Używanie Vault do przeszukiwania Dysku Google, Meet i Witryn

Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?

W ramach projektów pozyskiwania danych elektronicznych z Google Workspace możesz używać Google Vault do wyszukiwania elementów na Dysku Google, takich jak dyski współdzielone, nagrania z Google Meet czy witryny utworzone w nowej wersji Witryn Google. Możesz wyszukiwać tytuły i zawartość obsługiwanych typów plików. Możesz też wyświetlać podgląd elementów i eksportować wyniki wyszukiwania.

Ważne informacje dotyczące wyszukiwania

Zanim zaczniesz wyszukiwać, sprawdź, jakie typy danych z Dysku, Meet i Witryn są obsługiwane przez Vault, a także zapoznaj się z artykułem Najczęstsze pytania związane z wyszukiwaniem w Vault.

Rozwiń wszystko  |  Zwiń wszystko

Jakie dane są wyszukiwane

Wyszukiwane:

• dostępne dla wyszukiwarki treści i metadane tekstowe plików na Dyskach i dyskach współdzielonych użytkowników,
• pliki zewnętrzne udostępnione użytkownikom.

Niewyszukiwane:

• zaszyfrowane materiały;
• połączone pliki;
• szablony e-maili;
• zawartość plików wideo, audio, ZIP, obrazów ani plików binarnych;
• filmy automatycznie zsynchronizowane z kontem Google Currents użytkownika.

Treści i metadane dostępne dla wyszukiwarki

W przypadku wszystkich elementów możesz wyszukać tytuł, właściciela, datę ostatniej modyfikacji i inne metadane.

W przypadku obsługiwanych typów plików możesz wyszukiwać słowa i wyrażenia w treści plików. Google indeksuje pierwsze 100 stron plików tekstowych oraz pierwsze 10 stron tekstu w plikach PDF zawierających obrazy.

Tekst możesz wyszukiwać w plikach następujących typów:

• pliki Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy, Witryn i Vids;

  Vault nie wyszukuje komentarzy (w tym zadań przypisanych w komentarzach) ani sugerowanych zmian.

• Microsoft Word, Excel i PowerPoint;
• PDF;
• HTML;
• TXT;
• RTF;
• SBV;
• OpenOffice XML;
• Wireless Application Protocol (WAP);
• Wireless Markup Language (WML);
• Google Earth (KML).

Więcej informacji znajdziesz w artykule Obsługiwane usługi i typy danych (w sekcjach dotyczących Dysku, Meet i Witryn).

Jak działa wyszukiwanie według kont, jednostek organizacyjnych lub dysków współdzielonych

To, jakie pliki Vault wyszukuje, zależy od rodzaju wyszukiwania:

Rodzaj wyszukiwania	Wyszukiwane pliki
Określone konta lub Jednostka organizacyjna	Vault wyszukuje: pliki należące do określonego konta; pliki bezpośrednio udostępnione kontu, w tym pliki należące do użytkowników spoza organizacji oraz pliki na dyskach współdzielonych; pliki w folderach, które zostały bezpośrednio udostępnione kontu, w tym foldery na dyskach współdzielonych; pliki udostępnione grupie dyskusyjnej Google, która ma mniej niż 200 członków, jeśli konto należało do tej grupy w momencie przyznania jej dostępu do plików i w momencie wyszukiwania; pliki udostępnione grupie dyskusyjnej Google, która ma więcej niż 200 członków i do której należy dane konto, jeśli za pomocą konta otworzono plik i nie utracono do niego dostępu; pliki udostępnione wszystkim użytkownikom w organizacji lub udostępnione publicznie, które zostały otwarte na danym koncie. pliki udostępnione grupie dyskusyjnej Google, która ma co najmniej 200 członków i do której należy dane konto, lub wszystkim użytkownikom w organizacji, niezależnie od tego, czy plik został otwarty na tym koncie, jeśli w pewnym momencie został udostępniony bezpośrednio temu kontu lub grupie dyskusyjnej Google, która ma mniej niż 200 członków, i jeśli konto nie utraciło później dostępu do pliku. (Opcjonalnie) Pliki na dyskach współdzielonych Vault przeszukuje tylko pliki udostępnione bezpośrednio danemu kontu oraz pliki w folderach udostępnionych temu kontu. Dyski współdzielone nie są uwzględniane, chyba że zdecydujesz się dodać je do wyszukiwania. Jeśli w wyszukiwaniu uwzględnisz dyski współdzielone (podczas wyszukiwania według konta lub jednostki organizacyjnej), Vault przeszuka dyski współdzielone, do których należy przeszukiwane konto. Pliki udostępnione bezpośrednio użytkownikowi, które znajdują się na dysku współdzielonym, do którego użytkownik należy, nie są uwzględniane, chyba że pole Uwzględnij dyski współdzielone jest zaznaczone.
Dyski współdzielone	Vault wyszukuje wszystkie pliki dostępne dla wyszukiwarki na wybranych dyskach współdzielonych.

