البحث في Google Drive

عند إنشاء مسألة قانونية، يمكنك البحث عن الملفات في Google Drive. ويمكنك أيضًا البحث عن ما يلي:

أمور ينبغي معرفتها قبل البحث

قبل إجراء البحث، ينبغي معرفة ما يلي.

كيف يبحث Vault عن الملفات في Drive؟

يبحث Vault في Drive عن كل الملفات التي يملكها المستخدمون الذين حدَّدتهم في إدخال عملية البحث أو شاركوها مباشرةً. ويشمل ذلك الملفات في مساحة Drive المشتركة التي تتم مشاركتها مباشرةً مع مستخدم، بصرف النظر عما إذا كان ذلك المستخدم عضوًا في مساحة Drive المشتركة أم لا.

تبحث Vault أيضًا في:

  • جميع الملفات التي يملكها المستخدمون المحدَّدون في طلب البحث وشاركوها مباشرةً.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة في مؤسستك التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث.
  • الملفات في مساحات Drive المشتركة الخارجية التي تمت مشاركتها مباشرةً مع المستخدمين في طلب البحث. وتجدر الإشارة إلى أن خدمة Vault لا يمكنها البحث في مساحات Drive المشتركة المملوكة خارجيًا، والتي تمت مشاركتها مع المستخدمين في مؤسستك، حتى في حال كانت تتضمَّن ملفات تمت مشاركتها مباشرةً مع هؤلاء المستخدمين.
هل يمكنني البحث في مساحات Drive المشتركة؟

نعم، عند البحث عن الملفات في Drive، يصبح أمامك خياران وهما:

  • عندما تبحث عن الملفات التي تنتمي إلى وحدات تنظيمية أو مستخدمين محدَّدين، يمكنك وضع علامة على مربع لتضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة المرتبطة في عملية بحثك.
  • يمكنك استخدام Vault للعثور على مساحات Drive المشتركة. ثم يمكنك حينئذٍ البحث عن الملفات في مساحات Drive المشتركة.
ما أجزاء الملفات القابلة للبحث في Drive؟

يمكنك البحث عن الكلمات والعبارات التي ترد في أسماء الملفات وضمن محتويات الملفات. يفهرِّس Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المصورة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

ملاحظة: لا يمكن لعملاء G Suite للجهات الحكومية البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.

لا يفهرس Vault الملفات الثنائية، أو الصور، أو الصوت، أو الفيديو.

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام Vault for Drive؟

يمكنك معاينة هذه الملفات:

  • ملفات Google، مثل "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"الرسومات".
  • الملفات التي حمَّلها المستخدم، مثل docx. وpdf. وxslx.
قد لا يتم تضمين الملفات المرتبطة عند البحث عن الملفات في Drive وتصديرها

يمكن للمستخدمين ربط ملف Google بملف Google آخر. مثلاً، يمكن لشخص يكتب في أحد "مستندات Google" إنشاء رسم بياني مرتبط بالبيانات المضمّنة في "جدول بيانات Google". وكلما يتم تحديث جدول البيانات، يتم أيضًا تحديث الرسم البياني في المستند.

عندما تبحث عن الملفات في Drive، لا تعرض خدمة Vault سوى الملفات التي تطابق معايير البحث. وفي حال كانت هذه الملفات تتضمَّن ملفات مرتبطة لا تندرج ضمن طلب البحث، لن يتم تضمين الملفات المرتبطة في نتائجك.

هل يُمكنني البحث في سجلّ النُسخ السابقة من مستند؟

لا. يمكنك حاليًا البحث في أحدث إصدار من الملف فقط. ومع ذلك، يمكنك إدخال تاريخ الإصدار أثناء البحث. يسترد هذا الإجراء لقطة من كل ملف يعرض التغييرات التي تم إجراؤها اعتبارًا من نهاية اليوم في التاريخ المُحدّد. ويتم توفير الإصدارات فقط في "المستندات" و"جداول البيانات" و"العروض التقديمية" و"الرسومات" من Google.
لا يشمل سجلّ إصدار الملف التغييرات التي تطرأ على الآتي:

  • العنوان
  • الأشخاص الذين تمت مشاركة الملف معهم
  • التعليقات (يتم تضمين أحدث إصدار من التعليقات التي لم يتم الاطِّلاع عليها فقط)
هل يمكن لخدمة Vault البحث في Google Drive لنطاقي بأكمله؟

يستطيع Vault البحث في ما يصل إلى 5000 مستخدم (مستخدمون فرديون أو أعضاء في وحدات تنظيمية).

