Premiers pas avec la recherche et l'exportation Vault

Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Bienvenue dans Google Vault. Ce guide décrit les fonctionnalités d'ediscovery de Vault qui vous permettent de rechercher et exporter les données Google Workspace de votre organisation.

1. Se connecter à Vault

Accédez à https://vault.google.com, puis connectez-vous avec votre compte Google Workspace.

Si vous ne parvenez pas à vous connecter à Vault, demandez à votre administrateur Google Workspace d'activer Vault pour vous.

2. Créer un litige en tant qu'espace de recherche et d'exportation

Pour rechercher et exporter des données utilisateur, vous devez créer un espace de travail appelé litige. Considérez-le comme un dossier dans lequel vous stockez des requêtes de recherche et exportez des packages. Vous pouvez partager des litiges, y compris avec des utilisateurs externes.

  1. Cliquez sur LitigespuisCréer.

    Si l'option Créer n'est pas disponible, demandez à votre administrateur Google Workspace de vous accorder les droits nécessaires.

  2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
  3. Cliquez sur Créer.

3. Rechercher des données

Le litige créé à l'étape précédente s'ouvre sur l'onglet Rechercher.

Si l'onglet Rechercher n'est pas disponible, demandez à votre administrateur Google Workspace de vous accorder les droits nécessaires.

Vous pouvez maintenant lancer la recherche :

  1. Sélectionnez un service Google tel que Gmail pour lancer la recherche.
  2. Saisissez vos paramètres de recherche. Vous pouvez choisir les comptes qui feront l'objet de votre recherche et d'autres conditions. Exemple :
    • Rechercher les messages envoyés par des utilisateurs spécifiques : saisissez une adresse e-mail dans le champ Adresses e-mail des comptes ou essayez d'utiliser des opérateurs de recherche, comme from:utilisateur1@entreprise.fr et to:utilisateur2@entreprise.fr.

    • Rechercher les messages comportant une expression spécifique : dans de nombreuses organisations, Gmail contient des millions de messages, ainsi que la plupart des mots couramment utilisés dans une langue donnée. Essayez de regrouper des mots entre guillemets pour rechercher une expression (par exemple, "projet confidentiel X").

    • Exclure les brouillons : Gmail enregistre les versions d'un brouillon de message à mesure que l'expéditeur le rédige. Si vous n'avez pas besoin d'autant de détails, cochez l'option Exclure les brouillons pour supprimer ces messages de vos résultats de recherche.

    • Exclure des correspondances : pour exclure des données de votre recherche, placez un trait d'union () avant le terme de recherche. Par exemple, -subject:vacances permet d'exclure tous les messages dont l'objet comporte le mot "vacances".

    En savoir plus sur la recherche dans Gmail et la version classique de Hangouts, Drive et Meet, Chat, Groupes et Voice

    Plus de conseils pour rechercher des messages
    Objectif Exemple de requête
    Trouver tous les messages envoyés depuis ou vers un domaine externe Cette requête renvoie tous les messages échangés avec le domaine externe, sans tenir compte de l'expéditeur :

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Rechercher uniquement les messages de chat Cette requête renvoie des messages de chat en excluant les e-mails :

    is:chat

    Rechercher des mots, mais en exclure d'autres Cette requête renvoie les messages contenant le mot "inviter" ou "invite", par exemple, mais pas "invitation" ni "invité" :

    (invit* -invitation -invited)

    Rechercher des mots à proximité les uns des autres dans un message Cette requête renvoie les occurrences de "ne pas distribuer", mais exclut "ne devrait pas être distribué". Indiquez un nombre compris entre 1 et 50.

    ("ne AROUND 3 distribuer")

    Exclure les messages supprimés disposant d'un libellé attribué par l'utilisateur Cette requête exclut tous les messages supprimés auxquels l'utilisateur a attribué le libellé "voyage" :

    -(label:^deleted AND label:voyage)

    Rechercher des types de pièces jointes spécifiques Cette requête renvoie tous les messages contenant un PDF en pièce jointe :

    (has:attachment filename:pdf)

    Exclure les messages mis en quarantaine Cette requête exclut les messages envoyés en zone de quarantaine administrative :

    -label:^admin_quarantine

  3. (Facultatif, compatible avec Gmail, la version classique de Hangouts et Groupes) Si vous craignez que votre recherche renvoie trop de résultats et prenne un certain temps, cliquez sur Nombre. Cette fonctionnalité vous indique le nombre de résultats plus rapidement qu'avec une recherche complète.

