Met Vault zoeken in Google Drive, Meet en Sites

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u Google Vault gebruiken om te zoeken naar items in Google Drive, inclusief gedeelde Drives, Google Meet-opnamen en sites in de nieuwe versie van Google Sites. U kunt zoeken naar titels en de content van ondersteunde bestandstypen. U kunt ook een voorbeeld van items bekijken en de zoekresultaten exporteren.

Wat u moet weten voordat u begint met zoeken

Voordat u begint met zoeken naar berichten, raden we u aan te controleren welke gegevenstypen worden ondersteund voor Drive, Meet en Sites en de veelgestelde vragen over zoeken in Vault te raadplegen.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens worden doorzocht

Doorzocht:

• Tekstgebaseerde inhoud en metadata van bestanden in de Drives en gedeelde Drives van gebruikers
• Externe bestanden die zijn gedeeld met uw gebruikers

Niet doorzocht:

• Versleutelde content
• Gekoppelde bestanden
• E-mailindelingen
• De content van video-, audio-, afbeeldings-, zip- of binaire bestanden
• Video's die automatisch zijn gesynchroniseerd vanuit het Google Currents-account van een gebruiker

Zoekbare content en metadata

Voor alle items kunt u zoeken naar de titel, eigenaar, datum van laatste wijziging en andere metadata.

Voor ondersteunde bestandstypen kunt u zoeken naar woorden en woordgroepen in de content van bestanden. Vault indexeert de eerste 100 pagina's van tekstbestanden en de eerste 10 pagina's met tekst in afbeeldings-pdf's.

U kunt zoeken naar tekst in de volgende bestandstypen:

• Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites

  Opmerking: Reacties, voorgestelde bewerkingen en metadata van taken die niet direct zichtbaar zijn in het document, worden niet doorzocht.

• Microsoft Word, Excel en PowerPoint
• Pdf
• HTML
• Txt
• Rtf
• Sbv
• OpenOffice™ XML
• Wireless Application Protocol (wap)
• Wireless Markup Language (wml)
• Google Earth (KML)

Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen (gedeelten voor Drive, Meet en Sites) voor meer informatie.

Hoe werken zoekopdrachten op accounts, organisatie-eenheden of gedeelde Drives?

In welke bestanden Vault zoekt, hangt af van het type zoekopdracht:

Type zoekopdracht	Gezochte bestanden
Specifieke accounts of Organisatie-eenheid	Vault zoekt in: Bestanden waarvan het account de eigenaar is Bestanden die rechtstreeks zijn gedeeld met het account, inclusief bestanden waarvan gebruikers buiten uw organisatie de eigenaar zijn Bestanden die rechtstreeks zijn gedeeld met het account, waaronder bestanden in gedeelde Drives. Bestanden in mappen die rechtstreeks zijn gedeeld met het account, waaronder mappen in gedeelde Drives Bestanden die zijn gedeeld met een groep waarvan het account lid is (als de groep minder dan 200 leden heeft) Bestanden die zijn gedeeld met een groep waarvan het account lid is en die door het account zijn geopend (als de groep 200 of meer leden heeft) Bestanden die met iedereen in de organisatie of openbaar zijn gedeeld en die door het account zijn geopend (Optioneel) Bestanden in gedeelde Drives Vault zoekt alleen in bestanden die rechtstreeks zijn gedeeld met een account of in bestanden in mappen die rechtstreeks zijn gedeeld met een account. Gedeelde Drives worden anders niet meegenomen, tenzij u ervoor kiest ze toe te voegen aan een zoekopdracht. Als u gedeelde Drives toevoegt aan een zoekopdracht (als u zoekt op account of op organisatie-eenheid), zoekt Vault in de gedeelde Drives waartoe het gezochte account behoort.
Gedeelde Drives	Vault zoekt in alle bestanden in de geselecteerde gedeelde Drives.

Opmerking: Mappen of Drive-snelkoppelingen worden niet meegenomen in een Vault-zoekopdracht.

Zoeken naar Meet-opnamen en bijbehorende chats, deelname, vraag- en antwoordsessies, polllogboeken en notulen

