Utilizzare Vault per eseguire ricerche in Google Chat

Per cercare nei tuoi messaggi di Google Chat in Chat, visita questa pagina.

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery di Google Workspace, puoi utilizzare Vault per cercare nei messaggi di Google Chat, esaminare i contenuti e i partecipanti dei messaggi, scaricare gli allegati e creare un'esportazione dei risultati di ricerca. Per cercare nei messaggi della versione classica di Hangouts, puoi cercare in Gmail.

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Per ulteriori informazioni, consulta le domande frequenti sulla ricerca di Vault.

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Cercare messaggi di Chat in base ad account specifici, unità organizzativa o stanze virtuali e chat di gruppo specifiche

Ricerca basata sull'account: puoi cercare i messaggi inviati o ricevuti da account specifici o da tutti gli account di un'unità organizzativa. Per impostazione predefinita, la ricerca viene eseguita solo per i messaggi diretti e i messaggi di gruppo (nelle conversazioni di gruppo create prima dell'inizio di dicembre 2020). Facoltativamente, puoi includere i messaggi degli spazi di Chat, ovvero le chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020, e delle stanze virtuali. Il tipo di stanza virtuale determina quali messaggi vengono restituiti. Scopri di più

Ricerca basata sugli spazi di Chat: puoi cercare i messaggi nelle chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020 e nelle stanze virtuali. Non puoi eseguire ricerche in tutti gli spazi di Chat. Per selezionare stanze virtuali e chat di gruppo, inserisci l'account di un membro della stanza virtuale. Scopri di più sulle differenze tra messaggi di gruppo e stanze virtuali.

Utilizzare termini e operatori di ricerca per filtrare i risultati

Puoi filtrare la ricerca in base alla data di invio, al fuso orario e ad altri termini, ad esempio parole chiave, tipo di allegato e tipo di stanza virtuale. Scopri di più sugli operatori di ricerca di Chat.

Il modo in cui Vault applica i termini di ricerca dipende dal tipo e dalla posizione del messaggio:

  • Messaggi diretti, chat di gruppo e messaggi nelle stanze virtuali con conversazioni non in thread: i termini di ricerca vengono abbinati ai singoli messaggi. Vengono restituiti solo i messaggi che corrispondono a tutti i termini di ricerca.
  • Stanze virtuali con conversazioni in thread: i termini di ricerca vengono applicati alle conversazioni (tutti i messaggi). Vengono restituiti tutti i messaggi di una conversazione se i messaggi corrispondono a tutti i termini di ricerca. Non è necessario che in un singolo messaggio siano presenti tutti i termini di ricerca.

Per maggiori dettagli, esamina gli esempi.

La cronologia deve essere attivata per eseguire ricerche nei messaggi diretti, nelle chat di gruppo e nelle stanze virtuali con conversazioni non in thread

Vault può eseguire ricerche nei messaggi diretti, nelle chat di gruppo e nelle stanze virtuali con conversazioni non in thread solo se la cronologia è attiva. Per le stanze virtuali con conversazioni in thread (stanze con risposte raggruppate in conversazioni) la cronologia è sempre attiva e i messaggi sono disponibili per la ricerca finché non vengono eliminati definitivamente.

Un amministratore di Google Workspace può attivare o disattivare la cronologia o lasciare che siano gli utenti a decidere.

Non è possibile esportare o cercare in alcuni file allegati ai messaggi

I file condivisi con i link non sono disponibili per la ricerca o l'esportazione: quando un utente condivide un file archiviato su Drive in un messaggio, Chat inserisce un link anziché allegare una copia del file al messaggio. Puoi cercare in base all'URL del file, ma Vault non ne indicizza il titolo né i contenuti. Questi allegati basati su link non vengono inclusi quando esegui ricerche nei messaggi di Chat o li esporti.

I file direttamente allegati ai messaggi sono disponibili per la ricerca e l'esportazione: per i file allegati direttamente a un messaggio di Chat, Vault indicizza il nome file per la ricerca. Vault indicizza anche i contenuti della maggior parte dei tipi di file basati su testo, ad esempio quelli con le estensioni .PDF, .XLSX e .DOCX. Questi allegati sono inclusi quando cerchi nei messaggi di Chat e li esporti e sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi di Chat.

