Kom igång med sök- och exportfunktionen

Välkommen till Google Arkiv! Den här guiden hjälper dig att snabbt komma igång med Arkiv för att söka och exportera din organisations data.

Get started with search and export

1. Logga in på Google Apps Arkiv

Arkiv har ett eget gränssnitt som skiljer sig från andra Google Apps.

Logga in på Google Apps Arkiv

2. Skapa ett ärende

Ett ärende i Arkiv är en virtuell behållare för all data som rör din förfrågan. Du kan inte söka i Arkiv utan ett ärende.

Du kan enkelt dela ärenden med andra, inklusive externa användare.

3. Sök efter meddelanden i Gmail och klassiska Hangouts

Det kan vara svårt att söka efter meddelanden på en stor domän med många användare. Ibland hittar du för många meddelanden och andra gånger hittar du inte tillräckligt många. Men med rätt sökord kan Arkiv hitta just de meddelanden som du letar efter.

Räkna dina sökresultat

Ett snabbt sätt att bedöma effektiviteten hos sökningen är att använda funktionen Räkna resultat som är tillgänglig på rullgardinsmenyn Sök. Arkiv räknar antalet meddelanden som matchar dina sökkriterier. Du kan sedan bredda eller begränsa sökningen baserat på kraven för ditt ärende.

Du har hittat för många meddelanden

Så här minskar du antalet meddelanden som hittats i Arkiv för dig:

  • Letar du efter meddelanden som skickas av specifika användare? Ange ett namn i fältet Konton eller testa med att använda sökoperatorer som from:användare1@företag.com och to:användare2@företag.com.
  • Söker du efter en specifik fras? I många organisationer innehåller Gmail miljontals meddelanden och de flesta av de vanligast förekommande orden på ett visst språk. Du kanske märker att orden du söker efter förekommer regelbundet i meddelanden som inte är relevanta för ditt ärende. Testa att gruppera ord i fraser med citattecken.
  • För många kopior av samma meddelande? I Arkiv sparas flera versioner av ett meddelande medan avsändaren skriver det. Om du inte behöver så många detaljer klickar du på rutan Uteslut utkast för att ta bort dessa meddelanden från dina sökresultat.
  • Vill du utesluta vissa meddelanden från dina sökresultat? Använd ett bindestreck (-) för att utesluta meddelanden från sökningen. Exempelvis tar -subject:semester bort alla meddelanden där ordet "semester" ingår i ämnet.

 

Du hittade inte tillräckligt många meddelanden

Så här hittar du fler meddelanden:

  • Granska dina söktermer. De kan begränsa dina resultat.
  • Du kan bara söka efter meddelanden på konton som har tilldelats en Arkiv-licens. Meddelanden på olicensierade konton sparas inte och är inte tillgängliga via Arkiv. Om din organisation använder deldomänlicensiering finns Tilldela Arkiv-licenser.
  • I Arkiv returneras ett meddelandes hela konversation kollapsad i en enda tråd.

    Kollapsad tråd:

     

    Klicka tråden för att expandera den. Klicka på enskilda meddelanden för att läsa dem:

Fler söktips

Här är ytterligare några frågor du kan använda för att hitta just de meddelanden som behövs för ditt ärende.

Gör så här Exempelfråga
Hitta alla meddelanden som skickas till eller från en extern domän Den här frågan returnerar alla meddelanden som utbyts med den externa domänen, oavsett avsändare:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Hitta enbart chattmeddelanden Den här frågan returnerar chattmeddelanden och utesluter e-postmeddelanden:
is:chat
Hitta några ord men exkludera andra Den här frågan returnerar inbjudan och inbjudning men inte inbjudande eller inbjuden:
(inbjud* -inbjudande -inbjuden)
Hitta ord som är nära varandra i ett meddelande Den här frågan returnerar "aldrig distribuera" men exkluderar "aldrig att vi ska distribuera". Använd valfritt antal från 1 till 50.
(”inte AROUND 3 distribuera”)
Uteslut borttagna meddelanden med en ettikett som användaren angett Den här frågan exkluderar alla borttagna meddelanden där användaren angett etiketten "resor":
-(label:^borttaget AND label:resor)
Hitta specifika typer av bilagor Den här frågan returnerar alla meddelanden med PDF-bilagor:
(has:attachment filename:pdf)
Uteslut meddelanden som har karantänplacerats.

Den här frågan utesluter meddelanden i administrativ karantän:
-label:^admin_quarantine

Förfina din sökning

När dina sökresultat returneras visas termerna du just angett överst på skärmen.

Klicka i sökfältet för att få upp snabbsökformuläret och ändra dina villkor.

4. Sök efter filer på Drive

När du söker efter filer på Drive, måste du söka antingen per kontonamn eller per organisationsenhet (med färre än 5 000 användare). I Arkiv görs en sökning efter filnamn och innehåll i filtyper som stöds.

Filtyper som indexeras av Arkiv
Obs! Kunder med Google Apps for Government kan inte söka i filinnehåll. Men de kan söka på filnamn och andra filegenskaper.
Du kan förhandsgranska filer från Google Apps och de flesta typer av filer som överförs av användarna direkt i Arkiv.

5. Spara din sökning

När du har angett dina sökparametrar kan du spara sökningen och snabbt göra den senare. Sparade sökningar är dynamiska. Det betyder att dina framtida sökningar inkluderar meddelanden och filer som skapats sedan din senaste sökning.

6. Exportera och analysera

När du har hittat de meddelanden eller filer som behövs för din undersökning: 

  1. Exportera sökresultat.
  2. Börja analysera de exporterade filerna.

Andra Arkiv-uppgifter

Om du har rätt Arkiv-behörigheter kan du även behöva göra några av de här andra uppgifterna:

  • Du kan spara specifika meddelanden och arkivera dem som obligatoriska enligt organisationens lagringskrav. Granska dina lagringspolicyer och uppdatera dem vid behov.
  • Du kan skapa spärrar för att lagra data för enskilda användare eller organisationsenheter. Meddelanden som lagras tas aldrig bort, oavsett lagringsinställningar. 
  • Granska behörigheterna som styr vad andra användare kan göra i Arkiv.

 

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?