البحث عن الملفات في Drive

  1. أنشئ مسألة جديدة أو انقر على مسألة حالية.
  2. في يمين الصفحة، انقر على بحث ثم انقر على Drive كنوع بيانات البحث.
  3. اختر مصدرًا:
    • جميع البيانات—البحث في جميع البيانات في مؤسستك.
    • البيانات المتحفظ عليها—البحث في جميع البيانات المعلقة لهذه المسألة القانونية.
  4. اختر طريقة البحث:
    • حسابات مُحدَّدة—أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر وابحث في ما يصل إلى 5000 مستخدم من مستخدمي Vault في النطاق. ويتعذَّر البحث إذا حاولت البحث في أكثر من 5000 مستخدم، أو إذا لم تضم مستخدمًا واحدًا على الأقل. ويمكنك أيضًا وضع علامة في المربّع تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة.
    • الوحدة التنظيمية - يمكنك البحث ضمن وحدة تنظيمية مُحدّدة. إذا اخترت وحدة تنظيمية تضم وحدات تنظيمية فرعية، سيتم البحث في جميع الوحدات التنظيمية الفرعية.ويجب أن تحتوي الوحدة التنظيمية على أقل من 5000 عضو. يمكنك أيضًا وضع علامة في المربّع تضمين النتائج من مساحات Drive المشتركة​.
    • مساحات Drive المشتركة - انقر على العثور على مساحات Drive المشتركة:
      1. أضِف عنوان بريد إلكتروني لعضو في مساحة Drive مشتركة.
      2. ابدأ في كتابة اسم مساحة Drive المشتركة التي تبحث عنها، ثم انقر على مساحة Drive المشتركة التي تريدها. ويمكنك اختيار عدة مساحات Drive مشتركة.
  5. (اختياري) أدخِل نطاقًا زمنيًا واختَر منطقة زمنية.
    • في حال أدخلت تاريخ البدء، سيعرض Vault جميع الملفات التي تم تعديلها في أو بعد التاريخ الذي أدخلته.
    • في حال أدخلت تاريخ الانتهاء، سيعرض Vault جميع الملفات التي تم تعديلها في أو قبل التاريخ الذي أدخلته.
  6. (اختياري) استخدم العبارات لتحديد عبارة واحدة أو أكثر من عبارات البحث. ثم استخدم معاملات البحث لإجراء عمليات بحث معقدة.
  7. لا يبحث Vault سوى عن أحدث إصدار من الملف. ومع ذلك، يمكنك إدخال تاريخ الإصدار لعرض ملفات Google وتصديرها كما كانت في ذلك التاريخ. مزيد من المعلومات حول العناصر المُضمَنة في سجل إصدار الملف.
  8. انقر على أحد الخيارات التالية:
    • بحث - لإجراء عملية بحث.
    • تصدير - لتخطّي المعاينة وتصدير نتائج البحث فورًا.
  9. (اختياري) انقر على السهم المتجه لأسفل بحث من أجل:
    1. إعادة الضبط - لمحو نموذج البحث.
    2. تكرار نموذج البحث - لفتح بحث آخر ضمن النموذج الحالي، والذي تمت تعبئته بالمعلومات التي أدخلتها مسبقًا.

معاينة نتائج البحث

بعد البحث عن الملفات، تشمل نتائجك العنوان والمالك وتاريخ آخر التعديل لكل مستند.

ملاحظة: هناك العديد من المشاكل المعروفة المتعلقة بمعاينة الملفات في Drive. مزيد من المعلومات.

يبين هذا الجدول كيفية تعامل Vault مع أنواع مختلفة من الملفات.

  بحث معاينة تصدير
ملفات Google

العنوان

المحتوى

بيانات وصفية

المستندات

جداول بيانية جديدة

جداول بيانات قديمة

العروض التقديمية

الرسومات

النماذج

نعم
ملفات محملة بواسطة المستخدم

العنوان

المحتوى (أنواع الملفات المستندة إلى النص فقط)

بيانات وصفية

معظم أنواع الملفات الشائعة نعم
ملاحظات جزئي لا

المستندات

جداول بيانية جديدة

جداول بيانات قديمة

تعديلات مقترحة لا لا لا
تاريخ المراجعة لا لا لا
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