Uwaga: nie dotyczy to folderów ani skrótów na Dysku.

Wyszukiwanie nagrań z Meet oraz powiązanych z nimi czatów, list obecności, sesji pytań i odpowiedzi, dzienników ankiet i notatek ze spotkania

• Nagrania – możesz wyszukiwać według tytułu spotkania i metadanych, takich jak właściciel, identyfikator spotkania i czas rozpoczęcia nagrania. Jeśli na spotkaniu włączone są napisy, Vault przeszuka również ich treść. Aby zawęzić wyszukiwanie tylko do filmów, możesz użyć zapytania type:video.
• Dzienniki czatu – zapisywane jako pliki SBV. Dzienniki czatu zawierają sygnatury czasowe wiadomości powiązane z czasem rozpoczęcia, imionami i nazwiskami nadawców oraz treścią wiadomości. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
• Listy obecności – zapisywane jako plik Arkuszy Google. Te dzienniki zawierają imiona i nazwiska oraz adresy e-mail uczestników, a także informacje o czasie spędzonym na spotkaniu. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
• Dzienniki sesji pytań i odpowiedzi oraz ankiet – zapisywane jako plik Arkuszy. Te dzienniki zawierają pytania, odpowiedzi i uczestników. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w dzienniku i metadanych, np. daty utworzenia pliku.
• Notatki – zapisywane jako plik Dokumentów Google i tworzone podczas korzystania z opcji Utwórz notatki ze spotkania w Kalendarzu Google. Możesz wyszukiwać według nazwy pliku, tekstu w notatkach i metadanych, np. daty utworzenia pliku.

Więcej informacji o nagraniach z Meet

Jak szukać witryn?

Aby zawęzić wyszukiwanie do witryn utworzonych w nowej wersji Witryn Google, wpisz hasło type:site. Aby wykluczyć witryny, wpisz hasło -type:site lub NOT type:site.

Dla jakich plików z Dysku dostępny jest podgląd w Vault?

Możesz wyświetlać podgląd tych typów plików:

• pliki utworzone w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach i Rysunkach Google;
• pliki przesłane przez użytkownika, na przykład .docx, .pdf i .xslx.
• Gdy wyświetlasz podgląd witryny, możesz też zobaczyć podgląd linków zewnętrznych. Możesz wyświetlać podgląd umieszczonych plików, o ile pliki te obsługują podgląd (np. arkusze kalkulacyjne lub dokumenty), a Ty masz uprawnienia dostępu do pliku. Jeśli nie masz uprawnień dostępu, musisz wyszukać umieszczony plik bezpośrednio.

Nie można wyświetlać podglądu plików zaszyfrowanych, filmów ani zawartości plików ZIP.

