In Google Drive suchen

Nach dem Erstellen einer Rechtsangelegenheit können Sie nach Dateien in Google Drive suchen. Auch die Suche nach Folgendem ist möglich:

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Bevor Sie eine Suche ausführen, sollten Sie sich die nachstehenden Fragen und Antworten durchlesen.

Wie sucht Vault nach Dateien in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Dateien, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Dateien in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist.

Vault erfasst außerdem:

  • Alle Dateien, die den Nutzern aus Ihrer Suche gehören oder direkt für sie freigegeben wurden.
  • Geteilte Ablagen in Ihrer Organisation, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden.
  • Dateien in externen geteilten Ablagen, die direkt für die Nutzer aus Ihrer Suche freigegeben wurden. Mit Vault können Sie jedoch nicht in externen geteilten Ablagen suchen, die für Nutzer in Ihrer Organisation freigegeben wurden – selbst wenn sie Dateien enthalten, die direkt für diese Nutzer freigegeben wurden.
Kann ich geteilte Ablagen durchsuchen?

Ja. Bei der Suche nach Drive-Dateien haben Sie zwei Optionen:

  • Wenn Sie Dateien suchen, die bestimmten Nutzern oder Organisationseinheiten gehören, können Sie durch Klicken auf das zugehörige Kästchen auswählen, dass auch Ergebnisse aus verknüpften geteilten Ablagen in den Suchergebnissen angezeigt werden.
  • Sie haben die Möglichkeit, geteilte Ablagen mithilfe von Vault zu suchen. Anschließend können Sie in ausgewählten geteilten Ablagen nach Dateien suchen.
Nach welchen Elementen von Dateien in Google Drive kann ich suchen?

Sie können nach Wörtern oder Wortgruppen in den Namen oder Inhalten von Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

Die folgenden Dateitypen können Sie nach Text durchsuchen:

Hinweis: G Suite for Government-Kunden können nicht nach Dateiinhalten, aber nach Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.

Vault indexiert keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können eine Vorschau der folgenden Dateien aufrufen:

  • Google-Dateien wie Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und -Zeichnungen.
  • Von Nutzern hochgeladene Dateien, z. B. DOCX, PDF und XSLX.
Verknüpfte Dateien werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

Nutzer können Google-Dateien mit anderen Arten von Google-Dateien verknüpfen. Der Verfasser eines Google-Dokuments hat beispielsweise die Möglichkeit, ein Diagramm zu erstellen, das mit Daten in einer Google-Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien durchsuchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn Sie in Drive verknüpfte Dateien haben, die nicht von Ihrer Abfrage abgedeckt werden, sind sie nicht in den Ergebnissen enthalten.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können derzeit nur in der aktuellen Version einer Datei suchen und diese exportieren. Sie haben jedoch die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum anzugeben. Dadurch wird ein Snapshot von jeder Datei abgerufen, in dem Änderungen angezeigt werden, die an dem angegebenen Tag vorgenommen wurden. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt.
Folgende Änderungen werden im Versionsverlauf einer Datei nicht berücksichtigt:

  • Der Titel
  • Für wen die Datei freigegeben wurde
  • Kommentare (nur die neueste Version von nicht geklärten Kommentaren ist enthalten)
Kann ich mit Vault alle in Google Drive gespeicherten Dateien meiner gesamten Domain durchsuchen?

Vault kann bis zu 5.000 Nutzer (einzelne Nutzer oder Mitglieder von Organisationseinheiten) in die Suche einbeziehen.

Dateien in Drive suchen

  1. Sie können eine neue Rechtsangelegenheit erstellen oder auf eine vorhandene klicken.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Suche und wählen Sie Datentyp für die Suche E-Mail aus.
  3. Wählen Sie eine Quelle aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Daten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf "Hold" gesetzte Daten: Es wird in allen Daten für die Rechtsangelegenheit gesucht, über die ein Hold verhängt wurde.
  4. Wählen Sie eine Suchmethode aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie eines oder mehrere Konten ein, um in den Dateien von bis zu 5.000 Vault-Nutzern in der Domain zu suchen. Falls die Zahl der angegebenen Nutzer nicht im Bereich 1–5.000 liegt, schlägt die Suche fehl. Alternativ können Sie das Kästchen Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen anklicken.
    • Organisationseinheit: Mit dieser Methode werden Daten in einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wenn Sie eine mit untergeordneten Organisationseinheiten auswählen, werden auch diese vollständig in die Suche aufgenommen.Die Organisationseinheit muss allerdings weniger als 5.000 Mitglieder haben. Alternativ können Sie das Kästchen Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen anklicken.
    • Geteilte Ablagen: Klicken Sie auf Geteilte Ablagen suchen:
      1. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Mitglieds einer geteilten Ablage hinzu.
      2. Geben Sie den Namen der gesuchten geteilten Ablage ein und klicken Sie dann in den angezeigten Ergebnissen auf die gewünschte. Sie können auch mehrere geteilte Ablagen auswählen.
  5. Optional: Geben Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder nach diesem Datum geändert wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder vor diesem Datum geändert wurden.
  6. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Verwenden Sie Suchoperatoren, wenn Sie komplexe Suchabfragen ausführen möchten.
  7. In Vault wird nur nach der letzten Version einer Datei gesucht. Sie können aber auch ein Versionsdatum hinzufügen, um Google-Dateien in der Fassung eines bestimmten Zeitpunkts aufzurufen und zu exportieren. Weitere Informationen dazu, was in der Versionshistorie einer Datei enthalten ist.
  8. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Die Suche wird gestartet.
    • Exportieren: Die Vorschau wird übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert.
  9. Optional: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Suche, um aus folgenden Aktionen auszuwählen:
    1. Zurücksetzen: Die Eingaben im Suchformular werden gelöscht.
    2. Suchformular duplizieren: Unter dem aktuellen Suchformular wird ein weiteres geöffnet, das auch mit den bereits eingegebenen Informationen befüllt ist.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie nach einer Datei suchen, werden die Suchergebnisse mit ihrem jeweiligen Titel, Eigentümer und Datum der letzten Änderung angezeigt.

Hinweis: Bei der Dateivorschau in Google Drive gibt es einige bekannte Probleme. Weitere Informationen

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Optionen für verschiedene Dateitypen in Google Vault.

  Suche Vorschau Export
Google-Dateien

Titel

Inhalt

Metadaten

Google Docs

Google Tabellen (neue Version)

Google Tabellen (alte Version)

Google Präsentationen

Google Zeichnungen

Google Formulare

Ja
Von Nutzern hochgeladene Dateien

Titel

Inhalt (nur textbasierte Dateitypen)

Metadaten

Die häufigsten Dateitypen Ja
Kommentare Teilweise Nein

Google Docs

Google Tabellen (neue Version)

Google Tabellen (alte Version)

Änderungsvorschläge Nein Nein Nein
Überarbeitungsverlauf Nein Nein Nein
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