Как искать сообщения в Google Chat с помощью Сейфа

Информация о том, как искать сообщения в самом приложении Google Chat, приведена здесь.

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…

В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace в Сейфе вы можете искать сообщения Google Chat, просматривать их содержимое и сведения о пользователях, принимавших участие в переписке, скачивать прикрепленные файлы и экспортировать результаты поиска.

Содержание статьи

• Что нужно знать о поиске
• Примеры поиска в Google Chat
• Как искать сообщения Google Chat
• Как просматривать сообщения в результатах поиска

Что нужно знать о поиске

Прежде чем выполнять поиск по сообщениям, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, какие сообщения Chat поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.

Развернуть все  |  Свернуть все

Какие данные можно искать и экспортировать

Можно искать и экспортировать:

• сообщения и прикрепленные к ним файлы, отправленные при включенной истории чата;
• прикрепленные файлы с текстовым содержанием;
• метаданные прикрепленных файлов;
• сообщения внешних пользователей в прямых переписках с сотрудниками вашей организации;
• сообщения внешних пользователей в групповых переписках и чат-группах вашей организации.

Нельзя искать и экспортировать:

• сообщения, отправленные при отключенной истории чата;
• файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
• сообщения во внешних чат-группах Google Chat;
• сообщения, прочитанные в режиме предварительного просмотра.

Подробные сведения о том, какие сообщения поддерживаются в Сейфе, можно найти в статье Поддерживаемые сервисы и типы данных и разделах ниже.

Как искать сообщения Chat по определенным аккаунтам, организационному подразделению, чат-группам и групповым чатам (раздел обновлен)

Поиск по аккаунтам. Вы можете искать сообщения, полученные или отправленные определенными пользователями или всеми пользователями в организационном подразделении. По умолчанию в область поиска включаются только прямые и групповые переписки (в групповых чатах, созданных до начала декабря 2020 года). При необходимости вы можете включить в поиск сообщения в чат-группах Google Chat, участниками которых были эти пользователи. Подробнее…

Поиск в чат-группах Google Chat. Вы можете искать сообщения в групповых чатах, созданных после начала декабря 2020 года, и чат-группах. Поиск по всем чат-группам недоступен. Чтобы выбрать чат-группу или групповой чат, укажите аккаунт участника. Подробнее о различиях между групповой перепиской и чат-группами…

Как фильтровать результаты на основе поисковых запросов (раздел обновлен)

Вы можете отфильтровать результаты поиска, указав дату отправки, часовой пояс и другие критерии, например ключевые слова, формат прикрепленного файла и тип чат-комнаты. Подробнее об операторах поиска для Google Chat…

Сейф сопоставляет условия поиска с каждым сообщением. В результаты поиска включаются только сообщения, содержащие все условия. Подробнее…

Некоторые прикрепленные к сообщениям файлы недоступны для поиска и экспорта

Файлы, которыми пользователи делятся в виде ссылок, недоступны для поиска и экспорта. Если пользователь предоставляет доступ к файлу на Диске в сообщении, Chat добавляет ссылку на этот файл, а не копию самого файла. Вы можете выполнять поиск файла по URL, но Сейф не индексирует его название и содержимое. Такие файлы не включаются в результаты поиска и экспорта сообщений Google Chat.

Файлы, прикрепленные к сообщениям, доступны для поиска и экспорта. Сейф индексирует для поиска названия файлов, которые прикреплены непосредственно к сообщениям Chat. Также индексируется содержание большинства видов текстовых файлов (например, файлы с расширениями PDF, XLSX и DOCX). Эти прикрепленные файлы включаются в результаты поиска и экспорта сообщений Google Chat. На них также распространяются правила хранения и запреты на удаление данных Chat.

Предварительный просмотр максимум 1500 сообщений

В результатах поиска можно предварительно просматривать до 1500 сообщений, включая сообщения, предоставленные для контекста. Подробная информация о контекстных сообщениях приведена в разделе Как просматривать сообщения в результатах поиска.

