Mit Vault in Google Drive, Google Meet und Google Sites suchen

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mit Vault nach Elementen in Google Drive suchen, einschließlich geteilter Ablagen, Google Meet-Aufzeichnungen und im neuen Google Sites erstellter Websites. Sie können nach Titeln und Inhalten unterstützter Dateitypen suchen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Vorschau der Elemente aufzurufen und die Suchergebnisse zu exportieren.

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Sehen Sie sich vor der Suche nach Nachrichten die unterstützten Datentypen für Drive, Meet und Sites an und lesen Sie die häufig gestellten Fragen zur Vault-Suche.

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Wie funktioniert die Suche nach Konto, Organisationseinheit oder geteilter Ablage?

Nach welchen Dateien in Vault gesucht werden kann, hängt vom Suchtyp ab:

Suchtyp Gesuchte Dateien
Bestimmte Konten
oder
Organisationseinheit

Vault erfasst:

  • Dateien, die dem Konto gehören
  • Dateien, die direkt für ein Konto freigegeben wurden, darunter auch solche, die Nutzern außerhalb Ihrer Organisation gehören
  • Dateien, die für eine Gruppe freigegeben wurden, in der das Konto enthalten ist (sofern die Gruppe weniger als 200 Mitglieder hat)
  • Dateien, die für eine Gruppe freigegeben wurden, in der das Konto enthalten ist, und die vom Nutzer des Kontos geöffnet wurden (sofern die Gruppe weniger als 200 Mitglieder hat)
  • Dateien, die für alle in der Organisation freigegeben und vom Nutzer des Kontos geöffnet wurden

Optional: Dateien in geteilten Ablagen

Vault erfasst Dateien in geteilten Ablagen nur, wenn Sie sie in die Suche aufnehmen. Wenn Sie geteilte Ablagen bei der Suche innerhalb eines Kontos oder einer Organisationseinheit berücksichtigen, geschieht Folgendes:

  • In Vault wird in geteilten Ablagen gesucht, in denen das gesuchte Konto enthalten ist.
  • Nur die Dateien, die mit den oben aufgeführten Kriterien für die Eigentümerschaft oder Freigabe übereinstimmen, werden in die Suche aufgenommen.
  • In Vault wird nicht in allen Dateien der geteilten Ablagen gesucht, in denen das Konto enthalten ist. Wenn Sie in allen Dateien der geteilten Ablage suchen möchten, führen Sie eine Suche innerhalb der geteilten Ablage durch.
Geteilte Ablagen In Vault wird in allen Dateien in den ausgewählten geteilten Ablagen gesucht.

Hinweis: Ordner oder Drive-Verknüpfungen werden nicht in die Vault-Suche aufgenommen.

Welche Teile von Elementen in Google Drive sind suchbar?

Bei allen Elementen können Sie nach Titel, Eigentümer, Datum der letzten Änderung und anderen Metadaten suchen.

Bei unterstützten Dateitypen können Sie nach Wörtern und Wortgruppen im Inhalt der Dateien suchen. In Vault werden die ersten 100 Seiten von Textdateien und die ersten zehn Seiten bildbasierter PDF-Dateien indexiert.

In folgenden Dateitypen können Sie nach Text suchen:

Vault indexiert nicht den Inhalt von Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Wie suche ich nach Meet-Aufzeichnungen und zugehörigen Protokollen über Chats, Fragen und Antworten sowie Umfragen?
  • Aufzeichnungen: Sie können nach dem Titel und den Metadaten der Videokonferenz suchen, z. B. Eigentümer, Besprechungs-ID und Beginn der Aufzeichnung. Die Inhalte von Meet-Aufzeichnungen werden jedoch für die Suche nicht indexiert, da es sich um Videodateien (MP4) handelt. Wenn Sie Ihre Suche auf Videos beschränken möchten, verwenden Sie den Suchbegriff type:video
  • Chatprotokolle: Chatprotokolle werden als SBV-Dateien gespeichert. Sie enthalten den Nachrichtentext, den Vor- und Nachnamen des Absenders sowie einen Zeitstempel, der sich auf den Beginn der Aufzeichnung bezieht. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.
  • Protokoll für Fragen und Antworten sowie Umfragen: Diese Daten werden als Google Tabellen-Dateien gespeichert. Sie enthalten die Fragen, Antworten und die Namen der Umfrageteilnehmer. Sie können nach Dateinamen, Text im Protokoll und Metadaten suchen, z. B. dem Zeitpunkt der Dateierstellung.

