Zoeken in Google Drive

Nadat u een kwestie heeft gemaakt, kunt u zoeken naar bestanden in Google Drive. U kunt ook zoeken naar het volgende:

Wat u moet weten voordat u begint met zoeken

Lees onderstaande informatie voordat u begint met zoeken.

Hoe zoekt Vault naar bestanden in Drive?

Vault zoekt in Drive naar alle bestanden die eigendom zijn van en die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers die u opgeeft in de zoekopdracht. Ook zoekt Vault bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive.

Vault zoekt ook het volgende:

  • Alle bestanden die eigendom zijn van en die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers die u opgeeft in de zoekopdracht.
  • Gedeelde Drives in uw organisatie die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht.
  • Bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht.
  • Bestanden in externe gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht. Vault kan niet zoeken naar externe gedeelde Drives die zijn gedeeld met gebruikers in uw organisatie, zelfs niet als deze bestanden bevatten die rechtstreeks zijn gedeeld met deze gebruikers.
Kan ik zoeken in gedeelde Drives?

Ja. U heeft twee opties wanneer u bestanden zoekt in Drive:

  • Wanneer u zoekt naar bestanden van een bepaalde gebruiker of organisatie-eenheid, kunt u een vakje aanvinken waarmee bestanden in de bijbehorende gedeelde Drives ook worden meegenomen in de zoekopdracht.
  • U kunt gedeelde Drives zoeken met Vault. Daarna kunt in de geselecteerde gedeelde Drives zoeken naar bestanden.
Welke delen van bestanden in Drive kunnen worden doorzocht?

U kunt zoeken naar woorden en zinsdelen in bestandsnamen en in de inhoud van bestanden. Vault indexeert de eerste 100 pagina's van tekstbestanden en de eerste tien pagina's met tekst in afbeeldings-pdf's.

U kunt zoeken naar tekst in de volgende bestandstypen:

Opmerking: G Suite for Government-klanten kunnen niet zoeken in de inhoud van bestanden. Ze kunnen echter wel zoeken in bestandsnamen en andere bestandseigenschappen.

Vault indexeert geen video-, audio-, afbeeldings- of binaire bestanden.

Van welke bestandstypen kan ik een voorbeeld zien met Vault in Drive?

U kunt een voorbeeld zien van deze bestandstypen:

  • Google-bestanden, zoals Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen.
  • Door gebruikers geüploade bestanden, zoals docx, pdf en xslx.
Gekoppelde bestanden worden niet altijd meegenomen wanneer u bestanden in Drive zoekt en exporteert

Gebruikers kunnen een Google-bestand koppelen aan een ander Google-bestand. Iemand die in een Google-document schrijft, kan bijvoorbeeld een diagram maken dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Als de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Wanneer u bestanden in Drive zoekt, retourneert Vault alleen de bestanden die overeenkomen met de zoekcriteria. Als deze bestanden gekoppelde bestanden bevatten die buiten de zoekopdracht vallen, worden de gekoppelde bestanden niet meegenomen in de zoekresultaten.

Kan ik zoeken binnen de revisiegeschiedenis van een document?

Nee. U kunt alleen zoeken in de meest recente versie van een bestand. U kunt echter tijdens het zoeken een versiedatum invoeren. Als u een versiedatum invoert, haalt Vault een momentopname op van de inhoud van het bestand om 00:00 UTC op de opgegeven datum. De versiegeschiedenis wordt alleen ondersteund in Google Drive voor Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen. 

Sommige kenmerken worden gerapporteerd voor de huidige versie, ongeacht de versiedatum die u opgeeft. Dit zijn onder andere de titel van het bestand, met wie het is gedeeld, wanneer het voor het laatst is gewijzigd en andere gegevens in het metadata.xml-bestand van Vault.

Momentopnamen van een versie bevatten reacties, afhankelijk van de volgende criteria:

  • Open reacties worden alleen toegevoegd als uw organisatie reactie- of bewerkingsrechten heeft voor het document. Reacties worden niet toegevoegd als u alleen weergaverechten heeft.
  • Een open individuele reactie (zonder aanvullende reacties) wordt toegevoegd als: 1) de reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Reacties worden niet toegevoegd in versies van voordat de reactie werd gemaakt.
  • Een open reactiegesprek (reactie met aanvullende reacties) wordt in zijn geheel toegevoegd als: 1) de eerste reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Als een reactiegesprek bijvoorbeeld twee berichten bevat die zijn gemaakt op 1 en 5 oktober, bevat een zoekopdracht met de versiedatum 2 oktober beide reacties, hoewel de reactie van 5 oktober op dat moment nog niet bestond.
  • Bewerkte reacties worden toegevoegd zoals ze op dit moment zijn, niet zoals ze waren op het moment van de versie.
  • Opgeloste of verwijderde reacties worden niet toegevoegd aan een versie, zelfs niet als de reactie geopend was op het moment van deze versie.
Kan ik zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau van mijn organisatie?