Przeszukiwanie historii zmian pliku

Możesz przeszukiwać tylko najnowsze wersje plików. Jednak podczas wyszukiwania możesz wpisać datę wersji. Gdy wpiszesz datę wersji, Vault wyszuka obecną wersję pliku, ale wyświetli podgląd oraz wyeksportuje zawartość ostatniej wersji zapisanej przed godziną 12:00 wybranego dnia. Ustawiasz w zapytaniu strefę czasową. Dysk Google zachowuje wersje plików utworzonych w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach, Rysunkach i Vids.

Wczesne wersje bardzo dużych plików, z wyjątkiem tych objętych blokadą, mogą zostać scalone, aby zaoszczędzić miejsce. Jeśli przeszukujesz Vault przy użyciu Dysku, nie będziesz mieć dostępu do wczesnych wersji, lecz do najstarszej scalonej wersji.

Niektóre właściwości są raportowane na podstawie obecnej wersji niezależnie od podanej daty wersji. Obejmują one tytuł, osoby, którym udostępniono plik, datę ostatniej modyfikacji, osoby zatwierdzające, stan zatwierdzenia i inne dane w pliku metadata.xml Vault.

Migawki wersji zawierają niektóre komentarze zgodnie z następującymi kryteriami:

• Otwarte komentarze są uwzględniane tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma uprawnienia do komentowania lub edycji dokumentu. Komentarze nie są uwzględniane, jeśli masz tylko uprawnienia do wyświetlania.
• Otwarty pojedynczy komentarz (niezawierający odpowiedzi) jest uwzględniony w wynikach, jeśli został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Komentarza nie ma w wersjach sprzed daty jego utworzenia.
• Otwarty wątek komentarzy (z odpowiedziami) jest uwzględniony w wynikach w całości, jeśli pierwszy komentarz został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Jeśli na przykład wątek komentarzy zawiera dwie wiadomości utworzone 1 października i 5 października, wyszukiwanie z datą wersji 2 października zawiera oba komentarze, mimo że komentarz z 5 października wtedy nie istniał.
• Edytowane komentarze są uwzględniane w postaci, w jakiej istnieją obecnie, a nie w postaci z określonej daty.
• W wersji nie są uwzględniane komentarze zamknięte ani usunięte, nawet jeśli były otwarte w określonym czasie.

Czy mogę przeszukiwać nadrzędną jednostkę organizacyjną?

Nie można przeszukiwać nadrzędnej jednostki organizacyjnej. Wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub pojedyncze konta. Na Dysku możesz przeszukiwać do 5000 kont (indywidualnych lub należących do jednostek organizacyjnych).

Czas utworzenia i modyfikacji przesłanego pliku zależy od jego źródła

Przy pierwszym przesłaniu pliku na Dysk Google przypisywana jest mu data utworzenia i data modyfikacji. Daty te odpowiadają dacie utworzenia pliku lokalnego lub dacie przesłania, w zależności od sposobu dodania pliku do Dysku. 

W tabeli poniżej znajdziesz informacje o tym, który czas jest stosowany w przypadku różnych źródeł:

• Przesłanie – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę przesłania pliku na Dysk.
• Wersja lokalna – sygnatura czasowa wskazuje datę i godzinę utworzenia oryginalnego pliku na urządzeniu źródłowym lub w usłudze źródłowej.

Źródło pliku (klient)	Czas utworzenia	Czas modyfikacji
Aplikacja internetowa	Przesłanie	Przed 8 kwietnia 2020 roku: przesłanie Po 8 kwietnia 2020 roku: wersja lokalna
Dysk Google na komputer	Przesłanie	Wersja lokalna
Kopia zapasowa i synchronizacja	Przesłanie	Wersja lokalna
iOS	Przesłanie	Przesłanie
Android	Przesłanie	Prześlij
Google Workspace Migrate	Wersja lokalna	Wersja lokalna
Drive API	Możliwość ustawienia przez kod wywołujący	Możliwość ustawienia przez kod wywołujący