Weitere Informationen zu Aufzeichnungen in Meet

Wie suche ich nach Websites?

Wenn Sie Ihre Suchergebnisse auf Websites beschränken möchten, die im neuen Google Sites erstellt wurden, geben Sie den Suchbegriff type:site ein. Um Websites auszuschließen, geben Sie den Suchbegriff -type:site oder NOT type:site ein.

Welche Dateitypen kann ich mit Vault in Google Drive als Vorschau ansehen?

Sie können sich die folgenden Dateitypen als Vorschau ansehen:

  • Dateien, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden
  • Hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX
  • Bei Websites sind auch externe Links als Vorschau verfügbar. Das geht bei eingebetteten Dateien, z. B. für eine eingebettete Tabelle oder ein Dokument, sofern die Vorschau unterstützt wird und Sie Zugriffsberechtigungen für die Datei haben. Wenn Sie keine Zugriffsberechtigungen haben, müssen Sie direkt nach der eingebetteten Datei suchen.
Verknüpfte Dateien in Google Drive werden bei Exporten und Suchen möglicherweise nicht berücksichtigt

In einigen Google Docs-Editoren können Nutzer eine Datei mit einer anderen verknüpfen. Beispielsweise können Sie in ein Google Docs-Dokument ein Diagramm einfügen, das mit Tabellendaten in einer Google Tabelle verknüpft ist. In diesem Fall wird das Diagramm aktualisiert, sobald Änderungen an der Tabelle vorgenommen werden.

Wenn Sie in Google Drive Dateien suchen, werden in Vault nur diejenigen zurückgegeben, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Wenn diese Dateien mit Dateien verknüpft sind, die nicht mit Ihrer Suchanfrage übereinstimmen, werden die verknüpften Dateien nicht in die Ergebnisse aufgenommen.

Kann ich im Überarbeitungsverlauf eines Dokuments suchen?

Nein. Sie können nur nach der neuesten Version einer Datei suchen. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, bei der Suche ein Versionsdatum einzugeben. In diesem Fall sucht Vault zwar in der aktuellen Version der Datei. Allerdings wird der Inhalt der vor 00:00 Uhr UTC des eingegebenen Datums zuletzt gespeicherten Version in der Vorschau angezeigt und exportiert. Die Versionsverwaltung in Google Drive ist nur für Dateien verfügbar, die mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden. 

Einige Eigenschaften beziehen sich immer auf die aktuelle Version, unabhängig davon, welches Versionsdatum Sie eingeben. Dazu gehören der Titel, Personen, für die die Datei freigegeben wurde, wann sie zuletzt geändert wurde und andere Daten der metadata.xml-Datei in Vault.

In den folgenden Fällen enthalten Versionsübersichten auch Kommentare:

  • Offene Kommentare sind nur enthalten, wenn Ihre Organisation Kommentar- oder Bearbeitungszugriff auf das Dokument hat. Wenn Sie nur Lesezugriff haben, können Sie sie nicht sehen.
  • Ein offener einzelner Kommentar (einer ohne Antworten) ist unter folgenden Bedingungen enthalten: Der Kommentar wurde am oder vor dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). In Versionen, die vor der Erstellung des Kommentars liegen, ist dieser Kommentar nicht enthalten.
  • Ein offener Kommentarthread (einer mit Antworten) ist unter folgenden Bedingungen komplett enthalten: Der erste Kommentar wurde am oder vor dem Versionsdatum erstellt und der kommentierte Text war in dieser Version des Dokuments vorhanden (selbst wenn er inzwischen gelöscht wurde). Wenn ein Kommentarthread beispielsweise zwei Nachrichten enthält, die am 1. und am 5. Oktober erstellt wurden, enthält eine Suche mit dem Versionsdatum 2. Oktober beide Kommentare, obwohl der vom 5. Oktober zum gefragten Zeitpunkt noch nicht vorhanden war.
  • Bearbeitete Kommentare sind so enthalten, wie sie derzeit aussehen, nicht, wie sie zum Versionszeitpunkt waren.
  • Gelöste oder gelöschte Kommentare sind in einer Version nicht enthalten, auch dann nicht, wenn der Kommentarstatus zum Versionszeitpunkt noch nicht gelöst war.
Kann ich in der obersten Organisationseinheit meiner Organisation suchen?

Nein, auf dieser Ebene geht das nicht. Wählen Sie eine untergeordnete Organisationseinheit oder einzelne Konten aus. Sie können in Drive nach bis zu 5.000 Konten insgesamt suchen. Dies bezieht sich auf einzelne Konten oder Mitglieder von Organisationseinheiten

Der Erstellungs- und Änderungszeitpunkt einer hochgeladenen Datei hängt von der Quelle der Datei ab.
Die Erstellungs- und Änderungszeit, die Drive beim ersten Upload für eine Datei festlegt, kann mit der lokalen Datei übereinstimmen oder dem Zeitpunkt des Uploads entsprechen, je nachdem, wie die Datei zu Google Drive hinzugefügt wurde. In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Zeit für verschiedene Quellen verwendet wird:
  • Upload: Der Zeitstempel gibt an, wann die Datei in Google Drive hochgeladen wurde
  • Örtlich: Der Zeitstempel entspricht dem Zeitstempel der Originaldatei auf dem Quellgerät oder -dienst
Dateiquelle (Client) Erstellungszeit Änderungszeitpunkt
Web-App Upload

Vor dem 8. April 2020: Upload

Nach dem 8. April 2020: Örtlich

Drive File Stream Örtlich Örtlich
Back-up und Synchronisierung Upload Örtlich
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Örtlich Örtlich
Drive API Kann vom Anrufer festgelegt werden Kann vom Anrufer festgelegt werden

Dateien in Drive suchen

  1. Melden Sie sich in https://vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten. Daten werden in Rechtsangelegenheiten gesucht. Dies sind Arbeitsbereiche für Ihre Vault-Projekte. Rechtsangelegenheiten ermöglichen das Gruppieren zusammengehörender Holds, Suchanfragen und Exporte. Dadurch werden die Daten, nach denen Sie suchen können, nicht eingeschränkt. Alle Daten, auf die Sie zugreifen dürfen, sind aus allen Rechtsangelegenheiten durchsuchbar.
  3. Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit für die Suchanfrage:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Der Tab Suchen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie als Dienst Drive aus.
  5. Wählen Sie die Quelldaten für die Suche aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Nachrichten Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Es werden nur Nachrichten der Rechtsangelegenheit mit einem Hold gesucht.
  6. Wählen Sie die Entität für die Suche aus:
    • Bestimmte Konten: Sie können bis zu 5.000 Konto-E-Mail-Adressen eingeben.
    • Organisationseinheit: Es wird in allen Konten einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld eine Organisationseinheit aus.

      Zugehörige Konten in untergeordneten Organisationseinheiten werden ebenfalls durchsucht. Die Organisationseinheit muss einschließlich untergeordneter Organisationseinheiten insgesamt weniger als 5.000 Nutzer haben.

