Hacer búsquedas en Grupos de Google con Vault

Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes en Grupos de Google, revisar e imprimir el contenido de los mensajes, así como ver y descargar archivos adjuntos.

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos leer la información sobre los mensajes de Grupos admitidos en Vault y las Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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Qué datos se buscan

Se buscan:

• El primer MB de texto y archivos adjuntos de un mensaje enviado con el historial de conversaciones activado

No se buscan:

• Mensajes de grupos enviados con el historial de conversaciones desactivado
• Mensajes pendientes de aprobación en grupos moderados
• Archivos enlazados
• Mensajes de grupos eliminados

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

¿Por qué buscar datos sin procesar?

Busca datos sin procesar para asegurarte de obtener todos los datos que puedan ser relevantes para un caso. Estos son algunos ejemplos de datos sin procesar:

• Mensajes y archivos adjuntos que aún está indexando Grupos de Google.
• Si los mensajes y los archivos adjuntos son grandes, solo se indexan el primer megabyte, por lo que no se procesan el resto de los datos por encima de ese límite.
• Archivos adjuntos que no se han podido convertir en texto ni indexar.

Si buscas en todos los datos o en los datos retenidos e introduces términos de búsqueda, Vault no podrá encontrar coincidencias entre los términos y los datos sin procesar. Para asegurarte de que recoges todos los datos que podrían coincidir con tus términos, puedes buscar datos sin procesar asociados con las cuentas o la unidad organizativa de tu interés, exportarlos y usar otra herramienta para buscarlos.

Buscar mensajes en grupos

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos. Para buscar datos se utilizan asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.

   Se abre la pestaña Buscar.

4. Como servicio, selecciona Grupos.
5. Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
   • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
   • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
   • Datos sin procesar: solo se busca en los mensajes que Grupos de Google aún está procesando o no puede indexar. Para obtener más información, consulta el apartado ¿Por qué buscar datos sin procesar?
6. Introduce uno o más grupos separados por comas. Puedes buscar hasta 50 grupos.
7. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
8. (Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.
   • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
   • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
9. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
   • Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
   • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto".
   • Para buscar por cuenta, fecha, propiedades del mensaje o asunto, utiliza operadores de búsqueda.

   Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

10. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener una lista de mensajes que coincidan con tu consulta.
    • Recuento: calcula el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Si quieres descargar un archivo CSV con los datos del recuento de consultas, haz clic en Descargar cuentas con mensajes que coinciden. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
11. Una vez completada la búsqueda, el recuento o la exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él. Más información
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar e imprimir los mensajes que coincidan con tu consulta, así como ver y descargar archivos adjuntos.

1. En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en el mensaje. Al hacerlo, se abre una lista con los mensajes de la conversación y se muestra automáticamente el contenido del mensaje más reciente.
   • Los mensajes con el icono  tienen uno o varios archivos adjuntos. Haz clic en el mensaje para descargar o ver el archivo adjunto.
   • Si las conversaciones son largas, solo se incluyen los 100 mensajes más recientes en la vista previa. Sin embargo, si exportas los resultados de búsqueda se incluirán todos los mensajes que coincidan con tu consulta, incluso los que no aparecen en la vista previa.
2. Para mostrar el contenido de un mensaje concreto, haz clic en él. Para mostrar el contenido de todos los mensajes de la conversación, haz clic en Mostrar todo .
3. Para ver un mensaje y todo el contenido del encabezado, haz clic en Original.
4. Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir. Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir conversación .