Wyszukiwanie plików na Dysku

1. Zaloguj się na https://vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy. Wyszukiwanie odbywa się w sprawach, czyli obszarach roboczych Twoich projektów Vault. Sprawy umożliwiają grupowanie powiązanych blokad, wyszukiwań i eksportów. Nie ograniczają zakresu danych, które można przeszukiwać – wszystkie dane, do których użytkownik ma dostęp, można wyszukać z dowolnej sprawy.
3. Jeśli istnieje sprawa, w której chcesz uruchomić zapytanie, kliknij ją, aby ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:
   1. Kliknij Utwórz sprawę.
   2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
   3. Kliknij Utwórz.

   Otworzy się karta Szukaj.

4. Jako usługę wybierz Dysk.
5. Wybierz dane źródłowe do wyszukania:
   • Wszystkie dane – przeszukuje wszystkie wiadomości w organizacji.
   • Zablokowane dane – przeszukuje tylko wiadomości zablokowane w związku z daną sprawą.
6. Wybierz element do wyszukania:
   • Określone konta – wpisz maksymalnie 5000 adresów e-mail kont.
   • Jednostka organizacyjna – przeszukuje wszystkie konta w określonej jednostce organizacyjnej. W wyświetlonym oknie wybierz jednostkę organizacyjną.

     Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną z jednostkami podrzędnymi, przeszukane zostaną również konta w podrzędnych jednostkach organizacyjnych. Jednostka organizacyjna musi liczyć mniej niż 5000 członków – ten limit obejmuje też podrzędne jednostki organizacyjne.

   • Dyski współdzielone – przeszukaj co najmniej 1 dysk współdzielony:

     Wybierz dyski współdzielone i kliknij Dodaj. Jeśli masz wiele dysków współdzielonych i lista jest podzielona na strony, wybór zostanie zachowany po zmianie stron. Jeśli zaznaczysz pole Zaznacz wszystko u góry listy, zostaną wybrane tylko elementy na bieżącej stronie. Możesz też przeszukiwać listę według adresu e-mail użytkownika lub nazwy dysku współdzielonego.

     1. Aby przefiltrować listę według adresu e-mail użytkownika:
        1. Kliknij Znajdź według adresu e-mail użytkownika.
        2. Podaj co najmniej jedno konto.
        3. Kliknij Znajdź.
     2. Aby przefiltrować listę według nazwy dysku współdzielonego (jeśli w organizacji jest mniej niż 1000 dysków współdzielonych):
        1. Kliknij Filtruj według nazwy i wpisz litery w nazwie dysku współdzielonego. Na przykład pr odpowiada dyskom współdzielonym o nazwach „Projekty sprzedażowe”, „Projekty marketingowe” i „Zarządzanie produktami”, ale nie „Konserwacja”.

           Lista z podziałem na strony jest aktualizowana automatycznie w miarę dodawania liter.