Puoi visualizzare in anteprima al massimo 1000 messaggi per conversazione o stanza virtuale con conversazioni non in thread

Vault può esportare tutti i messaggi che corrispondono alla ricerca, ma puoi visualizzare solo fino a 1000 messaggi per conversazione o stanza virtuale con conversazioni non in thread.

Le proprietà degli spazi di Chat controllano il modo in cui Vault cerca nei messaggi associati a determinati account o unità organizzative

Quando esegui una ricerca per account o unità organizzativa e includi i risultati relativi agli spazi di Chat, i messaggi restituiti da Vault dipendono dal tipo di spazio di Chat:

  • Stanze virtuali con conversazioni in thread: Vault restituisce le conversazioni nelle stanze virtuali con conversazioni in thread solo se il partecipante oggetto della ricerca o un account dell'unità organizzativa ha inviato almeno un messaggio. Le conversazioni in cui un account oggetto di ricerca potrebbe aver visualizzato i messaggi, ma senza rispondere, non sono incluse nei risultati di ricerca.
  • Chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020 e stanze virtuali con conversazioni non in thread: Vault cerca in tutte le stanze virtuali con conversazioni non in thread e tutte le chat di gruppo di cui l'account o qualsiasi account dell'unità organizzativa oggetto della ricerca sia membro, anche se non ha inviato alcun messaggio. Se l'account non è più membro di uno spazio di Chat, Vault cerca solo nei messaggi che ha inviato prima di uscire.
  • Spazi di Chat di proprietà di un'altra organizzazione: non puoi cercare nei messaggi inviati da utenti della tua organizzazione negli spazi di Chat di proprietà di un'altra organizzazione.
  • Messaggi di utenti esterni nei tuoi spazi di Chat: puoi cercare ed esportare i messaggi inviati da utenti esterni negli spazi di Chat creati da un membro della tua organizzazione.
Per le ricerche di dati bloccati, il tipo di spazio di Chat determina in quali messaggi viene eseguita la ricerca.

Puoi limitare la ricerca ai dati bloccati, ovvero i messaggi associati a un account utente soggetto a un blocco. Quando cerchi nei dati bloccati, i messaggi che Vault restituisce dagli spazi di Chat dipendono dal tipo di stanza virtuale:

  • Stanze virtuali con conversazioni in thread: Vault restituisce una conversazione delle stanze virtuali con conversazioni in thread solo se un utente bloccato che corrisponde ai parametri di ricerca ha inviato almeno un messaggio nella stanza virtuale.
  • Chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020 e stanze virtuali con conversazioni non in thread: Vault restituisce i messaggi di una stanza virtuale se un utente bloccato che corrisponde ai parametri di ricerca ne era membro, anche se non ha inviato alcun messaggio in quella stanza. Se tutti gli utenti soggetti a blocco lasciano una stanza virtuale o una chat di gruppo, la ricerca di messaggi bloccati restituisce solo quelli della stanza virtuale o della chat di gruppo inviati prima dell'uscita dell'ultimo utente soggetto a blocco.
Le regole di conservazione e i blocchi non hanno effetto sui risultati di ricerca di Chat basati sull'account

Quando i partecipanti a una chat di gruppo o con messaggi diretti sono soggetti a regole di conservazione o blocchi diversi, alcuni partecipanti potrebbero essere in grado di consultare la cronologia dei messaggi mentre altri no. Tuttavia, Vault cerca in tutti i messaggi disponibili (a meno che tu non limiti la ricerca solo ai dati bloccati).

Ad esempio, il partecipante 1 appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che elimina definitivamente i messaggi diretti dopo sette giorni e chatta con il partecipante 2, che appartiene a un'unità organizzativa soggetta a una regola di conservazione che conserva i messaggi diretti a tempo indeterminato. Sette giorni dopo che il partecipante 1 ha inviato o ricevuto un messaggio diretto dal partecipante 2, non potrà più accedere al messaggio. Tuttavia, poiché i messaggi diretti del partecipante 2 vengono conservati a tempo indeterminato, i messaggi diretti non vengono eliminati definitivamente e il partecipante 2 continua a potervi accedere.

