開始使用:Postini 客戶

歡迎改用 G Suite 和 Google 保管箱。我們知道您具備電子蒐證 (ediscovery) 的實務經驗,隨時可以開始使用我們的服務。

Get started with search and export
注意:如需 Postini 轉換作業的完整操作說明,以及 GMD 和保管箱功能的詳細對照資訊,請參閱 Postini 轉換指南的開始使用 Google 保管箱一文。

1. 登入保管箱

保管箱擁有獨立介面,不需和其他 Google Apps 服務一起使用。

登入保管箱

2. 建立案件

在保管箱裡,案件的用途就等同於 Postini 的調查,是一個收納所有調查相關資料的虛擬容器。如果沒有案件,您就無法搜尋保管箱。

兩者不同的是,Postini 固定會開啟您最近一次處理的調查,保管箱則會在您每次登入時都要求建立或選擇一個案件,確保您每次作業都能處理到正確的案件。

您可以透過保管箱服務輕鬆與他人 (包括外部使用者) 共用案件

3. 搜尋 Gmail 郵件和傳統版 Hangouts 訊息

在使用者眾多的大型網域中搜尋郵件或訊息,或許不是一件容易的事。有時找到的結果太多,有時卻又太少。不過,只要使用正確的搜尋字詞,保管箱就能準確找出您要的郵件或訊息。

計算搜尋結果數量

您可以使用 [搜尋] 下拉式箭頭中的計算結果數量功能,快速確認目前的搜尋條件是否符合您的需求。保管箱會計算符合搜尋條件的結果數量。您可以依據不同案件的情況,酌情調整您的搜尋範圍。

找出的結果數量太多

如何減少保管箱找出的結果數量:

  • 想尋找特定使用者所寄來的郵件嗎?請在 [帳戶] 欄位中輸入名稱,或使用搜尋運算子 (例如 from:user1@company.comto:user2@company.com)。
  • 想尋找特定詞組嗎?對許多機構來說,Gmail 可能存放了數百萬封郵件,大部分的常用字詞 (相同語系) 通常會一再出現。因此當您搜尋郵件中經常出現的字詞時,可能找到許多與案件不相關的郵件。請嘗試用引號將多個字詞合併為一整個詞組,進一步縮小搜尋範圍。
  • 同一封信的副本太多嗎?寄件者寫信時,保管箱會儲存各種不同版本的郵件。如果您不需要留存如此詳細的資料,請勾選 [排除草稿] 方塊,即可將這類郵件自搜尋結果中移除。
  • 不希望搜尋結果中出現特定郵件嗎?只要使用連接號 (-) 即可在搜尋結果中排除特定郵件。舉例來說,使用 -subject:vacation 可排除所有主旨中包含「vacation」這個字的郵件。

 

找出的結果數量太少

如何找出更多結果:

  • 檢視您使用的搜尋字詞,這些字詞可能會侷限您所能獲得的搜尋結果。
  • 您只能針對具有保管箱授權的帳戶搜尋郵件和訊息,因為如果帳戶沒有相關授權,保管箱就不會保留其中的郵件和訊息並提供相應的存取路徑。如果貴機構使用部分網域授權,請參閱指派保管箱授權
  • 保管箱傳回了郵件的完整會話群組,但將其收合成單一會話串。

    收合的會話串:

     

    按一下會話串即可將其展開,再按一下個別郵件即可閱讀內容:

更多搜尋秘訣

您可以使用以下查詢方式來尋找案件需要的郵件或訊息。

查詢目標 查詢範例
尋找所有來自與寄至外部網域的郵件 這個查詢會傳回所有來自與寄至外部網域的郵件,無論寄件者是誰:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
只尋找即時通訊訊息 這個查詢會排除電子郵件,只傳回即時通訊訊息:
is:chat
尋找特定字詞並排除某些字詞 這個查詢會傳回 invite 和 invitational,不會傳回 invitation 和 invited:
(invit* -invitation -invited)
尋找郵件或訊息中彼此相鄰的字詞 這個查詢會傳回「不可發布」,但排除「不認為可以發布」。您須使用介於 1 到 50 之間的數字。
"不要 AROUND 3 發布"
排除使用者套用標籤的刪除郵件 這個查詢會排除使用者套用了「旅遊」標籤的所有已刪除郵件:
-(label:^deleted AND label:旅遊)
尋找特定類型的附件 這個查詢會傳回所有包含 PDF 附件的郵件:
(has:attachment filename:pdf)
排除已經隔離的郵件