        2. Zaznacz pola  kliknij Enter.

     3. Aby znaleźć dysk współdzielony według nazwy (jeśli organizacja ma ponad 1000 dysków współdzielonych):
        1. Kliknij Znajdź według nazwy dysku współdzielonego.
        2. Wpisz co najmniej jedno słowo zawarte w nazwie dysku współdzielonego. Uwaga: słowa muszą być dokładne i pełne. Na przykład wyrażenie marketingowe, projekty jest zgodne z dyskami współdzielonymi o nazwie „Projekty marketingowe KW4'22” i „Projekty marketingowe”. Nie pasuje on do dysku współdzielonego o nazwie „archiwum projektu marketingowego”, ponieważ zawarte tam słowo to „projektu”, a nie „projekty”. Podobnie ma nie pasuje do żadnego z tych dysków współdzielonych, ponieważ jest to część słowa, a nie jego całość.
        3. Kliknij Znajdź.
   • Witryny – szukaj witryn na podstawie adresu URL.
     1. W wyświetlonym oknie wpisz co najmniej 1 adres URL opublikowanej witryny (jeśli wpiszesz ich więcej, rozdziel je przecinkami). Format adresu URL to sites.google.com/domena/nazwa-witryny. Uwaga: możesz wyszukiwać jedynie po adresie URL witryny (a nie strony). Nie dotyczy to jednak witryn udostępnianych organizacjom zewnętrznym.
     2. Kliknij Znajdź.
     3. Z listy witryn wybierz te, które chcesz uwzględnić w wyszukiwaniu, a potem kliknij Dodaj.
   • Identyfikator dokumentu na Dysku – użyj identyfikatorów dokumentów na Dysku, aby wyeksportować pliki z Dysku.
7. (Opcjonalnie) Jeśli przeszukujesz konta lub jednostki organizacyjne, możesz uwzględnić określone elementy z dysków współdzielonych.
   • Nie uwzględniono – wykluczaj wszystkie elementy z dysków współdzielonych.
   • Uwzględniane tylko w przypadku dokumentów udostępnionych bezpośrednio (nie ze względu na przynależność do dysku współdzielonego) – uwzględniaj elementy udostępnione na koncie, ale tylko wtedy, gdy konto nie należy do dysku współdzielonego.
   • Uwzględniono – uwzględniaj elementy na dyskach współdzielonych.

   Kryteria (plik na dysku współdzielonym)		W wynikach z wybranym ustawieniem
   Udostępniane bezpośrednio kontu	Użytkownik dysku współdzielonego	Nie uwzględniono	Uwzględniane tylko w przypadku dokumentów udostępnionych bezpośrednio (nie ze względu na przynależność do dysku współdzielonego)	Uwzględniono
   ✖	✖	Nie	Nie	Nie
   ✔	✖	Nie	Tak	Tak
   ✖	✔	Nie	Nie	Tak
   ✔	✔	Nie	Nie	Tak

8. (Opcjonalnie) Wybierz strefę czasową.
9. (Opcjonalnie) Wpisz zakres dat modyfikacji.
   • Jeśli wpiszesz datę początkową, Vault zwróci wszystkie elementy zmodyfikowane w tym dniu lub później.
   • Jeśli wpiszesz datę końcową, Vault zwróci wszystkie elementy zmodyfikowane w tym dniu lub wcześniej.
10. (Opcjonalnie) W polu Wyszukiwane hasła wpisz co najmniej jedno zapytanie:
    • Aby wyszukać co najmniej jedno słowo kluczowe w treści, tytule lub metadanych, wpisz słowa rozdzielone spacjami, np. cele projektu.
    • Aby wyszukać wyrażenie, umieść słowa w cudzysłowie prostym, np. "cele projektu".
    • Aby wyszukiwać według konta, stanu udostępniania, nazwy lub typu elementu albo daty modyfikacji, użyj operatorów wyszukiwania.

    Zapytanie może zawierać maksymalnie 2000 znaków.

11. (Opcjonalnie) Aby pobrać wersje plików utworzonych w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, Witrynach, Rysunkach i Vids zapisane w określonym dniu, wpisz datę wersji. Szczegółowe informacje znajdziesz na tej stronie w sekcji o historii zmian.
12. (Opcjonalnie) Aby wyszukać tylko pliki szyfrowane po stronie klienta lub wykluczyć je z wyszukiwania, kliknij Zaawansowane opcje wyszukiwania i wybierz, jakich plików szukasz (domyślnie są to wszystkie pliki). Uwaga: ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy jest włączone szyfrowanie po stronie klienta Google Workspace.
13. Kliknij jedną z tych opcji:
    • Wyszukiwanie – przeprowadza wyszukiwanie i zwraca listę elementów pasujących do zapytania.
    • Eksportuj – bezpośrednio eksportuje wyniki wyszukiwania i pomija podgląd wyników wyszukiwania. Więcej informacji o eksportowaniu
14. Po zakończeniu wyszukiwania lub eksportowania możesz wykonać te czynności:
    • Aby edytować wyszukiwanie, kliknij Rozwiń.
    • Aby otworzyć podgląd elementu, kliknij go. Uwaga: na liście wyników obok plików szyfrowanych po stronie klienta znajduje się ikona Zaszyfrowane .
    • Aby utworzyć eksport wyników wyszukiwania, kliknij Eksportuj. Więcej informacji o eksportowaniu
    • Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Więcej informacji o zapisanych zapytaniach
    • Aby wyczyścić wszystkie pola i rozpocząć nowe wyszukiwanie, kliknij Wyczyść.

