Поиск и экспорт: начало работы

Добро пожаловать в Google Сейф! Ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать, как искать и экспортировать данные вашей организации с помощью Сейфа.

Get started with search and export

1. Вход в Сейф

Интерфейс Сейфа отделен от других сервисов Google Apps.

Войти в Сейф

2. Создание папки

Папка в Сейфе Google Apps – это виртуальный контейнер для всех данных, связанных с определенным запросом. Без нее выполнить поиск в Сейфе невозможно.

Вы можете предоставлять доступ к папкам другим пользователям, в том числе внешним.

3. Как искать сообщения Gmail и классической версии Hangouts

Поиск сообщений в большом домене может быть непростой задачей. Иногда в результатах оказывается слишком много сообщений, а иногда – недостаточно. С помощью правильных поисковых запросов в Сейфе вы сможете найти именно то, что вам нужно.

Подсчет результатов поиска

Вы можете быстро оценить эффективность поиска с помощью функции Подсчет результатов, расположенной в раскрывающемся меню Поиск. В Сейфе указывается количество сообщений, соответствующих поисковому запросу. Основываясь на этой цифре, вы можете сузить или расширить поиск.

Сообщений слишком много

Чтобы уменьшить число найденных сообщений в Сейфе, следуйте этим рекомендациям:

  • Ищете сообщения, отправленные определенным пользователем? Введите его имя в поле "Аккаунты" или воспользуйтесь операторами поиска, например from:polzovatel1@company.com и to:polzovatel2@company.com.
  • Ищете конкретную фразу? Корпоративные аккаунты Gmail содержат большое количество часто употребляемых слов. Если вы будете искать их, то найдете слишком много сообщений. Используйте в поисковом запросе не слова, а фразы, заключив их в кавычки.
  • Много копий одного сообщения? Когда отправитель набирает письмо, Сейф периодически его сохраняет. Установите флажок Не включать черновики, чтобы удалить эти сообщения из результатов поиска.
  • Хотите исключить из результатов поиска определенные сообщения? Используйте дефис (-). Например, введите -тема:отпуск, чтобы исключить все сообщения с темой, в которой есть слово "отпуск".

 

Сообщений слишком мало

Приведенные ниже рекомендации помогут найти больше сообщений.

  • Проверьте свои поисковые запросы: они могут ограничивать количество результатов.
  • Поиск выполняется только по аккаунтам, которым предоставлена лицензия Сейфа. Сообщения в других аккаунтах недоступны через Сейф и не сохраняются в нем. Если в вашей организации используется выборочное лицензирование, ознакомьтесь с инструкциями по предоставлению лицензий на Сейф.
  • Обратите внимание, что в Сейфе показываются свернутые цепочки писем.

    Свернутая цепочка:

     

    Чтобы развернуть цепочку, нажмите на нее. После этого вы сможете открыть и прочитать отдельные сообщения.

Другие полезные советы

Ниже описаны дополнительные запросы, которые помогут вам быстрее найти нужные сообщения.

Инструкции Пример запрос
Найти все сообщения, отправленные или полученные от внешнего домена В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения, которыми вы обменивались за пределами домена, вне зависимости от отправителя.
(from:solarmora.com ИЛИ to:solarmora.com)
Найти только сообщения чата В результаты поиска по этому запросу будут включены сообщения чата. Сообщения электронной почты учитываться не будут.
(is:chat)
Искать одни слова и исключить из результатов другие В результаты поиска по этому запросу будут включены все производные от слова "шоколад", кроме "шоколадница" и "шоколадный".
(шоколад* -шоколадница -шоколадный)
Искать слова, расположенные неподалеку друг от друга В результаты поиска по этому запросу будет включена фраза "никогда не распространять", но в них не появится "не думаю, что мы когда-либо будем распространять". Используйте любое число от 1 до 50.
("не AROUND 3 распространять")
Исключить из результатов поиска удаленные сообщения с присвоенными ярлыками Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все удаленные сообщения, которым пользователь присвоил ярлык "путешествия".
-(label:^deleted AND label:путешествия)
Найти определенные типы приложений В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения с прикрепленными файлами в формате PDF.
(has:attachment filename:pdf)
Исключить сообщения, помещенные в карантин

Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все сообщения, отправленные в административный карантин.
(-label:^admin_quarantine)

Как уточнить результаты поиска

При просмотре результатов поиска вы увидите свой поисковый запрос в верхней части экрана.

Чтобы изменить его, нажмите на строку поиска.

4. Поиск файлов на Диске

Для поиска документов на Диске нужно указать название аккаунта или организационное подразделение (если пользователей менее 5000). Вы можете искать информацию по названиям файлов и содержимому документов поддерживаемых типов.

Поддерживаемые типы файлов
Примечание. Пользователям Google Apps for Government не разрешено выполнять поиск по содержимому файлов. Однако они могут искать информацию по названиям и другим свойствам документов.
В Сейфе вы можете просматривать файлы из Google Apps, а также почти все типы документов, загруженных пользователями.

5. Сохранение параметров поиска

Настроив параметры поиска, вы можете сохранить запрос, чтобы выполнить его позже. В результаты будут добавлены сообщения и файлы, созданные с момента последнего поиска.

6. Экспорт и анализ результатов поиска

Отыскав нужные сообщения и документы, вы можете выполнить следующее: 

  1. экспортировать результаты поиска;
  2. проанализировать экспортированные файлы.

Другие задачи Сейфа

Если у вас есть соответствующие разрешения для Сейфа, вы можете:

  • Хранить определенные сообщения и файлы в соответствии с политикой организации. Проверьте свои правила хранения и при необходимости внесите в них изменения.
  • Создавать запреты на удаление данных отдельных пользователей или организационных подразделений. Сообщения и файлы, подпадающие под такой запрет, никогда не удаляются независимо от того, какие правила хранения настроены в организации. 
  • Проверять разрешения, определяющие, что могут делать в Сейфе другие пользователи.

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?