Przeszukiwanie Dysku Google

Gdy utworzysz sprawę, możesz wyszukiwać pliki na Dysku Google. Możesz także wyszukać:

Ważne informacje dotyczące wyszukiwania

Zanim zaczniesz wyszukiwać, zapoznaj się z poniższymi informacjami.

W jaki sposób Vault wyszukuje elementy na Dysku?

Vault wyszukuje na Dysku wszystkie elementy, które należą do użytkowników wymienionych w zapytaniu lub zostały im bezpośrednio udostępnione. Obejmuje to elementy na dysku współdzielonym, które zostały bezpośrednio udostępnione użytkownikowi, bez względu na to, czy jest on użytkownikiem danego dysku współdzielonego. Nie dotyczy to folderów ani skrótów na Dysku.

Czy można przeszukiwać dyski współdzielone?

Tak. Podczas wyszukiwania plików na Dysku masz do wyboru dwie opcje:

  • Gdy szukasz plików należących do określonych użytkowników lub jednostek organizacyjnych, możesz zaznaczyć pole, aby były też wyświetlane wyniki z powiązanych dysków współdzielonych.
  • Vault pozwala znaleźć dyski współdzielone, a następnie wyszukać pliki na wybranych dyskach współdzielonych.
Jakie części plików na Dysku można przeszukiwać?

Możesz wyszukiwać wyrazy i frazy występujące w nazwach oraz treści plików. Vault indeksuje pierwsze 100 stron plików tekstowych oraz pierwsze 10 stron tekstu w plikach PDF zawierających obrazy.

Tekst możesz wyszukiwać w plikach następujących typów:

Uwaga: klienci korzystający z G Suite dla Instytucji Państwowych nie mogą przeszukiwać treści plików. Mogą oni jednak wyszukiwać pliki według nazw i innych właściwości.

Vault nie indeksuje treści wideo, audio, grafik ani plików binarnych.

Dla jakich plików z Dysku dostępny jest podgląd w Vault?

Możesz wyświetlać podgląd tych plików:

  • pliki Google, takie jak dokumenty, arkusze, prezentacje i rysunki;
  • pliki przesłane przez użytkownika, na przykład .docx, .pdf i .xslx.
Połączone pliki mogą nie być uwzględniane podczas wyszukiwania i eksportowania plików na Dysku

Użytkownicy mogą połączyć plik Google z innym plikiem Google. Na przykład podczas pisania w pliku Dokumentów Google można utworzyć wykres, który jest połączony z danymi w pliku Arkuszy Google. Za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny zostanie zaktualizowany, zostanie również zaktualizowany wykres w dokumencie.

Podczas wyszukiwania plików na Dysku Vault zwraca tylko te pliki, które spełniają kryteria wyszukiwania. Jeśli te pliki zawierają połączone pliki, których nie uwzględnia użyte zapytanie, połączone pliki nie pojawiają się w wynikach.

Czy mogę przeszukiwać historię wersji dokumentu?

Nie. Możesz przeszukiwać tylko najnowsze wersje plików. Jednak podczas wyszukiwania możesz wpisać datę wersji. Jeśli to zrobisz, Vault pobierze migawkę zawartości pliku z godziny 12:00 czasu UTC określonego dnia. Obsługa wersji jest dostępna tylko w przypadku plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Rysunków Google przechowywanych na Dysku Google.

Niektóre właściwości są raportowane na podstawie obecnej wersji niezależnie od podanej daty wersji. Obejmują one tytuł, osoby, którym udostępniono plik, datę ostatniej modyfikacji oraz inne dane w pliku metadata.xml Vault.

Migawki wersji zawierają niektóre komentarze zgodnie z następującymi kryteriami:

  • Otwarte komentarze są uwzględniane tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma uprawnienia do komentowania lub edycji dokumentu. Komentarze nie są uwzględniane, jeśli masz tylko uprawnienia do wyświetlania.
  • Otwarty pojedynczy komentarz (niezawierający odpowiedzi) jest dołączany, jeśli został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Komentarza nie ma w wersjach sprzed daty jego utworzenia.
  • Otwarty wątek komentarzy (z odpowiedziami) jest dołączany w całości, jeśli pierwszy komentarz został utworzony przed określoną datą wersji oraz skomentowany tekst istniał w tej wersji (nawet jeśli później został usunięty). Jeśli na przykład wątek komentarzy zawiera dwie wiadomości utworzone 1 października i 5 października, wyszukiwanie z datą wersji 2 października zawiera oba komentarze, mimo że komentarz z 5 października wtedy nie istniał.
  • Edytowane komentarze są uwzględniane w postaci, w jakiej istnieją obecnie, a nie w postaci z określonej daty.
  • W wersji nie są uwzględniane komentarze zamknięte ani usunięte, nawet jeśli były otwarte w określonym czasie.
Czy mogę przeszukiwać nadrzędną jednostkę organizacyjną?

