Vault で Hangouts Chat を検索する

Hangouts Chat で Hangouts Chat のメッセージを検索する方法については、こちらの記事をご覧ください。

Vault を使用して Hangouts Chat のメッセージを検索することができます。

Vault は管理者および法務担当者向けです。G Suite 管理者がアカウントを設定するまで、Vault は正常に動作しません。

検索に関する注意事項

検索を行う前に、以下のことをご理解ください。データの検索について詳しくは、Vault での検索に関するよくある質問をご覧ください。

Hangouts Chat で共有されたファイルはドライブに保存されている可能性がある

Hangouts Chat を使って Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのファイルを共有するときは、ファイルのコピーがメッセージに添付されるのではなく、ファイルへのリンクが挿入されます。元のファイルはドライブに保存されているため、そのファイルはチャット メッセージの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しの対象に含まれません。

チャット メッセージに直接添付された Google 以外の形式のファイルについては、Vault によってテキストベースのファイル形式(.pdf、.xslx、.docx 拡張子のファイルなど)の多くがインデックスに登録されます。チャット メッセージの検索や書き出し時にはこれらの添付ファイルも対象となり、チャットの保持ルールと記録保持が適用されます。

Vault でプレビューできるメッセージの数は、1 つの会話につき 1,000 件まで

Vault では、プレビューは 1,000 件までに制限されています(検索結果に表示されたメッセージの書き出し件数に上限はありません)。大量のメッセージをプレビューする場合は、検索キーワードやその他の条件を使用して検索結果を絞り込んでください。

Vault で会話を検索できるのは、検索対象の参加者が 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみ
Vault で DM や会話を検索できるのは、参加者が 1 件以上のメッセージを送信していた場合のみです。参加者がメッセージを読んだだけで返信していない場合、会話は検索結果に表示されません。
記録保持(リティゲーション ホールド)が設定されているユーザーがメッセージを送信していない場合は、保持データを検索してもチャットルームが結果に表示されない
案件の保持データを Vault で検索した際、チャットルームの会話が検索結果に表示されるのは、記録保持が設定されているユーザーがメッセージを 1 件以上送信していた場合のみです

Hangouts Chat のメッセージを検索する

  1. 案件を作成するか、既存の案件をクリックします。
  2. 左側のパネルで [検索] をクリックします。
  3. 検索するデータの種類として [Hangouts Chat] を選択します。
  4. 検索元を選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのメッセージを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているすべてのメッセージを検索します。
    • [未処理データ] - 処理が完了していないコンテンツを検索します。
  5. 検索方法を選択します。
    • [すべてのアカウント] - 組織の全ユーザー アカウント内を検索します。組織で G Suite Basic を使用している場合は、Vault ライセンスが割り当てられているユーザーのみが対象となります。
    • [特定のアカウント] - 検索対象のアカウントを入力します。
    • [組織部門] - 特定の組織部門内を検索します。選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、その下位組織部門も検索対象になります。
    • [チャットルーム] - チャットルーム内を検索します。
  6. (省略可)[特定のアカウント] または [組織部門] を選択した場合は、[チャットルームの検索結果を含める] チェックボックスをオンにすることができます。チャットルームが検索されるのは、検索対象のユーザーがチャットルームのメンバーである場合のみです。
  7. [チャットルーム] を選択した場合は、[部屋を検索] をクリックします。チャットルームを選択する方法は次のとおりです。
    1. ダイアログでチャットルームのメンバーを入力し、[次へ] をクリックします。
    2. チャットルーム名を入力し、チャットルームをクリックして選択します。その他のチャットルームを追加するには、これらの手順を繰り返します。
    3. 検索対象とするチャットルームをすべて追加したら、[完了] をクリックします。
  8. (省略可)[送信日] に期間を入力します。
    注: 日付を入力すると、指定した検索キーワードに一致するその期間内のメッセージを含むすべての会話が返されます。期間外であっても、検索キーワードに一致するメッセージであれば検索結果に含まれる場合があります。
    • 開始日を入力すると、入力した日以降に送信されたすべてのメッセージが返されます。
    • 終了日を入力すると、入力した日以前に送信されたすべてのメッセージが返されます。
  9. (省略可)タイムゾーンを選択します。選択したタイムゾーンに限定して検索が行われます。検索結果の表示と書き出しは GMT で行われます。
  10. (省略可)[キーワード] で検索キーワードを指定します(複数可)。検索演算子を使用すると、複雑な検索を行えます。
  11. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行します。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。
  12. (省略可)[検索] の横にある下矢印アイコンをクリックして、以下を選択します。
    1. [リセット] - 検索フォームをクリアします。
    2. [検索フォームを複製] - 現在のフォームの下に、入力済みの情報が自動的に取り込まれた別の検索フォームが表示されます。

Hangouts Chat の検索結果をプレビューする

検索結果のプレビューには次の内容が含まれます。

  • [スニペット] - 会話の簡単な概要。
  • [オーナー] - DM のやり取りの参加者、または会話が行われたチャットルームの参加者。
  • [最終送信] - 最後のメッセージの日付。この日付は、ユーザーがメッセージを編集すると変わりますが、メッセージを削除しても変わりません。

メッセージを開くと、会話全体が表示されます。非常に長い会話の場合、プレビューには最新の 1,000 件のメッセージのみが含まれます。スレッドのそれより前のメッセージをプレビューすることはできません。ただし、書き出した場合には検索条件に一致するすべてのメッセージが含まれます。

注: Vault から書き出されるのは検索キーワードに一致するメッセージのみです。その他のメッセージを Hangouts Chat から書き出す必要がある場合は、戻って検索キーワードを変更してください。

Hangouts Chat のメッセージを書き出す

必要な検索結果が得られたら、次の操作を行うことができます。

  1. 検索結果を書き出す
  2. 書き出したファイルを分析する
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