這個查詢結果會排除管理隔離區中的郵件:
-label:^admin_quarantine

修正搜尋條件

瀏覽搜尋結果時,畫面頂端會顯示您剛才輸入的字詞。

按一下搜尋列即可開啟快速搜尋表單,著手修改搜尋字詞。

4. 搜尋雲端硬碟檔案

在雲端硬碟中搜尋檔案時,您必須依帳戶名稱或機構單位 (使用者不到 5,000 人) 進行搜尋。保管箱會搜尋檔案名稱,並且針對支援的檔案類型搜尋其內容。

保管箱可建立索引的檔案類型
注意:Google Apps for Government 客戶無法搜尋檔案內容,不過仍然可以搜尋檔案名稱和其他檔案資源。
您可以在保管箱中直接預覽 Google Apps 檔案,對於使用者上傳的檔案,絕大部分的檔案類型也都可在保管箱中預覽。

5. 儲存搜尋

決定搜尋參數後,您可以儲存查詢內容,以便日後快速執行這項搜尋。儲存的搜尋內容並非固定不變,也就是說,日後的搜尋內容會包括自從上次進行搜尋後新建的郵件和檔案。

6. 匯出及分析

找出案件所需的郵件或檔案之後,您可以:

  1. 匯出搜尋結果
  2. 開始分析匯出的檔案

保管箱的其他用途

如果您有相應的保管箱權限,即可執行某些特定的操作:

  • 依照貴機構的保留義務保留特定郵件和檔案。請檢閱您的保留政策並依需求更新政策
  • 建立訴訟保留項目以保留個別使用者或機構單位的資料。無論保留設定為何,系統都不會刪除處於訴訟保留狀態的郵件和檔案。
  • 查看控管其他使用者可透過保管箱執行哪些動作的相關權限

Postini 和保管箱功能比較

改用 G Suite 之後,您可能會想重新評估機構的電子蒐證 (ediscovery) 政策和程序,善加利用從 GMD 切換到保管箱後隨之強化的各種功能。

保管箱功能 客戶優勢
以 G Suite 和 Gmail 為基礎 擁有更多元的搜尋選項:
  • 保管箱已與其他 Google 服務整合,包括即時通訊和雲端硬碟。
  • 沒有限制可搜尋的帳戶數量,也不限制可指定的日期範圍。只需一次查詢,就能搜尋網域內所有 Gmail 郵件。
  • Gmail 收到郵件後,您就能立即在保管箱找到該郵件。
  • 除了可以使用布林值和萬用字元進行搜尋外,保管箱也支援所有可在 Gmail 和雲端硬碟中使用的搜尋運算子
彈性保留政策 您現在可以依照機構單位、搜尋字詞與/或寄件日期來保留特定郵件。請檢閱您的保留政策並依需求更新政策
注意:保管箱目前無法保留雲端硬碟中的檔案。
指定訴訟保留 您現在可以依照使用者帳戶、寄件日期與/或搜尋字詞來設定訴訟保留
無限期保留資料 機構不再受到 GMD 10 年保留時間的限制。保管箱可以永久保留郵件。
完善的儲存空間 保管箱已經完全整合至其他 Google 服務,因此不會留存重複的封存內容。