Eksportowanie plików z Dysku za pomocą identyfikatorów dokumentów na Dysku

Jeśli znasz identyfikator dokumentu na Dysku, możesz użyć go do wyeksportowania plików z Dysku. Aby znaleźć identyfikator dokumentu pliku na Dysku, otwórz plik w przeglądarce, aby wyświetlić jego adres URL. Identyfikatory dokumentów na Dysku można znaleźć w metadanych eksportu lub określić na podstawie adresu URL dokumentu.

Obowiązują te ograniczenia:

• Podglądy nie są obsługiwane.
• Zaszyfrowane identyfikatory dokumentów nie są obsługiwane.
• Dokumenty zewnętrzne udostępnione spoza Twojej domeny nie są eksportowane.

1. Zaloguj się na https://vault.google.com.
2. Kliknij Sprawy. Wyszukiwanie odbywa się w sprawach, czyli obszarach roboczych Twoich projektów Vault. Sprawy umożliwiają grupowanie powiązanych blokad, wyszukiwań i eksportów. Nie ograniczają zakresu danych, które można przeszukiwać – wszystkie dane, do których użytkownik ma dostęp, można wyszukać z dowolnej sprawy.
3. Jeśli istnieje sprawa, w której chcesz uruchomić zapytanie, kliknij ją, aby ją otworzyć. W przeciwnym razie utwórz sprawę:
   1. Kliknij Utwórz sprawę.
   2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
   3. Kliknij Utwórz.

   Otworzy się karta Szukaj.

4. Jako usługę wybierz Dysk.
5. Jako dane źródłowe wybierz Wszystkie dane.
6. Jako jednostkę wybierz Identyfikator dokumentu na Dysku.
7. Wpisz maksymalnie 1000 identyfikatorów dokumentów w postaci listy rozdzielonej przecinkami.
8. Kliknij Eksportuj.

Wyświetlanie podglądu w wynikach wyszukiwania

Po przeprowadzeniu wyszukiwania możesz przeglądać i pobierać elementy odpowiadające zapytaniu.

Podgląd działa w przypadku plików z usług Google takich jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Witryny, Rysunki i Vids. Obsługiwane są też inne popularne typy plików – m.in. PDF, DOCX i XLSX. Nie można wyświetlać podglądu plików ZIP, binarnych, wideo ani zaszyfrowanych. W plikach Google nie można wyświetlać podglądu komentarzy, sugerowanych zmian ani historii zmian.

Uwaga: funkcja IMAGE w Arkuszach Google pozwala wykorzystać obraz z adresu URL, np. „https://www.example.com/images/logo.jpg”. W podglądzie arkusza kalkulacyjnego w Vault obraz jest pobierany ze źródła w czasie rzeczywistym. W przypadku obrazów przesłanych lub wstawionych w arkuszu kalkulacyjnym Vault przechowuje i wyświetla obraz dostępny w dniu określonym w wyszukiwaniu.

1. Aby wyświetlić podgląd elementu, wybierz go na liście wyników wyszukiwania.
   • W przypadku obsługiwanych typów plików otworzy się podgląd elementu.
   • Jeśli podgląd pliku nie jest obsługiwany, Vault wyświetli błąd, ale nadal możesz pobrać dany element.
2. Aby pobrać element z podglądu, kliknij Więcej   Pobierz.

 

_{Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.}