Ai fini della ricerca di Vault non è rilevante quale account può ancora aprire il messaggio, ma il fatto che il messaggio sia ancora disponibile per la ricerca. Per questo motivo, quando esegui una ricerca nei messaggi in base all'unità organizzativa del partecipante 1 e in base all'unità organizzativa del partecipante 2, verranno restituiti gli stessi messaggi.

La ricerca nelle chat include la maggior parte delle conversazioni di gruppo della versione classica di Hangouts

Dall'inizio di dicembre 2020, se nella tua organizzazione è ancora attiva la versione classica di Hangouts, la maggior parte dei messaggi delle conversazioni di gruppo nella versione classica di Hangouts verrà sincronizzata con Chat. Tuttavia, i messaggi eliminati dagli utenti, ma conservati da Vault, non vengono sincronizzati con Chat. Per assicurarti che la tua ricerca restituisca tutti i messaggi corrispondenti disponibili per Vault, esegui la ricerca in Gmail.

Esempi di ricerche in Chat

Modalità di applicazione dei termini di ricerca ai messaggi negli spazi di Chat

Ad esempio, hai uno spazio di Chat che contiene il seguente scambio:

    partecipante 1: ciao

    partecipante 2: buongiorno

 

Se utilizzi i termini di ricerca, il processo di ricerca, anteprima ed esportazione sarà il seguente:

Termine di ricerca Stanze virtuali con conversazioni in thread Stanze virtuali con conversazioni non in thread e chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020
ciao Tutti i messaggi della conversazione vengono restituiti dalla ricerca, resi disponibili per la visualizzazione dell'anteprima (fino a 1000 messaggi) ed esportati.

Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 1 perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca.

Anteprima ed esportazione: sono inclusi il messaggio del partecipante 1 più tutti i messaggi inviati nello spazio di Chat 12 ore prima e 12 ore dopo.

buongiorno Tutti i messaggi della conversazione vengono restituiti dalla ricerca, resi disponibili per la visualizzazione dell'anteprima (fino a 1000 messaggi) ed esportati.

Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 2, perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca.

Anteprima ed esportazione: sono inclusi il messaggio del partecipante 2 più tutti i messaggi inviati nella stanza virtuale 12 ore prima e 12 ore dopo.

ciao buongiorno Tutti i messaggi della conversazione vengono restituiti dalla ricerca, resi disponibili per la visualizzazione dell'anteprima (fino a 1000 messaggi) ed esportati.

Non vengono restituiti né esportati messaggi perché nessun singolo messaggio contiene entrambi i termini di ricerca.

ciao from:partecipante1@example.com Tutti i messaggi della conversazione vengono restituiti dalla ricerca, resi disponibili per l'anteprima (fino a 1000 messaggi) ed esportati.

Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 1 perché solo quel messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca.

Anteprima ed esportazione: sono inclusi il messaggio del partecipante 1 più tutti i messaggi inviati nello spazio di Chat 12 ore prima e 12 ore dopo.

ciao from:partecipante2@example.com Tutti i messaggi della conversazione vengono restituiti dalla ricerca, resi disponibili per la visualizzazione dell'anteprima (fino a 1000 messaggi) ed esportati. Nessun messaggio viene restituito né esportato perché nessun singolo messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca.
‑ciao from:partecipante1@example.com Nessun messaggio della conversazione di esempio viene restituito né esportato perché la conversazione non corrisponde a entrambi i termini di ricerca. Nessun messaggio della conversazione di esempio viene restituito né esportato perché nessun singolo messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca.
‑ciao from:partecipante2@example.com Nessun messaggio della conversazione di esempio viene restituito né esportato perché la conversazione non corrisponde a entrambi i termini di ricerca.

Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 2, perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca.

