Memulai penelusuran dan ekspor Vault

Vault ditujukan bagi administrator dan staf hukum. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace perlu menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?

Selamat datang di Google Vault. Panduan ini berisi ringkasan fitur eDiscovery Vault, yang dapat digunakan untuk menelusuri dan mengekspor data Google Workspace organisasi Anda.

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

1. Login ke Vault

Buka vault.google.com dan login menggunakan akun Google Workspace.

Jika tidak dapat login ke Vault, minta administrator Google Workspace untuk mengaktifkan Vault untuk Anda.

2. Membuat masalah, yakni tempat untuk melakukan penelusuran dan mengekspor

Untuk menelusuri dan mengekspor data pengguna, buat ruang kerja yang disebut masalah. Buat masalah sebagai folder untuk menyimpan kueri penelusuran dan mengekspor paket. Anda dapat berbagi masalah dengan orang lain dengan mudah, termasuk pengguna eksternal.

  1. Klik MasalahlaluBuat.

    Jika Anda tidak memiliki opsi Buat, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.

  2. Masukkan nama masalah dan deskripsi (opsional).
  3. Klik Buat.

3. Menelusuri data

Saat Anda membuat masalah di langkah sebelumnya, masalah akan terbuka di tab Telusuri.

Jika Anda tidak memiliki tab Telusuri, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.

Sekarang Anda dapat memulai penelusuran:

  1. Pilih layanan Google yang akan ditelusuri, seperti Gmail.
  2. Masukkan parameter penelusuran. Anda dapat memilih akun yang akan ditelusuri dan kondisi lainnya. Contoh:
    • Temukan pesan yang dikirim oleh pengguna tertentu—Masukkan alamat email di kolom Alamat email akun, atau coba gunakan operator penelusuran seperti from:pengguna1@perusahaan.com dan to:pengguna2@perusahaan.com.

    • Temukan pesan dengan frasa tertentu—Di kebanyakan organisasi, Gmail berisi jutaan pesan dan sebagian besar kata yang umum digunakan dalam bahasa tertentu. Coba kelompokkan kata dalam frasa dengan tanda kutip, seperti "project rahasia X".

    • Kecualikan draf—Gmail menyimpan versi pesan draf saat pengirim menulisnya. Jika Anda tidak memerlukan detail sebanyak ini, centang kotak Kecualikan draf email untuk menghapus pesan ini dari hasil penelusuran.

    • Kecualikan pencocokan—Untuk mengurangi data dari penelusuran, masukkan tanda hubung () sebelum istilah penelusuran. Misalnya, -subject:liburan akan membuang semua pesan yang memiliki subjek yang menyertakan kata "liburan".

    Pelajari lebih lanjut cara menelusuri Gmail dan Hangouts klasik, Drive dan Meet, ChatGrup, dan Voice.

    Tips penelusuran lainnya untuk pesan

     

    Tujuan Contoh kueri
    Menemukan semua pesan yang dikirim ke atau dari domain eksternal Kueri ini menampilkan semua pesan yang dikirim dan diterima dengan domain eksternal, terlepas dari pengirimnya:

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Hanya menemukan pesan chat Kueri ini menampilkan pesan chat dan mengecualikan pesan email:

    is:chat

    Menemukan beberapa kata namun tidak menyertakan lainnya Kueri ini menampilkan 'undang', namun tidak menyertakan 'undangan' maupun 'diundang':

    (unda* -undangan -diundang)

    Menemukan kata-kata yang saling berdekatan dalam pesan Kueri ini menampilkan “jangan pernah mendistribusikan”, namun tidak menyertakan “jangan berpikir kami akan mendistribusikan”. Gunakan angka apa pun dari 1 sampai 50.

    ("jangan AROUND 3 mendistribusikan")

    Tidak menyertakan pesan yang dihapus dengan label yang diterapkan pengguna Kueri ini tidak menyertakan semua pesan yang dihapus yang memiliki label “kunjungan” yang diterapkan oleh pengguna:

    -(label:^deleted AND label:kunjungan)

    Menemukan jenis lampiran tertentu Kueri ini menghasilkan semua pesan dengan lampiran PDF:

    (has:attachment filename:pdf)

    Mengecualikan pesan yang telah dikarantina. Kueri ini mengecualikan pesan di karantina admin:

    -label:^admin_quarantine

     

  3. (Opsional, didukung untuk Gmail, Hangouts klasik, dan Grup) Jika Anda khawatir penelusuran akan menampilkan terlalu banyak hasil, yang prosesnya memerlukan waktu yang lama, klik Jumlah. Jumlah melaporkan jumlah hasil lebih cepat daripada penelusuran penuh.

    Untuk menyaring penelusuran, klik Luaskan dan edit parameter penelusuran.

  4. Klik Telusuri. Setelah penelusuran selesai, Vault akan membuka tabel hasil.

    Pembatasan penelusuran:

    • Data yang dihapus permanen—Vault dapat menelusuri dan hanya menampilkan data yang tidak dihapus permanen dari sistem produksi Google. Vault tidak otomatis mempertahankan data organisasi Anda. Untuk memastikan bahwa Anda dapat menelusuri dan mengekspor data tertentu, siapkan aturan retensi atau pembekuan.

