使用保管箱搜尋 Hangouts Chat

如要在 Hangouts Chat 中搜尋 Hangouts Chat 訊息,請改為參閱這篇文章

您可以使用保管箱搜尋 Hangouts Chat 訊息。

保管箱適用於系統管理員和法務人員。您的 G Suite 管理員必須先針對您的帳戶進行設定,保管箱才能正常運作。

進行搜尋前的注意事項

執行搜尋前,請先瞭解下列事項。如需進一步瞭解如何搜尋資料,請參閱保管箱搜尋常見問題

與 Hangouts Chat 使用者共用的檔案可能會儲存在雲端硬碟中

當使用者使用 Hangouts Chat 共用 Google 文件、試算表、簡報或表單時,Hangouts Chat 會插入連結,而不會在訊息中附加檔案複本。由於原始檔案已儲存在雲端硬碟中,當您對即時通訊訊息執行保留、訴訟保留、搜尋或匯出作業時,系統不會納入該檔案。

如果是直接附加在即時通訊訊息中的非 Google 檔案,保管箱會對多數文字檔案類型 (例如副檔名為 .pdf、.xslx 和 .docx 的檔案) 建立索引。搜尋或匯出即時通訊訊息時,系統會納入這些附件,並套用即時通訊保留規則和訴訟保留。

保管箱可供預覽最多 1000 則訊息 (每個別對話)

保管箱可以匯出搜尋功能找到的所有訊息,但是只能讓使用者預覽最多 1000 則訊息。如果您要預覽大量訊息,請利用不同的搜尋字詞和條件分批查看這些訊息。

搜尋包含特定參與者的對話時,保管箱只會擷取該參與者至少傳送一則訊息的對話
保管箱只會傳回「參與者至少傳送過一則訊息」的即時訊息和對話。參與者可能旁觀但並未回應的對話,並不會包含在搜尋結果中。
搜尋到的保留資料不含聊天室對話,除非參與對話的使用者處於訴訟保留狀態並傳送過訊息
搜尋為特定案件保留的資料時,保管箱會根據處於訴訟保留狀態的使用者是否曾於聊天室中傳送訊息,傳回相關的聊天室對話。

搜尋 Hangouts Chat 訊息

  1. 建立案件或點選現有案件。
  2. 按一下左側窗格中的 [搜尋]
  3. 選取 [Hangouts Chat] 做為要搜尋的資料類型。
  4. 選擇 [來源]
    • 所有資料:搜尋機構中的所有訊息。
    • 保留的資料:搜尋為案件保留的所有訊息。
    • 未處理的資料:搜尋我們判定為部分內容已經過處理的內容。
  5. 選取搜尋方法:
    • 特定帳戶:輸入要搜尋的帳戶。
    • 機構單位:在特定機構單位中進行搜尋。如果您選擇的機構單位含有子機構單位,保管箱將會搜尋子機構單位。
    • 聊天室:在一或多個聊天室中進行搜尋。
  6. (選用) 如果您選取 [特定帳戶] 或 [機構單位],可以勾選 [包括聊天室搜尋結果] 方塊。只有搜尋結果中的使用者是聊天室成員時,保管箱才會搜尋聊天室。
  7. 如果您選取 [聊天室] ,請按一下 [尋找聊天室]。如何選取聊天室:
    1. 在對話方塊中輸入聊天室成員,然後點選 [下一步]
    2. 輸入聊天室名稱並按一下聊天室,即可選取聊天室。重複上述步驟,新增其他聊天室。
    3. 新增要搜尋的所有聊天室之後,按一下 [完成]
  8. (選用) 輸入 [傳送日期] 範圍:
    注意:如果輸入多個日期,保管箱會傳回含有該日期範圍內符合查詢字詞的訊息的所有對話。搜尋結果可能含有指定日期範圍外符合查詢字詞的訊息。
    • 如果輸入起始日期,保管箱會傳回自該日期起所傳送的所有訊息。
    • 如果輸入結束日期,保管箱會傳回截至該日期為止所傳送的所有訊息。
  9. (選用) 您可以選擇時區,讓保管箱將搜尋範圍限制在指定時區。不過,系統會以格林威治標準時間 (GMT) 顯示和匯出搜尋結果。
  10. (選用) 您可以在 [字詞] 欄位中指定一或多個搜尋字詞,也可以使用搜尋運算子執行複雜的搜尋。
  11. 點選下列其中一個選項:
    • 搜尋:執行搜尋。
    • 匯出:略過預覽,直接匯出搜尋結果。
  12. (選用) 按一下「搜尋」向下箭頭,進行下列動作:
    1. 重設:清除搜尋表單。
    2. 複製搜尋表單:在目前表單之下開啟另一個搜尋表單,並預先填入您已輸入的資訊。

預覽 Hangouts Chat 搜尋結果

搜尋結果預覽包含下列項目:

  • 摘要:對話內容的摘要。
  • 擁有者:會議室中的使用者 (無論是否參與即時通訊)。
  • 上次傳送時間:最後一則訊息的傳送時間。如果使用者編輯訊息,上次傳送時間也會隨之改變,但刪除訊息不會對這個日期造成影響。

開啟訊息時,系統會顯示完整的對話串。如果對話串過長,預覽畫面就只會顯示最近 1000 則訊息。您無法預覽較舊的訊息。不過,當您使用匯出功能時,凡是符合搜尋條件的所有訊息都會包括在匯出內容中。

注意:保管箱只會匯出含有相符搜尋字詞的訊息。如需匯出 Hangouts Chat 中的其他訊息,請返回並修改搜尋字詞。

匯出 Hangouts Chat 訊息

當您透過搜尋獲得需要的結果後,可以採取以下動作:

  1. 匯出搜尋結果。
  2. 分析匯出的檔案。
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?