• Opnamen: U kunt zoeken op de titel van de vergadering en metadata, zoals de eigenaar, vergadering-ID en starttijd van de opname. Als ondertiteling voor doven en slechthorenden aanstaat voor de vergadering, zoekt Vault in de content van de ondertiteling. Als u de zoekopdracht wilt beperken tot alleen video's, kunt u de zoekterm type:video gebruiken.
• Chatlogboeken: Opgeslagen als SBV-bestand. Chatlogboeken bevatten tijdstempels van berichten vergeleken met de begintijd van de opname, de voor- en achternaam van afzenders en de berichttekst. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in het logboek en metadata, zoals wanneer het bestand is gemaakt.
• Deelname: Opgeslagen als een Google-spreadsheet. De logboeken bevatten de namen en e-mailadressen van de deelnemers en de duur van hun deelname. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in het logboek en metadata, zoals wanneer het bestand is gemaakt.
• Logboeken voor vraag- en antwoordsessies en polls: Opgeslagen als Spreadsheets-bestand. De logboeken bevatten de vragen, antwoorden en deelnemers. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in het logboek en metadata, zoals wanneer het bestand is gemaakt.
• Notities: Deze worden opgeslagen als Google-document en worden gemaakt als u Notulen maken gebruikt in Google Agenda. U kunt zoeken op bestandsnaam, tekst in de notities en metadata, zoals wanneer het bestand is gemaakt.

Meer informatie over Meet-opnamen

Hoe zoek ik naar sites?

Als u de zoekresultaten wilt beperken tot sites die zijn gemaakt in de nieuwe versie van Sites, vult u de zoekterm type:site in. Als u sites wilt uitsluiten, gebruikt u de zoekterm -type:site of NOT type:site.

Van welke bestandstypen kan ik een voorbeeld zien met Vault in Drive?

U kunt een voorbeeld bekijken van de volgende bestandstypen:

• Bestanden die zijn gemaakt met Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Sites en Tekeningen
• Geüploade bestanden, zoals docx, pdf en xlsx
• Als u een voorbeeld van een site bekijkt, kunt u ook een voorbeeld van externe links bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van ingesloten bestanden als dit wordt ondersteund (zoals voor ingesloten spreadsheets of documenten) en als u toegangsrechten heeft voor de bestanden. Als u geen toegangsrechten heeft, moet u rechtstreeks zoeken naar het ingesloten bestand.

U kunt geen voorbeeld bekijken van versleutelde bestanden, video's of de content van zip-bestanden.

Zoeken in de revisiegeschiedenis van een bestand

U kunt alleen zoeken in de meest recente versie van een bestand. U kunt echter tijdens het zoeken een versiedatum invoeren. Als u een versiedatum invoert, zoekt Vault in de huidige versie van het bestand, maar wordt de content van de laatste versie van het bestand die is opgeslagen voor 00:00 uur op de gespecificeerde datum, weergegeven in het voorbeeld en geëxporteerd. U stelt de tijdzone in de query in. Google Drive bewaart de versies van bestanden die zijn gemaakt met Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Sites en Tekeningen.

Vroege versies van zeer grote bestanden, behalve bestanden waarvoor een bewaarplicht geldt, kunnen worden samengevoegd om opslagruimte te besparen. Als u in Vault zoekt via Drive, heeft u geen toegang tot de vroege versies. In plaats daarvan krijgt u de vroegst beschikbare samengevoegde versie.

Sommige kenmerken worden getoond voor de huidige versie, ongeacht de versiedatum die u opgeeft. Dit zijn onder andere de titel van het bestand, met wie het is gedeeld, wanneer het voor het laatst is gewijzigd, goedkeurders en goedkeuringsstatus, en andere gegevens in het metadata.xml-bestand in Vault.

Momentopnamen van een versie bevatten reacties, afhankelijk van de volgende criteria:

• Open reacties worden alleen toegevoegd als uw organisatie reactie- of bewerkingsrechten heeft voor het document. Reacties worden niet toegevoegd als u alleen weergaverechten heeft.
• Een open individuele reactie (zonder aanvullende reacties) wordt toegevoegd als: 1) de reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Reacties worden niet toegevoegd in versies van voordat de reactie werd gemaakt.
• Een open discussie met reacties (reactie met aanvullende reacties) wordt in zijn geheel toegevoegd als: 1) de eerste reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Als een discussie met reacties bijvoorbeeld 2 berichten bevat die zijn gemaakt op 1 en 5 oktober, bevat een zoekopdracht met de versiedatum 2 oktober beide reacties, hoewel de reactie van 5 oktober op dat moment nog niet bestond.
• Bewerkte reacties worden toegevoegd zoals ze op dit moment zijn, niet zoals ze waren op het moment van de versie.
• Opgeloste of verwijderde reacties worden niet toegevoegd aan een versie, zelfs niet als de reactie geopend was op het moment van deze versie.

Kan ik zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau van mijn organisatie?

Nee. U kunt niet zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer een onderliggende organisatie-eenheid of individuele accounts. U kunt in Drive zoeken naar de gegevens van maximaal 5000 accounts (als individuele accounts of in organisatie-eenheden).