    • Item Drive—Saat menelusuri Drive, Anda dapat menelusuri teks dalam file, termasuk Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, PDF, HTML, TXT, serta RTF. Anda tidak dapat menelusuri dalam file video, audio, gambar, atau biner.

    • Error karakter pengganti—Vault tidak dapat menampilkan hasil penelusuran jika operator penelusuran karakter pengganti cocok dengan 100 kata atau lebih di akun pengguna. Misalnya, jika subj:sepa* menghasilkan terlalu banyak kecocokan, Anda dapat mencoba menelusuri subj:sepatu* (untuk mencari "sepatu") dan subj:sepak* (untuk mencari "sepak" dan "sepakbola"). Penelusuran karakter pengganti tidak didukung untuk penelusuran Chat, Drive, atau Voice.

4. Melihat pratinjau hasil

Untuk melihat pratinjau item yang cocok, di tabel hasil, klik baris dan pratinjau akan terbuka di sidebar di sebelah kanan.

Perilaku pratinjau:

  • Pesan—Vault menampilkan seluruh percakapan pesan yang diciutkan menjadi satu rangkaian pesan. Untuk meluaskan rangkaian pesan, klik pesan. Untuk melihat pratinjau setiap pesan, klik pesan.
  • Item Drive—Anda dapat melihat pratinjau file Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar, serta file yang diupload pengguna seperti .docx, .pdf, dan .xlsx.

Anda mungkin tidak dapat melihat pratinjau semua pesan atau file yang ditampilkan. Meskipun pratinjau Anda mungkin dibatasi, saat Anda mengekspor hasil penelusuran, ekspor akan mencakup semua data yang cocok.

5. Menyimpan kueri penelusuran

Setelah menyelesaikan parameter penelusuran, Anda dapat menyimpan kueri untuk menjalankan penelusuran ini lagi dengan cepat di lain waktu.

  • Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Tindakan ini hanya menyimpan parameter kueri, bukan hasil penelusuran. Untuk menyimpan hasil saat ini, lanjutkan ke langkah berikutnya dan ekspor.
  • Untuk membuka kueri tersimpan, klik Lihat kueri tersimpan, lalu klik kueri. Kueri tersimpan bersifat dinamis—saat Anda menjalankan penelusuran lagi, hasilnya akan mencakup data yang dibuat sejak terakhir kali Anda melakukan penelusuran.

6. Mengekspor dan menganalisis

  1. Untuk menyimpan hasil kueri, di tab Telusuri, klik Ekspor.

    Jika Anda tidak memiliki opsi Ekspor, minta admin untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.

  2. Buka tab Ekspor untuk melacak progres ekspor. Jika sudah selesai, klik Download. Setelah ekspor dimulai, Anda memiliki waktu 15 hari untuk mendownload file ekspor.
  3. Ekspor mencakup file terkompresi yang berisi data yang ditampilkan oleh penelusuran Anda. Ekspor juga berisi file metadata untuk menghubungkan data dengan akun terkait. Gunakan software pihak ketiga untuk memproses file yang diekspor.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Penelusuran dan ekspor di ediscovery.google.com

1. Login ke Vault

Vault memiliki antarmuka sendiri yang terpisah dari Google Apps lainnya.

Masuk ke Vault

2. Membuat masalah

Masalah di Vault adalah penampung virtual untuk semua data yang terkait dengan penyelidikan Anda. Anda tidak dapat menelusuri Vault tanpa menggunakan masalah.

Anda dapat berbagi masalah dengan orang lain dengan mudah, termasuk pengguna eksternal.

3. Menelusuri pesan Gmail dan Hangouts klasik

Menelusuri pesan di domain yang besar dengan banyak pengguna bisa menjadi hal yang sulit. Terkadang Anda akan menemukan terlalu banyak pesan, dan terkadang tidak menemukan cukup pesan. Namun, dengan istilah penelusuran yang tepat, Vault dapat menemukan pesan yang Anda cari saja.

Menghitung hasil penelusuran

Cara cepat untuk menilai efektivitas penelusuran Anda adalah menggunakan fungsi Hitung hasil, yang tersedia dari panah drop-down Penelusuran. Vault menghitung jumlah pesan yang cocok dengan kriteria penelusuran Anda. Lalu, Anda dapat memperluas atau mempersempit penelusuran berdasarkan persyaratan masalah Anda.

Menemukan terlalu banyak pesan

Untuk mengurangi jumlah pesan yang ditemukan Vault:

  • Mencari pesan yang dikirim oleh pengguna tertentu? Masukkan nama pada bidang Akun, atau coba gunakan operator penelusuran seperti dari:pengguna1@perusahaan.com dan kepada:pengguna2@perusahaan.com.
  • Mencari frasa tertentu? Di banyak organisasi, Gmail berisi jutaan pesan dan sebagian besar kata yang digunakan secara umum dalam bahasa tertentu. Anda dapat menemukan kata yang Anda telusuri yang terjadi secara berkala dalam pesan yang tidak berhubungan dengan masalah Anda. Cobalah mengelompokkan kata ke dalam frasa dengan tanda kutip.
  • Terlalu banyak salinan pesan yang sama? Vault menyimpan beberapa versi pesan saat pengirim menulis pesan. Jika Anda tidak memerlukan detail sebanyak ini, klik kotak Jangan sertakan draf untuk menghapus pesan ini dari hasil penelusuran.
  • Ingin menghilangkan pesan tertentu dari hasil penelusuran? Gunakan tanda penghubung (-) untuk mengurangi pesan dari penelusuran. Misalnya, -subject:vacation membuang semua pesan yang memiliki subjek yang menyertakan kata "vacation".