如要進一步瞭解保管箱的各項功能,請參閱以下各節。

保管箱具備的 Postini 功能

保管箱提供下列功能,可立即供您使用。

Postini 功能 保管箱功能
搜尋封存郵件 搜尋 Gmail 資料

因應電子蒐證 (ediscovery) 和法規遵循需求,搜尋及匯出 Gmail 郵件。

進階布林搜尋 搜尋運算子

使用進階搜尋運算子,包括布林運算子、Gmail 運算字和萬用字元運算子。

身分查詢與搜尋 搜尋 Gmail 資料 

搜尋一或多個使用者帳戶的 Gmail 郵件。

調查管理 管理及建立案件

建立案件以管理調查資料及整理封存查詢。在保管箱中,案件是指收納所有與特定專案或調查相關資料的容器。

使用者訴訟保留 訴訟保留狀態

將帳戶設為訴訟保留狀態,讓系統保存使用者的 Gmail 資料。您可以使用搜尋功能在保管箱中存取保留資料。

限制搜尋 保管箱權限

為您的網域設定各種角色,再將這些角色指派給保管箱使用者。

郵件摘要、顯示詳細郵件、檢視附件 預覽搜尋結果

匯出前先檢視搜尋結果,包括郵件會話群組、標頭詳細資料和檔案內容。

封存報告 報告與稽核

查看使用者在登入保管箱後進行的操作。

儲存搜尋結果並設定訴訟保留 指定訴訟保留

使用訴訟保留功能可防止系統清除封存郵件。您可針對個別使用者、機構單位或特定搜尋字詞,設定訴訟保留狀態。

匯出儲存的結果 匯出搜尋結果

匯出郵件和檔案以供進一步分析,或是與非保管箱使用者共用。

依機構單位執行保留作業 保留規則

依個別使用者或機構單位設定保留政策。

保管箱不提供的 Postini 功能

保管箱不支援下列功能:

  • Catchall 封存機制:保管箱不會封存 G Suite 中沒有佈建的使用者。
  • Lotus Notes™ 支援:GMD 支援擷取 Lotus Notes 日誌。保管箱不支援 Lotus Notes。
  • 非標準 Exchange 日誌擷取:保管箱僅接受標準 822 MIME (或 Multipart) 日誌,其中日誌報告為文字/純文字,或者 MIME 部分為文字/HTML。保管箱不支援其他檔案格式的日誌,也不接受密件副本 (BCC),亦即未採用日誌格式轉寄至日誌地址的郵件。
  • Exchange 日誌警示:保管箱無法從客戶的電子郵件伺服器追蹤 Exchange 日誌流程,也無法透過事件電子郵件為客戶管理員提供各種警示。
  • 儲存搜尋結果:GMD 可儲存搜尋條件和搜尋結果。保管箱可讓您儲存搜尋條件,但無法儲存搜尋結果。如要儲存搜尋結果,使用者必須匯出資料集或建立指定訴訟保留。
  • 郵件大小:保管箱是以 Gmail 為基礎所設計的服務,因此可接受的郵件大小上限為 25 MB,這表示使用者的每封郵件都不得超過 25 MB。
  • 我的調查:我們已停止支援這項功能。如果使用者想搜尋先前的發現或調查,或者設定訴訟保留,都必須在保管箱中建立案件。這等同於在 GMD 中使用命名案件進行搜尋。Google 已將每位使用者的「我的調查」轉移至保管箱。
  • 查詢:我們已停止支援 GMD 的使用者地址查詢功能,但使用者仍可在保管箱中搜尋特定 ID。只要在搜尋框中輸入使用者 ID,保管箱便會自動查詢。
  • 公司目錄面板:在 GMD 中,當您搜尋特定使用者時,將找到這名使用者在郵件安全性服務中註冊的所有電子郵件地址和別名。保管箱不支援這種類型的搜尋作業。
  • 安全 FTP 傳輸:GMD 允許透過安全檔案傳輸通訊協定 (FTP) 傳輸介面匯出內容。保管箱不支援這項功能。但是在即將發佈的版本中,保管箱可允許您用雲端硬碟管理匯出內容,再也無需使用 FTP 傳輸檔案。
  • 手動清除封存:GMD 支援手動清除封存,而保管箱僅支援自動清除封存資料。不過,保管箱會針對文件及任何訴訟保留,自動協調多個保留期限。
  • 按照日期、寄件者、收件者和主旨為結果排序:保管箱只會按照日期排序結果。
  • 搜尋郵件流程:這項功能已停用,不再受到保管箱支援。
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?