Premiers pas avec la recherche et l'exportation

Bienvenue dans Google Vault. Ce guide vous permettra d'apprendre rapidement à rechercher et exporter les données de votre organisation avec Vault.

Get started with search and export

1. Se connecter à Vault

Vault dispose de sa propre interface, distincte de celle des autres applications Google Apps.

Se connecter à Vault

2. Créer un litige

Dans Vault, un litige est une boîte virtuelle qui rassemble toutes les données en lien avec votre enquête. Sans litige, vous ne pouvez pas effectuer de recherches dans Vault.

Vous pouvez partager des litiges en toute simplicité, y compris avec des utilisateurs externes.

3. Rechercher des messages Gmail et de la version classique de Hangouts

La recherche de messages dans un domaine étendu comptant de nombreux utilisateurs n'est pas une mince affaire. Il peut arriver que vos recherches renvoient trop de messages, ou pas suffisamment. Dans Vault, si vous utilisez les termes de recherche appropriés, seuls les messages dont vous avez besoin apparaissent dans les résultats.

Compter le nombre de résultats de recherche

Une manière simple de vérifier l'efficacité de votre recherche consiste à utiliser la fonction Compter les résultats disponible en cliquant sur la flèche descendante Rechercher. Vault compte le nombre de messages correspondant à vos critères de recherche. Vous pouvez alors élargir ou réduire votre recherche en fonction de ce dont vous avez besoin pour votre litige.

Vos recherches renvoient trop de messages

Pour réduire le nombre de messages apparaissant dans les résultats de Vault, procédez comme suit :

  • Les messages que vous recherchez ont-ils été envoyés par des utilisateurs spécifiques ? Si tel est le cas, saisissez leur nom dans le champ "Comptes" ou utilisez des opérateurs de recherche (exemples : from:utilisateur1@entreprise.fr ou to:utilisateur2@entreprise.fr).
  • Vous cherchez une expression spécifique ? Dans de nombreuses organisations, Gmail contient des millions de messages et la plupart des mots d'usage courant dans une langue donnée. Il peut arriver que les mots sur lesquels vous basez votre recherche apparaissent fréquemment dans les messages, mais ne soient pas pertinents pour votre litige. Essayez de regrouper des mots en expressions, en les plaçant entre guillemets.
  • Un même message s'affiche plusieurs fois ? Vault enregistre plusieurs versions d'un message, au fur et à mesure que l'utilisateur le rédige. Si vous n'avez pas besoin d'autant de détails, cochez l'option Exclure les brouillons pour supprimer ces messages des résultats de vos recherches.
  • Vous souhaitez supprimer certains messages des résultats de recherche ? Utilisez un tiret ("-") pour enlever des messages de vos recherches. Par exemple, -subject:vacances permet de supprimer tous les messages dont le sujet comporte le mot "vacances".

 

Vos recherches renvoient trop peu de messages

Pour trouver plus de messages, procédez comme suit :

  • Vérifiez vos termes de recherche. Ce sont peut-être eux qui limitent le nombre de vos résultats.
  • Vous ne pouvez rechercher de messages que dans les comptes disposant d'une licence Vault. Les messages d'un compte dépourvu de licence ne sont pas conservés et ne sont pas accessibles par l'intermédiaire de Vault. Si votre organisation utilise des licences pour un domaine partiel, consultez l'article Attribuer des licences Vault.
  • Dans les résultats de recherche de Vault, tous les messages appartenant à une même conversation sont regroupés dans un fil de discussion unique.

    Fil de discussion réduit :

     

    Cliquez sur le fil pour le développer. Ensuite, cliquez sur un message spécifique pour le lire :

Conseils de recherche supplémentaires

Dans cette section figurent d'autres requêtes permettant d'inclure dans les résultats de vos recherches uniquement les messages dont vous avez besoin pour votre litige.

Procédure Exemple de requête
Trouver tous les messages envoyés depuis ou vers un domaine externe Cette requête renvoie tous les messages échangés avec le domaine externe, sans tenir compte de l'expéditeur :
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Rechercher uniquement les messages de chat Cette requête renvoie des messages de chat en excluant les e-mails :
is:chat
Rechercher des mots, mais en exclure d'autres Cette requête renvoie les messages contenant le mot "inviter" ou "invite", par exemple, mais pas "invitation" ni "invité" :
(invit* -invitation -invited)
Rechercher des mots à proximité les uns des autres dans un message Cette requête renvoie les messages contenant l'expression "ne pas distribuer", mais pas ceux contenant l'expression "je ne pense pas qu'il faille distribuer". Le nombre doit être compris entre 1 et 50.
("ne pas AROUND 3 distribuer")
Exclure les messages supprimés disposant d'un libellé attribué par l'utilisateur Cette requête exclut tous les messages supprimés auxquels l'utilisateur a attribué le libellé "voyage" :
-(label:^deleted AND label:voyage)
Rechercher des types de pièces jointes spécifiques Cette requête renvoie tous les messages contenant un PDF en pièce jointe :
(has:attachment filename:pdf)
Exclure les messages mis en quarantaine

Cette requête exclut les messages envoyés en zone de quarantaine administrative :
-label:^admin_quarantine

Affiner votre recherche

Les termes de recherche que vous avez saisis apparaissent en haut de la fenêtre des résultats.

Cliquez sur la barre de recherche pour faire apparaître le formulaire de recherche rapide pour modifier ces termes.

4. Rechercher des fichiers dans Drive

Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, vous devez le faire par nom d'utilisateur ou par unité organisationnelle de moins de 5 000 utilisateurs. Vault effectue les recherches dans le nom et le contenu des fichiers compatibles.

Types de fichiers indexés par Vault
Remarque : Les clients Google Apps for Government ne peuvent pas effectuer de recherches dans le contenu des fichiers. Toutefois, les recherches peuvent porter sur le nom, ainsi que sur d'autres propriétés des fichiers.
Vous pouvez afficher directement dans Vault un aperçu des fichiers Google Apps, ainsi que de la plupart des fichiers importés par les utilisateurs.

5. Enregistrer votre recherche

Lorsque vos paramètres de recherche conviennent, vous pouvez enregistrer la requête pour pouvoir la réexécuter rapidement une prochaine fois. Les recherches enregistrées sont rappelées de manière dynamique. Lorsque vous les réexécutez, les messages et les fichiers qui ont été créés depuis votre dernière recherche sont inclus dans la recherche.

6. Exporter et analyser

Une fois que vous avez trouvé les messages ou les fichiers dont vous avez besoin pour votre litige, procédez comme suit : 

  1. Exportez les résultats de recherche.
  2. Commencez à analyser les fichiers exportés.

Autres tâches Vault

Si vous disposez des droits Vault appropriés, vous pouvez effectuer d'autres tâches, notamment :

  • conserver des messages et des fichiers spécifiques, conformément aux obligations auxquelles votre organisation est soumise. Passez en revue vos règles de conservation et mettez-les à jour en fonction de vos besoins ;
  • créer des procédures de préservation à titre conservatoire pour les données d'utilisateurs ou d'unités organisationnelles. Les messages et les fichiers faisant l'objet de telles procédures ne sont jamais supprimés, quels que soient les paramètres de conservation ; 
  • examiner les droits régissant les actions des autres utilisateurs dans Vault.

 

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