    • Geteilte Ablagen: So suchen Sie in einer oder mehreren geteilten Ablagen:
      1. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die E-Mail-Adressen der Mitglieder der geteilten Ablage ein.
      2. Klicken Sie auf Suchen.
      3. Wählen Sie aus der Liste der geteilten Ablagen mindestens eine aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Sites: Suchen Sie nach Websites anhand der URL.
      1. Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld mindestens eine URL einer veröffentlichten Website ein und trennen Sie mehrere Einträge durch Kommas. Das URL-Format ist sites.google.com/domain/NameDerWebsite. Hinweis: Sie können nicht nach der Seiten-URL suchen, sondern nur nach der Website-URL. Sie können nicht nach der Website-URL für Websites suchen, die von externen Organisationen freigegeben wurden.
      2. Klicken Sie auf Suchen.
      3. Wählen Sie in der Liste der Websites diejenigen aus, die Sie in Ihre Suche einbeziehen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. Optional: Wenn Sie in Konten oder einer Organisationseinheit suchen und Dateien in geteilten Ablagen berücksichtigt werden sollen, aktivieren Sie die Option „Elemente in geteilten Ablagen einschließen“ "".
  8. Optional: Wählen Sie eine Zeitzone aus.
  9. Optional: Geben Sie einen Zeitraum für das Änderungsdatum ein.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Elemente zurück, die an oder nach diesem Datum geändert wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Elemente zurück, die an oder vor diesem Datum geändert wurden.
  10. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein:
    • Wenn Sie nach einem oder mehreren Suchbegriffen im Inhalt, Titel oder in den Metadaten suchen möchten, geben Sie Wörter durch Leerzeichen getrennt ein. Beispiel: Ziele Projekt
    • Wenn Sie nach einer Wortgruppe suchen, setzen Sie sie in Anführungszeichen. Beispiel: „Ziele für das Projekt“
    • Sie können die Suche mit Suchoperatoren verfeinern, um nach Konto, Freigabe, Elementname, Elementtyp oder Änderungsdatum zu suchen.

    Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.

  11. Optional: Wenn Sie an einem bestimmten Datum gespeicherte Versionen von Dateien abrufen möchten, die in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites und Google Zeichnungen erstellt wurden, geben Sie ein Versionsdatum ein. Weitere Informationen
  12. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Hiermit wird die Suche gestartet und Sie erhalten eine Liste von Elementen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
    • Exportieren: Hiermit wird die Vorschau übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert. Weitere Informationen zum Exportieren
  13. Nach Abschluss der Suche oder des Exports können Sie folgende Aktionen ausführen:
    • Wenn Sie die Suche bearbeiten möchten, klicken Sie auf Maximieren.
    • Wenn Sie eine Vorschau des Elements ansehen möchten, klicken Sie auf das Element.
    • Um die Suchergebnisse zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren. Weitere Informationen
    • Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage zu speichern. Weitere Informationen
    • Wenn Sie alle Felder löschen und eine neue Suche starten möchten, klicken Sie auf Löschen.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Nach einer Suche können Sie die Elemente, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, prüfen und herunterladen.

Die Vorschau wird für Google-Dateien wie Google-Dokumente, ‑Tabellen, ‑Präsentationen, ‑Websites und ‑Zeichnungen sowie für andere gängige Typen wie PDF, DOCX und XLSX unterstützt. Eine Vorschau von ZIP-, binären und Videodateien ist nicht möglich (weitere Informationen). In Google-Dateien können Sie keine Kommentare, Änderungsvorschläge oder Überarbeitungsverläufe ansehen.

  1. Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf das Element, um eine Vorschau aufzurufen.
    • Bei unterstützten Dateitypen wird eine Vorschau des Elements geöffnet.
    • Bei Dateitypen, für die eine Vorschau nicht unterstützt wird, wird in Vault eine Fehlermeldung angezeigt, Sie können das Element jedoch trotzdem herunterladen.
  2. Wenn Sie ein Element aus der Vorschau herunterladen möchten, klicken Sie auf „Mehr“ "" und dann Herunterladen.
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