Anteprima ed esportazione: sono inclusi il messaggio del partecipante 2 più tutti i messaggi inviati nella stanza virtuale 12 ore prima e 12 ore dopo.

Cercare messaggi di Chat

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare insieme blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
  3. Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.

    Si apre automaticamente la scheda Ricerca.

  4. Come servizio, seleziona Chat.
  5. Seleziona i dati di origine in cui cercare:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca solo nei messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
  6. Seleziona l'entità in cui cercare:
    • Account specifici: puoi inserire fino a 5000 indirizzi email di account.
    • Unità organizzativa: cerca in tutti gli account di un'unità organizzativa specifica. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un'unità organizzativa.

      Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca negli account verrà eseguita anche in queste ultime.

    • Spazi di Chat: cerca in uno o più spazi di Chat:
      1. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci uno o più indirizzi email dei membri degli spazi di Chat in cui vuoi eseguire la ricerca.
      2. Fai clic su Trova.
      3. Nell'elenco degli spazi di Chat, seleziona le stanze virtuali in cui vuoi cercare e fai clic su Aggiungi.
  7. (Facoltativo) Se cerchi negli account o in un'unità organizzativa, per includere i messaggi delle stanze virtuali fai clic su Includi i messaggi presenti negli spazi di Chat "". Vault esegue ricerche in uno spazio di Chat solo se un account oggetto della ricerca è un membro dello spazio di Chat.
  8. (Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
  9. (Facoltativo) Inserisci un intervallo per Data di invio.

    Nota: se inserisci date, Vault restituisce tutte le conversazioni con messaggi risalenti all'intervallo di date specificato e che corrispondono ai termini della query. I risultati potrebbero includere anche messaggi che corrispondono ai termini della query pur essendo al di fuori dell'intervallo di date.

    • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o precedentemente.
  10. (Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:

    I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.

    • Per cercare una o più parole chiave nel messaggio, inserisci le parole precedute da un segno più (+) e separate da spazi. Ad esempio, +obiettivi +progetto.
    • Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette precedute dal segno più (+). Ad esempio, +"obiettivi del progetto".
    • Per cercare solo nei messaggi diretti, digita is:dm. Per cercare solo nei messaggi delle stanze virtuali, digita is:room.
    • Per eseguire una ricerca per account, data o proprietà del messaggio, utilizza gli operatori di ricerca.
  11. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: esegui la ricerca per restituire un elenco di messaggi che corrispondono alla query.
    • Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
  12. Al termine della ricerca o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
    • Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
    • Per aprire un'anteprima di un messaggio e della relativa conversazione, fai clic sul messaggio.
    • Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più
    • Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più
    • Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei messaggi nei risultati di ricerca

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Dopo aver effettuato una ricerca, puoi esaminare i messaggi che corrispondono alla tua query, verificare i partecipanti e scaricare gli allegati.

Per visualizzare l'anteprima di un messaggio, fai clic sul messaggio nell'elenco dei risultati di ricerca. Viene visualizzato un elenco di messaggi.

  • I messaggi contrassegnati dall'icona "" hanno uno o più allegati. Per scaricare un allegato, fai clic su Scarica.
  • Per i messaggi diretti e le chat di gruppo creati prima dell'inizio di dicembre 2020, l'anteprima e l'esportazione includono i messaggi inviati nello stesso giorno del messaggio corrispondente, a partire dalle 00:00:00.
  • Per le stanze virtuali con conversazioni in thread, l'intera conversazione di cui fa parte un messaggio è disponibile in anteprima, ma Vault esporta solo i messaggi che corrispondono alla ricerca.
  • Per le stanze virtuali con conversazioni non in thread e le chat di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020, i messaggi inviati 12 ore prima e 12 ore dopo il messaggio corrispondente alla ricerca vengono inclusi nell'anteprima ed esportati.
  • Nelle conversazioni lunghe l'anteprima è disponibile solo per i 1000 messaggi più recenti. Tuttavia, un'esportazione dei risultati di ricerca include tutti i messaggi che corrispondono alla query o sono forniti come contesto, compresi i messaggi non in anteprima.

Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Cerca in Chat su ediscovery.google.com

Cercare messaggi in Chat

  1. Crea una pratica o fai clic su una pratica esistente.
  2. Fai clic su Cerca nel riquadro a sinistra.
  3. Seleziona Chat come tipo di dati da cercare.
  4. Scegli un'origine:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca in tutti i messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
    • Dati non elaborati: cerca nei contenuti che abbiamo identificato come parzialmente elaborati.
  5. Seleziona un metodo di ricerca:
    • Account specifici: puoi inserire fino a 500 indirizzi email di account. 
    • Unità organizzativa: cerca all'interno di un'unità organizzativa specifica. Se ne scegli una che ha unità organizzative secondarie, la ricerca di Vault verrà eseguita anche in queste ultime.
    • Spazi di Chat: cerca all'interno di uno o più spazi di Chat. 
  6. (Facoltativo) Se scegli Account specifici o Unità organizzative, puoi selezionare la casella Includi i risultati provenienti dagli spazi di Chat​. Vault cerca all'interno di uno spazio di Chat solo se un utente incluso nella ricerca è membro dello spazio di Chat.
  7. Se selezioni Spazi di Chat, fai clic su Trova spazi di Chat. Per selezionare uno spazio di Chat:
    1. Nella finestra di dialogo, inserisci un membro dello spazio di Chat e fai clic su Avanti.
    2. Inserisci uno spazio di Chat e fai clic per selezionarlo. Ripeti la procedura per aggiungere altri spazi di Chat.
    3. Dopo aver aggiunto tutti gli spazi di Chat in cui vuoi cercare, fai clic su Fine.
  8. (Facoltativo) Inserisci un intervallo di date di invio.
    Nota: se inserisci date, Vault restituisce tutte le conversazioni con messaggi risalenti a tale intervallo di date e che corrispondono ai termini della query. I risultati possono includere anche messaggi che corrispondono ai termini della query pur essendo al di fuori dell'intervallo di date.
    • Se inserisci una data d'inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o precedentemente.
  9. Scegli un fuso orario per far sì che Vault limiti la ricerca al fuso orario che hai selezionato. (Facoltativo) I risultati di ricerca verranno tuttavia visualizzati ed esportati nel fuso orario GMT. 
  10. Utilizza l'opzione Termini per specificare uno o più termini di ricerca. Se la ricerca è complessa, utilizza gli operatori di ricerca.
  11. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: consente di eseguire una ricerca.
    • Esporta: ignora l'anteprima ed esporta immediatamente i risultati di ricerca.
  12. (Facoltativo) Fai clic sulla Freccia giù accanto a Cerca per visualizzare le seguenti opzioni:
    1. Reimposta: cancella il modulo di ricerca.
    2. Duplica modulo di ricerca: apre un altro modulo di ricerca nel modulo corrente che contiene le informazioni già inserite precedentemente.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca di Chat

L'anteprima della ricerca include:

  • Snippet: una breve sinossi della conversazione.
  • Proprietario: i partecipanti a uno scambio di messaggi diretti o la stanza virtuale in cui si è svolta una conversazione. 
  • Ultimo invio: la data dell'ultimo messaggio. Se un utente modifica un messaggio, la data di ultimo invio può cambiare. Tuttavia, l'eliminazione dei messaggi non ha alcun effetto su tale data.

Quando apri un messaggio, viene visualizzata l'intera conversazione. Nel caso di conversazioni molto lunghe, nell'anteprima sono visualizzati solo gli ultimi 1000 messaggi. Non puoi visualizzare l'anteprima dei messaggi precedenti del thread. Tuttavia, nell'esportazione vengono inclusi tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca.

Nota: Vault esporta solo i messaggi che corrispondono ai termini di ricerca. Torna indietro e modifica i termini di ricerca per esportare altri messaggi da Chat.

Esportare messaggi di Chat

Quando la ricerca ha restituito i risultati che cercavi, puoi: 

  1. Esportare i risultati di ricerca.
  2. Analizzare i file esportati.
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