    Pour affiner votre recherche, cliquez sur Développer et modifiez vos paramètres de recherche.

  4. Cliquez sur Rechercher. Une fois la recherche terminée, Vault ouvre un tableau des résultats.

    Limites de la recherche :

    • Données supprimées définitivement : Vault ne peut rechercher ni renvoyer les données supprimées définitivement des systèmes de production Google. Vault ne conserve pas automatiquement les données de votre organisation. Pour vous assurer de pouvoir rechercher et exporter certaines données, configurez des règles de conservation ou des obligations de conservation.

    • Éléments Drive : lors de recherches dans Drive, vous pouvez rechercher du texte dans des fichiers Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, TXT ou RTF, par exemple. Vous ne pouvez pas effectuer de recherches dans les fichiers vidéo, audio, image ou binaires.

    • Erreur de caractère générique : Vault ne peut pas renvoyer de résultats lorsqu'un opérateur de recherche comportant des caractères génériques correspond à 100 mots ou plus d'un compte utilisateur. Par exemple, si subj:foo* produit trop de résultats, vous pouvez essayer de rechercher subj:food* (pour trouver "food") et subj:foot* (pour trouver "foot" et "football"). La recherche avec caractères génériques n'est pas disponible pour Chat, Drive ou Voice.

4. Prévisualiser les résultats

Pour prévisualiser un résultat, cliquez sur une ligne du tableau. L'aperçu s'ouvre dans une barre latérale à droite.

Comportement de l'aperçu :

  • Messages : dans les résultats de recherche de Vault, tous les messages appartenant à une même conversation sont regroupés dans un fil de discussion unique. Pour développer ce fil, cliquez sur le message. Cliquez sur des messages individuels pour les prévisualiser.
  • Éléments Drive : vous pouvez prévisualiser des fichiers Google tels que Docs, Sheets, Slides et Drawings, ainsi que ceux importés par les utilisateurs, comme les fichiers .docx, .pdf et .xlsx.

Il se peut que vous ne puissiez pas prévisualiser tous les messages ou fichiers qui s'affichent. Même si l'aperçu est parfois incomplet, toutes les données trouvées sont incluses lorsque vous exportez les résultats de recherche.

5. Enregistrer votre requête de recherche

Lorsque les paramètres de recherche vous conviennent, vous pouvez enregistrer la requête pour pouvoir la relancer rapidement une prochaine fois.

  • Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. Cette action n'enregistre pas vos résultats de recherche, mais uniquement les paramètres de la requête. Pour enregistrer les résultats obtenus, passez à l'étape suivante et exportez-les.
  • Pour ouvrir une requête enregistrée, cliquez sur Afficher les requêtes enregistrées, puis sur la requête souhaitée. Les requêtes enregistrées sont dynamiques : lorsque vous relancez la recherche, les résultats contiennent les données créées depuis votre dernière recherche.

6. Exporter et analyser

  1. Pour enregistrer les résultats d'une requête, cliquez sur Exporter dans l'onglet Rechercher.

    Si l'option Exporter n'est pas disponible, demandez à votre administrateur de vous accorder les droits nécessaires.

  2. Accédez à l'onglet Exportations pour suivre la progression de l'exportation. Lorsqu'elle est terminée, cliquez sur Télécharger. Vous disposez de 15 jours pour télécharger les fichiers d'exportation après le début de celle-ci.
  3. L'exportation comprend un fichier compressé contenant les données renvoyées par la recherche, ainsi qu'un fichier de métadonnées permettant de faire correspondre les données aux comptes associés. Vous pouvez traiter les fichiers exportés à l'aide d'un logiciel tiers.

Autres tâches Vault

Vous pouvez également effectuer les tâches suivantes dans Vault :

  • Vous pouvez conserver des messages et des fichiers spécifiques, conformément aux obligations auxquelles votre organisation est soumise. Passez en revue vos règles de conservation et mettez-les à jour en fonction de vos besoins.
  • Vous pouvez créer des obligations de conservation pour les données de comptes utilisateur ou d'unités organisationnelles. Les messages et les fichiers faisant l'objet de telles procédures ne sont jamais supprimés, quels que soient les paramètres de conservation.
  • Examinez les droits régissant les actions des autres utilisateurs dans Vault.
Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?
Recherche
Effacer la recherche
Fermer le champ de recherche
Applications Google
Menu principal
Rechercher dans le centre d'aide
true
96539
false