Nee. U kunt niet zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer een onderliggende organisatie-eenheid of individuele gebruikers. U kunt in Drive zoeken naar de gegevens van maximaal vijfduizend gebruikers (als individuele gebruikers of leden van organisatie-eenheden).

Bestanden zoeken in Drive

  1. Maak een nieuwe kwestie of klik op een bestaande kwestie.
  2. Klik in het linkerdeelvenster op Zoeken en klik op Drive als gegevenstype waarnaar moet worden gezocht.
  3. Kies een Bron:
    • Alle gegevens: Zoeken in alle gegevens in uw organisatie.
    • Bewaarde gegevens: Zoeken in alle gegevens waarvoor in deze kwestie een bewaarplicht geldt.
  4. Selecteer een zoekmethode:
    • Specifieke accounts: Voer een of meer accounts in om te zoeken in de bestanden van maximaal 5000 Vault-gebruikers in het domein. De zoekopdracht mislukt als u meer dan 5000 gebruikers invoert of niet minstens één gebruiker invoert. U kunt ook het vakje aanvinken voor Inclusief resultaten uit gedeelde Drives.
    • Organisatie-eenheid: Zoek binnen een specifieke organisatie-eenheid. Als u een organisatie-eenheid met suborganisatie-eenheden selecteert, wordt ook gezocht in alle suborganisatie-eenheden.De organisatie-eenheid mag niet meer dan 5000 leden hebben. U kunt ook het vakje aanvinken voor Inclusief resultaten uit gedeelde Drives.
    • Gedeelde Drives: Klik op Gedeelde Drives zoeken:
      1. Voer het e-mailadres in van een lid van een gedeelde Drive.
      2. Typ de naam van de gedeelde Drive die u zoekt en klik op de juiste gedeelde Drive. U kunt meerdere gedeelde Drives selecteren.
  5. (Optioneel) Voer een periode in en kies een tijdzone.
    • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle bestanden die zijn aangepast op of na de datum die u heeft ingevoerd.
    • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle bestanden die zijn aangepast op of vóór de datum die u heeft ingevoerd.
  6. (Optioneel) Voer bij Termen een of meer zoektermen in. Gebruik zoekoperators voor uitgebreidere zoekopdrachten.
  7. Vault doorzoekt alleen de nieuwste versie van een bestand. U kunt nu echter een versiedatum invoeren om de versie van Google-bestanden van die datum te zien en exporteren. Bekijk meer informatie over wat er is opgenomen in de versiegeschiedenis van een bestand.
  8. Klik op een van de volgende opties:
    • Zoeken: Een zoekopdracht uitvoeren.
    • Exporteren: Het voorbeeld overslaan en de zoekresultaten onmiddellijk exporteren.
  9. (Optioneel) Klik op de pijl-omlaag bij Zoeken om het volgende te doen:
    1. Resetten: Het zoekformulier wissen.
    2. Zoekformulier dupliceren: Nog een zoekformulier onder het huidige formulier openen, waarin de door u ingevoerde gegevens al zijn ingevuld.

Een voorbeeld van zoekresultaten bekijken

De resultaten van gezochte bestanden bevatten de titel, de eigenaar en de datum waarop elk document voor het laatst is gewijzigd.

Opmerking: Er zijn verschillende bekende problemen met het bekijken van een voorbeeld van Drive-bestanden. Meer informatie.

In deze tabel ziet u wat Vault doet met verschillende bestandstypes.

  Zoeken Voorbeeld bekijken Exporteren
Google-bestanden

Titel

Inhoud

Metadata

Documenten

Nieuwe versie van Spreadsheets

Oude versie van Spreadsheets

Presentaties

Tekeningen

Formulieren

Ja
Door gebruikers geüploade bestanden

Titel

Inhoud (alleen tekstgebaseerde bestandstypen)

Metadata

Meest voorkomende bestandstypen Ja
Reacties Gedeeltelijk Nee

Documenten

Nieuwe versie van Spreadsheets

Oude versie van Spreadsheets

Suggesties voor bewerkingen Nee Nee Nee
Revisiegeschiedenis Nee Nee Nee
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?