Поиск и экспорт в Сейфе: начало работы

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти

В этом руководстве описано, как в Сейфе работает предоставление электронных документов – функция, которая помогает при поиске и экспорте данных Google Workspace.

1. Войдите в Сейф

Откройте страницу https://vault.google.com и войдите, используя аккаунт Google Workspace.

Если вы не можете войти в Сейф, попросите администратора Google Workspace предоставить вам необходимые разрешения.

2. Создайте дело для поиска и экспорта

Поиск и экспорт пользовательских данных осуществляется в рабочей области под названием дело. Его можно считать папкой для хранения поисковых запросов и пакетов с данными для экспорта. Вы можете предоставлять доступ к делам другим пользователям, в том числе внешним.

  1. Нажмите Дела>Создать.

    Если кнопка Создать недоступна, получите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.

  2. Введите название дела и при необходимости его описание.
  3. Нажмите Создать.

3. Выполните поиск данных

Созданное на предыдущем шаге дело откроется на вкладке Поиск.

Если вкладки Поиск нет, получите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.

Теперь вы можете начать поиск:

  1. Выберите сервис Google, например Gmail, по данным которого нужно выполнить поиск.
  2. Укажите параметры поиска. Вы можете выбрать аккаунты и другие критерии. Например:
    • Поиск сообщений, отправленных определенными пользователями. Введите адрес электронной почты в поле Адреса электронной почты аккаунта или воспользуйтесь операторами поиска, например from:user1@example.com и to:user2@example.com.

    • Поиск сообщений с указанной фразой. Сообщения в корпоративных аккаунтах Gmail содержат большое количество часто употребляемых слов. Используйте в поисковом запросе не слова, а фразы, заключив их в кавычки. Пример: "конфиденциальный проект Х". Примечание. Поиск текста в кавычках выполняется без учета регистра и знаков препинания.

    • Исключение черновиков. Когда отправитель набирает письмо, Gmail периодически его сохраняет. Установите флажок Исключать черновики писем, чтобы не включать эти сообщения в результаты поиска.

    • Исключение определенных поисковых слов. Чтобы исключить данные из поиска, добавьте перед запросом дефис (). Например, введите -subject:отпуск, чтобы исключить все сообщения с темой, в которой есть слово "отпуск".

    Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о поиске в Gmail и классической версии Hangouts, сервисах "Диск" и Meet, Chat, Группах и Voice.

    Как искать сообщения: советы и примеры запросов
    Цель Пример запроса
    Найти все сообщения, отправленные пользователям во внешнем домене или полученные от них В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения, которыми вы обменивались с любыми пользователями в указанном домене.

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Найти только сообщения чата В результаты поиска по этому запросу будут включены сообщения чата. Сообщения электронной почты учитываться не будут.

    is:chat

    Искать одни слова и исключить из результатов другие В результаты поиска по этому запросу будут включены все производные от слова "шоколад", кроме "шоколадница" и "шоколадный".

    (шоколад* -шоколадница -шоколадный)

    Искать слова, расположенные в сообщении рядом В результаты поиска по этому запросу будет включена фраза "не следует распространять", но не попадет такая, как "не думаю, что мы когда-либо будем распространять". Используйте любое число от 1 до 19.

    ("не AROUND 3 распространять")

    Исключить из результатов поиска удаленные сообщения с присвоенными ярлыками Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все удаленные сообщения, которым пользователь присвоил ярлык "путешествия".

    -(label:^deleted AND label:путешествия)

    Найти определенные типы прикрепленных файлов В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения с прикрепленными файлами в формате PDF.

    (has:attachment filename:pdf)

    Исключить сообщения, помещенные в карантин Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все сообщения, которые администратор отправил в карантин.

    -label:^admin_quarantine

  3. Если вы считаете, что по поисковому запросу в Gmail, классической версии Hangouts или Группах будет найдено слишком много результатов, из-за чего он будет долго обрабатываться, нажмите Количество. Подсчет результатов выполняется быстрее, чем обычный поиск.

