Google Apps Kasası, yöneticiler ve hukuk personelinin kullanımına yönelik bir araçtır. Apps Kasası'nı kullanabilmeniz için hesabınızı Google Workspace yöneticinizin oluşturması gerekir. Yöneticim kim?
Bu kılavuz, Google Apps Kasası'nın e-Delil Tespiti özelliklerine ilişkin genel bir bakış sunmaktadır. Buradaki bilgileri, kuruluşunuzun Google Workspace verilerini aramak ve dışa aktarmak için kullanabilirsiniz.
- 1. Adım: Apps Kasası'nda oturum açın
- 2. Adım: Konu oluşturun
- 3. Adım: Veri arayın
- 4. Adım: Sonuçlarınızı önizleyin
- 5. Adım: Arama sorgunuzu kaydedin
- 6. Adım: Dışa aktarın ve analiz edin
- Diğer Apps Kasası görevleri
1. Adım: Apps Kasası'nda oturum açın
https://vault.google.com adresine gidin ve Google Workspace hesabınızla oturum açın.
Apps Kasası'nda oturum açamıyorsanız Google Workspace yöneticinizden Apps Kasası'nı sizin için etkinleştirmesini isteyin.
2. Adım: Konu oluşturun
Kullanıcı verilerini aramak ve dışa aktarmak için konu adı verilen bir çalışma alanı oluşturursunuz. Konuyu, arama sorgularınızı depoladığınız ve paketleri dışa aktardığınız bir klasör olarak düşünebilirsiniz. Harici kullanıcılar da dahil olmak üzere diğer kullanıcılarla konuları paylaşabilirsiniz.
- Konular
Oluştur'u tıklayın.
Oluştur seçeneği yoksa Google Workspace yöneticinizden size gerekli ayrıcalıkları vermesini isteyin.
- Konu için bir ad ve isterseniz bir açıklama girin.
- Oluştur'u tıklayın.
Oluştur'u tıklayın.
3. Adım: Veri arayın
2. Adım'da bir konu oluşturduğunuzda, konu Arama sekmesine açılır. Artık aramanızı başlatabilirsiniz.
Arama sekmeniz yoksa Google Workspace yöneticinizden size gerekli ayrıcalıkları vermesini isteyin.
- Arama yapmak için bir Gmail hizmeti (ör. Gmail) seçin.
- Arama parametrelerinizi girin. Hangi hesaplarda arama yapacağınızı ve hangi koşulları kullanacağınızı seçebilirsiniz. Örneğin:
-
Belirli kullanıcıların gönderdiği iletileri bulma: Hesap e-posta adresleri alanına bir e-posta adresi girin veya from:kullanici1@example.com ve to:kullanici2@example.com gibi arama operatörleri kullanmayı deneyin.
-
Belirli bir kelime öbeğini içeren iletileri bulma: Birçok kuruluşta Gmail milyonlarca ileti içeriyor olabilir ve bunlar çoğunlukla, ilgili dildeki en çok kullanılan kelimelerden oluşur. Kelimeleri, çift tırnak işaretlerinin içine alarak gruplar halinde aramayı deneyebilirsiniz (örneğin, "gizli proje X"). Not: Arama, tırnak işaretlerinin içindeki büyük/küçük harf kullanımını ve noktalama işaretlerini yok sayar.
-
Taslakları hariç tutma: Gmail, gönderen kişi bir ileti oluştururken iletinin taslak sürümlerini kaydeder. Bu kadar fazla ayrıntıya ihtiyacınız yoksa arama sonuçlarınızdan bu iletileri kaldırmak için E-posta taslaklarını hariç tut kutusunu işaretleyin.
-
Eşleşmeleri hariç tutma: Bazı verileri aramanızdan hariç tutmak için arama teriminin önüne kısa çizgi (‐) ekleyin. Örneğin, -subject:tatil, konusunda "tatil" kelimesi bulunan tüm iletileri hariç tutar.
Gmail, Drive ve Meet, Chat, Takvim, Gruplar ve Voice içinde arama yapma hakkında daha fazla bilgi edinin. Gmail'le ilgili daha fazla arama ipucu için bu sayfanın alt kısmındaki İletilerle ilgili daha fazla arama ipucu başlıklı makaleyi inceleyin.
-
- (İsteğe bağlı olarak Gmail ve Gruplar için desteklenir.) Aramanızın çok fazla sonuç döndürmesinden ve bu nedenle, işlemin tamamlanmasının uzun sürmesinden endişeleniyorsanız Sayı'yı tıklayın. Sayı işlevi, sonuçların sayısını, tam aramaya göre daha hızlı bildirir.
Aramanızı hassaslaştırmak için Genişlet'i tıklayıp arama parametrelerinizi düzenleyin.
-
Ara'yı tıklayın. Arama işlemi tamamlandıktan sonra Apps Kasası, sonuçlar tablosunu açar.
Arama sınırlamaları:
-
Tamamen silinen veriler: Apps Kasası yalnızca Google üretim sistemlerinden tamamen silinmemiş olan verileri arayabilir ve döndürebilir. Apps Kasası, kuruluşunuzun verilerini otomatik olarak saklamaz. Belirli verileri arayıp dışa aktarabilmek için saklama kuralları veya muhafazalar oluşturun.
-
Drive öğeleri: Drive'da arama yaptığınızda Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, TXT ve RTF gibi dosyalarda metin arayabilirsiniz. Video, ses, resim veya ikili program dosyaları içinde arama yapamazsınız.
