In Google Drive suchen

Nach dem Erstellen einer Rechtsangelegenheit können Sie nach Dateien in Google Drive suchen. Auch die Suche nach Folgendem ist möglich:

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Bevor Sie eine Suche ausführen, sollten Sie sich die nachstehenden Fragen und Antworten durchlesen.

Wie sucht Vault nach Elementen in Drive?

Sie geben in einer Suchanfrage die jeweiligen Nutzer ein und Vault sucht alle Elemente, die diesen Nutzern gehören oder direkt für sie freigegeben wurden. Dies schließt Elemente in einer geteilten Ablage ein, die direkt für einen Nutzer freigegeben wurden, auch wenn er kein Mitglied dieser Ablage ist. Vault durchsucht keine Ordner oder Drive-Verknüpfungen.

Kann ich in geteilten Ablagen suchen?

Ja, Sie können direkt in ausgewählten geteilten Ablagen suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ergebnisse aus geteilten Ablagen einzuschließen, wenn Sie nach bestimmten Konten oder Organisationseinheiten suchen.

Welche Teile von Elementen in Google Drive sind suchbar?

Bei allen Elementen können Sie nach Titel, Eigentümer, Datum der letzten Änderung und anderen Metadaten suchen.

Bei unterstützten Dateitypen können Sie nach Wörtern und Wortgruppen im Inhalt der Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

In folgenden Dateitypen können Sie nach Text suchen:

Vault indexiert nicht den Inhalt von Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive in der Vorschau ansehen?

Sie können die folgenden Dateitypen in der Vorschau ansehen:

  • Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen erstellt wurden
  • Hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX
Verknüpfte Dateien in Google Drive werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

In einigen Google Docs-Editoren können Nutzer eine Datei mit einer anderen verknüpfen. Beispielsweise können Sie in ein Google Docs-Dokument ein Diagramm einfügen, das mit Tabellendaten in einer Google Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien suchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn diese Dateien mit Dateien verknüpft sind, die nicht mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmen, werden die verknüpften Dateien nicht in die Ergebnisse aufgenommen.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können nur nach der neuesten Version einer Datei suchen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum einzugeben. Wenn Sie ein Versionsdatum eingeben, sucht Vault zwar in der aktuellen Version der Datei. Allerdings wird der Inhalt der vor 00:00 Uhr UTC des eingegebenen Datums zuletzt gespeicherten Version in der Vorschau angezeigt und exportiert. Die Versionsverwaltung wird nur in Google Drive für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen unterstützt. 

Einige Eigenschaften werden unabhängig von dem von Ihnen angegebenen Versionsdatum für die aktuelle Version aufgeführt. Dazu gehören der Titel, Personen, für die die Datei freigegeben wurde, wann sie zuletzt geändert wurde und andere Daten der metadata.xml-Datei in Vault.

Versionsübersichten enthalten Kommentare, wenn die folgenden Kriterien vorliegen:

  • Offene Kommentare sind nur enthalten, wenn Ihre Organisation Kommentar- oder Bearbeitungszugriff auf das Dokument hat. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie sie nicht sehen.
  • Ein offener einzelner Kommentar (einer ohne Antworten) ist unter folgenden Bedingungen enthalten: Der Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). In Versionen, die vor der Erstellung des Kommentars liegen, ist dieser Kommentar nicht enthalten.
  • Ein offener Kommentarthread (einer mit Antworten) ist unter folgenden Bedingungen komplett enthalten: Der erste Kommentar wurde ab dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). Wenn ein Kommentarthread beispielsweise zwei Nachrichten enthält, die am 1. und am 5. Oktober erstellt wurden, enthält eine Suche mit dem Versionsdatum 2. Oktober beide Kommentare, obwohl der vom 5. Oktober zum gefragten Zeitpunkt noch nicht vorhanden war.
  • Bearbeitete Kommentare sind so enthalten, wie sie derzeit aussehen, nicht, wie sie zum Versionszeitpunkt waren.
  • Gelöste oder gelöschte Kommentare sind in einer Version nicht enthalten, auch dann nicht, wenn der Kommentarstatus zum Versionszeitpunkt noch nicht gelöst war.
Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf dieser Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Konten aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Konten insgesamt suchen. Dies bezieht sich auf einzelne Konten oder Mitglieder von Organisationseinheiten

