Empezar a usar la búsqueda y la exportación de Vault

Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Te damos la bienvenida a Google Vault. En esta guía se ofrece una descripción general de las funciones de descubrimiento electrónico de Vault, con las que puedes buscar y exportar los datos de Google Workspace de la organización.

1. Inicia sesión en Vault

Ve a https://vault.google.com e inicia sesión con tu cuenta de Google Workspace.

Si no puedes iniciar sesión en Vault, pide a tu administrador de Google Workspace que active Vault.

2. Crear un asunto, tu espacio de búsqueda y exportación

Para buscar y exportar datos de usuario, debes crear un espacio de trabajo denominado asunto. Piensa en un asunto como una carpeta en la que almacenas las consultas de búsqueda y exportas paquetes. Puedes compartir asuntos con otras personas, incluso con usuarios externos.

  1. Haz clic en Asuntosy luegoCrear.

    Si no tienes la opción Crear, pide a tu administrador de Google Workspace que te conceda los privilegios necesarios.

  2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
  3. Haz clic en Crear.

3. Buscar datos

Al crear un asunto en el paso anterior, este se abre en la pestaña Buscar.

Si no tienes la pestaña Buscar, pide a tu administrador de Google Workspace que te conceda los privilegios necesarios.

Ahora puedes iniciar la búsqueda:

  1. Selecciona el servicio de Google en el que quieras buscar, como Gmail.
  2. Introduce los parámetros de búsqueda. Puedes elegir las cuentas en las que quieres buscar y otras condiciones. Por ejemplo:
    • Buscar mensajes enviados por usuarios concretos: introduce una dirección de correo electrónico en el campo Direcciones de correo electrónico de cuentas o prueba a utilizar operadores de búsqueda como from:usuario1@example.com y to:usuario2@example.com.

    • Buscar mensajes con una frase específica: en muchas organizaciones, Gmail contiene millones de mensajes y la mayoría de las palabras más frecuentes en un determinado idioma. Prueba a agrupar las palabras en frases entre comillas, como "proyecto confidencial X". Nota: La búsqueda ignora el uso de mayúsculas, minúsculas y puntuación en las frases entre comillas.

    • Excluir borradores: Gmail guarda las versiones de los borradores de mensajes mientras el remitente los redacta. Si no necesitas un seguimiento tan detallado, marca la casilla Excluir borradores de correo electrónico para quitar estos mensajes de los resultados de búsqueda.

    • Excluir coincidencias: para excluir datos de la búsqueda, inserta un guion () antes del término de búsqueda. Por ejemplo, -asunto:vacaciones excluye todos los mensajes cuyo asunto incluya la palabra "vacaciones".

    Consulta más información sobre cómo buscar en Gmail y la versión clásica de Hangouts, Drive y Meet, Chat, Grupos y Voice.

    Más consejos de búsqueda de mensajes
    Objetivo Consulta de ejemplo
    Encontrar todos los mensajes enviados a un dominio externo o desde este Esta consulta devuelve todos los mensajes intercambiados con el dominio externo, independientemente del remitente:

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Encontrar solo mensajes de chat Esta consulta devuelve mensajes de chat y excluye los mensajes de correo electrónico:

    is:chat

    Encontrar algunas palabras, pero excluir otras Esta consulta devuelve "invitar", "invitamos", "invitada"..., pero no "invitación" ni "invitado":

    (invit* -invitación -invitado)

    Encontrar palabras que aparecen cerca de otras en un mensaje Esta consulta devuelve "no se permite distribuir", pero excluye, por ejemplo, "no creo que debamos distribuir". Puedes usar cualquier número del 1 al 19.

    ("no AROUND 3 distribuir")

    Excluir mensajes eliminados con una etiqueta aplicada por usuario Esta consulta excluye todos los mensajes eliminados a los que el usuario ha aplicado la etiqueta "viajes":

    -(label:^deleted AND label:viajes)

    Encontrar tipos de adjuntos específicos Esta consulta devuelve todos los mensajes con archivos PDF adjuntos:

    (has:attachment filename:pdf)

    Excluir mensajes que se han puesto en cuarentena Esta consulta excluye los mensajes incluidos en la cuarentena de administrador:

    -label:^admin_quarantine

  3. (Opcional, compatible con Gmail, la versión clásica de Hangouts y Grupos) Si te preocupa que la búsqueda devuelva demasiados resultados, lo que puede llevar mucho tiempo, haz clic en Recuento. Recuento indica el número de resultados más rápidamente que una búsqueda completa.