Поиск в чат-группах Google Chat, куда входят пользователи (раздел обновлен)

При поиске по аккаунтам Сейф ищет сообщения в чат-группах Google Chat, в которые входит нужный аккаунт или любой аккаунт в организационном подразделении. Если пользователь больше не является участником чат-группы Google Chat, поиск выполняется только по сообщениям, отправленным до того момента, когда он покинул ее.

Внешние чат-группы Google Chat и пользователи. Вы не можете выполнять поиск по сообщениям, отправленным сотрудниками вашей организации в чат-группах Google Chat, принадлежащих другой организации.

Вы можете искать сообщения внешних пользователей в чат-группах Google Chat, созданных сотрудниками организации.

Данные с запретом на удаление. При необходимости вы можете выполнить поиск только по данным, для которых установлен запрет на удаление, то есть по сообщениям, связанным с аккаунтом пользователя с запретом на удаление. В этом случае Сейф ищет сообщения, если пользователь с запретом на удаление, отвечающий параметрам поиска, был участником чат-группы. Если все пользователи с запретом на удаление данных покинут чат-группу Google Chat, в результаты будут включены только те сообщения, которые были отправлены до того, как из чата вышел последний из них.

Поиск сообщений Chat, которые не видны некоторым пользователям (раздел обновлен)

Если на участников прямой или групповой переписки распространяются разные правила хранения и запреты на удаление, некоторые из них смогут просматривать историю, а некоторые – нет.

Пример. Участник 1 – это пользователь в организационном подразделении, в котором действует правило хранения, предусматривающее безвозвратное удаление прямой переписки через 7 дней. Этот пользователь обменивается сообщениями в чате с участником 2, состоящим в организационном подразделении с неограниченным сроком хранения прямых переписок. Через 7 дней с момента отправки или получения сообщений в этой прямой переписке участник 1 потеряет доступ к ним. Однако эти сообщения по-прежнему будут доступны участнику 2, так как в его подразделении действует правило с неограниченным сроком хранения.

Если поисковый запрос включает участника 1, Сейф не покажет сообщения, с момента отправки которых прошло 7 дней, в соответствии с правилом хранения, и те, которые хранятся дольше стандартного периода в 30 дней, заданного в Chat. Поисковый запрос, включающий участника 2, вернет все сообщения, которые не были удалены.

Примеры поиска в Google Chat

Как поисковые запросы применяются к сообщениям в чат-группах Google Chat

Рассмотрим для примера чат-группу, в которой состоялся такой диалог:

    Участник 1: привет

    Участник 2: здравствуйте

 

Если вы используете поисковые запросы, то функции поиска, предварительного просмотра и экспорта будут работать следующим образом:

Поисковый запрос	Поиск, предварительный просмотр и экспорт чат-групп Google Chat
привет	Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации.
здравствуйте	Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации.
привет здравствуйте	В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не содержит оба поисковых слова.
привет from:[e-mail]	Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует обоим условиям поиска. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации.
привет from:[e-mail]	В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не соответствует обоим условиям поиска.
-привет from:[e-mail]	В результатах поиска и экспорта не будет сообщений из примера, потому что ни одно из его сообщений не соответствует обоим условиям поиска.
-привет from:[e-mail]	Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе, отправленные в течение 12 часов до и после его публикации.

Как искать сообщения Google Chat

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
3. Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
   1. Нажмите Создать папку.
   2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
   3. Нажмите Создать.

   При этом откроется вкладка Поиск.

4. Выберите сервис Chat.
5. Укажите источник данных для поиска:
   • Все данные. Поиск по всем сообщениям в организации.
   • Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
6. Укажите, данные каких субъектов необходимо искать:
   • Выбранные аккаунты. Укажите до 5000 адресов электронной почты.
   • Организационное подразделение. Поиск по аккаунтам в указанном организационном подразделении.