-
Joker karakter hatası: Bir joker karakter arama operatörü, kullanıcı hesabında 100 veya daha fazla kelime ile eşleştiğinde, Apps Kasası arama sonuçlarını döndüremez. Örneğin,
subj:bal*araması çok fazla eşleşme getiriyorsasubj:balık*("balık" eşleşmelerini bulmak için) vesubj:balıkçı*("balıkçı" ve "balıkçılık" eşleşmelerini bulmak için) şeklinde arama yapmayı deneyebilirsiniz. Takvim, Chat, Drive veya Voice'ta joker karakter araması desteklenmez.
-
| Hedef | Örnek sorgu |
|---|---|
| Alıcısı veya göndereni belirli bir harici alan adı olan tüm iletileri bulma | Bu sorgu, göndereni kim olursa olsun, harici alan adıyla iletişim için kullanılan tüm iletileri döndürür:
|
| Yalnızca sohbet mesajlarını bulma | Bu sorgu, sohbet mesajlarını döndürür ve e-posta iletilerini hariç tutar:
|
| Bazı kelimeleri bulurken diğerlerini hariç tutma | Bu sorgu davet ve davetim sözcüklerini döndürür, ancak davetiye ve davetli sözcüklerini döndürmez:
|
| Bir iletide birbirine yakın konumda olan kelimeleri bulma | Bu sorgu, "sakın bunu dağıtmayın" ifadesini döndürür, ancak "sakın bunu haberim olmadan dağıtmayın" ifadesini hariç tutar. 1 ile 19 arasında bir sayı kullanabilirsiniz.
|
| Kullanıcı tarafından uygulanmış bir etikete sahip, silinmiş iletileri hariç tutma | Bu sorgu, kullanıcının "seyahat" etiketini uyguladığı tüm silinmiş iletileri hariç tutar:
|
| Belirli türlerdeki ekleri bulma | Bu sorgu PDF ekleri olan tüm iletileri döndürür:
|
| Karantinaya alınan iletileri hariç tutma. | Bu sorgu, yönetici karantinasındaki iletileri hariç tutar:
|
4. Adım: Sonuçlarınızı önizleyin
Eşleşen bir öğeyi önizlemek için sonuçlar tablosunda bir satırı tıklayın. Sağ taraftaki kenar çubuğunda önizleme bölümü açılacaktır.
Önizleme davranışı:
- İletiler: Apps Kasası, bir iletiye ait tüm görüşmeyi daraltarak tek bir ileti dizisine dönüştürür. Bir ileti dizisini genişletmek için iletiyi tıklayın. İletileri tek tek önizlemek için tıklayın.
- Drive öğeleri: Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Çizimler gibi Google dosyalarını ve .docx, .pdf ve .xlsx gibi kullanıcılar tarafından yüklenen dosyaları önizleyebilirsiniz.
Döndürülen tüm iletileri veya dosyaları önizleyemeniz mümkün olmayabilir. Önizlemeniz sınırlı olabilir, ancak arama sonuçlarını dışa aktardığınızda, eşleşen tüm veriler dışa aktarma işlemine dahil edilecektir.
5. Adım: Arama sorgunuzu kaydedin
Arama parametrelerinize son halini vermenizin ardından, bu aramayı daha sonra tekrar çalıştırmak için sorguyu kaydedebilirsiniz.
- Sorgunuzu kaydetmek için Kaydet'i tıklayın. Bu işlem arama sonuçlarınızı kaydetmez, yalnızca sorgu parametrelerini kaydeder. Mevcut sonuçlarınızı kaydetmek için bir sonraki adıma geçin ve sonuçları dışa aktarın.
- Kayıtlı bir sorguyu açmak için Kayıtlı sorguları görüntüleyin'i, sonra da sorguyu tıklayın. Kayıtlı sorgular dinamiktir. Aramayı tekrar çalıştırdığınızda sonuçlar, en son arama yaptığınız tarihten itibaren oluşturulan verileri içerir.
6. Adım: Dışa aktarın ve analiz edin
- Sorgunuzun sonuçlarını kaydetmek için Ara sekmesinde Dışa Aktarma'yı tıklayın.
Dışa Aktarma seçeneği yoksa yöneticinizden size gerekli ayrıcalıkları vermesini isteyin.
- Dışa aktarma işleminin ilerlemesini takip etmek için Dışa aktarmalar sekmesine gidin. İşlem tamamlandığında İndir'i tıklayın. Dışa aktarma dosyalarını, dışa aktarma işleminin başlangıcından itibaren 15 gün içinde indirebilirsiniz.
- Dışa aktarma işlemi, arama tarafından döndürülen verileri içeren sıkıştırılmış bir dosya oluşturur. Ayrıca, verilerin ilişkili olduğu hesapları tespit edebilmeniz için bir meta veri dosyası da vardır. Dışa aktarılan dosyaları işlemek için üçüncü taraf yazılımları kullanın.
Diğer Apps Kasası görevleri
Apps Kasası'nda yapabileceğiniz diğer görevler:
- Kuruluşunuzun saklama yükümlülükleri nedeniyle gerekli olan belirli iletileri ve dosyaları saklayın.
- Saklama politikalarınızı inceleyin ve gerektiği şekilde güncelleyin.
- Bireysel kullanıcılara veya kuruluş birimlerine ait verileri saklamak için muhafazalar oluşturun. Saklama ayarlarından bağımsız olarak, muhafazaya tabi iletiler asla silinmez.
- Diğer kullanıcıların Apps Kasası'nda neler yapabileceğini belirleyen ayrıcalıkları gözden geçirebilirsiniz.