    Para acotar la búsqueda, haz clic en Mostrar y modifica los parámetros de búsqueda.

  4. Haz clic en Buscar. Cuando se completa la búsqueda, Vault abre una tabla con los resultados.

    Limitaciones de búsqueda:

    • Datos eliminados definitivamente: Vault puede buscar y devolver solo datos que no se hayan eliminado definitivamente de los sistemas de producción de Google. Vault no conserva automáticamente ningún dato de la organización. Para asegurarte de que puedas buscar y exportar determinados datos, configura reglas de conservación o bloqueos.

    • Elementos de Drive: cuando buscas en Drive, puedes buscar texto en archivos como, por ejemplo, Microsoft Word, Excel y PowerPoint, PDF, HTML, TXT y RTF. No puedes hacer búsquedas en archivos de vídeo, audio, imagen o binarios.

    • Error de comodines: Vault no puede devolver ningún resultado si en la búsqueda se utilizan comodines que coinciden con 100 o más palabras de una cuenta de usuario. Por ejemplo, si la búsqueda subj:cont*, encuentra demasiadas coincidencias, prueba con subj:contabl* (si quieres obtener resultados con "contable"), o con subj:contrat* (si quieres obtener resultados con "contrato" y "contratar"). La búsqueda mediante caracteres comodín no es compatible con las búsquedas de Chat, Drive ni Voice.

4. Previsualizar los resultados

Para previsualizar un elemento coincidente, en la tabla de resultados, haz clic en una fila y la vista previa se abrirá en una barra lateral de la derecha.

Comportamiento de la vista previa:

  • Mensajes: Vault devuelve toda la comunicación de un mensaje en una única conversación. Para ver la conversación completa, haz clic en el mensaje. Para ver mensajes concretos, haz clic en ellos.
  • Elementos de Drive: puedes previsualizar archivos de Google como documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos, así como archivos subidos por los usuarios como .docx, .pdf y .xlsx.

Es posible que no todos los mensajes o archivos que se han devuelto se puedan incluir en la vista previa. Aunque la vista previa sea limitada, cuando exportes los resultados de búsqueda, la exportación incluirá todos los datos que coincidan.

5. Guardar la consulta de búsqueda

Una vez que hayas terminado de especificar los parámetros de búsqueda, puedes guardar la consulta para volver a hacerla rápidamente en otras ocasiones.

  • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Esta acción no guarda los resultados de búsqueda, solo los parámetros de consulta. Para guardar los resultados, ve al siguiente paso y expórtalos.
  • Para abrir una consulta guardada, haz clic en Ver consultas guardadas y selecciona la que quieras. Las consultas guardadas son dinámicas: cuando vuelves a hacer una búsqueda, los resultados incluyen datos creados desde la última vez que buscaste.

6. Exportar y analizar

  1. Para guardar los resultados de una consulta, ve a la pestaña Buscar y haz clic en Exportar.

    Si no tienes la opción Exportar, pide a tu administrador que te conceda los privilegios necesarios.

  2. Ve a la pestaña Exportaciones para hacer un seguimiento del progreso de exportación. Cuando se haya completado, haz clic en Descargar. Tienes un plazo de 15 días desde el inicio de la exportación para descargar sus archivos.
  3. La exportación incluye un archivo comprimido que contiene los datos devueltos por la búsqueda, así como un archivo de metadatos con el que asociar los datos a las cuentas correspondientes Procesa los archivos exportados con software de terceros.

Otras tareas en Vault

A continuación, te indicamos otras tareas que quizá debas realizar en Vault:

  • Puedes conservar mensajes y archivos específicos para cumplir con las obligaciones de conservación de datos de tu organización. Consulta tus políticas de conservación y actualízalas según se requiera.
  • Puedes crear bloqueos para conservar los datos de determinados usuarios o unidades organizativas. Los mensajes y archivos sujetos a un bloqueo no se eliminan nunca, independientemente de cuál sea la configuración de conservación de la organización.
  • Puedes revisar los privilegios que controlan qué acciones pueden realizar otros usuarios en Vault.
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