 

Tidak menemukan cukup pesan

Untuk menemukan lebih banyak pesan:

  • Tinjau istilah penelusuran. Istilah dapat membatasi hasil Anda.
  • Anda hanya dapat menelusuri pesan dalam akun yang telah diberikan lisensi Vault. Pesan dalam akun yang tidak berlisensi tidak dipertahankan dan tidak dapat diakses melalui Vault. Jika organisasi Anda menggunakan pemberian lisensi domain sebagian, lihat Menetapkan lisensi Vault.
  • Vault menampilkan seluruh percakapan pesan yang diciutkan ke dalam satu rangkaian pesan.

    Untaian yang diciutkan:

     

    Klik untaian untuk memperluasnya. Klik pesan individual untuk membacanya:

Tips penelusuran lainnya

Berikut ini beberapa kueri tambahan yang dapat Anda gunakan untuk hanya menemukan pesan yang dibutuhkan untuk masalah Anda.

Caranya Kueri contoh
Menemukan semua pesan yang dikirim ke atau dari domain eksternal Kueri ini menampilkan semua pesan yang dipertukarkan dengan domain eksternal, terlepas dari pengirimnya:
(dari:solarmora.com OR kepada:solarmora.com)
Hanya menemukan pesan chat Kueri ini menampilkan pesan chat dan mengecualikan pesan email:
is:chat
Menemukan beberapa kata namun tidak menyertakan lainnya Kueri ini mengembalikan 'invite' dan 'invitational', namun tidak 'invitation' maupun 'invited':
(invit* -invitation -invited)
Menemukan kata-kata yang berada dekat satu sama lain dalam pesan Kueri ini menghasilkan “don’t ever distribute” namun tidak menyertakan “don’t think we should distribute”. Gunakan angka apa pun dari 1 sampai 50.
("jangan AROUND 3 distribusikan")
Tidak menyertakan pesan yang dihapus dengan label yang diterapkan pengguna Kueri ini tidak menyertakan semua pesan yang dihapus yang memiliki label “travel” yang diterapkan oleh pengguna:
-(label:^dihapus AND label:travel)
Menemukan jenis lampiran tertentu Kueri ini menghasilkan semua pesan dengan lampiran PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Mengecualikan pesan yang telah dikarantina.

Kueri ini mengecualikan pesan di karantina admin:
-label:^admin_quarantine

Mempersempit penelusuran

Saat Anda meninjau hasil penelusuran, bagian atas layar menampilkan istilah yang baru saja dimasukkan.

Klik kotak penelusuran untuk memunculkan bentuk penelusuran cepat dan mengubah istilah Anda.

4. Menelusuri file di Drive

Saat menelusuri file di Drive, Anda harus menelusuri berdasarkan nama akun atau berdasarkan unit organisasi (dengan pengguna kurang dari 5.000). Vault menelusuri nama dan konten file dari jenis file yang didukung.

Jenis file yang diindeks oleh Vault
Catatan: Google Apps untuk pelanggan Pemerintah tidak dapat menelusuri konten file. Namun, mereka dapat menelusuri nama file dan properti file lainnya.
Anda dapat mempratinjau file dari Google Apps dan sebagian besar jenis file yang diunggah pengguna langsung di Vault.

5. Menyimpan penelusuran

Setelah menyelesaikan parameter penelusuran, Anda dapat menyimpan kueri dan melakukan penelusuran ini dengan cepat nanti. Penelusuran yang disimpan sangat dinamis; yaitu, penelusuran mendatang akan menyertakan pesan dan file yang dibuat sejak terakhir kali Anda menelusuri.

6. Mengekspor dan menganalisis

Setelah menemukan pesan atau file yang diperlukan untuk masalah Anda: 

  1. Ekspor hasil penelusuran.
  2. Mulai analisis file yang diekspor.

Tugas Vault lainnya

Berikut beberapa tugas lain yang mungkin perlu Anda lakukan di Vault:

  • Anda dapat menyimpan pesan dan file tertentu seperti yang diharuskan oleh kewajiban retensi organisasi Anda. Tinjau kebijakan retensi dan perbarui kebijakan jika perlu.
  • Anda dapat membuat pembekuan untuk menyimpan data bagi setiap pengguna atau unit organisasi. Pesan dan file yang dibekukan tidak pernah dihapus, terlepas dari setelan retensi.
  • Tinjau hak istimewa yang mengontrol berbagai hal yang dapat dilakukan pengguna lain dalam Vault.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?