Het tijdstip dat wordt weergegeven waarop een geüpload bestand is gemaakt of aangepast, hangt af van de bron van het bestand

Als u een bestand voor het eerst uploadt naar Google Drive, krijgt het bestand een aanmaakdatum en een aanpassingsdatum. Deze datums komen overeen met de aanmaakdatum van het lokale bestand of de uploaddatum, afhankelijk van hoe het bestand is toegevoegd aan Drive.

In de volgende tabel staat welk tijdstip wordt gebruikt voor verschillende bronnen:

• Upload: Het tijdstempel is het moment waarop het bestand is geüpload naar Drive.
• Lokaal: Het tijdstempel van de aanmaaktijd van het oorspronkelijke bestand op het bronapparaat of in de bronservice.

Bestandsbron (client)	Tijdstip waarop het bestand is gemaakt	Tijdstip waarop het bestand is aangepast
Web-app	Upload	Vóór 8 april 2020: Upload Na 8 april 2020: Lokaal
Google Drive voor desktop	Upload	Lokaal
Back-up en synchronisatie	Upload	Lokaal
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Lokaal	Lokaal
Drive API	Kan worden ingesteld door het aanroepende programma	Kan worden ingesteld door het aanroepende programma

Bestanden zoeken in Drive

1. Log in op https://vault.google.com.
2. Klik op Kwesties. U zoekt naar gegevens in kwesties. Dit zijn werkruimten voor uw Vault-projecten. In kwesties kunt u gerelateerde bewaarplichten, zoekopdrachten en exports groeperen. Kwesties beperken niet in welke gegevens u kunt zoeken. Alle gegevens waartoe u toegang heeft, kunnen vanuit elke kwestie worden gezocht.
3. Als de kwestie waarin u de zoekopdracht wilt uitvoeren al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
   1. Klik op Kwestie maken.
   2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
   3. Klik op Maken.

   Het tabblad Zoeken wordt geopend.

4. Selecteer Drive als service.
5. Selecteer de brongegevens die u wilt zoeken:
   • Alle gegevens: Zoeken in alle berichten in uw organisatie.
   • Bewaarde gegevens: Alleen zoeken in bestanden waarvoor in deze kwestie een bewaarplicht geldt.
6. Selecteer de entiteit waarin u wilt zoeken:
   • Specifieke accounts: Voer maximaal 5000 e-mailadressen van accounts in.
   • Organisatie-eenheid: Zoeken in alle accounts in een bepaalde organisatie-eenheid. Selecteer een organisatie-eenheid in het dialoogvenster dat wordt geopend.

     Als u een organisatie-eenheid met onderliggende organisatie-eenheden kiest, wordt er ook gezocht in accounts in de onderliggende organisatie-eenheden. De organisatie-eenheid, inclusief onderliggende organisatie-eenheden, mag in totaal niet meer dan 5000 leden hebben.

   • Gedeelde Drives: Zoek in een of meer gedeelde Drives. 

     Selecteer de gedeelde Drives en klik op Toevoegen. Als u veel gedeelde Drives heeft en de lijst wordt gepagineerd, wordt uw selectie bewaard als u van pagina wisselt. Als u het selectievakje Alles selecteren boven aan de lijst aanzet, wordt alleen de huidige pagina geselecteerd. U kunt de lijst ook doorzoeken met het e-mailadres van een lid of de naam van de gedeelde Drive.

     1. De lijst filteren op het e-mailadres van een lid:
        1. Klik op Zoeken op e-mailadres lid.
        2. Vul een of meer accounts in.
        3. Klik op Zoeken.
     2. Zo filtert u de lijst op de naam van de gedeelde Drive (beschikbaar als uw organisatie minder dan 1.000 gedeelde Drives heeft):
        1. Klik op Filteren op naam en typ letters uit de naam van de gedeelde Drive. Bijvoorbeeld: pr komt overeen met gedeelde Drives met de naam Verkoopprojecten, Marketingprojecten en Productbeheer, maar niet met Reparaties.

           De gepagineerde lijst wordt automatisch geüpdatet als u letters toevoegt.