   • Поиск по организационному подразделению верхнего уровня (всей организации) не поддерживается. Если выбрать его, поиск не даст результатов.
   • Если в организационном подразделении есть дочерние структуры, поиск будет выполнен также и в их аккаунтах.
   • Если у вас большая организация, то, выбрав родительское организационное подразделение, вы можете не получить результатов. В этом случае выберите дочернее подразделение.
   • В каждом организационном подразделении должно быть менее 5000 участников.

• Чат-группы Google Chat. Поиск по данным одной или нескольких чат-групп Google Chat:
  1. В открывшемся диалоговом окне введите один или несколько адресов электронной почты участников чат-групп, по данным которых нужно выполнить поиск.
  2. Нажмите Найти.
  3. В списке чат-групп выберите группы, по которым нужно выполнить поиск, и нажмите Добавить.

1. При поиске в аккаунтах или организационном подразделении можно использовать параметр "Включать сообщения из чат-групп Google Chat" , чтобы поиск выполнялся также по сообщениям в чат-группах. Сейф выполняет поиск только в тех чат-группах, в которые пользователи с выбранными аккаунтами добавлены как участники.
2. При необходимости выберите часовой пояс.
3. Если нужно, укажите диапазон дат отправки.

   Примечание. Если вы укажете диапазон дат, Сейф найдет все сообщения, которые были отправлены в этот период и соответствуют условиям поиска. В результаты могут быть включены сообщения, удовлетворяющие условиям поиска, но не попадающие в установленные вами временные рамки.

   • Если указать только начальную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
   • Если указать только конечную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
4. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.

   Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.

   • Ключевые слова разделяйте пробелами, а в начале каждого ставьте знак плюса (+). Пример: +проект +задачи.
   • Для поиска словосочетания его необходимо заключить в кавычки и также использовать +. Пример: +"задачи проекта".
   • Для поиска только сообщений прямой переписки используйте оператор is:dm. Для поиска сообщений, отправленных в чат-группы, используйте оператор is:room.
   • Для поиска по аккаунту, дате или свойствам сообщения используйте операторы поиска.
5. Выберите нужное действие:
   • Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
   • Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
6. После завершения поиска или экспорта его результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
   • Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
   • Чтобы посмотреть сообщение и связанный с ним чат, нажмите на сообщение.
   • Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее…
   • Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее…
   • Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.

Как просматривать сообщения в результатах поиска

В результатах поиска можно посмотреть найденные сообщения и сведения об участниках чатов, а также скачать прикрепленные файлы.

Чтобы посмотреть сообщение, нажмите на него в результатах поиска. Откроется список сообщений. Чтобы у вас был контекст для сообщений, отвечающих запросу, Сейф включает в результаты сообщения из того же чата или цепочки, как описано в таблице ниже.

Тип чата	Контекстные сообщения при предварительном просмотре и экспорте
Прямые переписки Групповые чаты Чат-группы со встроенными цепочками (ранее назывались чат-комнатами без цепочек)	Сообщения, отправленные за 12 часов до и через 12 часов после сообщения, отвечающего запросу. Если соответствующее запросу сообщение является ответом в чат-группе со встроенными цепочками, временное окно отсчитывается от момента отправки основного сообщения (того, на которое соответствующее запросу сообщение было ответом). Для контекста в результаты включаются все основные сообщения в этом временном окне, а также ответы на них.
Чат-группы, объединенные по темам (ранее назывались чат-комнатами с цепочками)	Сообщения на ту же тему, что и сообщение, соответствующее запросу, отправленные за 12 часов до и через 12 часов после него.

 

Примечание. При большом количестве сообщений в чате можно посмотреть только 1500 первых из них (до 900 МБ, отправленных за последние 12 часов), но при экспорте передаются все сообщения, отвечающие условиям поиска или предоставляемые для контекста, в том числе не показанные в результатах из-за этого ограничения.

 

Значок скрепки означает, что к сообщению прикреплен один или несколько файлов. Чтобы скачать прикрепленный файл, откройте сообщение и нажмите Скачать.