开始使用搜索和导出功能

欢迎使用 Google 保险柜!本指南可帮助您了解如何快速开始使用保险柜,从而搜索和导出单位的数据。

Get started with search and export

1. 登录保险柜

保险柜有自己单独的界面,与其他 Google Apps 不同。

登录到保险柜

2. 创建诉讼或调查

保险柜中的诉讼或调查是存储与您查询内容相关的所有数据的虚拟容器。如果您没有诉讼或调查,则无法搜索保险柜。

您可以轻松与他人共享诉讼或调查,包括与外部用户共享。

3. 搜索 Gmail 邮件和传统版环聊消息

在拥有众多用户的大型网域中搜索邮件并非易事。有时候您找到的邮件可能过多,而有时候可能又找不到足够的邮件。不过,只要您给出正确的搜索字词,保险柜便能准确找到您所寻找的邮件。

计算搜索结果数目

评估搜索有效性的一个快速方法是使用搜索下拉箭头中的计算搜索结果数目功能。保险柜会计算与您的搜索条件相符的邮件的数量。然后,您可以根据诉讼或调查的要求,扩大或缩小搜索范围。

您找到的邮件过多

要减少保险柜为您找到的邮件的数量:

  • 您是要寻找由特定用户发送的邮件吗?请在“帐户”字段中输入用户名或尝试使用搜索运算符,例如 from:user1@company.comto:user2@company.com
  • 要寻找特定词组?在很多单位,Gmail 包含数百万封邮件,大多数的常用字词(特定语言)通常会一再出现。您可能会发现搜索的字词在某些邮件中经常出现,但这些邮件与您的诉讼或调查无关。您可以尝试用引号将字词归为一组。
  • 搜索结果中有太多同一邮件的副本?在发件人写邮件的过程中,保险柜会保存该邮件的多个版本。如果您不需要这么多详细信息,点击排除草稿框即可将此类邮件从您的搜索结果中移除。
  • 要将某些邮件从搜索结果中排除吗?请使用连字符 (-) 将邮件从您的搜索中排除。例如,-subject:vacation 可移除主题中包含“vacation”一词的所有邮件。

 

您没找到足够的邮件

要找到更多邮件:

  • 检查搜索字词。您的搜索字词可能限制了搜索结果。
  • 您只能搜索分配了保险柜许可的帐号中的邮件。未分配许可的帐号中的邮件不会保留,也无法通过保险柜查看。如果您的单位使用局部网域许可,请参阅分配保险柜许可
  • 保险柜将邮件的全部会话折叠成一个单独会话后返回。

    折叠的会话:

     

    点击该会话即可将其展开。点击各封邮件即可阅读对应的内容:

更多搜索建议

您还可以使用以下查询来查找诉讼或调查所需的邮件。

操作方法 查询示例
查找发送到外部网域或从外部网域发送的所有邮件 此查询会返回与外部网域相关的所有邮件(不论发件人是谁):
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
仅查找聊天消息 此查询会返回聊天消息并排除电子邮件:
is:chat
查找字词(不包含某些字词) 此查询会返回“invite”和“invitational”,但不会返回“invitation”或“invited”:
(invit* -invitation -invited)
查找邮件中相近的字词 此查询会返回“don’t ever distribute”,但会排除“don’t think we should distribute”。您可以使用 1 到 50 间的任意数值。
("don't AROUND 3 distribute")
排除具有用户应用的标签的已删除邮件 此查询会排除具有用户应用的“travel”标签的所有已删除邮件:
-(label:^deleted AND label:travel)
查找特定类型的附件 此查询会返回带有 PDF 附件的所有邮件:
(has:attachment filename:pdf)
排除已被隔离的邮件。

此查询会排除管理员隔离区中的邮件:
-label:^admin_quarantine

细化搜索条件

在您查看搜索结果时,屏幕顶部会显示您刚才输入的字词。

点击搜索栏即可弹出快速搜索表单并修改搜索字词。

4. 搜索云端硬盘以查找文件

当您在云端硬盘中搜索文件时,您必须通过帐户名或单位部门(用户人数少于 5000 人)进行搜索。保险柜则可以搜索文件名以及类型受支持的文件的内容。

保险柜会将以下类型的文件编入索引:
请注意:Google Apps for Government 客户无法搜索文件的内容。不过,他们可以搜索文件名和其他文件属性。
您可以直接通过保险柜预览文件,包括 Google Apps 中的文件和用户上传的大部分类型的文件。

5. 保存搜索

在您最终确定搜索字词后,您可以保存该查询,以便日后快速执行该搜索。保存的搜索是动态的;也就是说,您将来的搜索中将包含上次搜索后创建的邮件和文件。

6. 导出和分析

在您找到诉讼或调查所需的邮件或文件后:

  1. 导出搜索结果
  2. 开始分析导出的文件

其他保险柜任务

如果您拥有适当的保险柜权限,就可能需要执行其他任务(如下所示):

  • 您可以按照单位保留义务的要求,保留特定邮件和文件。请检查您的保留政策并根据需要进行更新
  • 您可以创建保全,从而为个别用户或单位部门保留数据。无论保留设置为何,符合保全条件的邮件和文件永远不会被删除。
  • 查看控制其他用户可在保险柜中执行哪些操作的权限

 

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