lista das mensagens correspondentes à consulta.
    • Exportar: exporte diretamente os resultados da pesquisa e pule a visualização dos resultados. Saiba mais sobre as exportações.
14. Após a conclusão da pesquisa e/ou exportação, você pode fazer o seguinte:
    • Para editar a pesquisa, clique em Expandir.
    • Para abrir a visualização de um item, clique nele. Observação: na lista de resultados, os arquivos criptografados do lado do cliente têm o ícone Criptografado  ao lado.
    • Para exportar os resultados da pesquisa, clique em Exportar. Saiba mais sobre as exportações.
    • Para salvar a consulta, clique em Salvar. Saiba mais sobre as consultas salvas.
    • Para limpar todos os campos e iniciar uma nova pesquisa, clique em Limpar.

Visualizar os resultados da pesquisa

Após fazer uma pesquisa, você pode conferir e fazer o download dos itens correspondentes à consulta.

A visualização está disponível para arquivos do Google, como os Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos, além de outros tipos comuns, como PDF, DOCX e XLSX. Não é possível visualizar arquivos ZIP, binários, de vídeo ou criptografados. Nos arquivos do Google, não é possível visualizar comentários, edições sugeridas nem o histórico de revisões.

Observação: a função IMAGE do app Planilhas Google pode se referir a uma imagem por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". Quando você visualiza a planilha no Vault, a imagem é recuperada em tempo real da origem. Nas imagens enviadas ou inseridas na planilha, o Vault armazena e mostra a imagem disponível na data especificada na pesquisa.

1. Para visualizar um item, clique nele na lista de resultados da pesquisa.
   • Para tipos de arquivo compatíveis, uma visualização do item é aberta.
   • Para tipos de arquivo que são incompatíveis na visualização, o Vault mostra um erro, mas ainda é possível fazer o download do item.
2. Para fazer o download de um item na visualização, clique em Mais  Fazer download.