Nie można przeszukiwać nadrzędnej jednostki organizacyjnej. Wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub pojedynczych użytkowników. Na Dysku możesz przeszukiwać do 5000 użytkowników (indywidualnych lub należących do jednostek organizacyjnych).

Wyszukiwanie plików na Dysku

  1. Utwórz nową sprawę lub kliknij istniejącą.
  2. Kliknij Szukaj w lewym okienku i wybierz Dysk jako typ danych do przeszukania.
  3. Wybierz Źródło:
    • Wszystkie dane – przeszukuje wszystkie dane w organizacji.
    • Zablokowane dane – przeszukuje wszystkie dane zablokowane w związku z daną sprawą.
  4. Wybierz metodę wyszukiwania:
    • Konta – pozwala podać konta użytkowników Vault w domenie (maksymalnie 5000) do przeszukania. Wyszukiwanie nie powiedzie się, jeśli spróbujesz przeszukać więcej niż 5000 kont użytkowników lub nie podasz co najmniej jednego konta. Możesz też zaznaczyć pole Dołącz wyniki z dysków współdzielonych.
    • Jednostka organizacyjna – pozwala przeszukać określoną jednostkę organizacyjną. Jeśli wybierzesz jednostkę organizacyjną zawierającą podrzędne jednostki organizacyjne, wszystkie one zostaną przeszukane. Jednostka organizacyjna nie może mieć więcej niż 5000 członków. Możesz też zaznaczyć pole Dołącz wyniki z dysków współdzielonych .
    • Dyski współdzielone – kliknij Znajdź dyski współdzielone:
      1. Dodaj adres e-mail użytkownika dysku współdzielonego.
      2. Zacznij wpisywać nazwę dysku współdzielonego, którego szukasz, a następnie kliknij go. Możesz wybrać kilka dysków współdzielonych.
  5. (Opcjonalnie) Wpisz zakres dat i wybierz strefę czasową.
    • Jeśli wpiszesz datę rozpoczęcia, Vault zwróci wszystkie pliki zmodyfikowane w tym dniu lub po wprowadzonej dacie.
    • Jeśli wpiszesz datę zakończenia, Vault zwróci wszystkie pliki zmodyfikowane w tym dniu lub przed podaną datą.
  6. (Opcjonalnie) Swoje wyszukiwanie możesz doprecyzować w polu Warunki. Użyj operatorów wyszukiwania, aby określić złożone kryteria wyszukiwania.
  7. Vault wyszukuje tylko najnowsze wersje plików. Możesz jednak wpisać datę wersji, aby wyświetlić i wyeksportować wersję pliku Google z określonej daty. Dowiedz się więcej na temat zawartości historii wersji pliku.
  8. Kliknij jedną z tych opcji:
    • Szukaj – pozwala przeprowadzić wyszukiwanie.
    • Eksportuj – pomija wyświetlenie wyników i od razu je eksportuje.
  9. (Opcjonalnie) Kliknij strzałkę w dół obok Szukaj i wybierz:
    1. Resetuj – pozwala wyczyścić formularz wyszukiwania.
    2. Duplikuj formularz wyszukiwania – otwiera nowy formularz wyszukiwania zawierający takie same informacje.

Wyświetlanie podglądu w wynikach wyszukiwania

Wyniki przeszukiwania plików obejmują nazwę każdego dokumentu, jego właściciela oraz datę ostatniej modyfikacji.

Uwaga: występuje kilka znanych problemów związanych z wyświetlaniem podglądu plików na Dysku. Więcej informacji

W tej tabeli przedstawiliśmy sposób przetwarzania poszczególnych typów plików przez Vault.

  Wyszukiwanie Podgląd Eksportowanie
Pliki w formatach Google

Tytuł

Treść

Metadane

Dokumenty

Nowe Arkusze

Klasyczne Arkusze

Prezentacje

Rysunki

Formularze

Tak
Pliki przesłane przez użytkowników

Tytuł

Treść (tylko pliki tekstowe)

Metadane

Większość popularnych typów plików Tak
Komentarze Częściowo Nie

Dokumenty

Nowe Arkusze

Klasyczne Arkusze

Sugerowane zmiany Nie Nie Nie
Historia zmian Nie Nie Nie
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?