    Чтобы задать более точные критерии, нажмите Развернуть и измените параметры поиска.

  4. Нажмите Поиск. Когда поиск завершится, в Сейфе откроется таблица результатов.

    Ограничения, связанные с поиском

    • Данные, удаленные без возможности восстановления. В Сейфе можно искать только те данные, которые не были удалены из систем Google. Данные организации не сохраняются в Сейфе автоматически. Чтобы вы могли выполнять поиск по определенным данным и экспортировать их, настройте правила хранения или запреты на удаление.

    • Объекты на Диске. Вы можете искать текст в файлах различных форматов, в том числе Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также PDF, HTML, TXT и RTF. Поиск по видео- и аудиофайлам, изображениям и двоичным файлам не поддерживается.

    • Ошибка, связанная с подстановочным знаком. Сейф не возвращает результаты поиска, если поисковый оператор с подстановочным знаком соответствует 100 или более словам в аккаунте пользователя. Например, если по запросу subj:карт* найдено слишком много совпадений, выполните поиск по запросу subj:карто* (чтобы найти слово "картотека") и subj:картин* (чтобы найти слова "картинг" и "картинка"). При поиске по Chat, Диску и Voice подстановочные знаки использовать нельзя.

4. Изучите результаты поиска в режиме предварительного просмотра

Если в таблице результатов нажать на строку объекта, на панели справа будет показан его предпросмотр.

Работа с предпросмотром

  • Сообщения. Будет показана вся цепочка сообщений в свернутом виде. Чтобы развернуть ее, нажмите на сообщение. Чтобы прочитать отдельные сообщения, нажмите на них.
  • Объекты на Диске. Вы можете посмотреть содержимое файлов в форматах Google, например документов, таблиц, презентаций и рисунков, а также загруженных пользователями файлов, таких как DOCX, PDF и XLSX.

Предварительный просмотр может быть доступен не для всех сообщений и файлов в результатах. Несмотря на это, в экспортированные результаты поиска будут включены все соответствующие критериям данные.

5. Сохраните поисковый запрос

Настроив параметры поиска, вы можете сохранить запрос, чтобы быстро выполнить его позже.

  • Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Будут сохранены только параметры запроса без результатов поиска. Если нужно сохранить текущие результаты, перейдите к следующему разделу и экспортируйте их.
  • Чтобы открыть сохраненный запрос, нажмите Посмотреть сохраненные запросы и выберите запрос. Сохраненные запросы выполняются динамически – каждый раз в результаты добавляются данные, появившиеся с момента последнего запроса.

6. Экспортируйте результаты для дальнейшего анализа

  1. Чтобы сохранить результаты поиска, на вкладке Поиск нажмите Экспорт.

    Если кнопка Экспорт недоступна, получите необходимые разрешения у администратора.

  2. Чтобы проверить, скоро ли завершится операция, перейдите на вкладку Экспорт. Когда все будет готово, нажмите Скачать. Экспортированные данные будут доступны для скачивания в течение 15 дней.
  3. В экспортированные данные входит сжатый файл со всеми результатами, а также файл с метаданными для сопоставления результатов с аккаунтами. Для работы с экспортированными файлами воспользуйтесь сторонним ПО.

Другие задачи, которые можно решать с помощью Сейфа

Сейф можно также использовать для некоторых других задач. В частности, вы можете:

  • Хранить определенные сообщения и файлы, как того требуют правила организации. Проверьте заданные правила хранения и при необходимости измените их.
  • Создавать запреты на удаление данных отдельных пользователей или организационных подразделений. Сообщения и файлы, подпадающие под такой запрет, никогда не удаляются независимо от того, какие правила хранения настроены в организации.
  • Проверять разрешения, определяющие, какие действия могут выполнять в Сейфе другие пользователи.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
96539
false
false