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden

Dateien in Drive suchen

  1. Sie können eine neue Rechtsangelegenheit erstellen oder auf eine vorhandene klicken.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Suche und wählen Sie Datentyp für die Suche E-Mail aus.
  3. Wählen Sie eine Quelle aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Daten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf "Hold" gesetzte Daten: Es wird in allen Daten für die Rechtsangelegenheit gesucht, über die ein Hold verhängt wurde.
  4. Wählen Sie eine Suchmethode aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie eines oder mehrere Konten ein, um in den Dateien von bis zu 5.000 Vault-Nutzern in der Domain zu suchen. Falls die Zahl der angegebenen Nutzer nicht im Bereich 1–5.000 liegt, schlägt die Suche fehl. Alternativ können Sie das Kästchen Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen anklicken.
    • Organisationseinheit: Mit dieser Methode werden Daten in einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wenn Sie eine mit untergeordneten Organisationseinheiten auswählen, werden auch diese vollständig in die Suche aufgenommen.Die Organisationseinheit muss allerdings weniger als 5.000 Mitglieder haben. Alternativ können Sie das Kästchen Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen anklicken.
    • Geteilte Ablagen: Klicken Sie auf Geteilte Ablagen suchen:
      1. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Mitglieds einer geteilten Ablage hinzu.
      2. Geben Sie den Namen der gesuchten geteilten Ablage ein und klicken Sie dann in den angezeigten Ergebnissen auf die gewünschte. Sie können auch mehrere geteilte Ablagen auswählen.
  5. Optional: Geben Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder nach diesem Datum geändert wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder vor diesem Datum geändert wurden.
  6. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Verwenden Sie Suchoperatoren, wenn Sie komplexe Suchabfragen ausführen möchten.
  7. In Vault wird nur nach der letzten Version einer Datei gesucht. Sie können aber auch ein Versionsdatum hinzufügen, um Google-Dateien in der Fassung eines bestimmten Zeitpunkts aufzurufen und zu exportieren. Weitere Informationen dazu, was in der Versionshistorie einer Datei enthalten ist.
  8. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Die Suche wird gestartet.
    • Exportieren: Die Vorschau wird übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert.
  9. Optional: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Suche, um aus folgenden Aktionen auszuwählen:
    1. Zurücksetzen: Die Eingaben im Suchformular werden gelöscht.
    2. Suchformular duplizieren: Unter dem aktuellen Suchformular wird ein weiteres geöffnet, das auch mit den bereits eingegebenen Informationen befüllt ist.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie nach einer Datei suchen, werden die Suchergebnisse mit ihrem jeweiligen Titel, Eigentümer und Datum der letzten Änderung angezeigt.

Hinweis: Bei der Dateivorschau in Google Drive gibt es einige bekannte Probleme. Weitere Informationen

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Optionen für verschiedene Dateitypen in Google Vault.

  Suche Vorschau Export
Google-Dateien

Titel

Inhalt

Metadaten

Google Docs

Google Tabellen (neue Version)

Google Tabellen (alte Version)

Google Präsentationen

Google Zeichnungen

Google Formulare

Ja
Von Nutzern hochgeladene Dateien

Titel

Inhalt (nur textbasierte Dateitypen)

Metadaten

Die häufigsten Dateitypen Ja
Kommentare Teilweise Nein

Google Docs

Google Tabellen (neue Version)

Google Tabellen (alte Version)

Änderungsvorschläge Nein Nein Nein
Überarbeitungsverlauf Nein Nein Nein
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