        2. Vink een of meer vakjes aanklik op Enter.

     3. Zo zoekt u de gedeelde Drive op naam (beschikbaar als uw organisatie meer dan 1.000 gedeelde Drives heeft):
        1. Klik op Zoeken op naam gedeelde Drive.
        2. Vul een of meer woorden in de naam van de gedeelde Drive in. Opmerking : Woorden moeten exact en compleet zijn. Bijvoorbeeld: marketing, projecten komt overeen met gedeelde Drives met de naam 'Marketing projecten K4-22' en 'Projecten voor marketing'. Het komt niet overeen met een gedeelde Drive met de naam 'Project voor marketing', omdat 'project' niet eindigt op 'en'. ma komt ook niet overeen met een van deze gedeelde Drives omdat het maar een deel van een woord is, niet het volledige woord.
        3. Klik op Zoeken.
   • Sites: Zoek naar sites met de URL.
     1. Vul in het dialoogvenster dat wordt geopend een of meer URL's van gepubliceerde sites in, gescheiden door komma's. De URL-indeling is sites.google.com/domein/sitenaam. Opmerking: U kunt niet zoeken op pagina-URL, alleen op site-URL. U kunt niet zoeken op site-URL naar sites die zijn gedeeld door externe organisaties.
     2. Klik op Zoeken.
     3. Selecteer in de lijst met sites de sites waarin u wilt zoeken en klik op Toevoegen.
7. (Optioneel) Als u in accounts of een organisatie-eenheid zoekt, klikt u op Inclusief items in gedeelde Drives .
8. (Optioneel) Selecteer een tijdzone.
9. (Optioneel) Voer een periode in bij Datum gewijzigd.
   • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle items die zijn aangepast op of na die datum.
   • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle items die zijn aangepast op of vóór die datum.
10. (Optioneel) Voer bij Termen een of meer zoektermen in:
    • Als u wilt zoeken naar een of meer zoekwoorden in de content, titel of metadata, voert u woorden in, gescheiden door spaties. Bijvoorbeeld project doelen.
    • Als u een woordgroep wilt zoeken, zet u de woorden tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld "project doelen".
    • Als u wilt zoeken op account, of een item is gedeeld, of op itemnaam, itemtype of datum gewijzigd, gebruikt u zoekoperators.

    Zoektermen mogen niet langer zijn dan 2000 tekens.

11. (Optioneel) Als u versies van bestanden die zijn gemaakt in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Sites en Tekeningen wilt ophalen die op een specifieke datum zijn opgeslagen, vult u een Versiedatum in. Ga op deze pagina naar het gedeelte over de versiegeschiedenis voor meer informatie.
12. (Optioneel) Als u alleen bestanden die zijn versleuteld aan de clientzijde wilt zoeken of deze juist wilt uitsluiten van een zoekopdracht, klikt u op Geavanceerde zoekopties en selecteert u welke bestanden u wilt zoeken (standaard is dit alle bestanden). Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace aanstaat.
13. Klik op een van de volgende opties:
    • Zoeken: Voer de zoekopdracht uit en retourneer een lijst met items die overeenkomen met de zoekopdracht.
    • Exporteren: Exporteer de zoekresultaten en sla het voorbeeld van de zoekresultaten over. Meer informatie over exports
14. Nadat de zoekopdracht, telling of export is afgerond, kunt u de volgende acties uitvoeren:
    • Als u de zoekopdracht wilt bewerken, klikt u op Uitvouwen.
    • Als u een voorbeeld van een item wilt openen, klikt u op het item. Opmerking: In de resultatenlijst staat naast bestanden die zijn versleuteld aan de clientzijde het icoon Versleuteld .
    • Als u een export van de zoekresultaten wilt maken, klikt u op Export. Meer informatie over exports
    • Als u de zoekopdracht wilt opslaan, klikt u op Opslaan. Meer informatie over opgeslagen zoekopdrachten
    • Als u alle velden wilt wissen en een nieuwe zoekopdracht wilt starten, klikt u op Wissen.

Een voorbeeld van zoekresultaten bekijken

Nadat u een zoekopdracht heeft uitgevoerd, kunt u de items die voldoen aan de zoekopdracht beoordelen en downloaden.

U kunt een voorbeeld bekijken van Google-bestanden, zoals documenten, spreadsheets, presentaties sites en tekeningen, en andere veelgebruikte bestandstypen, zoals pdf, docx en xlsx. U kunt geen voorbeeld bekijken van zip-, video-, binaire of versleutelde bestanden. In Google-bestanden kunt u geen voorbeeld bekijken van reacties, voorgestelde bewerkingen of de revisiegeschiedenis.

Opmerking: De functie IMAGE van Google Spreadsheets kan verwijzen naar een afbeelding via URL, zoals https://www.example.com/images/logo.jpg. Als u het voorbeeld van de spreadsheet bekijkt in Vault, wordt de afbeelding in realtime opgehaald uit de bron. Als afbeeldingen worden geüpload naar of ingevoegd in de spreadsheet, toont Vault de afbeeldingen zoals deze eruitzagen op de datum die u opgeeft in de zoekopdracht.

1. Als u een voorbeeld van een item wilt bekijken, klikt u in de lijst met zoekresultaten op het item.
   • Voor ondersteunde bestandstypen wordt er een voorbeeld van het item geopend.
   • Voor bestandstypen waarvan geen voorbeeld kan worden bekeken, geeft Vault een foutmelding weer. U kunt het item echter wel downloaden.
2. Als u een item vanuit het voorbeeld wilt downloaden, klikt u op Meer Downloaden.